采購管理體系

1、【精品文檔】如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學(xué)習(xí)與交流采購管理體系.精品文檔.襄陽鷹牌榮華軸承有限公司采購管理體系1鷹牌榮華軸承有限公司采購管理的基本原則11物資采購：實行質(zhì)量優(yōu)先、價格競爭、相對集中、服務(wù)及時的原則；12供應(yīng)商的選擇：實行從企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)能力、工藝制造、質(zhì)量管理水平、供貨服務(wù)和財務(wù)狀況等方面進行擇優(yōu)選擇的原則；13供應(yīng)商關(guān)系：為戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實行利益共享、風(fēng)險共擔(dān)的原則；14供應(yīng)商管理：實行年度評價、動態(tài)管理、優(yōu)勝劣汰（5%-10%）的原則；15供貨質(zhì)量：實行質(zhì)量賠償和激勵的原則；16采購過程：實行規(guī)范、公平、公正、公開的原則；2采購管理體系21供應(yīng)商管理組織機購21

2、1 采 購 部-供貨部門212 質(zhì) 量 管 理 部-質(zhì)量檢驗部門213 技 術(shù) 中 心-技術(shù)部門214 財 務(wù) 部-價格審定及貨款支付部門215 人 力 資 源 部-監(jiān)督部門22采購管理職責(zé)221采購部門(1)負責(zé)潛在供應(yīng)商的推薦、資格認可以及合格供應(yīng)商確定的組織工作，提供潛在供應(yīng)商所有的相關(guān)資料；（2）編制物資采購計劃，按確定的合格供應(yīng)商及采購流程實施相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)；（3）組織物資采購招投標(biāo)、議標(biāo)工作；（4）組織對供應(yīng)商的業(yè)績評定和資源分配；（5）負責(zé)供應(yīng)商的管理；（6）負責(zé)付款計劃的制定；222質(zhì)量管理部門（1）參與供應(yīng)商資格的評定，參與確定合格的供應(yīng)商；（2）負責(zé)合格供應(yīng)商所供商品質(zhì)量的

3、檢驗、質(zhì)量跟蹤管理；（3）參與采購物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作；（4）負責(zé)合格供應(yīng)商質(zhì)量業(yè)績的評價和考核，參與供應(yīng)商的年度評價和整合工作；（5）負責(zé)合格供應(yīng)商的質(zhì)量改進和培訓(xùn)；（6）負責(zé)供應(yīng)商供貨質(zhì)量的索賠；（7）負責(zé)與合格供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；223技術(shù)部門（1）參與供應(yīng)商資格的評審；（2）負責(zé)提供外購主材及輔材的采購標(biāo)準(zhǔn)；（3）參與采購物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作；（4）參與供應(yīng)商的年度評價和整合工作；（5）負責(zé)與合格供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議、保密協(xié)議，并向合格供應(yīng)商提供產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品接收標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)文件；（6）對供應(yīng)商供貨樣品的鑒定；（7）負責(zé)合格供應(yīng)商的技術(shù)培訓(xùn)；224財務(wù)部（1）參與供應(yīng)商資格的評審；（2

4、）負責(zé)采購結(jié)算價格的審定及貨款結(jié)算；（3）參與采購物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作；（4）參與商供貨質(zhì)量的索賠工作；225監(jiān)督部門負責(zé)對公司采購管理全過程實施監(jiān)督；3采購業(yè)務(wù)管理31采購業(yè)務(wù)管理的依據(jù)：依據(jù)采購控制程序?qū)嵤?，確定合格供應(yīng)商名錄和供應(yīng)商A、B、C管理方案32采購計劃、采購合同、采購訂單的管理：采購部根據(jù)銷售部門制訂的年、季、月度銷售計劃及追加計劃和物控部門提供的緊急采購計劃，編制年度、季度、月度采購計劃和緊急采購計劃，同時與合格供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的采購合同，合同的簽訂要遵守國家相關(guān)法規(guī)和本公司的相關(guān)規(guī)定，并在每月15日前向供應(yīng)商提供下月采購計劃，要求供應(yīng)商按具體的時間、數(shù)量和質(zhì)量要求供貨，并要求

5、供應(yīng)商提供相關(guān)的材質(zhì)報告、檢驗報告和供貨產(chǎn)品清單；33采購標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)技術(shù)要求管理：技術(shù)部門根據(jù)生產(chǎn)部、采購部、物控部、銷售部的信息，制訂并下達采購標(biāo)準(zhǔn)，與合格供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議、發(fā)放產(chǎn)品接收準(zhǔn)則、檢驗規(guī)范、技術(shù)文件，并與其簽訂保密協(xié)議。34采購價格管理:3.4.1財務(wù)部負責(zé)制定物資采購詢價、比價、審價的程序；3.4.2總經(jīng)理負責(zé)對本公司所有物資采購價格進行審批；3.4.3財務(wù)部對本公司所有物資采購價格進行審核；3.4.4采購部負責(zé)采購物資的詢價、比價、談價及簽訂購貨合同或協(xié)議；（1）詢價：物資采購均應(yīng)采取3家以上的競爭性詢價，采購員應(yīng)通知供應(yīng)商提供經(jīng)簽字或蓋章確認的書面報價；采購員負責(zé)詢價資料

