(整理)PowerPoint使用技巧.

1、精品文檔PowerPoint 使用技巧第 4 章 PowerPoint 篇4.1 基本設(shè)置技巧(1)4.1.1 快速選定多張幻燈片在用 PowerPoint 編輯幻燈片文件的過程中，當(dāng)文件中幻燈片數(shù)目過多時，如何快速選定多張幻燈片？答：如果要選定的多張幻燈片是不連續(xù)的，在按住“Ctrl ”鍵的同時，單擊需選定的各張幻燈片。如果要選定的幻燈片是連續(xù)的，則在按住“Shift ”鍵的同時，單擊連續(xù)幻燈片的首、尾頁。4.1.2 在“插入”菜單欄中添加“符號”項有人說可以利用PowerPoint “插入”菜單欄的“符號”選項來添加特殊符號。為什么在我的電腦上找不到呢？答： 這是因為你的電腦上沒有安裝微軟

2、拼音輸入法。只要正確地安裝該輸入法即可。4.1.3 快速插入新幻燈片除了可以利用“插入”菜單插入新的幻燈片以外，還有什么更簡單更快捷的方法嗎？精品文檔答：可以通過以下兩種快捷方式來實現(xiàn)。（ 1）選中一張幻燈片，然后按下“Shift+Enter ”組合鍵在其后插入一張新幻燈片。（ 2）使用“Ctrl+M ”組合鍵。兩種方式的區(qū)別在于，前者選中當(dāng)前幻燈片只能通過單擊左邊的幻燈片顯示欄來實現(xiàn)，而后者無該限制，即使將光標(biāo)定位在當(dāng)前幻燈片編輯區(qū)也可。4.1.4 讓 PowerPoint 自動保存更新后的幻燈片請問在 PowerPoint 中要如何進(jìn)行設(shè)置才能讓它自動保存更新后的幻燈片，以避免由于死機(jī)或斷

3、電等特殊原因造成的文件丟失？答： 只需要單擊 “工具” 菜單欄中的 “選項” 菜單， 在 “保存” 選項卡下選中 “允許快速保存”復(fù)選框。同時還可以設(shè)置自動保存的時間間隔，以便 PowerPoint 自動按所設(shè)置的時間間隔保存更新后的幻燈片。4.1.5 在幻燈片中添加日期和時間請問想給幻燈片添加創(chuàng)建的日期或時間，該怎么做呢？如果希望這個日期或時間能隨著系統(tǒng)日期或時間變化，又該如何操作呢？答： 只需要首先將插入點(diǎn)移動到需要插入日期或時間的幻燈片的相關(guān)位置，然后選擇“插入”菜單中的“日期與時間”選項，在彈出的對話框中的“可用格式”列表中選定一種表示方式，最后單擊“確定”按鈕即可。只要在該對話框中選

4、擇“自動更新”復(fù)選框的話，就可以讓添加的日期和時間隨系統(tǒng)自動更新。4.1.6 頁眉、頁腳中日期、時間的自動更新請問如何才能讓頁眉、頁腳中的時間和日期隨系統(tǒng)自動更新？答：方法其實很簡單。只需要選擇“視圖”菜單中的“頁眉與頁腳”選項，在彈出的對話框中選擇“幻燈片”選項卡，再選擇“日期與時間”復(fù)選框，選中“自動更新”單選按鈕，如圖 4-1 所示，最后單擊“全部應(yīng)用”按鈕即可在每次打開PowerPoint 文檔時隨系統(tǒng)自動更新頁眉、頁腳的日期和時間。精品文檔圖4-1設(shè)置日期和時間4.1.7 幻燈片中包含的字?jǐn)?shù)和幻燈片張數(shù)的統(tǒng)計請問要如何操作才能實現(xiàn)對幻燈片中的字?jǐn)?shù)和幻燈片的張數(shù)的統(tǒng)計?答：只需要單擊“

