發(fā)揮辦公室參謀助手作用淺談

1、發(fā)揮辦公室參謀助手作用淺談?wù)舱潲悆?nèi)容摘要 本文聯(lián)系自身工作實(shí)際，著重探討了發(fā)揮辦公室參謀助手作用的相關(guān)問題。文章先從“辦公室的職能參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好效勞談起，接著談了“充分認(rèn)識(shí)辦公室的性質(zhì)、地位和作用，最后談了如何發(fā)揮辦公室參謀助手作用應(yīng)著重強(qiáng)化的八種意識(shí)，指出做好辦公室工作，對(duì)提高行政管理效率尤為重要。關(guān)鍵詞 辦公室 參謀 助手目錄1、內(nèi)容摘要12、關(guān)鍵詞13、正文3一、辦公室的職能3二、充分認(rèn)識(shí)辦公室的性質(zhì)、地位和作用3三、如何發(fā)揮辦公室參謀助手作用44、參考文獻(xiàn)8發(fā)揮辦公室參謀助手作用“辦公室，按字面上理解，是辦公的地點(diǎn)和場(chǎng)所，但從地位作用上理解，它是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位

2、內(nèi)部設(shè)立的為本機(jī)關(guān)、本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)效勞，辦理行政性事務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)。我們單位辦公室，承當(dāng)著黨務(wù)、政務(wù)、人事、財(cái)務(wù)、綜合事務(wù)管理等工作。無論機(jī)構(gòu)大小，辦公室在機(jī)關(guān)內(nèi)始終處于行政協(xié)調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)的中心位置。由于它的地位特殊，工作重要，在新時(shí)期，做好辦公室工作，對(duì)提高行政管理效率尤為重要。在此，筆者聯(lián)系自己工作的實(shí)際及相關(guān)工作情況，就如何發(fā)揮辦公室的作用作一番探討。一、辦公室的職能“參與政務(wù)、“管理事務(wù)、“搞好效勞是辦公室的三大職能。具體地說，辦公室要負(fù)責(zé)會(huì)議組織、文電處理、秘書事務(wù)、檔案管理、政策研究、信息統(tǒng)計(jì)、資金和財(cái)務(wù)管理以及后勤保障等工作，還要參與制定政策和實(shí)施決策，為領(lǐng)導(dǎo)充當(dāng)政務(wù)參謀和事務(wù)助手。她是上傳

3、下達(dá)、下情上達(dá)、連接左右、協(xié)調(diào)各方的中樞，是保證機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。她的職能作用可以從如下三個(gè)方面去理解：一在參與政務(wù)方面：第一，辦公室起到參謀助手作用。每一組織或機(jī)構(gòu)，其領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)在于進(jìn)行決策，制定方針政策。然而領(lǐng)導(dǎo)班子里的成員往往一人分管多項(xiàng)工作，難以對(duì)每個(gè)方面作詳盡細(xì)致的了解。在對(duì)本單位有關(guān)重大問題需做出正確、科學(xué)的決策時(shí)，就需要有一批政策水平高、熟悉情況、頭腦清醒、思想敏銳、精于謀劃的人當(dāng)好“參謀助手，這個(gè)“參謀助手就是辦公室。是附屬于領(lǐng)導(dǎo)層之下的輔助層，既要在日常工作中輔助領(lǐng)導(dǎo)指揮、控制整個(gè)機(jī)構(gòu)，又要在某些特定場(chǎng)合代替領(lǐng)導(dǎo)作出決定。所以辦公室在橫向關(guān)系的協(xié)調(diào)中，時(shí)常帶有領(lǐng)導(dǎo)意圖，在參與

4、政務(wù)中起到參謀助手作用。第二，辦公室起到了樞紐的作用。在機(jī)關(guān)中辦公室雖然與其他職能部門同屬一個(gè)序列，但其他職能部門是管理層、執(zhí)行層，辦公室那么是中介層。有許多工作不可能由業(yè)務(wù)部門來承當(dāng)，比方上級(jí)指示的接納、承辦、處理，本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的報(bào)告、指示、請(qǐng)示的辦理，與眾多上下內(nèi)外機(jī)關(guān)單位的聯(lián)系等，都需要辦公室綜合承辦。因此，辦公室是一個(gè)溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。第三，辦公室起到 “窗口的作用。辦公室要負(fù)責(zé)接受處理上級(jí)和兄弟單位的參觀訪問，處理各種公務(wù)往來，接待來信來訪等，辦公室處于前沿位置，她的精神面貌、思想作風(fēng)、管理水平與工作效率如何，直接影響到單位的形象和聲譽(yù)。二在管

