外貿(mào)管理制度

1、文 件 號(hào)管理制度中洲公司外貿(mào)業(yè)務(wù)管理制度版 次 編 制遠(yuǎn)卓管理顧問(wèn)審 核批 準(zhǔn)共 頁(yè)日 期200010.日 期日 期生效日期 目目 錄錄1目的、綱要及適用范圍目的、綱要及適用范圍22業(yè)務(wù)的分類(lèi)及組織設(shè)置業(yè)務(wù)的分類(lèi)及組織設(shè)置33業(yè)務(wù)工作管理業(yè)務(wù)工作管理34客戶管理客戶管理55供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理86合作關(guān)系管理合作關(guān)系管理97應(yīng)收帳款管理應(yīng)收帳款管理118單證管理單證管理129合同管理合同管理1310業(yè)務(wù)用章管理業(yè)務(wù)用章管理1411理賠處理理賠處理1412業(yè)務(wù)流程管理業(yè)務(wù)流程管理1513附則附則151目的、綱要及適用范圍目的、綱要及適用范圍1.1為了規(guī)范與提升中洲對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司外貿(mào)業(yè)務(wù)管

2、理，提高公司運(yùn)營(yíng)效率與質(zhì)量，促進(jìn)公司戰(zhàn)略計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)，特制定本制度。1.2本制度包括業(yè)務(wù)的分類(lèi)及組織設(shè)置、業(yè)務(wù)工作管理、客戶管理、供應(yīng)商管理、合作關(guān)系管理、應(yīng)收帳款管理、單證管理、合同管理、理賠處理、業(yè)務(wù)流程管理及處罰意見(jiàn)等內(nèi)容。1.3本制度適用于中洲對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司及下屬各從事外貿(mào)業(yè)務(wù)的公司。1.4本制度由公司*部門(mén)負(fù)責(zé)擬定，其解釋權(quán)及修改權(quán)屬*部門(mén)。1.5本制度從 200 年 月 日起執(zhí)行。2業(yè)務(wù)的分類(lèi)及組織設(shè)置業(yè)務(wù)的分類(lèi)及組織設(shè)置2.1公司外貿(mào)業(yè)務(wù)包括進(jìn)口和出口兩部分，分別由業(yè)務(wù)一部、二部和出口部負(fù)責(zé)管理與發(fā)展。其中，業(yè)務(wù)一部和二部同時(shí)從事出口與進(jìn)口業(yè)務(wù)。2.2各部門(mén)在部門(mén)經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下

3、做好行業(yè)領(lǐng)域拓展、客戶開(kāi)發(fā)與維護(hù)、業(yè)務(wù)的執(zhí)行等事宜。努力為公司創(chuàng)造更多的長(zhǎng)期盈利與發(fā)展機(jī)會(huì)。2.3業(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)部按產(chǎn)品系列設(shè)產(chǎn)品經(jīng)理職，負(fù)責(zé)該產(chǎn)品系列的開(kāi)拓、客戶發(fā)展與維護(hù)及業(yè)務(wù)合同的履行。單證管理作為后臺(tái)工作，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確做好單證收、發(fā)、存工作，為業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供支持與監(jiān)督。3業(yè)務(wù)工作管理業(yè)務(wù)工作管理3.1業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)資金計(jì)劃3.1.1 目的及意義為了配合公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的推進(jìn)，確保業(yè)務(wù)開(kāi)展的前瞻性和有序性，加強(qiáng)公司相關(guān)部門(mén)間的協(xié)作與溝通，有效控制業(yè)務(wù)發(fā)展進(jìn)程，并為業(yè)績(jī)考評(píng)和工作總結(jié)提供科學(xué)的依據(jù)，公司業(yè)務(wù)部門(mén)需制定業(yè)務(wù)計(jì)劃。3.1.2 種類(lèi)業(yè)務(wù)計(jì)劃分年度計(jì)劃和月度計(jì)劃兩類(lèi)。年度計(jì)劃應(yīng)在上年 12 月