5、文件”菜單下的“屬性”選項，在彈出的對話框中單擊“統(tǒng)計” 選項卡，在如圖4-2所示的“統(tǒng)計信息”列表中即可查看。圖4-2查看統(tǒng)計表4.1.8 如何在幻燈片中添加公式在PowerPoint中添加公式時，許多特殊符號和格式都無法直接輸入，請問要如何才能在幻燈片中加入公式？答：要想在幻燈片中加入既美觀又大方的公式， 首先要單擊“插入”菜單中的“對 象”命令，在彈出的對話框的“對象類型”列表中選擇“ Microsoft公式3.0”， 如圖4-3所示，單擊“確定”按鈕后即可啟動“公式編輯器”。圖4-3選擇插入對象類型在“公式編輯器”窗口中，我們可以利用該工具的強(qiáng)大功能，直接單擊工具欄中的各類公式符號，即

6、可非常簡單地實現(xiàn)各類公式的輸入，如圖 4-4所示。圖4-4 "公式編輯器”窗口單擊“關(guān)閉”按鈕返回到幻燈片編輯窗口后，就會發(fā)現(xiàn)公式已經(jīng)插入到該幻燈片中。但是它的大小和位置都不符合要求， 還需要對它進(jìn)行改進(jìn)。由于PowerPoint將插入的公式作為“圖片”來對待，因此想移動公式的位置時，只需要選定該公精品文檔精品文檔式， 當(dāng)鼠標(biāo)箭頭變成雙十字型的時候，就可以按住鼠標(biāo)左鍵調(diào)整公式位置。如果要改變公式大小，只要把鼠標(biāo)指針移到該公式的控點(diǎn)上，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成雙箭頭的時候， 按住鼠標(biāo)左鍵拖動即可。還可以用鼠標(biāo)右鍵單擊該公式，在彈出的菜單中選擇 “顯示圖片工具欄”選項。 利用圖片工具欄中的各個工具

7、來對該公式進(jìn)行顏色、格式等其他方面的改進(jìn)。4.1.9 讓工具欄工具按鈕或菜單欄中的圖標(biāo)亮起來為了突出個性，希望 PowerPoint 中的工具欄按鈕和菜單欄中的圖標(biāo)能與眾不同。請問能更改這些默認(rèn)的圖標(biāo)嗎？如果可以，要怎樣做呢？答：當(dāng)然可以。在PowerPoint 中提供了多種圖標(biāo)供用戶更改，同時還可以把自己編輯的新圖標(biāo)作為工具欄上的按鈕或菜單欄中的圖標(biāo)。方法如下：（ 1）如果要從系統(tǒng)中選擇其他圖標(biāo)的話，首先單擊“工具”菜單的“自定義”命令， 然后選定需要更改圖標(biāo)的工具按鈕或菜單選項，用鼠標(biāo)右鍵單擊打開快捷菜單，選擇“更改按鈕圖標(biāo)”選項，在列表中選定一個合適的圖標(biāo)即可。也可在彈出“自定義”對話框

8、時，選擇“命令”選項卡，單擊“更改所選內(nèi)容”下拉按鈕，選擇“更改按鈕圖像”來實現(xiàn)圖標(biāo)的更改。同時，還可以單擊“編輯按鈕圖像”，對所選定的圖標(biāo)的顏色、位置等進(jìn)行修改。（2）如果想使更改的圖標(biāo)更漂亮、更個性鮮明的話，也可以首先找到想設(shè)置為圖標(biāo)的圖像文件，然后用相應(yīng)的編輯軟件打開并適當(dāng)?shù)木庉嬎ㄗ⒁庖顾拇笮『拖到y(tǒng)圖標(biāo)一致，同時要保持清晰，系統(tǒng)默認(rèn)的按鈕圖像的大小是16 x 16 像素）。編輯好以后，執(zhí)行復(fù)制操作，將該圖像復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板，然后再執(zhí)行單擊鼠標(biāo)右鍵后彈出菜單中的 “粘貼按鈕圖像”命令即可。如果對這個圖標(biāo)不夠滿意的話，可以利用“復(fù)位按鈕圖像”命令來恢復(fù)系統(tǒng)圖標(biāo)設(shè)置。4.1.10 給圖片

