行政管理暫行辦法

1、嘉興市寶達物流有限公司行政管理暫行辦法第一章 總則1第二章行政辦公工作管理 1第三章辦公用品、辦公設(shè)備管理 1第四章文書管理2第五章會議管理3第六章公務(wù)車管理3第七章保密管理6第八章辦公區(qū)保潔工作規(guī)范 7第八章附則8附錄1辦公用品購置、領(lǐng)用和庫存清單 9附錄2 行政辦公室崗位職能說明 10第一章 總則第一條 為提高公司行政辦公效率、加強辦公用品辦公設(shè)備和文件的管理、 保守 企業(yè)商業(yè)秘密、維護企業(yè)利益，特制定本辦法。第二條公司員工應(yīng)嚴格遵守本辦法，行政辦應(yīng)根據(jù)本辦法嚴格管理。第三條行政辦負責(zé)本辦法的維護與實施。第二章行政辦公工作管理一、辦公人員工作制度第四條 員工辦公期間必須按公司的規(guī)定著裝，注

2、重自己的儀表、儀容、儀態(tài)， 按規(guī)范放置辦公用品，按所從事工作的工作標(biāo)準和工作程序辦事， 恪盡 職守，努力提高工作效率和工作質(zhì)量，對其承擔(dān)的工作負具體工作責(zé)任。第五條 各職能部門負責(zé)人應(yīng)熟知本部門基本職能和工作標(biāo)準要求，對其承擔(dān)工作的完成情況負領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。二、交辦工作制度第六條 交辦工作原則上實行按行政隸屬關(guān)系自上而下逐級交辦制度，一般不允許跨隸屬關(guān)系越級辦理。第七條公司領(lǐng)導(dǎo)交辦工作后，各部門負責(zé)人必須立即按管理層次向下部署并督 促檢查，具體工作人員要在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢， 將辦理結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯 報，并留有書面記錄。第三章辦公用品、辦公設(shè)備管理第八條 辦公用品包括：1、文具類耐用品。包括各種文件夾、

3、筆筒、訂書機、裁紙刀、剪刀、票據(jù) 夾等；2、文具類消耗品。包括筆、復(fù)印紙、傳真紙、軟盤、打印機墨盒、膠水、玻璃膠等；3、其他不屬于固定資產(chǎn)的物品。第九條 辦公用品開支采取包干辦法，暫定為年人均 200元，每個會計年度末, 行政文員根據(jù)辦公用品中領(lǐng)臺帳計算各人辦公用品領(lǐng)用總額，超額部分的成本由責(zé)任人自行承擔(dān)，并在年終獎中扣除。第十條 辦公設(shè)備指電腦及配套設(shè)備、電話、傳真機、成套家具、空調(diào)等。第十一條 辦公用品由總經(jīng)理審核、行政文員負責(zé)購買。購買辦公用品時既要注 重質(zhì)量也要注重價格，選擇質(zhì)優(yōu)價廉的用品購買。第十二條 行政文員應(yīng)及時將購入的各種辦公用品列明清單， 輸入電腦，并編制 辦公用品購置費用清

4、單。第十三條 部門員工需要領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)先填寫辦公用品申領(lǐng)單，到行政文員處領(lǐng)取。第十四條辦公設(shè)備原則上不留庫存，部門需要新增辦公設(shè)備時，應(yīng)先填寫辦 公設(shè)備中購單，報總經(jīng)理批準。第十五條 部門辦公設(shè)備配置按其職務(wù)需要酌情配發(fā)。 部門使用的各種辦公用品 在其使用壽命期限內(nèi)一般不再另行發(fā)放，應(yīng)愛惜使用并注意保存。第十六條 行政文員應(yīng)對每個部門員工所領(lǐng)用的辦公用品列出清單并輸入電腦， 以便控制。第四章文書管理第十七條行政文員主管負責(zé)文書的保管存檔。第十八條 行政文員負責(zé)外來文件的簽收及內(nèi)部文件的打印與復(fù)印。第十九條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的（副）總經(jīng)理簽 字同意后方準打印。一

