會議組織工作流程

1、會議組織工作流程1目的本文件規(guī)定了 XX農(nóng)村銀行（以下簡稱“本行”）會議組織工作的流程及控制要點(diǎn)，旨在規(guī) 范會議組織工作，明確會務(wù)工作人員的職責(zé)，確保會務(wù)前期籌劃嚴(yán)謹(jǐn)，會務(wù)執(zhí)行過程合 理，會務(wù)服務(wù)體系完善。2適用范圍本文件適用于本行會議組織工作。3定義、縮寫與分類3.1 定義會議：是指一種有組織地商討和決定某些事項的臨時性集體活動。包括會議時間、 會議議題、會議主辦者、與會人員、會議程序、會議時間、會議地點(diǎn)等要素。會議組織工作：是指圍繞會議所進(jìn)行的各項組織、管理和服務(wù)工作，包括從會議的 準(zhǔn)備到善后的一系列具體工作。3.2 縮寫無3.3 分類1）會議根據(jù)其規(guī)模大小，分為：小型會議和大型會議：a）

2、小型會議：是指參會人員30人以下（包括30人）的會議；b）大型會議：是指參會人員超過30人的會議。2）會議根據(jù)具有無固定召開時間和頻率，分為定期會議和不定期會議：a）定期會議：是指定期舉行，不可輕易取消或延后的會議；b）不定期會議：是指因突發(fā)問題急待解決而臨時召開的會議。4職責(zé)與權(quán)限部門/崗位職責(zé)與權(quán)限不相容職責(zé)主管領(lǐng)導(dǎo)1）審批會議通知，提出明確要求并督促綜合辦公部門落實；2）審簽會議紀(jì)要，監(jiān)督相關(guān)部門落實。部門/崗位職責(zé)與權(quán)限不相容職責(zé)綜合辦公部門/主任崗1）審核會議通知，安排綜合辦公部門工作人員做好會務(wù)服務(wù)、后勤保障等工作；2）審核會議紀(jì)要的完整性、準(zhǔn)確性。綜合辦公部門/督查督辦崗做好會議

3、決議的督辦工作。綜合辦公部門/后勤服務(wù)崗按會議要求布置會場；安排食宿；接送會議代表。綜合辦公部門/文秘崗1）草擬和發(fā)布會議通知；2）撰寫會議材料，協(xié)助做好會場服務(wù)，負(fù)責(zé)會議記錄；3）整理會議記錄，撰寫會議紀(jì)要并報領(lǐng)導(dǎo)審批；4）印發(fā)會議紀(jì)要等。5原則與基本規(guī)定5.1原則1）充分準(zhǔn)備原則。綜合辦公部門接到通知后，要弄清會議的目的和要求，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)或 組織者的意圖，策劃并擬定會議方案，按方案落實責(zé)任人，做到任務(wù)到人、責(zé)任明確，會議 設(shè)施、用品要配備齊全，并進(jìn)行使用檢查。2）服務(wù)周到原則。會議組織工作應(yīng)提倡“以人為本”的服務(wù)理念，努力提供方便于人、 安心于人和為人解憂的各項服務(wù)措施，要在日常會務(wù)服務(wù)工作

4、中不斷吸取和推廣好的服務(wù)經(jīng) 驗和做法，探索和研究人性化服務(wù)、細(xì)致服務(wù)的方法和措施，不斷提高服務(wù)水平。3）嚴(yán)密組織原則。為保證會議的順利進(jìn)行，每一項會議組織程序都要環(huán)環(huán)相扣。要強(qiáng) 調(diào)統(tǒng)一指揮，防止多頭指揮。綜合辦公部門要加強(qiáng)檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，堵塞漏洞。4）確保安全原則。會議組織人員要嚴(yán)格遵守、貫徹、執(zhí)行會議有關(guān)安全保衛(wèi)的規(guī)章制 度和工作規(guī)程，防止危害與會人員事故的發(fā)生；要確保與會人員的財產(chǎn)安全，提醒與會人員 妥善保管好自己的物品；要嚴(yán)格執(zhí)行食品衛(wèi)生安全法，防止食物中毒；要事前對參與會議的 駕駛?cè)藛T進(jìn)行安全教育，明確任務(wù)和行車要求，并做好車輛的安全檢查。5）厲行節(jié)約原則。會議服務(wù)要堅持厲行節(jié)約，