4、底前完成；月度計(jì)劃應(yīng)在上月 日前完成。3.1.3 計(jì)劃內(nèi)容包括業(yè)務(wù)范圍、業(yè)務(wù)量、業(yè)務(wù)量分布情況、資金占用情況、毛利情況等，具體內(nèi)容詳見(jiàn)附錄業(yè)務(wù)計(jì)劃表 、 業(yè)務(wù)資金表 。3.1.4 計(jì)劃撰寫(xiě)及提交程序：3.1.4.1 每年 月 日及每月 日前，產(chǎn)品主管負(fù)責(zé)完成年度或月度業(yè)務(wù)計(jì)劃和業(yè)務(wù)資金計(jì)劃的撰寫(xiě)并提交部門(mén)經(jīng)理審核；3.1.4.2 月 日及每月 日前，部門(mén)經(jīng)理匯總主管提交的計(jì)劃后進(jìn)行部門(mén)內(nèi)平衡、調(diào)整，并制定部門(mén)年度/月度業(yè)務(wù)計(jì)劃，向總經(jīng)理提交；3.1.4.3 總經(jīng)理對(duì)各部門(mén)計(jì)劃進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見(jiàn)。 月 日及每月 前，部門(mén)經(jīng)理完成調(diào)整，報(bào)總經(jīng)理審定；3.1.4.4 計(jì)劃經(jīng)總經(jīng)理同意后，由業(yè)務(wù)部

5、經(jīng)理負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的實(shí)施，同時(shí)業(yè)務(wù)資金計(jì)劃交財(cái)務(wù)部制定公司資金計(jì)劃。 （詳見(jiàn)制定資金計(jì)劃程序文件） 3.2工作計(jì)劃及執(zhí)行匯報(bào)3.2.1 目的 為了配合業(yè)務(wù)計(jì)劃的實(shí)施，加強(qiáng)工作管理的規(guī)范性，有效控制工作進(jìn)度與質(zhì)量，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作指導(dǎo)或檢查提供依據(jù)，各位員工均需制定工作計(jì)劃并記錄實(shí)際執(zhí)行情況。3.2.2 計(jì)劃制定時(shí)間工作計(jì)劃以周為計(jì)劃單位周期，每周五制定下一周計(jì)劃。3.2.3 計(jì)劃的內(nèi)容主要工作內(nèi)容、涉及人員、時(shí)間安排等等，見(jiàn)附錄工作計(jì)劃表 。3.2.4 計(jì)劃撰寫(xiě)及提交程序每周五上午，業(yè)務(wù)部所有人員根據(jù)部門(mén)月度業(yè)務(wù)計(jì)劃及相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)展情況撰寫(xiě)個(gè)人工作計(jì)劃，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱；下午，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)將審閱意見(jiàn)通知

6、直接下屬，進(jìn)行必要的調(diào)整，得到批準(zhǔn)簽字后執(zhí)行。3.2.5 計(jì)劃執(zhí)行匯報(bào)每天工作完成后，各員工須填寫(xiě)計(jì)劃完成情況。一周工作結(jié)束后交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱后對(duì)其工作完成情況做出評(píng)價(jià)。如有必要，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)抽查工作執(zhí)行記錄。3.3工作交流與總結(jié)3.3.1 目的為了對(duì)階段性工作情況及時(shí)總結(jié)與回顧，交流方法和經(jīng)驗(yàn)，以提高工作效率及質(zhì)量，并對(duì)下階段工作開(kāi)展提供指導(dǎo)，各部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行工作交流與總結(jié)。3.3.2 類(lèi)型工作交流與總結(jié)分年度與月度兩類(lèi)。每月日各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)上月工作進(jìn)行小結(jié)，每年一月對(duì)上年工作作總結(jié)。3.3.3 組織方式由業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理主持，部門(mén)全體成員參加。3.3.4 程序3.3.4.1 每月 日前