9、加上文字說明請問要如何才能給幻燈片中的圖片加上文字說明呢？如果想把文字說明放在圖片中呢？答：只要在幻燈片中添加了圖片，就可以直接單擊屏幕左下方的“自選圖形”按鈕，在彈出的菜單中選擇“標(biāo)注”選項，同時在標(biāo)注列表中選擇一種合適的標(biāo)注框類型。然后把鼠標(biāo)移到需添加文字說明的區(qū)域，按下鼠標(biāo)左鍵拖動出標(biāo)注框，并在其中輸入文字說明。如果需要改變它的大小，可以選中標(biāo)注框，把鼠標(biāo)指針移到相應(yīng)控點(diǎn)上，當(dāng)它變成雙向箭頭的時候，按住鼠標(biāo)左鍵，拖動該雙向箭頭即可調(diào)整標(biāo)注框的大小。如果想把文字說明放在圖片中，可以把鼠標(biāo)指針移到標(biāo)注框上，當(dāng)它變成雙十字箭頭的時候，按下鼠標(biāo)左鍵，拖動到圖片上即可。4.1.11 如何在幻燈片播

10、放時在幻燈片文稿上加入文字有時候在PowerPoint 中播放幻燈片文稿時，想在其中同時加入一些文字。請問要如何設(shè)置才能實現(xiàn)呢？答： 只需要在播放演示文稿的同時，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇 “指針選項”中的“畫筆”選項，此時指針會自動的變成一枝畫筆的形狀，按住鼠標(biāo)左鍵，就可以隨意書寫文字了。如果要結(jié)束該項操作，可以直接按“Esc”鍵退出，幻燈片會繼續(xù)播放。4.1 基本設(shè)置技巧(2)4.1.12 項目符號也可用圖片做精品文檔精品文檔有朋友說，項目符號除了可以用數(shù)字、字母來做以外，還可以用圖片來做。請問該如何操作呢？ 答：方法其實很簡單。首先選定需要設(shè)置項目符號的文字，然后單擊“格式”菜

11、 單中的“項目符號和編號”選項，在彈出的“項目符號和編號”對話框中單擊“圖 片”按鈕，就會出現(xiàn)“圖片項目符號”對話框，如圖 4-5所示。圖4-5 "圖片項目符號”對話框可以在列表中選擇適合的圖片來做項目符號。 但是如果想用自己喜歡的圖片來做 項目符號的話，就要單擊上圖中的“導(dǎo)入”按鈕，在“將剪輯添加到管理器”對 話框中把該圖片導(dǎo)入到圖片選擇列表中，選定后單擊“確定”按鈕即可。4.1.13 如何用特殊符號做項目符號想用一些有意思的特殊符號來做項目符號，請問該怎么做呢？答：方法其實不難?？梢允紫冗x定需要設(shè)置項目符號的文字， 然后單擊鼠標(biāo)右鍵, 選擇快捷菜單中的“項目符號和編號”選項，在彈

12、出的“項目符號和編號”對話 框中單擊“自定義”按鈕，就會出現(xiàn)“符號”對話框，如圖 4-6所示。圖4-6 “符號”對話框可以單擊“字體”下拉列表選擇不同類型的字體，同時在下面的符號列表中選擇 各類適合的特殊符號。如果希望更改符號的顏色或是大小， 還可以在返回的“項 目符號和編號”對話框中，直接選擇適合的顏色和設(shè)置它的大小以達(dá)到滿意的效果。精品文檔精品文檔4.1.14 一次性展開全部菜單在使用 PowerPoint 菜單的過程中，發(fā)現(xiàn)有時候要想全部展開所有菜單項，必須單擊菜單中向下的雙箭頭，非常麻煩。有什么方法可以避免這類重復(fù)操作一次性展開全部菜單嗎？答：可以單擊“工具”菜單欄的“自定義”選項，在