5、反對鋪張浪費(fèi)行為，嚴(yán)格按會議標(biāo)準(zhǔn)籌 備會議，嚴(yán)禁突破會議預(yù)算安排就餐和住宿6）保密原則。保密工作貫穿于相關(guān)會議的全過程，在會議組織的每個階段和環(huán)節(jié)都要注意保守機(jī)密。5.2 基本規(guī)定1）會議組織工作由本行綜合辦公部門歸口管理。綜合辦公部門根據(jù)工作安排或領(lǐng)導(dǎo)要求，起草會議通知并發(fā)布。會議通知應(yīng)明確會議時間、地點(diǎn)、中心議題、參會人員、食宿安排、會議代表接送等要點(diǎn)。2）會議召開前，綜合辦公部門應(yīng)提前查看會場，確定是否符合會議要求，確認(rèn)會議設(shè)施是否運(yùn)行正常。3）由綜合辦公部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)提前安排好食宿、報到等事項；對會議重要來賓，應(yīng)提前安排好接送人員和車輛，做好后勤保障服務(wù)。4）綜合辦公部門應(yīng)會同相關(guān)部門認(rèn)

6、真組織會議材料，并將會議資料提前送至各參會領(lǐng)導(dǎo)。 會議召開時負(fù)責(zé)安排會議簽到，分發(fā)會議材料，并認(rèn)真做好會議記錄。會議記錄包括的內(nèi)容有：會議召開的日期、地點(diǎn)、主持人姓名、出席會議的人員、會議議程、發(fā)言要點(diǎn)、每一決議事項的表決方式和結(jié)果等。5） 對有決策事項的會議，綜合辦公部門應(yīng)負(fù)責(zé)形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要主要內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點(diǎn)、主持人、會議議題和討論情況、會議決定、參加和列席人員、記錄人員等。6）會議紀(jì)要應(yīng)及時送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)，并存檔備查。一般情況下，董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要報黨委備案；行務(wù)會、 行長辦公會會議紀(jì)要報董事會、監(jiān)事會和黨委備案；黨委會會議紀(jì)要隨時備上級黨組織檢查。7）綜合

7、辦公部門負(fù)責(zé)會議決策事項的督辦，并將督辦結(jié)果及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋，以利于本行工作更好地開展。8）本行會議組織工作應(yīng)同時做到以下幾點(diǎn)：a）明確責(zé)任，分工協(xié)作。會議組織工作繁瑣、具體，要求分工明確，落實到人，并根據(jù)各自 責(zé)任，在任務(wù)有交叉時搞好協(xié)作，注意銜接點(diǎn)的相互配合和補(bǔ)位，絕不能出現(xiàn)推諉、扯皮，更不能出現(xiàn)任務(wù)遺漏。b）統(tǒng)一要求，規(guī)范管理。應(yīng)注意在會標(biāo)、標(biāo)志、文件等方面統(tǒng)一要求，規(guī)范格式。c） 規(guī)范著裝，禮貌待人。會務(wù)工作人員服飾裝束要莊重、整潔、 大方， 言談舉止要文明、熱情、穩(wěn)重。d）嚴(yán)肅紀(jì)律，文明會風(fēng)。倡導(dǎo)文明會風(fēng)，嚴(yán)肅會議紀(jì)律，會前應(yīng)提前進(jìn)入會場，會議期 間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)，領(lǐng)導(dǎo)講話時禁止離開會

8、場或在會場中走動，會場嚴(yán)禁抽煙，必要時可作為會 場紀(jì)律在會議指南中明確提出。6流程描述與控制要求階段環(huán)節(jié)風(fēng)險點(diǎn)6.1會議組織環(huán)節(jié)名稱 適用部門 適用崗位草擬會議通知 綜合辦公部門； 文秘局；職責(zé)要求 操作規(guī)范 根據(jù)工作3 文秘崗草花 主要內(nèi)容： 1）會議時 2）中心議） 3）會議其， 表接送等。草擬會議通知:排或領(lǐng)導(dǎo)要求，由綜合辦公部門1會議通知。會議通知應(yīng)包括以下間、地點(diǎn)、參會人員；題；他要點(diǎn)，包括食宿安排、會議代環(huán)節(jié)名稱 適用部門 適用崗位審核綜合辦公部門；主任崗；職責(zé)要求 操作規(guī)范 對會議通知 否完整，為審核會議任務(wù)1進(jìn)行審核，確定會議組織要點(diǎn)是 二報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。環(huán)節(jié)名稱 適用部門 適