7、，個(gè)人對(duì)上月工作情況做簡(jiǎn)單的書(shū)面總結(jié)，交直接上級(jí)；年度總結(jié)應(yīng)在每年一月 日前完成并提交。3.3.4.2 日前，相關(guān)人員對(duì)直接下屬的總結(jié)作評(píng)價(jià)并提出建議和希望；部門(mén)經(jīng)理根據(jù)下述總結(jié)，撰寫(xiě)部門(mén)月度/年度工作總結(jié)。3.3.4.3 日，召開(kāi)由部門(mén)經(jīng)理主持、部門(mén)全體成員參加的總結(jié)會(huì)議，評(píng)價(jià)上階段工作情況，交流經(jīng)驗(yàn)和方法，回顧公司或部門(mén)內(nèi)發(fā)生的重要事件或其他重大事項(xiàng)，并提出下階段工作重點(diǎn)。3.3.4.4 日前，部門(mén)經(jīng)理將部門(mén)工作總結(jié)交總經(jīng)理審閱。審閱后備案保存。4客戶管理客戶管理4.1客戶的定義公司進(jìn)出口貿(mào)易分自營(yíng)和代理兩類(lèi)。自營(yíng)業(yè)務(wù)的客戶指購(gòu)買(mǎi)中洲公司所提供產(chǎn)品的合法經(jīng)營(yíng)者；代理客戶指委托中洲公司完成進(jìn)

8、出口事務(wù)的合法經(jīng)營(yíng)者。4.2客戶的拓展4.2.1 種類(lèi)客戶拓展包括新客戶的發(fā)展和原有客戶業(yè)務(wù)范圍的發(fā)展兩類(lèi)。4.2.2 原則4.2.2.1 客戶的拓展應(yīng)本著成本效益原則，并重視行業(yè)優(yōu)勢(shì)的培養(yǎng)與發(fā)展。4.2.2.2 對(duì)于現(xiàn)有業(yè)務(wù)量較大、未來(lái)發(fā)展?jié)摿^大或客戶所處行業(yè)是公司未來(lái)發(fā)展重心的客戶應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)拓展。4.2.2.3 為了降低經(jīng)營(yíng)成本與風(fēng)險(xiǎn)，客戶的信用狀況、地域分布、地理位置（周邊基礎(chǔ)設(shè)施狀況）等應(yīng)作為是否列為開(kāi)拓重點(diǎn)的依據(jù)之一。4.2.3 責(zé)任各產(chǎn)品經(jīng)理負(fù)責(zé)客戶拓展工作；部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行督導(dǎo)，必要時(shí)提供一定的支持。對(duì)于非常重要或發(fā)展難度較高的客戶，可向總經(jīng)理申請(qǐng)支持。4.3客戶檔案管理4.3.1

9、 原則4.3.1.1 對(duì)所有的客戶都應(yīng)建立相應(yīng)的檔案；4.3.1.2 客戶檔案必須及時(shí)、完整、真實(shí)地反映客戶信息：每筆交易都必須按實(shí)際進(jìn)度及時(shí)全面地記錄；客戶基本信息的變化也應(yīng)及時(shí)反映，并提出相應(yīng)的措施。4.3.2 內(nèi)容客戶檔案包括客戶基本信息、交易記錄、客戶分析評(píng)審意見(jiàn)及客戶政策記錄等內(nèi)容。 （見(jiàn)客戶管理檔案）4.3.3 責(zé)任人4.3.3.1 產(chǎn)品主管負(fù)責(zé)做好客戶檔案的記錄與整理，并按時(shí)向部門(mén)經(jīng)理提交；4.3.3.2 部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)督導(dǎo)產(chǎn)品經(jīng)理做好客戶檔案管理，并完成本部門(mén)客戶檔案的匯總與管理，接受總經(jīng)理審查，同時(shí)確?？蛻魴n案的安全性。4.4查看權(quán)限4.4.1 產(chǎn)品主管只可查看所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的

