電子文件管理標準規(guī)范匯總

1、電子文件管理標準規(guī)范（匯總一些）   一、        國外標準1. 文件管理ISO 15489：信息與文獻-文件管理（Information and Documentatio Records Management），是如今最知名的電子文件管理標準，由國際標準化組織于2001年發(fā)布。該標準分為兩部分。第一部分稱為“通則”，提供用于文件保存的頂層架構。重點強調了電子文件管理的益處，調整因素對電子文件管理工作的影響以及正式指定一個機構負責電子文件管理的重要性。還有文件管理要求、優(yōu)質文件保存系統(tǒng)的組成部分和涉及文件管理的真實過程，例如文件

2、捕獲、分類、利用、存儲、訪問等等都有描述。結尾部分為文件管理審計操作分析和相關的培訓要求。第二部分稱為“指南”，針對第一部分描述的框架提出更為詳盡的指導。例如，描述了文件管理政策的元素和責任聲明，總結了設計和實現有效的文件管理系統(tǒng)的步驟。也提供了文件處理和控制發(fā)展相關的實際指導，例如創(chuàng)建標準術語辭典、開發(fā)利用方案、創(chuàng)建文件的安全和訪問控制、存儲和處置。最后對創(chuàng)建監(jiān)控和審計文件系統(tǒng)的程序，對員工文件管理培訓提供了指導。此外，其它正在被使用的文件管理標準還有，澳大利亞的AS ISO 15489、英國的BS ISO 15489 等。   2 功能需求（1）美國：DOD 5101.

3、20DOD 5101.20 是美國國防部(簡稱：DOD)于1997 年發(fā)布的正式文件管理標準，2007 年升級后，命名為DOD 5015.02-STD，即電子文件管理軟件應用設計評價標準。該標準闡述了用于美國國防部的文件管理應用軟件的功能需求，包括對系統(tǒng)接口的需求和文件管理應用必須支持的搜索條件，描述了文件管理最低限度的要求，也就是必須遵照執(zhí)行美國國家檔案和文件管理（NARA）的規(guī)定。DOD標準并沒有集中于綜合性的文件管理規(guī)范，而是具體提出選用電子文件管理軟件必須遵守而又合乎需要的功能需求。因此，該指南特別專注于計算機化的文件保管環(huán)境。（2）歐洲：MoReq2電子文件管理模型需求（簡稱為MoR

4、eq）出版于2001年，描述了用于管理電子文件的合適要求。2008 年，MoReq升級為MoReq2，主要關注電子文件管理系統(tǒng)應當能夠實現的功能，為的是實現電子文件的真實證據價值。例如，MoReq2要求任一被選用的軟件都能夠履行若干重要文件管理功能。表1 列出了MoReq2標準中確認的重要功能需求。為了確保電子文件的真實可靠性，文件管理機構必須能夠履行這些要求。與美國DOD 標準不同的是，MoReq2 并非僅僅關注計算機系統(tǒng)的操作方面，而且還描述了電子文件管理操作時應該遵循的基本要求，目的是確保電子文件能夠妥善管理，不管何時均能保證存取，然后妥善處置。3 檔案元數據數字檔案館的元數據是用來描述

5、數字檔案的內容、結構及背景特征的數據，目的是對數字檔案信息資源進行組織、管理、發(fā)現、識別、選擇、定位、開發(fā)、利用和評價，追蹤檔案在管理和使用過程中的變化，有助于實現數字檔案信息資源的憑證價值、集成整合與長期保存。目前常見的檔案元數據標準主要有：（1）ISAD（G）ISDA（G）即國際檔案著錄標準（總則），由國際檔案理事會（ICA于1993年制定發(fā)布，并于2000 年發(fā)布了第二版。ISDA（G）的目標是通過建立準確、恰當的檔案著錄項目，將它們組織在一個具有一致性的預設模型中，達到對檔案背景和內容的鑒定和解釋，并使這些檔案具有較強的可用性。對檔案的相關著錄過程開始于文件形成之前，并且連續(xù)貫穿于文件

6、的整個生命周期，從而確保文件的可靠性、可信性、可理解性和可持久性。ISAD（G）第二版為多級著錄。檔案多級著錄的原則是以檔案的尊重全宗理論為基礎。（2）EADEAD 即檔案編碼著錄主要用于著錄檔案和手稿資源，包括文本文檔、電子文檔、可視材料和聲音記錄。最早是美國伯克利加利福尼亞大學圖書館發(fā)起的伯克利檢索工具項目中提出的，1998年完成了第一版EAD 標準，主要有四部分組成，其中EAD DTD 是該標準的主體部分。EAD DTD 是基于ISAD(G)之上的一部檔案著錄交流標準。它是以通用標準語言(SGML)和擴展標記語言(XML)文件類型定義(DTD)的形式存在的。EAD2002 版在第一版的基

