文件控制程序

1、*電梯后限公司編 號：BTDT/P02-2019文件控制印章文件名稱：文件控制程序版本：B.0發(fā)放號：編制依據(jù)：TSG 07-2019文件控制程序文件修改控制文件修訂依據(jù)和更新摘要版本編寫審核批準(zhǔn)發(fā)布日期實(shí)施日期發(fā)布2020年2月25日實(shí)施2020年2月25日編制體系編制小組審核批準(zhǔn)1目的對與組織質(zhì)量保證體系文件進(jìn)行控制，確保在使用場所均能得到適用文件的 有效版本。2適用范圍適用于本公司對質(zhì)量保證體系所使用的文件（包括外來文件）的控制與管理, 3職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)、發(fā)布質(zhì)量保證手冊；3.2 質(zhì)量保證工程師負(fù)責(zé)審核質(zhì)量保證手冊；負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件；3.3 技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)技術(shù)文件；3.4

2、 質(zhì)量安全部負(fù)責(zé)組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審；3.5 各部門負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量保證體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。4程序4.1 文件的分類和保管4.1.1 質(zhì)量保證手冊（包括了所有過程控制的程序文件），由質(zhì)量安全部備案保管。4.1.2 公司級管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括與 質(zhì)量保證體系有關(guān)的政策、法規(guī)文件等，由綜合辦保存。4.2文件的編號4.2.1體系文件編號規(guī)則級別體系文件類型文件 代號含義總文件 編號規(guī)則分文件 編號規(guī)則一級質(zhì)量保證手冊QmQualityBTDT/QM-Y/二級程序文件pProgramBTDT/RYBTDT/PNY三級作業(yè)（工藝）文件qwOp

3、erationsBTDT/QV-YBTDT/QW-Y質(zhì)量記錄.報(bào)告FFilmBTDT/FBTDT/F(PN)-N注：“BTDT -公司代號；“N'-文件序號；7 一發(fā)布年份4.2.2檔案的編號規(guī)則類別檔案盒代 號說明體系執(zhí)行文件檔案BTDTn“n” ：流水號，流水號由3位數(shù)組成。安裝檔案BTDTAZn“AN':安裝；“n” ：流水號，3位數(shù)組成。維保檔案BTDTWBn“WB:安裝；“n” ：流水號，3位數(shù)組成。員工個(gè)人檔案GHn“GH:工號；“n” ：流水號，3位數(shù)組成。儀器檔案YQn“YQ':儀器；“n” ：流水號，3位數(shù)組成。4.2.3報(bào)告的編號規(guī)則類別編號格式說明

4、施工/年度自檢報(bào)告合同號-XXXXXX“XXXXXX :年月；“n” ：流水號，流水號由2位數(shù)組成。4.2.4分發(fā)號由綜合辦發(fā)放時(shí)自定。4.2.5記錄表格中的工作編號為流水號，按如下格式填寫流水號:XX XX- X X- X X - XXXI收集時(shí)期流水號（必要時(shí)用）年、月、日合同的工作編號：按執(zhí)行的合同號；設(shè)備的按設(shè)備編號。1.3 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放1.3.1 文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的；a）質(zhì)量保證手冊由總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布；程序文件由質(zhì)量保證工程師批準(zhǔn)發(fā)布；技術(shù)文件由技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布；b）應(yīng)確保文件使用的各場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回 收要填寫文件發(fā)

5、放、回收記錄。1.3.2 文件的規(guī)格a）發(fā)文機(jī)關(guān)用一號宋體；b）標(biāo)題用二號宋體；c）小標(biāo)題用三號宋體；d）重點(diǎn)字句、各項(xiàng)標(biāo)注用三號黑體；e）正文、日期、說明、發(fā)文字號、成文日、印發(fā)說明用三號、四號宋體，篇幅較大的技術(shù)性文件、管理文件、檢驗(yàn)規(guī)范等，可用小四號宋體；f）主題詞、上行文正文用三號宋體；g）文件應(yīng)用A4紙打印。天眉、地目各留 25mm和20mm。左邊距、右邊距 各留30mm和30mm。1.4 文件的受控狀態(tài)文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡是與質(zhì)量保證體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明受控狀態(tài)的印章。1.5 文件的更改