5、般文件的打印、復(fù)印、傳真，必須經(jīng)所在部門 經(jīng)理簽字同意后才予以辦理并進行登記。第二十條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機傳送，以免影響公司的正常工作，如有發(fā)現(xiàn)扣款 50元。第二十一條所有員工都應(yīng)樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真 資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人和單 位，不得截留任何文件。第二十二條公司的文件由行政辦負責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)。第五章會議管理第二十八條 行政辦公室文員負責(zé)會議管理的具體事務(wù)。第二十九條根據(jù)參與人員的不同，將公司會議分為股東會議、經(jīng)理例會、生產(chǎn)交接會議、行政人員例會和員工大會五類第三十條股東會議1、人員構(gòu)成：由股東、正副

6、總經(jīng)理及財務(wù)經(jīng)理組成。會議涉及以下內(nèi)容時召開：(1)公司年度工作計劃討論。(2)公司財務(wù)年度預(yù)算及季度、半年、年度投資(經(jīng)營)評估調(diào)整。(3)公司重要人事變更討論。(4)公司新投資意向，經(jīng)營管理重大決策措施的討論。(5)公司重大事件調(diào)整、分析、處理決定及公司重大活動決策、計劃實施。(6)主管局、董事會重要指令頒布。2、召開時間：高層會議為不定期制，根據(jù)需要由總經(jīng)理召集并主持。3、會議記錄：會議為機密級，由總經(jīng)理指定一名高級管理人員記錄并負 責(zé)保管會議記錄。出席會議的人員應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。第三十一條經(jīng)理例會1、人員構(gòu)成：由總經(jīng)理、副總經(jīng)理和各部門經(jīng)理組成。2、會議議程：(1)各部門匯報一周的

7、工作情況及下周的工作安排。(2)各部門提出工作上需協(xié)調(diào)的問題。(3)主管副總提出工作意見進行交換。(4)總經(jīng)理檢查各部門工作落實情況，做出決定，布置下周工作任務(wù)。(5)通報公司人事變動，機構(gòu)設(shè)置和獎懲決定。(6)其他需要經(jīng)理例會審議研究的事項。3、會議時間：每星期一、早上 8: 009: 00,由行政辦主任召集，總經(jīng) 理主持，主持者可根據(jù)需要確定有關(guān)人員列席。4、會議記錄：會議記錄由行政辦公室人員負責(zé)。第三十二條生產(chǎn)交接會議1、人員構(gòu)成：生產(chǎn)副總、操作調(diào)度，庫場、安全、機械部門主管人員。2、會議議程：早上會議：夜班生產(chǎn)運作狀況及工作協(xié)調(diào)。下午會議：夜班及明天生產(chǎn)安排。3、會議時間：每天早8:

8、00,下午15:00,根據(jù)生產(chǎn)正常情況安排時間。4、會議主持：調(diào)度主管5、會議記錄：安全主管(會議記要報送總經(jīng)理室)第三十二條行政人員會議1、人員構(gòu)成：公司全體行政人員2、會議內(nèi)容：通報公司月度經(jīng)營狀況；發(fā)布各類管理信息；布置工作任 務(wù)；開展員工培訓(xùn)。3、召開時間：每月月初下午13:00 15:00,由行政辦負責(zé)召集。第三十三條全體員工會議1、人員構(gòu)成：公司全體員工2、會議內(nèi)容：通報公司投資（經(jīng)營）狀況；發(fā)布各類管理信息；總結(jié)表 彰；布置工作任務(wù)。3、召開時間：會議實行不定期制，根據(jù)需要總經(jīng)理提議并主持，行政辦 負責(zé)召集。第三十四條會議流程1、會議召集人于會議開始前擬定會議議程，并用電話或書面