10、客戶檔案。4.4.2 部門(mén)經(jīng)理只可查看本部門(mén)的客戶檔案。4.4.3 總經(jīng)理可對(duì)所有業(yè)務(wù)部門(mén)的客戶檔案進(jìn)行檢查。4.5客戶分析與評(píng)審4.5.1 種類(lèi)4.5.1.1 客戶評(píng)審分年度定期評(píng)審與特殊要求評(píng)審兩類(lèi)。4.5.1.2 對(duì)于長(zhǎng)期穩(wěn)定的客戶，在每年年底進(jìn)行統(tǒng)一分析與評(píng)審；對(duì)重要的新客戶，或業(yè)務(wù)量發(fā)生反常波動(dòng)的客戶，應(yīng)組織特殊要求評(píng)審。4.5.2 責(zé)任人4.5.2.1 產(chǎn)品主管根據(jù)客戶檔案，主持分析、評(píng)審工作的開(kāi)展。并提交相應(yīng)的分析報(bào)告、應(yīng)對(duì)措施及工作計(jì)劃，為客戶政策的制定、客戶服務(wù)的實(shí)施及業(yè)務(wù)的拓展提供依據(jù)。4.5.2.2 業(yè)務(wù)員及財(cái)務(wù)主管應(yīng)配合提供必要的客戶信息及評(píng)審意見(jiàn)。4.5.2.3 部門(mén)

11、經(jīng)理對(duì)客戶評(píng)審結(jié)果及相應(yīng)的分析與改善措施進(jìn)行審核，確定本部門(mén)客戶等級(jí)及相應(yīng)的實(shí)施措施。4.5.3 程序詳見(jiàn)客戶評(píng)審程序文件4.6客戶政策的制定4.6.1 內(nèi)容客戶政策包括提供給客戶的價(jià)格、結(jié)算方式、服務(wù)及其他待遇等內(nèi)容。4.6.2 依據(jù)客戶政策應(yīng)根據(jù)客戶評(píng)審的結(jié)果、公司發(fā)展戰(zhàn)略及相關(guān)管理制度而制定。4.6.3 原則根據(jù)不同的客戶評(píng)級(jí)，制定差異化措施。應(yīng)重視重點(diǎn)客戶的維護(hù)與發(fā)展，為其提供附加值較高的服務(wù)。必要時(shí)，部門(mén)經(jīng)理或總經(jīng)理應(yīng)親自拜訪或接洽。4.6.4 責(zé)任人部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)主持客戶政策的制定；產(chǎn)品經(jīng)理可提出相關(guān)建議或意見(jiàn)；總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)客戶政策進(jìn)行審核，提出改善建議。4.6.5 程序詳見(jiàn)指定客戶

12、政策程序文件4.7客戶服務(wù)4.7.1 種類(lèi)4.7.1.1 客戶服務(wù)包括售前、售中和售后三部分，分常規(guī)服務(wù)和特殊服務(wù)兩類(lèi)。4.7.1.2 根據(jù)客戶評(píng)審結(jié)果，對(duì)一般客戶提供常規(guī)服務(wù)，對(duì)重點(diǎn)客戶提供特殊服務(wù)。另外，可根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，為客戶提供相應(yīng)的特殊服務(wù)。4.7.2 內(nèi)容4.7.2.1 常規(guī)服務(wù)售前：主動(dòng)拜訪或聯(lián)系客戶，建立合同關(guān)系；禮貌地接受客戶詢問(wèn)或調(diào)價(jià)等要求，并及時(shí)給予回復(fù)；售中：合同執(zhí)行過(guò)程中，與客戶保持較密切的聯(lián)系，就合同進(jìn)展情況進(jìn)行必要的溝通；對(duì)客戶提出的質(zhì)詢進(jìn)行解答或說(shuō)明；售后：追蹤產(chǎn)品情況及客戶需求，提供必要的支持。4.7.2.2 特殊服務(wù)應(yīng)根據(jù)客戶具體情況和公司的現(xiàn)有能力酌情提

13、供。5供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理5.1定義：供應(yīng)商是指在與公司簽訂供銷(xiāo)合同中處于供貨方地位的合法經(jīng)營(yíng)者。5.2供應(yīng)商的拓展5.2.1 種類(lèi)供應(yīng)商的拓展分為發(fā)展新供應(yīng)商和拓展原供應(yīng)商業(yè)務(wù)領(lǐng)域兩類(lèi)。5.2.2 選擇供應(yīng)商的原則同種產(chǎn)品不集中于一家供應(yīng)商；同種產(chǎn)品供應(yīng)商地域分布不過(guò)于集中；資信度較高；價(jià)格或結(jié)算方式較優(yōu)惠；交通便利。5.2.3 責(zé)任供應(yīng)商的拓展由業(yè)務(wù)部門(mén)的產(chǎn)品主管主要負(fù)責(zé)；部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行督導(dǎo)，并提供必要的支持。5.3供應(yīng)商檔案管理5.3.1 原則5.3.1.1 公司所有供應(yīng)商（包括未發(fā)生實(shí)際業(yè)務(wù)的供應(yīng)商）均應(yīng)建立相應(yīng)的檔案，保存供應(yīng)商信息。5.3.1.2 供應(yīng)商檔案必須及時(shí)、完整、真實(shí)地反映