5、理事務(wù)方面：第一，辦公室工作是諸多根底工作的結(jié)合。辦公室的業(yè)務(wù)范圍很廣，調(diào)查研究、公文撰寫、文電收發(fā)及辦理、會(huì)務(wù)、公務(wù)接待、信訪、與上下級(jí)單位聯(lián)系等等，大量的政務(wù)性和事務(wù)性的工作，都在辦公室綜合承辦。第二，辦公室工作是諸多信息的組合。黨和國(guó)家的政策、上級(jí)機(jī)關(guān)的指示，本單位總體規(guī)劃、目標(biāo)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策和其他活動(dòng)過程中所形成的文件資料，各個(gè)部門貫徹實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)決策等方面的情況以及其他各個(gè)方面的情報(bào)資料和群眾意見等，方方面面的信息，都在辦公室聚集與處理。如筆者所在的桃江縣交通局辦公室，2007年9月共接待群眾來信來訪23起，承辦大型會(huì)務(wù)1次，撰寫相關(guān)公文5個(gè)，接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)3次，其工作之繁重就可想而知了。

6、    三辦公室通過參與政務(wù)和管理事務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)它的第三大職能，即搞好效勞，發(fā)揮它的職能作用。 效勞是辦公室的重要職能，它既要為群眾效勞，又要為領(lǐng)導(dǎo)效勞。一個(gè)單位取得好的業(yè)績(jī)，辦公室功不可沒。    二、充分認(rèn)識(shí)辦公室的性質(zhì)、地位和作用    從辦公室的工作性質(zhì)看，具有明顯的綜合性、政治性、附屬性和效勞性。首先，它不同于一個(gè)主管某一方面業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)部門，其工作范圍很廣。第二，辦公室在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)貫徹黨和國(guó)家的路線、方針、政策方面負(fù)有重要的責(zé)任，政治性強(qiáng)，稍有疏忽就可能給工作造成重大損失。第三，辦公室工作是附屬于

7、領(lǐng)導(dǎo)工作的一局部，它不能自身獨(dú)立存在，有明顯的附屬性；第四，它是直接為本機(jī)關(guān)和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)效勞的。    從辦公室的地位看，首先，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的直接效勞機(jī)構(gòu)，承當(dāng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的任務(wù)，處于參謀和助手的地位；其次，在本機(jī)關(guān)中起著綜合組織、協(xié)調(diào)平衡各部門關(guān)系的作用，在此處于中心樞紐的地位；再次，辦公室要承當(dāng)接收、接待上級(jí)、下級(jí)和兄弟單位的來文、來函、來人任務(wù)，它又處于“門面和“窗口的地位。辦公室的特性和地位，決定了其工作的重要性。    在政策制定中，辦公室事前進(jìn)行深入的調(diào)查研究，摸清情況，就能提供充分的決策依據(jù),有助于工作的順利進(jìn)行

8、，反之，那么會(huì)影響整個(gè)工作進(jìn)程。如我局在進(jìn)行鄉(xiāng)村公路道路硬化工作全面開展前，局辦公室的幾個(gè)同志就專門進(jìn)行了為期10天的下鄉(xiāng)調(diào)查，回來后向局領(lǐng)導(dǎo)寫出了有份量的調(diào)查報(bào)告，有力地推動(dòng)了這一工作的全面開展；     在政策的貫徹執(zhí)行中，加強(qiáng)督辦，抓好反應(yīng)，各項(xiàng)政策就會(huì)落的實(shí)，反之，就有可能影響整體工作進(jìn)度。如我局辦公室在2007年8月就督辦了3起群眾來訪，向局領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)了10條極有價(jià)值的信息，得到了局領(lǐng)導(dǎo)的首肯；     在事務(wù)管理中，如果辦公室不抓管理，不想大局，議大事，不做事務(wù)性工作，將影響機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。我局辦公室每天的日常工作也非常多，不

