企業(yè)辦公自動(dòng)化實(shí)施方案

1、企業(yè)辦公自動(dòng)化實(shí)施方案網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營中央2021/03/041、 關(guān)于辦公自動(dòng)化2、 實(shí)施OA系統(tǒng)必要性3、 OA系統(tǒng)實(shí)施方案4、 總結(jié)關(guān)于辦公自動(dòng)化企業(yè)辦公自動(dòng)化也稱為OAOfficeAutomation,是一門綜合性科學(xué)技術(shù).使用簡單、投入相對(duì)較小,大多數(shù)企業(yè)往往選擇從OA系統(tǒng)著手實(shí)施企業(yè)信息化治理.OA系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)：1 .可以實(shí)現(xiàn)分布式協(xié)同辦公.可以支持多分公司工廠、跨地域辦公模式和移動(dòng)辦公.企業(yè)員工在任何地方只需要用自己帳號(hào)登錄OA系統(tǒng)就可以查看和處理自己工作流程、郵件和信息.2 .可以落實(shí)治理制度、工作流程自動(dòng)化.工作流程是OA系統(tǒng)核心思想,可實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤、解決多崗位、多部門、多分公司之間協(xié)

2、同工作問題,從而提升工作效率.各個(gè)企業(yè)都存在著大量流程化工作,例如公文處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等,都是一些流程化工作,通過實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化,就可以標(biāo)準(zhǔn)各項(xiàng)工作,提升企業(yè)協(xié)同工作效率.3 .信息發(fā)布平臺(tái)和內(nèi)部通訊平臺(tái).如企業(yè)公告、新聞發(fā)布、電子刊物等,使內(nèi)部規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛傳播,使員工能夠即時(shí)了解企業(yè)內(nèi)部開展動(dòng)態(tài).可以建立企業(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng),短信系統(tǒng),即時(shí)通訊系統(tǒng)等,使企業(yè)內(nèi)部通訊和信息交流快捷通暢.4 .文檔自動(dòng)化治理.各類文檔包括各種文件、知識(shí)、信息能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用,并有一個(gè)方便快捷查找手段.OA系統(tǒng)局限性：由于O

3、A系統(tǒng)屬于企業(yè)信息化治理根底應(yīng)用系統(tǒng),并不能實(shí)施企業(yè)產(chǎn)銷存,財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)等較為復(fù)雜信息化應(yīng)用.二、實(shí)施OA系統(tǒng)必要性目前集團(tuán)公司在長沙,湘潭,寧鄉(xiāng)等地都設(shè)有分公司、工廠和辦公地點(diǎn),涉及不同行業(yè)和業(yè)務(wù)范圍.隨著集團(tuán)規(guī)模擴(kuò)展和員工增加,在集團(tuán)內(nèi)部規(guī)章制度治理、分公司與各部門之間協(xié)調(diào)溝通、財(cái)務(wù)申報(bào)與審核、人力資源治理等方面將會(huì)遇到越來越多問題,正如虞總所總結(jié)“人在路上跑,事情辦不好,費(fèi)用降不下,效率難提升OA系統(tǒng)正好能解決異地辦公,分布式治理所遇到問題,利用互聯(lián)網(wǎng)快速便捷,能將工廠、分公司、各個(gè)部門和所有員工集中在一個(gè)平臺(tái)進(jìn)行治理和溝通,而且集團(tuán)公司相對(duì)于其他企業(yè)優(yōu)勢(shì)在于新業(yè)務(wù)剛剛起步,不至于像老企業(yè)那

4、樣積重難返.所以我認(rèn)為集團(tuán)目前實(shí)施OA系統(tǒng)是必要,即可以標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)管理,提升工作效率,減少辦公費(fèi)用,也可以為將來實(shí)施更加復(fù)雜ERP、CRM等系統(tǒng)打下良好根底,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)現(xiàn)代化信息治理.實(shí)用工具審批流轉(zhuǎn)1CU系統(tǒng)平臺(tái)|公共辦公I(xiàn)網(wǎng)上交所T人辦公個(gè)人文件運(yùn)場后工區(qū)方案因定質(zhì)產(chǎn)事柄百理會(huì)股百理胤到百i2l現(xiàn)頻令漢OA結(jié)構(gòu)圖三、OA系統(tǒng)實(shí)施方案系統(tǒng)實(shí)施需要做以下工作:1、 治理架構(gòu)調(diào)研.由于OA系統(tǒng)以工作流程為核心,所以必須明確集團(tuán)總部、工廠、分公司、各部門治理關(guān)系.例如某公司業(yè)務(wù)副總經(jīng)理負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)部門,總經(jīng)理親自治理行政部與財(cái)務(wù)部,這樣治理架構(gòu)表達(dá)在OA系統(tǒng)里,行政部與財(cái)務(wù)部工作流程無需通過業(yè)務(wù)副總經(jīng)理審