7、礎上新增了“實體技術”這個元素，由EAD DTD1.0 版的145 個元素變?yōu)?46 個元素。（3）ISAAR(CPF)ISAAR(CPF)即法人、個人及家庭背景信息國際檔案規(guī)范文本。修訂和完善1996 年第1 版ISAAR（CPF）是ICA 著錄標準委員會2001 年至2004 年間的主要任務，它為描述形成檔案的法人、個人以及家庭提供了一個標準工具。在著錄系統(tǒng)中創(chuàng)建既相互分離又互有聯系的檔案形成者的描述，為獲取以及管理最有助于發(fā)現、利用和理解檔案的背景信息提供了一個有效而靈活的手段。（4）ISDF2008 年，ICA 發(fā)布了ISDF 即職能著錄的國際標準第一版。其目的是為法人團體履行職能提供

8、一致性的認定標準。職能著錄意在對根據ISAD（G）產生的文件和按照ISAAR（CPF）產生的官方文件補充著錄，因此可獲取文件創(chuàng)建者與完成工作相關擴展信息，而不管他們是否法人團體、個人或是家庭。（5）ISDIAH2008 年，ICA 發(fā)布了ISDIAH檔案保存機構著錄的國際標準。該標準的發(fā)布意在將其與ISAD（G）和ISAAR(CPF)聯合使用，從而捕獲有關檔案保存機構的信息并使該信息標準化，從而支持用戶訪問檔案館藏。4 數字保存用于數字保存的最重要的規(guī)范是OAIS 即開放檔案信息系統(tǒng)參考模型，起初是由空間科學團體開發(fā)，目的是為電子檔案館的組織和管理提供通用架構。次后，該模型被全世界信息管理共同

9、體用作數字保存的有效方法。OAIS 模型提出了全方位的檔案功能，包括攝取、存儲、管理和訪問文件。該模型也描述了數字資源歸檔要求。OAIS作為國際標準ISO 14721：2003：空間數據和信息轉換系統(tǒng)：開放檔案信息系統(tǒng)-參考模型，其術語和概念如今被檔案和信息專業(yè)人士廣泛接受。二、  國家標準（一）  CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求（GB/T 17678-1999）由國家質量技術監(jiān)督局批準，于1999年10月1日起實施。該標準包含“電子文件歸檔與檔案管理”和“光盤信息組織結構”兩部分。其中，第一部分：“

10、電子文件歸檔與檔案管理”主要適用于“光盤存儲CAD產生的電子文件及電子檔案”，“已歸檔的紙質文件、圖紙輸入光盤的情況不屬本標準范圍，但可參照本標準中的規(guī)定”（見第一條）。第二部分主要介紹以光盤為存儲介質的CAD電子文件光盤檔案系統(tǒng)，詳見標準原文。（二）  CAD電子文件光盤存儲歸檔一致性測試（GB/T 17679-1999）CAD電子文件光盤存儲歸檔一致性測試（以下簡稱一致性測試）全篇共七條，該標準規(guī)定了CAD電子文件光盤存儲歸檔一致性測試的基本框架和測試方法，主要適用于CAD電子文件光盤存儲格式的一致性測試，也適用于CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理系統(tǒng)的一致性測試，

11、但不涉及CAD電子文件以外的光盤存儲和歸檔管理測試（見第一條）。該標準的使用者可以是軟件測試人員及開發(fā)人員。 （三）  電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002）電子文件歸檔與管理規(guī)范（以下簡稱規(guī)范）于2002年12月4日起發(fā)布，并于2003年5月1日起正式實施。該標準對我國電子文件歸檔與管理做出了統(tǒng)一規(guī)范，使數字檔案館建設的具體操作有了較為詳盡的參考標準。該標準適用于“黨政機關產生的電子文件的歸檔與管理”。邱曉威等撰文強調“規(guī)范中所指的電子文件主要是公務活動中產生的電子文件，及公文類電子文件。其中不包括藝術類和科技電子文件，當然更不包括圖書等類型的