14、供應(yīng)商信息信息：每筆交易都必須按實(shí)際進(jìn)度及時(shí)全面地記錄；供應(yīng)商基本信息的變化也應(yīng)及時(shí)反映，并提出相應(yīng)的措施。5.3.2 內(nèi)容包括基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等） 、業(yè)務(wù)信息（業(yè)務(wù)合同履行情況等） 、供應(yīng)商分析評(píng)審意見(jiàn)、供應(yīng)商政策等，詳見(jiàn)附錄供應(yīng)商檔案 。5.3.3 管理責(zé)任人：分為填寫(xiě)人和保管人兩類(lèi)。5.3.3.1 產(chǎn)品主管負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的填寫(xiě)?；拘畔⒃谂c供應(yīng)商建立關(guān)系或供應(yīng)商內(nèi)部有所調(diào)整時(shí)填寫(xiě)，業(yè)務(wù)信息在每個(gè)業(yè)務(wù)合同實(shí)現(xiàn)后填寫(xiě)。5.3.3.2 業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的整理保管，以確保檔案信息的安全性和保密性，并督促產(chǎn)品主管及時(shí)填寫(xiě)供應(yīng)商檔案。5.3.4 查看權(quán)限產(chǎn)品主管只

15、能對(duì)其負(fù)責(zé)的供應(yīng)商檔案信息進(jìn)行查看；業(yè)務(wù)部經(jīng)理對(duì)本部門(mén)檔案信息有查看權(quán)；總經(jīng)理可以查看所有檔案。5.4供應(yīng)商分析及評(píng)審5.4.1 種類(lèi)5.4.1.1 供應(yīng)商評(píng)審分為定期評(píng)審與特殊要求評(píng)審兩類(lèi)。5.4.1.2 對(duì)于長(zhǎng)期穩(wěn)定的供應(yīng)商，在與其簽訂年度（或較長(zhǎng)期限）合同/協(xié)議前，需組織定期評(píng)審；5.4.1.3 對(duì)將建立合作關(guān)系的新供應(yīng)商或產(chǎn)生業(yè)務(wù)量反常波動(dòng)等特殊情況的原供應(yīng)商，可以在需要時(shí)即組織特殊要求評(píng)審。5.4.2 責(zé)任人及程序5.4.2.1 由業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)組織；5.4.2.2 產(chǎn)品主管對(duì)其負(fù)責(zé)的供應(yīng)商在評(píng)審時(shí)間段內(nèi)的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行匯總分析，撰寫(xiě)分析報(bào)告、提出應(yīng)對(duì)措施，并提交部門(mén)經(jīng)理。5.4.2

16、.3 業(yè)務(wù)員和財(cái)務(wù)主管應(yīng)配合提供必要的信息或建議。5.4.2.4 部門(mén)經(jīng)理根據(jù)審核各客戶評(píng)審報(bào)告，對(duì)本部門(mén)供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一評(píng)級(jí)，并確定應(yīng)對(duì)措施。5.5供應(yīng)商政策的制定5.5.1 制定的時(shí)間：每一次分析及評(píng)審后即制定相應(yīng)的供應(yīng)商政策。5.5.2 依據(jù)客戶評(píng)審結(jié)果、業(yè)務(wù)發(fā)展要求、相關(guān)管理制度。5.5.3 責(zé)任人由業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理主持供應(yīng)商政策的制定；產(chǎn)品主管和財(cái)務(wù)主管可提出相關(guān)建議；總經(jīng)理負(fù)責(zé)進(jìn)行審核，提出改進(jìn)意見(jiàn)。6合作關(guān)系管理合作關(guān)系管理6.1報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司、倉(cāng)庫(kù)6.1.1 選擇原則部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)根據(jù)服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、地理位置等因素選擇合適的報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司及倉(cāng)庫(kù)、 。必要時(shí)進(jìn)行多家比較，并