5、核就可提交總經(jīng)理,而業(yè)務(wù)部門工作流程那么需副總經(jīng)理審核通過后,才能提交給總經(jīng)理審核.如果治理關(guān)系不明確,OA系統(tǒng)根底不穩(wěn),將不可能成功實(shí)施.2、 治理權(quán)限調(diào)研.各個(gè)崗位治理者、員工有什么樣權(quán)限,權(quán)限有多大必須要明確.例如某部門主管有1000元以下業(yè)務(wù)招待費(fèi)審核權(quán),表達(dá)在OA系統(tǒng)里他部門員工發(fā)生了1000元以下招待費(fèi)時(shí),那么只需員工申請(qǐng)后,部門主管審核通過后提交財(cái)務(wù)部審核,無需通過總經(jīng)理審核.如果治理權(quán)限不明確,會(huì)造成工作流程混亂和拖延,不能表達(dá)OA系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn).3、 崗位員工調(diào)研.需要納入OA系統(tǒng)治理員工需要明確,在OA系統(tǒng)里可允許一員工兼多崗位和多員工同崗位,但設(shè)立了某個(gè)崗位卻沒對(duì)應(yīng)員工話,那么

6、會(huì)造成工作流程中斷.4、 提供商與選型.目前國內(nèi)協(xié)同OA軟件廠商近400家,相對(duì)成熟穩(wěn)定、有一定規(guī)模效應(yīng)有點(diǎn)擊、金和、用友、合強(qiáng)、協(xié)達(dá)、泛微、浪潮、思創(chuàng)、慧點(diǎn)、明基、通達(dá)等廠商,這類廠商軟件價(jià)格偏高,支持50-100用戶企業(yè)版售價(jià)在3萬至5萬元.免費(fèi)期滿后需交納20004000/年效勞費(fèi).二線廠商如華天動(dòng)力、思道、競凡、極限等,售價(jià)在8千至2萬元,價(jià)格降低導(dǎo)致相關(guān)效勞減少,系統(tǒng)安裝,部署與維護(hù)都需要公司專人負(fù)責(zé).通過與廠商接觸和節(jié)省開支考慮,我建議在華天動(dòng)力,通達(dá)科技和極限三家廠商中選擇,將軟件本錢限制在3萬元以內(nèi).5、 系統(tǒng)部署與試用.OA系統(tǒng)在全公司推廣之前,需要在小范圍如分公司內(nèi)試用,測

7、試系統(tǒng)平臺(tái)平安性和穩(wěn)定性,同時(shí)測試設(shè)置工作流程是否完善和通暢,并在此根底上進(jìn)行功能修改和調(diào)整.如果測試通過,那么在集團(tuán)內(nèi)推行.6、 系統(tǒng)培訓(xùn)和維護(hù).OA系統(tǒng)實(shí)施觸及大家工作習(xí)慣,甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益,在實(shí)施過程中,難免會(huì)遇到阻力,甚至抵觸情緒,所以在全面推行同時(shí),需要對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行培訓(xùn),增強(qiáng)員工對(duì)系統(tǒng)認(rèn)同感和習(xí)慣性.同時(shí)系統(tǒng)平臺(tái)日常維護(hù)也需要專人負(fù)責(zé),保證系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定和平安.系統(tǒng)實(shí)施時(shí)間安排：1、 前期調(diào)研工作.需要2周時(shí)間,更需要治理高層積極配合.對(duì)集團(tuán)公司架構(gòu)規(guī)劃和安排、人員治理和分配將是OA系統(tǒng)實(shí)施根本條件.2、 提供商選擇與產(chǎn)品選型.需要1周時(shí)間.需要對(duì)各個(gè)提供商產(chǎn)品是否滿足和適合我們要求進(jìn)行評(píng)估.有必要可派人實(shí)地考察提供商實(shí)力與效勞.3、 系統(tǒng)部署與試用.需要4周時(shí)間,需要分公司配合系統(tǒng)測試與調(diào)試,盡量將問題解決在試用階段.4、 系統(tǒng)培訓(xùn)和維護(hù).時(shí)間待定.需要組織分公司、工廠各個(gè)部門進(jìn)行現(xiàn)場培訓(xùn),重要部門如財(cái)務(wù)部更需要單獨(dú)培訓(xùn).系統(tǒng)維護(hù)那么將持續(xù)進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施費(fèi)用預(yù)算：1、 購置系統(tǒng)軟件：30000元.這筆費(fèi)用可省2、 廠商考察差旅：2000元.1人3天北京出差3、 系統(tǒng)平臺(tái)搭建：0元.與網(wǎng)站共用效勞器4、 培訓(xùn)差旅：2000元.湘潭、寧鄉(xiāng)兩地出差5、 系統(tǒng)維護(hù)：2000元/月.招聘1人負(fù)責(zé)維