9、用崗位審批彳趨；主管領(lǐng)導(dǎo)；職貝要求 操作規(guī)范 審批會議通 意見。審批會議任務(wù)珠口，并對會議籌備工作提出明確環(huán)節(jié)名稱 適用部門 適用崗位發(fā)布會議通知 綜合辦公部門； 文秘局；職責(zé)要求 操作規(guī)范 門文秘崗發(fā)發(fā)布會議通知根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，綜合辦公部 t布會議通知。環(huán)節(jié)名稱 適用部門 適用崗位布置會場 綜合辦公部門； 后勤服務(wù)崗；職責(zé)要求布置會場操作規(guī)范：提前查看會場，確定是否符合會議要求，確認(rèn)會議設(shè)施是否運(yùn)行正常。 特別應(yīng)明確會場 布置是否合理，席卡擺放是否正確， 及時更 換會標(biāo)或電子字幕。 根據(jù)需要，可在會場內(nèi) 適當(dāng)擺放花草。環(huán)節(jié)名稱：后勤保障適用部門：綜合辦公部門；適用崗位：后勤服務(wù)崗；職責(zé)要求

10、：提供后勤保障操作規(guī)范：提前安排好食宿、報到等事項；對會議重要 來賓，應(yīng)提前安排好接送人員和車輛， 做好 后勤保障服務(wù)。環(huán)節(jié)名稱：會務(wù)服務(wù)適用部門：綜合辦公部門；適用崗位：文秘，崗;職責(zé)要求：提供會務(wù)服務(wù)操作規(guī)范：1）組織會議材料，并將會議資料提前送至 各參會領(lǐng)導(dǎo)；2）安排會議簽到，分發(fā)會議材料，認(rèn)真做 好會議記錄，根據(jù)會議種類詳細(xì)記載決策事項。3）會議記錄包括的內(nèi)容后：a）會議召開的日期、地點(diǎn)和主持人姓名；b）出席會議的人員；c）會議議程；d）發(fā)百要點(diǎn)；e）每一決議事項的表決方式和結(jié)果等。風(fēng)險描述：未認(rèn)真履行崗位職責(zé)，大會材料準(zhǔn)備不充分, 影響會議順利召開，導(dǎo)致會議的決策和部署 未及時出臺和

11、落實。風(fēng)險等級：高風(fēng)險控制措施：加強(qiáng)崗責(zé)控制，提高文字綜合和處理具體事務(wù)的能力?？刂撇块T：綜合辦公部門；控制崗位：主任崗；6.2會議紀(jì)要環(huán)節(jié)名稱：整理會議紀(jì)要適用部門：綜合辦公部門；適用崗位：文秘，崗;職責(zé)理求：整理會議紀(jì)要操作規(guī)范：對有決策事項的會議， 應(yīng)形成會議紀(jì)要。 會議紀(jì)要主要內(nèi)容包括：1）會議名稱、時間、地點(diǎn)、主持人；2）會議議題和討論情況；3）會議決定；4）參加和列席人員、記錄人員等。環(huán)節(jié)名稱：審核適用部門：綜合辦公部門；適用崗位：主任崗；職責(zé)要求：審核會議紀(jì)要操作規(guī)范：對會議紀(jì)要進(jìn)行審核，確定會議紀(jì)要內(nèi)容是否完整，是否符合保密性規(guī)定， 發(fā)送單位和 個人是否止確。環(huán)節(jié)名稱 適用部門

12、 適用崗位 職責(zé)要求 操作規(guī)范 會議紀(jì)要先 誤后簽發(fā)。內(nèi)容是否芫 單位和個人審簽彳趨；主管領(lǐng)導(dǎo)；會議紀(jì)要審簽彳成后必須由會議召集人確認(rèn)無簽發(fā)會議紀(jì)要，應(yīng)確定會議紀(jì)要1整，是否符合保密性規(guī)定， 發(fā)送 、是否止確。環(huán)節(jié)名稱 適用部門 適用崗位 職責(zé)要求 操作規(guī)范1）印制會一 構(gòu)，并存欄2） 情1 報黨委備差 報董事會、 紀(jì)要隨時崔紀(jì)要印發(fā)綜合辦公部門；文秘局；印發(fā)會議紀(jì)要議紀(jì)要，及時送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)備查。況下，董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要1;行務(wù)會、彳旅辦公會會議紀(jì)要 監(jiān)事會和黨委備案；黨委會會議上級黨組織檢查。6.3會議決議 督辦環(huán)節(jié)名稱 適用部門 適用崗位 職責(zé)要求 操作規(guī)范 進(jìn)行督查查 件）上詳細(xì) 辦管理流精會議決議督辦綜合辦公部門；督查督辦崗；會議決議督辦根據(jù)會議紀(jì)要對工作的開展情況 f辦，并在會議督辦登記簿（附 登記。會議決議督辦程序詳見督 ! 。風(fēng)險描述：未認(rèn)真履行督辦職責(zé)，會議決議事項未及時 辦理和漏辦，造成本行決策和工作部署貫徹 落實/、及時