17、設(shè)定一段考察期。 對(duì)于客戶指定運(yùn)輸公司應(yīng)對(duì)其信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行考察，提出獨(dú)立意見(jiàn)，供客戶參考。對(duì)于有特殊要求的倉(cāng)庫(kù)，也應(yīng)盡可能擇優(yōu)選用。6.1.2 合同要求6.1.2.1 在對(duì)報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司或倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行考察期間，可按月簽訂委托合同；在正式選定后，可按年度簽訂委托合同。6.1.2.2 合同應(yīng)明確規(guī)定服務(wù)要求（時(shí)間、交貨地等） 、交接手續(xù)和相關(guān)單證、結(jié)算方式、違約責(zé)任、賠償要求等內(nèi)容，并經(jīng)法律顧問(wèn)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能生效。6.1.2.3 涉及合同糾紛，由部門(mén)經(jīng)理首先與相關(guān)人員交涉，并請(qǐng)法律顧問(wèn)提供相應(yīng)支持。6.1.2.4 對(duì)于需解除或提前終止合同的現(xiàn)象，部門(mén)經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)向總經(jīng)理提出申請(qǐng)，內(nèi)容包

18、括原因、可能的后果、備選報(bào)關(guān)公司信息等。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，聽(tīng)取法律顧問(wèn)建議，并由部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)外交涉。6.1.3 合作公司檔案6.1.3.1 內(nèi)容包括報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司及倉(cāng)庫(kù)基本信息、每筆業(yè)務(wù)執(zhí)行情況、評(píng)審意見(jiàn)等。6.1.3.2 責(zé)任人6.1.3.2.1 負(fù)責(zé)處理報(bào)關(guān)、運(yùn)輸或倉(cāng)儲(chǔ)事務(wù)的人員應(yīng)對(duì)各筆業(yè)務(wù)的報(bào)關(guān)執(zhí)行情況進(jìn)行記錄，并在年終評(píng)審時(shí)提出相應(yīng)的意見(jiàn)和建議。對(duì)違約或突發(fā)事件應(yīng)及時(shí)向部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)。6.1.3.2.2 部門(mén)經(jīng)理應(yīng)督導(dǎo)相關(guān)責(zé)任人做好報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司及倉(cāng)庫(kù)檔案整理，負(fù)責(zé)對(duì)基本信息的變更及時(shí)記錄，并提出調(diào)整方案。若涉及合同條款的更動(dòng)，必須報(bào)總經(jīng)理審批、法律顧問(wèn)審核。6.1.4 合作公司

19、評(píng)審6.1.4.1 考察期滿，部門(mén)經(jīng)理聽(tīng)取相關(guān)意見(jiàn)并做好評(píng)審，決定是否簽約、并記錄歸檔。6.1.4.2 年終由部門(mén)經(jīng)理組織對(duì)合作公司進(jìn)行評(píng)審，決定是否續(xù)約及合同相關(guān)條件，做好記錄，并向總經(jīng)理匯報(bào)。對(duì)于客戶指定的合作公司，也應(yīng)提出評(píng)審意見(jiàn)，向客戶提交。6.2政府機(jī)關(guān)6.2.1 定義政府機(jī)關(guān)包括外經(jīng)貿(mào)委、海關(guān)、機(jī)電辦、外管局等與公司外貿(mào)業(yè)務(wù)有較高相關(guān)性的政府單位。6.2.2 主要工作6.2.2.1 及時(shí)做好相關(guān)申報(bào)、審批手續(xù)，符合法律法規(guī)規(guī)定。6.2.2.2 加強(qiáng)與政府機(jī)關(guān)的聯(lián)系，建立良好的關(guān)系。6.2.2.3 及時(shí)、合理處理政府機(jī)關(guān)的內(nèi)部調(diào)整或其他突發(fā)事件。6.2.3 責(zé)任人6.2.3.1 業(yè)務(wù)