9、通知形式告 知與會人員（附樣）。2、所有會議均需指定專門紀錄人員，并在會議結(jié)束前10分鐘內(nèi)整理出會 議決議，由會議召集人宣布會議決議。重要會議需與會人員在決議上 簽字；3、會議紀要在會議完畢后24小時內(nèi)送交各與會人員，無異議的話按會議 性質(zhì)交行政辦公室歸檔，會議紀要格式見（附樣）。第三十五條會議注意事項1、會議要做到準備充分、中心突出、觀點明確、意見具體。2、參會人員應(yīng)當(dāng)按會議時間提前到會，如有特殊情況不能參加會議的， 必須事先請假，并經(jīng)會議主持人許可；會議期間未經(jīng)主持人批準，不 得中途退席。3、會議進行期間，與會者應(yīng)暢所欲言，各抒己見，形成會議決議后，個 人意見可以保留，但必須服從大局，認真

10、執(zhí)行或組織實施會議決議， 不得推托或擱置不辦。4、參會人員要嚴格紀律，不得私自泄露、傳播機密級會議內(nèi)容和議定事 項。5、會議進行時間，所有參會人員必須將手機關(guān)機或設(shè)為無聲狀態(tài)，以上 所有會議紀律違者按罰款50元處理，罰款交行政辦公室入帳登記。第六章公務(wù)車管理第三十六條車輛管理1、公司公務(wù)車的證照的保管、車輛年審及車輛保險的購買等事務(wù)統(tǒng)一由行 政辦負責(zé)管理。公司車輛管理由專人負責(zé)清潔、維修、保養(yǎng)、檢驗等。2、本公司人員因公用車須事前向行政辦申請調(diào)派；行政辦依重要性順序派車。不按規(guī)定中請，不得派車。3、駕駛?cè)嗽瓌t上由公司指定相對固定人員，沒有取得行政辦認定資格，不 準駕駛。4.駕駛?cè)顺霭l(fā)前，先檢查

11、車況，如車證、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎、油等， 核對登記簿記載的公里數(shù)，如發(fā)現(xiàn)不符及損壞等情形，應(yīng)向行政辦報備， 并在登記簿上注明，否則駕駛?cè)素撊?zé)。使用完回公司后，必須把登記簿 交回行政辦，以便檢查車輛，如發(fā)現(xiàn)登記不符及損壞情形，應(yīng)向行政辦主 管報告。車輛管理員根據(jù)派車單之資料于每日填報行車日記表，并核對實 際里程，呈行政主管審核簽字。5、未經(jīng)總經(jīng)理批準，公司車輛不得借予本公司之外的人員使用。6、下班之后用車：(1)因工作之需用車須由行政辦同意后安排專職司機接送；(2)非工作用車必須請示總經(jīng)理，總經(jīng)理同意后方可使用。7、不管什么情況用車，必須在下午下班前返回公司，特殊情況不能按時回 公司的，必須

12、之前電話通知車輛管理人，并盡早返回。第三十七條 車輛保養(yǎng)1、費用報銷：公務(wù)車油料及核定線路過路費等，須經(jīng)行政辦主管核準，報 總經(jīng)理審批。2、車輛維修、清洗、打臘等應(yīng)先填寫“車輛維修申請單”,注明行駛里程, 核準后方可送修。3、車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)、更換零件時，可視實際 需要及修理金額請示修理，但無迫切需要按程序報批。4、如因駕駛員使用不當(dāng)或管理員疏于保養(yǎng)，致使車輛損壞或機械故障，其 所需要維護費，應(yīng)依情節(jié)輕重，由公司與駕駛?cè)嘶蚬芾韱T負擔(dān)。第三十八條違規(guī)與事故處理1、在無照駕駛、未經(jīng)許可將車借予他人使用而違反交通規(guī)則或發(fā)生事故， 由駕駛?cè)藛T負擔(dān)損失，并予以記過或免職處分。2、