12、電子文件”。 但標準同時指出“其他社會組織的電子文件管理可參照本標準”。三、 行業(yè)標準（一） 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范（DA/T 15-1995）國家檔案局于1996年2月26日發(fā)布磁性載體檔案管理與保護規(guī)范，并于1996年10月1日起正式實施。作為較早的標準文件，該標準根據當時的技術發(fā)展水平對磁性載體文件在歸檔前、歸檔時、歸檔后的一系列過程提出管理要求。（二） 紙質檔案數字化技術規(guī)范（DA/T 31-2005）“數字檔案館的（檔案）來源有兩種形式：一種是傳統(tǒng)檔案數字化。另一種是電子文件直接進館。由于我國計算機的起步較晚，存在著大量的傳統(tǒng)紙質檔案，因而組建數字檔案館就需首先將90%的傳統(tǒng)檔案

13、數字化?！?紙質檔案數字化技術規(guī)范就是應此需要而制定的，并于2005年9月1日開始正式實施。該標準“規(guī)定了紙質檔案數字化的主要技術要求，適用于采用各種設備對紙質檔案的數字化加工處理及數字化成果的管理”。其援引的規(guī)范性文件包括信息技術連續(xù)色調靜態(tài)圖像的數字壓縮及編碼和電子文件歸檔與管理規(guī)范等，并對相關術語做出了定義說明。（三） 公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則（DA/T32-2005）國家檔案局于2005年4月30日發(fā)布行業(yè)標準公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則（以下簡稱規(guī)則），并于2005年9月1日起實施。規(guī)則適用于“公務電子郵件的歸檔與管理”，所轄范圍具體包括“國家機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的公

14、務郵件”。（四） 中國檔案機讀目錄格式（GB/T 20163-2006）中國檔案機讀目錄格式是指導數字檔案館建設最為重要的標準之一，對于檔案目錄數據庫的建設具有重要作用。本書第六章第二節(jié)曾經介紹過該標準與數字檔案元數據之間的關系。該標準由國家檔案局提出，根據國際標準化組織ISO2709：1996信息與文獻 信息交換格式編寫。該標準的執(zhí)行格式是根據國際圖書館協會和機構聯合會制定的國際機讀目錄格式和國際檔案理事會制定的國際標準檔案著錄規(guī)則（總則）并結合我國檔案機讀目錄著錄的實際編寫的，于2006年正式頒布。標準規(guī)定了與國際和國家相關標準互相兼容的檔案計算機機讀目錄格式，適用于檔案目錄數據庫的建立和

15、檔案目錄數據的處理與交換。（五）檔案目錄通用數據元規(guī)范（征求意見稿）檔案目錄通用數據元規(guī)范（征求意見稿）（以下簡稱規(guī)范（征求意見稿）是國家檔案局聯合各相關部門仍在制定之中的行業(yè)標準之一。2009年3月19日，國家檔案局在上海召開國家檔案行業(yè)標準專家評審會，與會專家對上海市檔案局研究編制的規(guī)范（征求意見稿）進行審議并提出了修改意見。本標準規(guī)范了檔案目錄管理業(yè)務中對于最核心和通用部分的數據最小單元及其描述；明確了檔案目錄管理業(yè)務中各個業(yè)務模塊需要的最核心和通用部分的最小數據單元。（六） 電子文件元數據標準（征求意見稿）國家檔案局中央檔案館辦公室于2008年3月公開征集全國各相關部門對該標準的反饋意

16、見。該意見稿以各級機關、團體、企事業(yè)單位和社會組織的電子文件核心元數據（包括原生電子文件與數字化文件）為研究對象，對數字檔案館建設設計的通用術語和專有概念進行了定義說明，并對元數據建設過程中所涉及的概念模型、元數據集、元數據元素定義方法、定義及其描述等進行了詳細規(guī)范。文后還包括“電子文件元數據標準應用指南”、“信息總體封裝格式”、“電子文件元數據相關編碼體系”、“電子文件元數據與都柏林核心元數據（Dublin core）的映射關系”及文件類型方案等四大附錄，對標準的具體實施提供了詳盡說明，從一個方面體現出該標準的中國特色及其國際通用性，是為數字檔案館標準化建設所做的積極嘗試。（七）  電子文件管理細則（征求意見稿）隨“電子文件元數據標準”同時征求意見反饋的還包括“電子文件管理細則”。該標準包括“文書電子文件元數據方案”、“電子文件長期保存格式需求”和“基于XML的電子文件封裝規(guī)范”三個部分。第一部分對電子文件形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過程元數據設計、捕捉、著錄提出了一般要求；第二部分則關注于電子文件長期保存格式的需求，為數字檔案的長期存取提供了技術規(guī)范參考和選擇標準；第三部分規(guī)定了基于XML的電子文件封裝格式和要求，其中封裝對象主要包括文本文件和靜態(tài)圖像文件