9、管工作多忙，每天都有一人處理日常事務(wù)，保證了機(jī)關(guān)正常動(dòng)轉(zhuǎn)；     在日常工作中，如果公文書寫不標(biāo)準(zhǔn)，管理工作不到位，辦理事項(xiàng)沒程序，工作人員素質(zhì)不高，勢(shì)必影響單位甚至全系統(tǒng)在群眾中的形象。我局辦公室每年下發(fā)的公文，上報(bào)的公文多達(dá)100多個(gè)，辦公室的同志都能按照公文書寫的有關(guān)規(guī)定，準(zhǔn)確地進(jìn)行上情下達(dá)，下情上報(bào)。     三、如何發(fā)揮辦公室參謀助手作用筆者認(rèn)為，搞好新時(shí)期的辦公室工作，應(yīng)著重強(qiáng)化以下八種意識(shí)：一強(qiáng)化參謀意識(shí)發(fā)揮參謀助手作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，辦公室工作的同志要擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的“外腦。想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)之所

10、缺，諫領(lǐng)導(dǎo)之所錯(cuò)，是新形勢(shì)下辦公室的重要職能，也是辦公室作用的最主要方面。辦公室工作干得再多，工作人員再忙再累，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策沒幫多大忙，沒起多大作用，這樣的辦公室就是瞎忙，至少是沒忙到點(diǎn)子上，沒抓住主要矛盾。辦公室的參謀助手作用主要表達(dá)在政務(wù)信息、文稿起草、政策調(diào)研、協(xié)調(diào)督辦等各方面。發(fā)揮好參謀助手作用，要求辦公室人員必須站得高一點(diǎn)，看得遠(yuǎn)一點(diǎn)，切實(shí)注重理論根底、全局眼光和戰(zhàn)略思維的培養(yǎng)，隨時(shí)掌握全局情況和開展動(dòng)態(tài)，提供具有前瞻性、綜合性、全局性和有分析、有建議、深層次的決策參考信息。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)也要重視和支持辦公室的工作，善于使用這個(gè)助手，為發(fā)揮辦公室的參謀作用創(chuàng)造條件，為辦公室工作撐腰，

11、該參加的會(huì)讓他們參加，該看的文件讓他們看，該讓辦公室辦的事讓他們辦。近年來，我們通過積極參與管理和機(jī)構(gòu)改革方案制定工作，起草領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議材料、工作總結(jié)、工作方案等重要文稿，牽頭制定各種規(guī)章制度，較好地發(fā)揮了參謀助手作用，2005、2006兩年連續(xù)被評(píng)為縣、市兩級(jí)先進(jìn)辦公室。二強(qiáng)化效勞意識(shí)辦公室是一個(gè)單位的樞紐，各項(xiàng)工作都離不開“效勞二字。既要為領(lǐng)導(dǎo)效勞，也要為機(jī)關(guān)各部門效勞，還要為基層效勞，效勞范圍可謂全方位、多層次。搞好效勞工作，一是要有感情，想對(duì)方之所想，急對(duì)方之所急，謙虛謹(jǐn)慎，認(rèn)真負(fù)責(zé)；二是要有效率，雷厲風(fēng)行，只爭(zhēng)朝夕，快節(jié)奏，高效率，不誤時(shí)，不誤事，不拖拖拉拉、議而不決、決而不辦。近

12、年來，我們比擬好地做到了這一點(diǎn)。比方在起草重要文稿時(shí)，我們都能夠積極主動(dòng)地搞好配合和效勞，不分份內(nèi)份外；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示和交辦的事項(xiàng)切實(shí)搞好督查，根本上做到了“小事不過天，大事不過三天，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)；對(duì)前來辦文辦事、聯(lián)系工作的人員，熱情接待，文明禮貌，不擺架子，根本杜絕了“門難進(jìn)、臉難看、事難辦的現(xiàn)象，做到了“誠(chéng)心誠(chéng)意接受意見、實(shí)實(shí)在在解決問題、舉一反三推進(jìn)工作。三強(qiáng)化精品意識(shí)辦公室作為一個(gè)單位的中樞，工作無小事，每一項(xiàng)工作都是“牽一發(fā)而動(dòng)全身的大事，一旦失誤，往往很難彌補(bǔ)。因此，辦公室做任何事情都要精益求精，用心、細(xì)心、專心，使出渾身解數(shù)，拿出最大本領(lǐng)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，一絲不茍，舉輕假設(shè)重，如臨深淵