6、的準(zhǔn)備工作，并保證詢價資料的完整性和準(zhǔn)確性，采購員要隨時做好詢價記錄，按一定的方法歸入供應(yīng)商檔案，便于跟蹤；采購員接到供應(yīng)商報價后，要評審報價的完整性和準(zhǔn)確性。（2）比價：采購部采購物資必須采用比質(zhì)、比價、競爭采購的方式，要求參加競價的供應(yīng)商不少于3家，并在競價的基礎(chǔ)上與供應(yīng)商進行多輪談判，每輪談判后目標(biāo)價格重新確定，采購員要做好書面記錄，并存檔。（3）審價：采購部將貨比三家的供應(yīng)商報價資料報財務(wù)部，,財務(wù)部在3日內(nèi)根據(jù)自己的信息渠道收集的市場價格信息對采購物資的價格進行審核，并上報總經(jīng)理批準(zhǔn)；采購部根據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)的價格與供應(yīng)商簽訂合同；合同簽訂后采購部將合同復(fù)印件交財務(wù)部，作為財務(wù)支付貨款依

7、據(jù)。經(jīng)過審核未被批準(zhǔn)的價格，采購部重新按原程序進行詢價、比價、審價；當(dāng)供應(yīng)商提出調(diào)價時采購部要求供應(yīng)商重新提供報價單，采購部按原程序進行詢價、比價、審價；財務(wù)部負責(zé)所有購進物資和外協(xié)加工價格的審核，一是總經(jīng)理審定價格之前對所采購物資的價格進行審核；審核依據(jù):供應(yīng)商報價資料；采購部提供的比價資料；收集的市場信息；二是采購員報價之前對發(fā)票價格進行審核；審核發(fā)票價格的依據(jù)是公司已審定的物資采購價格目錄及所簽訂的合同。采購部必須按采購計劃數(shù)量進行購買，并對所購物資的質(zhì)量和價格負責(zé)。所購物資價格明顯高于現(xiàn)行市場價格并沒有理由的,財務(wù)部發(fā)現(xiàn)后不予上帳。詢價、比價、審價資料由采購部及時歸入供應(yīng)商檔案，為便于

8、對采購價格的事后監(jiān)督，每一筆采購業(yè)務(wù)都要登記備案，登記的內(nèi)容包括單位名稱、商品名稱、規(guī)格型號、價格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)以及付款方式等。財務(wù)部負責(zé)建立物價信息收集網(wǎng)絡(luò)，及時獲得國內(nèi)外產(chǎn)品價格信息資料，為全公司提供信息服務(wù)，公司內(nèi)部建立部門之間信息交換、溝通和反饋制度，保證物資采購價格管理過程中得到及時的信息支持。在市場價格不穩(wěn)定時期，每月或者不定期提出市場價格預(yù)計情況和分析資料；監(jiān)督和指導(dǎo)采購部調(diào)整采購價格。3.5.5采購物資質(zhì)量管理：質(zhì)量管理部門根據(jù)采購部門的信息與合格供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；供應(yīng)商所供貨物數(shù)量的驗收由物控部倉庫管理員核對；所供貨物的質(zhì)量驗收由質(zhì)量管理部門按簽訂合同中約定的技術(shù)

9、、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗；對由于供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量問題造成的損失，由質(zhì)量管理部門按雙方簽訂的質(zhì)量保證協(xié)方議進行質(zhì)量索賠。3.5.6供應(yīng)商發(fā)票管理：供應(yīng)商開具稅務(wù)發(fā)票必須符合國家稅務(wù)部門和本公司的相關(guān)規(guī)定。供應(yīng)商對已使用的物資必須及時開具發(fā)票，采購人員、 財務(wù)人員收到票后須及時核對發(fā)票，辦理財務(wù)掛帳或退票手續(xù)，收到的發(fā)票須在當(dāng)月處理完畢，特殊情況不得超出稅務(wù)部門規(guī)定的期限。 4.供應(yīng)商的管理4.1.1供應(yīng)商資源信息獲取的途徑（1）現(xiàn)有供應(yīng)商；（2）供應(yīng)商自薦；（3）通過媒體可網(wǎng)上收集相關(guān)供應(yīng)商信息；（4）公司相關(guān)部門或員工推薦；（5）顧客指定或其他途徑獲得；4.1.2供應(yīng)商應(yīng)具備的條件（1）產(chǎn)品工藝技術(shù)