13、彈出的“自定義”對話框中單擊“選項”選項卡，選定“始終顯示整個菜單”復(fù)選框，再單擊“關(guān)閉”按鈕即可。4.1.15 如何將有文字說明的圖片保存為圖片格式想將 PowerPoint 中帶有文字說明的圖片保存為圖片格式，以便下次調(diào)用該圖片時無需再次添加文字說明。請問該怎么做呢？答： 首先選定圖片所在的幻燈片，把圖片以外的其他無須保存為圖片格式的所有文字或?qū)ο蠖记宄蝗缓筮x定該圖片，并把它的大小調(diào)整到和整個幻燈片編輯區(qū)一致。單擊“文件”菜單欄的“另存為”選項，在彈出的對話框中輸入新的文件名，并且把“保存類型”設(shè)置為“ JPE成件交換格式”或“ GIF可轉(zhuǎn)換的圖形格 式”，就能實現(xiàn)把有文字說明的圖片保存

14、為圖片格式這一操作了。4.1.16 快速為多張幻燈片著色當(dāng)多張幻燈片的著色方案都相同的時候，有什么快捷方法能夠把同一方案運(yùn)用于多張幻燈片嗎？如果是不同文檔中的幻燈片，可以把某一文件中的著色方案運(yùn)用到另一文件中嗎？答：當(dāng)然可以。首先選中已經(jīng)著色的一張幻燈片， 然后用鼠標(biāo)左鍵雙擊工具欄上 的“格式刷”按鈕，當(dāng)鼠標(biāo)指針右邊出先一把刷子的時候，單擊需要運(yùn)用同一著 色方案的各張幻燈片即可。如果想把某一文件中的著色方案運(yùn)用于另一文件，可以在打開兩個文檔之后單擊“窗口”菜單欄的“全部重排”選項，然后像在同一 文件中一樣，利用格式刷操作即可。4.1.17 巧給插入圖片減肥為了使PowerPoint幻燈片更生動

15、、更好看，我們常常需要在幻燈片中插入圖片， 可是這樣往往導(dǎo)致文件太大，請問有什么方法可以縮減圖片文件的大小嗎？答：可單擊“視圖”菜單欄中的“工具欄”選項，在其下拉列表中選擇“圖片”。 然后在彈出的圖片工具欄上選擇“壓縮圖片”按鈕，就會出現(xiàn)如下“壓縮圖片” 對話框，如圖4-7所示。圖4-7“壓縮圖片”對話框如果希望壓縮的圖片盡可能的小，可以選定“刪除圖片的剪裁區(qū)域”復(fù)選框。還可以設(shè)置該壓縮是運(yùn)用于“選中的圖片”還是“文檔中的所有圖片”。同時也可以根據(jù)需要來更改圖片的分辨率，以達(dá)到最佳的效果。4.1.18 讓幻燈片的切換生動起來希望幻燈片在播放時能夠設(shè)置一些特殊效果，讓幻燈片的播放更生動、活潑，

16、請問該怎么做才能實現(xiàn)呢？答： 可以通過設(shè)置不同的切換效果、切換的速度，以及切換時的各種不同的聲音，來讓幻燈片的播放達(dá)到最佳效果。具體操作如下：首先用鼠標(biāo)右鍵單擊要設(shè)置切換效果的幻燈片，在彈出的快捷菜單中選擇“幻燈片切換”選項，此時在幻燈片編輯區(qū)域的右邊就會出現(xiàn)幻燈片切換設(shè)置選項框。可以在“應(yīng)用于所選幻燈片”下拉列表框中設(shè)置幻燈片的切換效果；在 “速度” 下拉列表框中設(shè)置幻燈片切換的快慢；在“聲音”下拉列表框中選擇適合的聲音，如果希望添加其他的聲音文件，還可以選擇列表中的“其他聲音”來導(dǎo)入其他聲音文件，如圖 4-8 所示。如果想要幻燈片自動播放，還可以在 “換片方式”選項中設(shè)置每隔多少時間自動切