6、1.5.1 質(zhì)量保證手冊由質(zhì)量安全部組織更改，填寫文件更改申請單，由質(zhì)量保證工程師審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由質(zhì)量安全部發(fā)放。質(zhì)量安全部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄；1.5.2 其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫文件更改申請單，經(jīng)審批部門審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料；1.5.3 所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。1.6 文件的領(lǐng)用1.6.1 文件使用者應(yīng)填寫文件發(fā)放、回收記錄，經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用；1.6.2 因破損而重新領(lǐng)用新文件時(shí)，收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件

7、，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已經(jīng)丟失的文件的分發(fā)號失效；發(fā)放部門做好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。1.7 文件的保存、作廢與銷毀1.7.1 文件的保存a）與質(zhì)量保證體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方；文件的保存期限為5 年；b）各部門文件由本部門資料員保管。質(zhì)量安全部每年對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查；c）對受控文件，各部門資料員應(yīng)及時(shí)填寫本部門使用的受控文件清單每半年應(yīng)將清單副本報(bào)質(zhì)量安全部備案，如內(nèi)容沒有變化，應(yīng)通知質(zhì)量安全部；d）任何人不得在受控文件上亂涂劃改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。1.7.2 文件的報(bào)廢與銷毀a）所有失效文件或作廢文件，資料員應(yīng)及時(shí)從所發(fā)放或使用

8、場所撤出，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用；b）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識；c）對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫作廢文件（記錄）銷毀審批表，經(jīng) 質(zhì)量保證工程師批準(zhǔn)后，由質(zhì)量安全部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。1.7.3 文件的借閱、復(fù)制借閱、 復(fù)制與質(zhì)量保證體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫文件（記錄）借閱、復(fù)制登記表，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號。1.8 外來文件（設(shè)計(jì)文件）的控制1.8.1 外來文件：包括法律、法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、外來設(shè)計(jì)文件，設(shè)計(jì)文件鑒定報(bào)告，型式試驗(yàn)報(bào)告、監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告，受委托

9、單位產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、資格證明文件等，其中法律、法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)是合法出版的正式版本。相應(yīng)的清單登記在相應(yīng)的外來文件清單中。1.8.2 收到外來文件（設(shè)計(jì)文件）的部門，需組織評審識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。評審確認(rèn)要求按設(shè)計(jì)控制程序中規(guī)定的執(zhí)行。1.8.3 綜合辦負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，其中所使用的安全技術(shù)規(guī)、范標(biāo)準(zhǔn)必須是正式版本；統(tǒng)一記錄表單編號、加蓋受控印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用。1.8.4 各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量保證體系有關(guān)的外來文件填入受控文件清單 ，并報(bào)綜合辦公室備案。1.8.5 外來文件更新按4.5 及 4.7 條款進(jìn)行更改、作廢

10、等管理。原使用者認(rèn)為已被換版的過期受控外來文件、舊標(biāo)準(zhǔn)還有參考價(jià)值的，交綜合辦公室蓋以“作廢”章后可不必收回。1.9 每年一次由質(zhì)量安全部組織對現(xiàn)有質(zhì)量保證體系文件進(jìn)行定期評審，各部門綜合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評審，必要時(shí)予以修改，執(zhí)行4.5條款。1.10 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。1.11 作為記錄的文件應(yīng)執(zhí)行記錄控制程序。1.12 文件的版本。1.12.1 ABCD為版本號；0123為版次。例如B.0（或B.0）為第一版本第一版 次。B.0 （或B.0）為第一版本第二版次。修改標(biāo)記號 等，第一次修改標(biāo)記 為，依次類推。1.12.2 當(dāng)已發(fā)布的文件需進(jìn)行修改時(shí)，則相應(yīng)版次或版本進(jìn)行升級。如更新的內(nèi)容為小修改，如文字符號，字體等內(nèi)容時(shí)則為版次的升級，如內(nèi)容有較大的變更則為版本的升級。1.12.3 文件修改升級時(shí)，需在相應(yīng)修改點(diǎn)做標(biāo)記，修改說明以及修改處數(shù)在修改欄羅列。當(dāng)文件為整合文件，即匯編式文件，如需修改其中的某文件時(shí)，此子文件更新版本或版次，清單頁的版本或版次也相應(yīng)更新；總匯編文件也相應(yīng)更新版次或版本。如本程序文件由多個(gè)文件組成，其中的文件控制程序文件需修改，則相應(yīng)的修改說明在封面，本文件的版次或版次更新，清單頁及封面頁對應(yīng)的版次同時(shí)更新。5 相關(guān)文件設(shè)計(jì)控制程序、 內(nèi)部審核控制程序、 記錄控制程序、