10、先進,具備國家相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)，生產(chǎn)檢驗設(shè)備齊全，生產(chǎn)能力可滿足批量生產(chǎn)的需求；（2）具有較強的質(zhì)量保證能力；（3）具有較強的產(chǎn)品開發(fā)能力；（4）企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及財務(wù)狀況良好，具有良性發(fā)展的潛力；（5）產(chǎn)品價格合理；（6）售后服務(wù)優(yōu)秀；413供應(yīng)商選擇的步驟（1）采購部通過各種渠道收集符合本公司需求的相關(guān)供應(yīng)商信息；（2）采購部對收集的供應(yīng)商信息進行篩選、比較、確認，對基本滿足公司需求的供應(yīng)商發(fā)給供應(yīng)商基本情況調(diào)查表，供應(yīng)商返回調(diào)查表后，要進行進一步的分析、確認，并邀請質(zhì)量、技術(shù)部門等單位對供應(yīng)商進行現(xiàn)場調(diào)查。根據(jù)所掌握的供應(yīng)商信息，對達到滿足公司要求的供應(yīng)商由采購部填寫合格供應(yīng)商評審表，提交公

11、司質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等單位進行評價，必要時要求供應(yīng)商提交產(chǎn)品樣品進行檢驗。經(jīng)評審合格的供應(yīng)商報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后納入合格供應(yīng)商名錄。42合格供應(yīng)商的管理421合格供應(yīng)商的業(yè)績考評合格供應(yīng)商的日常業(yè)績由采購部、質(zhì)量部門從物品質(zhì)量、交貨期、整改、服務(wù)及額外運費等幾方面考核，每月或每季進行一次評價，根據(jù)評價結(jié)果對合格供應(yīng)商按優(yōu)秀（A級）、合格（B級）、基本合格（C級）、不合格（D級）進行分級排序，實行等級管理。（1）對A級供應(yīng)商給予表彰并從供貨比例、財務(wù)結(jié)算等方面給予優(yōu)先；（2）對B級供應(yīng)商應(yīng)限量采購；（3）對C級供應(yīng)商，暫停采購；向其提出整改建議，整改后若不能通過新供應(yīng)商評審程序，取消其

12、供應(yīng)商資格，通過評審的保留其合格供應(yīng)商資格；（4）對D級供應(yīng)商取消其供貨資格；5供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量賠償和激勵機制為提高產(chǎn)品質(zhì)量，落實產(chǎn)品質(zhì)量責(zé)任，保證供需雙方和公司用戶的合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法和中華人民共和國消費者權(quán)益保護法的有關(guān)規(guī)定，本公司將制訂產(chǎn)品質(zhì)量賠償和激勵的管理辦法，對供應(yīng)商所供的產(chǎn)品質(zhì)量責(zé)任、質(zhì)量賠償原則、質(zhì)量賠償程序、質(zhì)量賠償項目進行分類、質(zhì)量損失的計算方法、質(zhì)量賠償?shù)纳暝V、質(zhì)量懲戒和激勵方面作出明確規(guī)定。供應(yīng)商在與本公司簽訂供貨協(xié)議或合同的同進必須簽訂質(zhì)量保證協(xié)議和技術(shù)協(xié)議。協(xié)議中應(yīng)明確規(guī)定產(chǎn)品質(zhì)量要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)、抽樣方法和標(biāo)準(zhǔn)、檢驗設(shè)備和手段、接收準(zhǔn)則和拒收內(nèi)容。

13、對產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、信譽高、售后服務(wù)周到、顧客調(diào)查滿意度高的優(yōu)秀供應(yīng)商，本公司將從供貨份額、貨款結(jié)算等方面予以優(yōu)先辦理。6供應(yīng)商健儲管理本公司逐步實行物資零庫存管理，并與供應(yīng)商協(xié)商和簽訂有關(guān)協(xié)議，推行物資零庫存財務(wù)結(jié)算方式。所為物資零庫存結(jié)算，就是供應(yīng)商結(jié)算以我公司已用商品為結(jié)算依據(jù)，沒用產(chǎn)品作代儲商品管理，代儲商品不作為結(jié)算的依據(jù)，貨款結(jié)算為當(dāng)月貨款除一定比例的質(zhì)量保證金外，下月予以滾動結(jié)算。7采購控制程序71采購輸入：產(chǎn)品實現(xiàn)策劃活動時，財務(wù)部負責(zé)提供材料消耗定額，技術(shù)部門負責(zé)提供產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范和驗收標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)部負責(zé)提供生產(chǎn)計劃。72供方調(diào)查：采購部根據(jù)產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范及質(zhì)量要求，在國內(nèi)外同行業(yè)廠家