17、換 , 同時還可以隨時單擊“播放”或“幻燈片放映”按鈕預(yù)覽切換效果。如果想把該切換設(shè)置運(yùn)用于所有的幻燈片，可以單擊“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕。精品文檔精品文檔*，加片5*烏制于所送切丁片 元為場 次平百歌中 二百T位 索西加 代世開 值向星武才干楫建 告JW ffT»A 科三西人 同古獨(dú)h作幫切好甘果/中 如“畫后撕運(yùn)而F|A 51即皿片荷 “自曲修能圖4-8切換幻燈片4.1.19 快速實現(xiàn)動作按鈕的統(tǒng)一設(shè)置在PowerPoint幻燈片設(shè)置過程中，我們常常給幻燈片添加動作按鈕?？墒菫榱?美觀實用，我們又需要對同一幻燈片中的所有動作按鈕做統(tǒng)一設(shè)置，非常麻煩。 請問有什么快捷方法嗎？答：當(dāng)

18、然有。只需要選中已設(shè)置好的動作按鈕，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“復(fù)制”選 項，然后單擊要設(shè)置同樣動作按鈕的其他幻燈片，選擇“粘貼”選項，這樣不僅 在其他的幻燈片中設(shè)置了相同的動作按鈕， 這些按鈕的位置也是完全相同的。如 果同一幻燈片上的動作按鈕較多，可以按住“ Ctrl ”鍵全部選定以后，再做上述 “復(fù)制”、“粘貼”操作。4.1.20 如何把Excel工作表或圖表插入到幻燈片中我們有時候需要在幻燈片中插入 Execl工作表或圖表，該怎么做呢?答：首先選定需要插入Execl工作表或圖表的幻燈片，并且把插入點(diǎn)移到合適的 位置，然后單擊“插入”菜單欄中的“對象”命令。如果要新建一個 Execl工作 表或圖表

19、，可以單擊“插入對象”對話框的“新建”單選按鈕，并且在右邊的選 擇列表中選擇插入“ Microsoft Excel工作表”或“ Microsoft Excel 圖表”，如圖4-9所示，單擊“確定”按鈕后就會插入新建的工作表或圖表。圖4-9插入工作表如果希望插入的是已經(jīng)編輯好的工作表或圖表，則要選擇“根據(jù)文件創(chuàng)建”項,然后單擊“瀏覽”按鈕導(dǎo)入相應(yīng)的工作表或圖表，如圖 4-10所示。精品文檔精品文檔圖 4-10 插入編輯好的工作表4.1.21 讓模板別具一格在使用 PowerPoint 編輯幻燈片時，系統(tǒng)提供了很多種模板供我們使用。但是有時候， 為了別具一格，希望把自己設(shè)計的一些幻燈片樣式保存為模

20、板，該怎么做呢？答：只需要在保存的時候，單擊“文件”菜單欄的“另存為”選項，在“另存為”對話框中把保存類型設(shè)置為 “演示文稿設(shè)計模板”即可把該頁幻燈片保存為模板供下次調(diào)用。4.1.22 如何在每張幻燈片上使用不同的模板在用 PowerPoint 設(shè)計幻燈片時常常用到模板，但是不知道該怎樣才能在每張幻燈片上使用不同的模板。請問該怎么做呢？答：在PowerPoint XP中實現(xiàn)該功能比較簡單。首先用鼠標(biāo)右鍵單擊需要應(yīng)用模板的幻燈片，在彈出的快捷菜單中選擇“幻燈片設(shè)計”選項后，幻燈片編輯區(qū)的右邊就會出現(xiàn)幻燈片設(shè)計選項框。單擊“設(shè)計模板”，把鼠標(biāo)在模板列表中合適的模板上停留一會兒，在右邊出現(xiàn)下拉按鈕時