20、人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程規(guī)定，按時(shí)赴政府機(jī)關(guān)完成有關(guān)操作手續(xù)。6.2.3.2 公司指定責(zé)任人負(fù)責(zé)加強(qiáng)與政府機(jī)關(guān)的溝通，建立良好的關(guān)系。6.2.4 檔案管理6.2.4.1 內(nèi)容各政府機(jī)關(guān)的基本信息、聯(lián)系人情況、業(yè)務(wù)與之配合情況、相關(guān)事件分析總結(jié)、重要人事或管轄范圍調(diào)整的應(yīng)對(duì)方案等。6.2.4.2 責(zé)任人由指定責(zé)任人負(fù)責(zé)記錄整理各政府機(jī)關(guān)相關(guān)檔案；對(duì)政府關(guān)系進(jìn)行分析總結(jié)；對(duì)突發(fā)事件或重大調(diào)整提出應(yīng)對(duì)措施等。并接受總經(jīng)理審查。7應(yīng)收帳款管理應(yīng)收帳款管理7.1定義應(yīng)收帳款泛指貨款、稅款、運(yùn)費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)等在合同中規(guī)定由客戶支付給中洲公司的款項(xiàng)。7.2責(zé)任人7.2.1 產(chǎn)品經(jīng)理應(yīng)對(duì)每筆業(yè)務(wù)所涉及的應(yīng)收賬款進(jìn)行記錄

21、；根據(jù)合同，提示客戶按時(shí)付款，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部準(zhǔn)備收款；根據(jù)財(cái)務(wù)主管的反饋，對(duì)到期未付或逾期未付賬款進(jìn)行催討。7.2.2 財(cái)務(wù)部應(yīng)配合業(yè)務(wù)部做好收款工作，由財(cái)務(wù)主管及時(shí)反饋收款情況。7.2.3 部門(mén)經(jīng)理督導(dǎo)產(chǎn)品經(jīng)理做好催收工作，并對(duì)本部門(mén)所有應(yīng)收帳款情況負(fù)責(zé)。7.3管理要求7.3.1 業(yè)務(wù)部應(yīng)記錄每筆應(yīng)收帳款，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)和客戶準(zhǔn)備收付款。7.3.2 對(duì)所有的賒帳業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部與財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)賬，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。7.3.3 對(duì)拖欠的應(yīng)收帳款應(yīng)加強(qiáng)催討力度，密切注意客戶動(dòng)向、并注意方式方法，直至貨款收到或委托律師提請(qǐng)法律訴訟。 （對(duì)于是否提請(qǐng)?jiān)V訟，業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司資金狀況與客戶財(cái)務(wù)及

22、營(yíng)運(yùn)狀況進(jìn)行溝通，并報(bào)總經(jīng)理審批。 ）8單證管理單證管理8.1單證的分類(lèi)公司業(yè)務(wù)單證分外部單證和內(nèi)部單證兩類(lèi)。 外部單證指由公司以外單位制定并使用的單證，內(nèi)部單證是指由公司制定并在公司內(nèi)部使用和流轉(zhuǎn)的單證。8.2單證的管理要求8.2.1 印制公司單證的印制應(yīng)由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，行政部統(tǒng)一聯(lián)系印制。8.2.2 填寫(xiě)、審核和備案公司單證的填寫(xiě)、審核和備案的流轉(zhuǎn)程序按照公司業(yè)務(wù)流程相關(guān)文件的要求執(zhí)行，詳見(jiàn)附錄程序文件 。8.2.3 保管8.2.3.1 空白單證：由使用部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，領(lǐng)用時(shí)須辦理簽字領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用記錄留存?zhèn)浒浮?8.2.3.2 原始單證的保管：外部結(jié)算單證由財(cái)務(wù)部保管，其他外部