14、或主要原材料生產(chǎn)廠家中，選擇至少三個以上具有良好信譽及質(zhì)量保證的廠家進行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括：供方基本情況、生產(chǎn)能力、檢驗和質(zhì)量保證能力、交付能力等。公司大宗物資采購必須采取招標(biāo)、競標(biāo)方式，由相關(guān)部門組成招標(biāo)小組實施。73采購計劃：采購部根據(jù)實際庫存量和銷售部編制的年度銷售計劃及生產(chǎn)部編制的生產(chǎn)計劃，編制采購計劃，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。銷售部應(yīng)于每年的月日前制訂出下一年度的銷售總計劃，應(yīng)于每月的日前制訂出配套和市場的月度銷售計劃，74采購信息控制：采購合同、采購訂單中應(yīng)列明所購物品的名稱、型號、規(guī)格、類別、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期 。75交期跟蹤：為保證交貨期，采購部必須要求

15、合格供應(yīng)商具有100%的交貨能力，列明交貨期要求，訂單數(shù)量，產(chǎn)品資料，以使合格供應(yīng)方能滿足此期望。采購員應(yīng)跟蹤交貨期進度，確保存按期采購入庫，要求采購員提前以電話、傳真、信函或親自到廠商處跟催，以確保采購產(chǎn)品按時供應(yīng)。采購物品入庫按規(guī)定辦理入庫報檢手續(xù)。76采購產(chǎn)品檢驗：采購物品進廠入庫由倉庫管理員驗證物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等項目，并報檢；質(zhì)量管理部門根據(jù)有關(guān)進貨檢驗規(guī)范的要求，對物品進行必要的進貨檢驗；必要時，質(zhì)量管理部門派檢驗員前往供貨方現(xiàn)場進行采購物資驗證或要求供方檢驗部門提供質(zhì)量證明資料。質(zhì)量管理部門按照相關(guān)檢驗規(guī)范進行采購物品檢驗并開具相關(guān)檢驗單。對日常進貨進貨檢驗中發(fā)現(xiàn)的批量不合

16、格或嚴重不合格項目時，由采購部書面通知合格供方，提出糾正和預(yù)防措施要求并限期改正。采購合同管理辦法合同作為明確合同雙方權(quán)利的義務(wù)的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟往來的，應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟合同，合同均采用書面形式。一、 采購合同的內(nèi)容：采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免發(fā)生糾紛的前下，具備以下主要條款：商品的品種、規(guī)格和數(shù)量：商品采購分材料采購和成品采購，商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計量單位標(biāo)出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。如：鍛件采購應(yīng)列明所用軸承鋼型號、毛坯流量、是退火件還是淬

17、火件等。商品的質(zhì)量和包裝：合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn)；無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細規(guī)定。商品的價格和結(jié)算方式：合同中對商品和價格的規(guī)定要具體，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。交貨期限、地點和發(fā)送方式：交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式（送貨、代運、自提）。商品驗收辦法：合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法

18、、期限和地點。違約責(zé)任：簽約一方不履行合同，違約方應(yīng)負物質(zhì)責(zé)任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金：（）未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品；（）未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨；（）逾期發(fā)送商品。合同的變更和解除條件：在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況，都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。除此之外，采購合同應(yīng)視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，更有效力。二、采購合同的簽訂簽訂采購合同的原則：（）合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里的法人，是指有一定的組織機構(gòu)和獨立支配財產(chǎn)

19、，能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟活動，享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)，依照法定程序成立的企業(yè)。（）合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。（）必須堅持平等互利，充分協(xié)商的原則簽訂合同。（）當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。（）采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。簽訂采購合同的程序：簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟：(1) 訂約提議。訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。公司采購部根據(jù)所需采購的物品

20、制定初始采購合同，合同中列明采購物品的規(guī)格、型號、單價、付款期限、交貨日期、結(jié)算方式等，采購部將合同傳真至供應(yīng)商手中。 (2) 接受提議。接受提議是指被對方接受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也稱承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應(yīng)認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人，就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程，就是要約新的要約再要約直到承諾的過程。供應(yīng)商確認些合同所列內(nèi)容后，字后將此合同傳回公司采購部。采購部將此件作為合同附件存檔。(3) 填寫合同文本。采購部根據(jù)初始合同填寫正式合同一式二份,將加蓋本公司合同章的正式合同以郵寄或傳真的方式傳入合格供應(yīng)方手中,合格供應(yīng)方將加蓋合同章的完整合同寄回或傳回本公司,合同簽訂完畢。(4) 履行簽約手續(xù)。按合同規(guī)定的內(nèi)容跟蹤交期、質(zhì)量和結(jié)算貨款。保證采購任務(wù)的順利完成。有的經(jīng)濟合同，法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。三、采