13、，如履薄冰。在這方面，我們?cè)羞^教訓(xùn)。記得有一年國(guó)慶，我們組織升國(guó)旗儀式，事先對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行了周密的安排部署，特別對(duì)放國(guó)歌的錄音機(jī)更是調(diào)試再三，結(jié)果到了升國(guó)旗的時(shí)候還是出了故障國(guó)旗升起來了，但國(guó)歌卻沒響起來，搞得大家都很緊張。出現(xiàn)這種事，外表上看是偶然現(xiàn)象，實(shí)質(zhì)上還是考慮不周造成的。如果事先精心準(zhǔn)備幾個(gè)應(yīng)急預(yù)案，結(jié)果肯定大不一樣。近年來，我們將精品意識(shí)、細(xì)節(jié)決定成敗等觀念貫穿在了工作的方方面面，取得了初步成效。例如，對(duì)辦公室負(fù)責(zé)起草的文稿，達(dá)不到自己最高水平的、自己不滿意的決不出手、上交，不搞“大概齊，不許有“湊合思想。作為公文管理部門，對(duì)各職能部門制發(fā)的公文，我們嚴(yán)格把住行文關(guān)、程序關(guān)、內(nèi)

14、容關(guān)、政策關(guān)、法規(guī)關(guān)、文字關(guān)、格式關(guān)，根本上做到了內(nèi)容充實(shí)、程序合規(guī)、表達(dá)清楚、文字簡(jiǎn)明、邏輯嚴(yán)密、體例標(biāo)準(zhǔn)、印制標(biāo)準(zhǔn)，受到了有關(guān)方面的好評(píng)。四強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識(shí)辦公室工作的性質(zhì)和地位，決定了辦公室是一個(gè)辛苦、清貧的部門，應(yīng)急事情多、加班加點(diǎn)多、受批挨怨多，工作既苦又累，而在物質(zhì)待遇等方面又和業(yè)務(wù)處室相差不小。對(duì)此，辦公室工作人員要增強(qiáng)在辦公室工作的榮耀感和責(zé)任感，自重、自警、自勵(lì)，淡泊名利，樂于奉獻(xiàn)，廉潔奉公，艱苦奮斗，耐得住清苦，耐得住寂寞，樹立起辦公室人員的良好形象。同時(shí)，作為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，也應(yīng)在政策允許的范圍內(nèi)，千方百計(jì)改善辦公室人員的工作和生活條件，堅(jiān)持用事業(yè)留人、用感情留人、用適當(dāng)?shù)拇隽羧?/p>

15、，使辦公室真正成為一潭活水，進(jìn)得來、留得住、走得出，始終保持蓬勃的生機(jī)和活力。多年來，敬業(yè)奉獻(xiàn)已成了我局辦公室的優(yōu)良傳統(tǒng)和作風(fēng)。為了完成一些急、難、重的工作，許多同志經(jīng)常不講報(bào)酬地加班加點(diǎn)，甚至帶病堅(jiān)持工作。尤其難能可貴的是，不少同志還具有推功攬過的胸襟，經(jīng)常代人受過，不但任勞而且任怨。五強(qiáng)化“法治意識(shí)俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓。有章可循是搞好各項(xiàng)管理工作的重要前提和根底。尤其是辦公室，頭緒多、事情雜，難度大、任務(wù)重。只有切實(shí)抓好建章立制工作，形成相應(yīng)的“規(guī)矩和“方圓，使各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，職責(zé)明確、科學(xué)有序、流程順暢，才能到達(dá)省時(shí)、省力、省錢、事半功倍的效果。在這方面，多年來，我局辦公室做

16、了大量的工作。曾連續(xù)四年組織開展了機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)管理月活動(dòng)，初步建立了一整套比擬完善的規(guī)章制度，諸如公文運(yùn)轉(zhuǎn)、材料印制、印章管理、會(huì)議審批、信訪接待等等，現(xiàn)已取得初步成效。同時(shí)，實(shí)踐中也暴露出以下幾個(gè)問題：一是有些規(guī)章制度剛性嚴(yán)重缺乏，有章不循的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；二是有些制度已時(shí)過境遷，有待進(jìn)一步修訂完善；三是局部領(lǐng)域和地方還存在管理盲區(qū)，亟待制訂相應(yīng)的管理制度。同時(shí)，近年來我們還推行了一級(jí)抓一級(jí)，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)的層級(jí)管理模式。強(qiáng)調(diào)辦公室一把手的主要任務(wù)是把握好工作的大局和方向，帶好隊(duì)伍、用好人，當(dāng)好后勤部長(zhǎng)，對(duì)具體工作主要是根據(jù)崗位分工依靠同志們?nèi)ソM織落實(shí)。這種管理機(jī)制，既調(diào)動(dòng)了各層次工作人員的