23、單證由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)保管；內(nèi)部單證按照單證使用說(shuō)明，各留存部門(mén)負(fù)責(zé)保管各自留存的聯(lián)次。各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)單證保管，保證單證的完好、不缺失，單證在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)不得銷(xiāo)毀。8.2.3.3 單證復(fù)印件的保管：?jiǎn)巫C的復(fù)印件由收件人負(fù)責(zé)保管，保證復(fù)印件的完好、不缺失，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)不得銷(xiāo)毀。8.2.4 查看8.2.4.1 責(zé)任單證保管人應(yīng)確保單證的保密性和安全性。必須根據(jù)公司權(quán)限規(guī)定，提供查看人員相應(yīng)的查看內(nèi)容，并做好登記手續(xù)（記錄須留存） 。8.2.4.2 權(quán)限的設(shè)定業(yè)務(wù)員只能查看經(jīng)辦業(yè)務(wù)的相關(guān)單證；產(chǎn)品主管或客戶主管只能查看其負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)單證；業(yè)務(wù)部經(jīng)理只能查看本部門(mén)業(yè)務(wù)的相關(guān)單證；財(cái)務(wù)主管只

24、能查看其負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的相關(guān)單證；總經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理可以查看所有單證。8.2.5 借用8.2.5.1 無(wú)特殊情況，單證不得外借；8.2.5.2 借用者須辦理借用手續(xù)，由總經(jīng)理簽字認(rèn)可，借用者在借用過(guò)程中須保證單證的完好、不缺失，并按時(shí)返還。 9合同管理合同管理9.1合同的簽訂9.1.1 所有與業(yè)務(wù)相關(guān)的合同都由法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)擬定合同范本。業(yè)務(wù)部根據(jù)范本填寫(xiě)數(shù)量、金額、交貨時(shí)間與地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。9.1.2 合同條款的變動(dòng)或附加條件的提出都需經(jīng)法律顧問(wèn)審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。9.1.3 部門(mén)經(jīng)理作為簽約代表對(duì)外簽訂業(yè)務(wù)合同。9.1.4 行政部對(duì)合同簽訂是否履行了必要手續(xù)進(jìn)行審核后方可蓋章。具體程

25、序詳見(jiàn)合同簽訂及新合同簽訂程序文件。9.2合同的保管9.2.1 所有合同正本由行政部統(tǒng)一歸檔保存。9.2.2 業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部各留一份合同副本，分別由業(yè)務(wù)部單證員和財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)保管。并確保合同的安全性、保密性和完整性。9.3合同的查詢9.3.1 產(chǎn)品經(jīng)理只可對(duì)所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同進(jìn)行查詢。9.3.2 部門(mén)經(jīng)理只可對(duì)本部門(mén)所涉業(yè)務(wù)的合同進(jìn)行查詢。9.3.3 財(cái)務(wù)主管只可對(duì)所轄公司或業(yè)務(wù)的合同進(jìn)行查詢。9.3.4 總經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理可對(duì)所有業(yè)務(wù)合同進(jìn)行查詢。10 業(yè)務(wù)用章管理業(yè)務(wù)用章管理10.1 外貿(mào)業(yè)務(wù)所需使用的印章主要有合同章、報(bào)關(guān)專(zhuān)用章、公章及業(yè)務(wù)專(zhuān)用章四類(lèi)。合同章主要在簽訂內(nèi)貿(mào)合同/協(xié)議時(shí)使用；報(bào)關(guān)專(zhuān)用章用于出口報(bào)關(guān)；公章主要用于提單背書(shū)、進(jìn)口分類(lèi)明細(xì)說(shuō)明、開(kāi)立介紹信、聯(lián)系單、各類(lèi)情況說(shuō)明等；業(yè)務(wù)專(zhuān)用章在簽訂外貿(mào)合同時(shí)使用。10.2 業(yè)務(wù)專(zhuān)用章由業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理掌握，必須對(duì)相關(guān)合同進(jìn)行審查后方可蓋章。10.3 財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)對(duì)所有與倉(cāng)庫(kù)有關(guān)單據(jù)往來(lái)用章進(jìn)行審核簽字。10.4 汽車(chē)部經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)用章進(jìn)行審核簽字。10.5 相關(guān)責(zé)任人審核簽字后，行政部經(jīng)理方可蓋章。11 理賠處理理賠處理11.1 原則11.1.1 合同條