21、單擊該按鈕，選擇 “應(yīng)用于選定幻燈片”項。重復(fù)該操作，即可在每張幻燈片上使用不同的模板。4.1.23 如何把多個演示文稿合并在實際應(yīng)用PowerPoint XP 的過程中，有時候需要把多個幻燈片演示文稿合并，并且希望它們分別保持原有的風(fēng)格。請問可以嗎？如果可以，該怎么操作呢？答：當(dāng)然可以。首先打開需要合并的某一個演示文稿，然后單擊“工具”菜單欄的 “比較并合并演示文稿”選項， 在彈出的對話框中選擇要與之合并的另一個演示文稿并單擊“合并”按鈕，接著按提示單擊“繼續(xù)”按鈕，操作完成后即可實現(xiàn)兩個文稿的合并。4.1.24 如何設(shè)置超鏈接有人說在PowerPoint 中，使用超鏈接功能不僅可以在不同的

22、幻燈片之間自由切換， 還可以在幻燈片與其他程序或文件之間隨意地轉(zhuǎn)換。請問要如何才能設(shè)置超鏈接呢？答：常用的方法有三種：（ 1）直接利用工具欄上的“插入超鏈接”按鈕。首先選定需要插入超鏈接的文字或圖像，也可把光標(biāo)移動到要插入超鏈接的相應(yīng)位置。然后單擊工具欄上的“插入超鏈接”按鈕， 在彈出的 “插入超鏈接”對話框中選擇要插入鏈接的文檔、Web頁或電子郵件地址，如圖4-11所示，再單擊“確定”按鈕即可。需要注意的是，如果選定的是文字或圖像等幻燈片中已有的對象，那么設(shè)置超鏈接后沒有什么特殊標(biāo)志。只有在幻燈片播放時，把鼠標(biāo)移到相應(yīng)的對象上，鼠標(biāo)指針會變成一只 “手” 型， 單擊該對象即可啟動超鏈接。如果

23、沒有選定任何對象，只是把光標(biāo)移到幻燈片相應(yīng)的位置，那么可以在“插入超鏈接”對話框的“要顯示的文字”后給鏈接命名，以便幻燈片上出現(xiàn)相關(guān)的帶下劃線的提示，當(dāng)鼠標(biāo)指針移到該提示上時，同樣會變成一只“手”型，單擊便可打開超鏈接。精品文檔精品文檔圖4-11插入超鏈接(2)也可以利用“動作設(shè)置”來實現(xiàn)。首先選中需要設(shè)置超鏈接的圖像或文字, 單擊“幻燈片放映”菜單欄的“動作設(shè)置”選項。根據(jù)需要單擊“單擊鼠標(biāo)”或“鼠標(biāo)移過”選項卡。選擇“超鏈接到”單選按鈕，并在下拉列表中選擇要鏈接 到的內(nèi)容。如果要鏈接的內(nèi)容不在該下拉列表中，可以單擊“其他文件”來導(dǎo)入 相應(yīng)的鏈接內(nèi)容，如圖4-12所示，設(shè)置完畢單擊“確定”按

24、鈕即可。(3)除了上述兩種方法以外，還可以利用“動作按鈕”來設(shè)置超鏈接。方法如 下：單擊“幻燈片放映”菜單的“動作按鈕”選項，在列表中任選一個適合的動 作按鈕。把鼠標(biāo)移到幻燈片編輯區(qū)域，指針就會變成一個黑“十”字型，在需要 添加超鏈接的位置按住鼠標(biāo)左鍵拖動，繪出一個動作按鈕。同時在彈出的如圖 4-12的“動作設(shè)置”對話框中，按方法(2)操作即可。精品文檔在 PowerPoint檔案中插入Flash文件圖4-12利用“動作設(shè)置”來源：省局網(wǎng)絡(luò)信息辦經(jīng)?？吹接腥藛栠@樣的問題，上網(wǎng)查了查，大多的教程并沒有真 正解決這個問題，所插入的flash要點(diǎn)擊彈出才能播放.今天有 空，好好查了一下powerpoint命令和說明書，終于找到了插入 flash ,讓它直接在powerpoint里直接播放的辦法了 .(本教程所使用的PowerPoint版本為office 2000)步聚如下：1 .啟動P