17、積極性，又保證了各項(xiàng)工作保質(zhì)保量有序地落到實(shí)處，收到了很好鏟果。六強(qiáng)化“數(shù)字意識(shí)隨著技術(shù)的進(jìn)步和時(shí)代的開展，信息水平已成為一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位綜合實(shí)力的重要標(biāo)志和參與競(jìng)爭(zhēng)的核心因素。為切實(shí)加快信息化建設(shè)步伐，以信息化促進(jìn)現(xiàn)代化。經(jīng)過兩年多扎實(shí)有效的工作，我局信息化建設(shè)取得了階段性的成果，為下一步建設(shè)打下了良好根底。在信息網(wǎng)站建設(shè)的根底上，我們?nèi)鎲?dòng)了機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化建設(shè)。經(jīng)過不斷完善，現(xiàn)在機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)、政務(wù)信息傳遞等實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上操作，開發(fā)了寬帶多媒體系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)局部重點(diǎn)工程的遠(yuǎn)程監(jiān)控，機(jī)關(guān)辦公和管理根本上做到了標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化，工作效率和管理水平較過去有了明顯提高。下一步我們將根

18、據(jù)單位開展形勢(shì)和技術(shù)進(jìn)步情況，結(jié)合使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，對(duì)現(xiàn)有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行改版，充實(shí)和完善有關(guān)內(nèi)容，修訂和增加相應(yīng)模塊，使之更趨完善、實(shí)用、好用。七強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)水積不厚無以載大舟，人積不厚無以成大業(yè)，而積厚最重要的途徑就是學(xué)習(xí)。江澤民曾說：“一個(gè)人堅(jiān)持學(xué)習(xí)可以永葆青春；一個(gè)黨一個(gè)國(guó)家大興學(xué)習(xí)之風(fēng)，可以永葆生機(jī)與活力。尤其是在信息社會(huì)的今天，知識(shí)更新非?？欤蛔⒅貙W(xué)習(xí)，不注重積累自己的學(xué)識(shí)和能力，就會(huì)被時(shí)代淘汰出局。關(guān)于學(xué)習(xí)的方式，無非二條：一是讀“有字書，即向書本學(xué)習(xí)，采取靈活多樣形式，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)、寫作知識(shí)、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)知識(shí)、科技知識(shí)、政策法規(guī)、WTO知識(shí)和其它專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷拓寬知識(shí)

19、面。二是讀“無字書，即向?qū)嵺`學(xué)習(xí)。紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，就是在工作崗位上鍛煉自己的能力和水平，既要善于總結(jié)自己工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，也要善于借鑒別人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。學(xué)習(xí)是需要時(shí)間的，雖然辦公室工作繁忙，但只要肯于擠、善于擠，把零零星星的時(shí)間都利用起來，久而久之就會(huì)取得集腋成裘、水滴石穿的效果。在加強(qiáng)學(xué)習(xí)方面，近年來，我局辦公室做了不少工作。一是“送出去，有意識(shí)地選送業(yè)務(wù)骨干參加各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，更新知識(shí)，提高技能；二是“請(qǐng)進(jìn)來，請(qǐng)有關(guān)方面專家來給大家講授做好辦公室工作的經(jīng)驗(yàn)和技巧；三是對(duì)剛畢業(yè)分來的年肯人，采取“催、推、逼，傳、幫、帶的方法，讓他們?cè)趯?shí)踐中修磨、歷煉，經(jīng)風(fēng)雨、見世面，進(jìn)步快的現(xiàn)在已能挑起大梁、獨(dú)擋一面。八強(qiáng)化人文意識(shí)我們每個(gè)人的生理、心理、學(xué)識(shí)、閱歷迥異，作為一個(gè)集體，如何不斷提高辦公室隊(duì)伍的凝聚力和戰(zhàn)斗力，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，使大家都能樂其業(yè)、盡其職、負(fù)其責(zé)、精其術(shù)、竭其力，促進(jìn)辦公室工作全面上水平，這其中涉及的因素很多，其中強(qiáng)化人文