13、違反交通規(guī)則，其罰款由駕駛?cè)?按50%負擔(dān)。3、各種車輛如在公務(wù)途中與不可抗拒之車禍發(fā)生，應(yīng)先急救傷患人員，向 附近警察機關(guān)報案，并立即與行政辦主管聯(lián)絡(luò)協(xié)助處理，如屬小事故，可 自行處理后向行政辦主管報告。4、因意外事故造成車輛損壞，其損失在扣除保險金額后，再視實際情況處 理。5、發(fā)生交通事故后，如需向受害當(dāng)事人賠償損失，經(jīng)扣除保險金額后，其 差額視責(zé)任具體處理。6、發(fā)生責(zé)任事故造成經(jīng)濟損失時，按事故的性質(zhì)分別給予扣減工資之處 罰。第六章 保密管理第三十六條 行政辦公室（行政文秘、人事主管）負責(zé)保密管理的具體實施工作。 第三十七條保密范圍包括：1、公司重大決策中的秘密事項；2、公司內(nèi)部掌握的合

14、同、協(xié)議、意見書、可行性報告、主要會議記錄；3、公司財務(wù)預(yù)算報告及各類財務(wù)報表，統(tǒng)計報表；4、其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項。第三十八條 公司文件資料按照以下要求確定秘級：1、公司投資（經(jīng)營）發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級；2、公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司投資（經(jīng)營） 情況為機密級；3、公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入各類信息為秘密級。第三十九條 屬于公司秘密文件，資料的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存 和銷毀，由副總經(jīng)理委托專人執(zhí)行。第四十條 收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施。 第四十一條公司秘密文件、資料在設(shè)備

15、完善的保險柜保存。第四十二條不準在私人交往中泄露秘密，不準在公共場所談?wù)摴久孛?。第四十三條公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)及時報告行政 辦公室經(jīng)理。第四十四條責(zé)任與處罰：1、泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的，按（員工手冊）丙類過失處理；2、已泄露公司秘密但采取補救措施的，扣發(fā)當(dāng)月工資 50%3、過失泄露公司秘密，造成重大經(jīng)濟損失的扣發(fā)當(dāng)月工資總額，追究 經(jīng)濟責(zé)任；4、故意泄露公司秘密，造成嚴重后果，報送公安機關(guān)追究刑事責(zé)任及 經(jīng)濟責(zé)任。第七章辦公區(qū)保潔工作規(guī)范第四十五條 為維護公司形象，創(chuàng)造清潔的工作環(huán)境，特制定本規(guī)范。第四十六條 辦公衛(wèi)生保潔工作按區(qū)域劃分，由部門定

16、員值日完成。第四十七條保潔工作標(biāo)準及要求1、辦公區(qū)域無灰塵，大廳、走廊及地角線必須清潔衛(wèi)生，門窗玻璃清 潔明亮，墻壁無灰塵、無亂寫亂畫、無亂張貼，垃圾桶要隨時清理, 要求潔凈無外溢現(xiàn)象。2、地面衛(wèi)生達到見本色，無死角、無痰跡、無煙頭、無紙屑及其他廢 棄物，附屬物品擺放要求整齊，空調(diào)上面無灰塵、無雜物。3、廁所內(nèi)要保持清潔無異味，保持通風(fēng)，便池內(nèi)無積物，地面無積水， 衛(wèi)生潔具要保持完好，無損壞，墻壁瓷磚要求光亮無灰塵，洗手盆 要求保持潔凈無污垢。4、排放垃圾要及時（每天不能低于兩次），不允許長時間存放，要求保 持垃圾放置部位周圍的衛(wèi)生清潔，垃圾無外溢散落現(xiàn)象。5、走廊、衛(wèi)生間及公共部位的照明燈具及自來水龍頭的關(guān)閉，要經(jīng)常 檢查，不允許有跑冒滴漏浪費現(xiàn)象發(fā)生。消防器材擺放整齊，清潔 無灰塵。第四十八條其他要求1、清掃時間要求：每日早8: 30前清掃完畢，