船代外勤與船代調(diào)度的操作流程

1、I船代論壇www. shagt .com船舶代理論壇SHAGT.COM船代外勤船代外勤就是駐船外勤，主要負責船舶在港期間的現(xiàn)場代理業(yè)務工作， 充當船方與港口，貨方，裝卸公司等相關部門和當事人的橋梁.其主要工作內(nèi)容大致可歸結(jié)如下：1）船舶抵港前：掌握船舶規(guī)范和船舶動態(tài)，來港任務，運輸合同相關條款和費用分擔情況，了解 船方委托代辦的事項，如加油加水、上物料、修理、借支、換船員等，應與船務 調(diào)度保持緊密聯(lián)系，在其安排和指揮下工作。了解備貨情況和靠泊計劃，與有關方面事先取得聯(lián)系，做好準備工作。 備好船舶進出口報關的聯(lián)檢單證，以便船舶到港后能順利通過聯(lián)檢。2）船舶在港期間：了解船方，港方和貨方對裝卸作業(yè)

2、的具體要求，協(xié)調(diào)好各方關系。逐日了解船舶裝卸進度，向船方定時匯報，出現(xiàn)狀況，及時與有關各方聯(lián)系，盡快解決問題。辦理船方委托的其他事項，保存好各種單據(jù)，并做好記錄。3）離港前 根據(jù)作業(yè)進度和計劃，與港方確定船舶出港聯(lián)檢時間，與船長溝通，做好開航前 準備工作。落實船員是否盡數(shù)回船，所需燃油淡水物品等是否辦妥，代辦事項是否完成， 相 關業(yè)務單據(jù)是否已由船長大副等簽署完畢， 隨船單證是否備齊，聯(lián)檢單證是否齊 全。4）離港后將業(yè)務單據(jù)及財務單據(jù)等送交公司相關部門存檔結(jié)算，以便做好清帳手續(xù)和航次 結(jié)算，辦理其他船方交代事宜。船代外勤大多數(shù)都是事務性工作，比較瑣碎，因而很難一一介紹。外勤在船舶在 港期間穿梭

3、于船上和碼頭現(xiàn)場，還要幫船東和船員代辦一些雜事，又要協(xié)調(diào)好船， 港，貨三方的關系，相當辛苦。相對來說，船代外勤比貨代外勤要好。船代調(diào)度船代調(diào)度就是內(nèi)勤調(diào)度，主要負責與委托方、碼頭調(diào)度、引航站、海事局、 海關、邊防、衛(wèi)檢聯(lián)系，安排船舶的靠離泊計劃。船舶代理調(diào)度工作流程一.填制船舶調(diào)度日志和船舶動態(tài)表1. 每天早上正常上班前，負責與港方聯(lián)系，將船舶的進出港情況、作業(yè)余數(shù)、開/完工時間等記錄在調(diào)度日志上。2. 非節(jié)假日時間，根據(jù)調(diào)度日志填寫當日的船舶動態(tài)表。動態(tài)表內(nèi)容包括前 24 小時之內(nèi)開航船舶的開航時間、完工時間、裝 /卸或數(shù)量、開往港，節(jié)假日后第 一天上班還應包括節(jié)假日期間開航的船舶；今后 2

4、4小時內(nèi)預抵的船舶的來港任務、預抵時間；當日作業(yè)船泊的作業(yè)進度；錨地船舶情況等3. 復印船舶動態(tài)表交部門經(jīng)理，由其分發(fā)給公司有關負責人。動態(tài)表可以以電 子形式進行。二.來電處理1. 收到船長/委托方關于船舶的確報電后，及時以電話形式將確報時間、吃水2. 收到?jīng)]有申報的船舶的來電，及時轉(zhuǎn)計劃委托人員。3. 收到有借支要求、需加油等電文，及時通知對外結(jié)算人員由其進行必要的追 加索匯工作，做好已通知記錄。待財務落實費用后，通知有關的供方進行供應。4. 接到船員入境的來電后，負責向來華船員通過總公司拍邀請電。5. 收到委托方/船長的要求加水的來電，應以電話方式通知供方及時供應，并在 原電文上注明做好已

5、通知記錄、或在單船作業(yè)記錄上做記錄。6. 收到船方宣載或備妥裝卸作業(yè)條件的來電，按港口慣例及時通知有關方，并在原電文上注明通知人及通知時間。7. 收到需轉(zhuǎn)船方的船員信件、電文、海圖等，在單船作業(yè)記錄上注明，以提示 外勤轉(zhuǎn)交，并將上述物品適當放置保管。對誤投或收信不著的函件及時退還經(jīng)理 辦。8. 收到船長/委托方要求購買連云港及其他地方海圖的來電后， 通知海事總值班室送船，在原電文上注明通知人和通知時間。 如在本港海事采購不著且船舶停靠 時間允許，聯(lián)系其他海圖公司購買。如無法購買/購買不著，則復電告知。9. 收到船長/委托方要求驗艙、平艙、水尺公估的電文后，通知對外結(jié)算人員使 其了解可能的費用發(fā)

6、生情況。填寫相應的申請轉(zhuǎn)檢驗機構(gòu)或裝卸公司， 做好通知 記錄，申請一份留底10. 及時處理部門經(jīng)理轉(zhuǎn)來的其他電文。二.發(fā)送信息1指泊電根據(jù)船長第一次確報電（來港近的也可根據(jù)委托方有關的確報電），以電報或電 傳形式向船長拍發(fā)指泊電。指泊時根據(jù)來船的吃水分別指定相應的錨地。 如船舶 來自國外港，同時索取電檢資料。對大型卸貨船詢問前后吃水2.抵港電根據(jù)單船作業(yè)記錄內(nèi)容，在船舶抵港后及時（不晚于半個工作日）以書面形式向委托方報告如下內(nèi)容:1）抵港時間2）船舶存油水3）船舶前后吃水4）預計靠泊/靠泊時間（如有）5）開裝/卸時間（如有）6)預計完裝/卸時間（如可預計）I船代論壇www. shagt .co

7、mI船代論壇www. shagt .com3.離港電根據(jù)外勤的單船作業(yè)記錄，在船舶開航后及時（不晚于半個工作日）以書面形式向委托方報告船舶離港情況，主要內(nèi)容有:1)裝卸完時間2）完裝數(shù)量（僅裝貨船舶）3)存油水量4）前后吃水5)離港時間6）預抵下港時間如果船舶的下一港為國內(nèi)港口，同為 PENAVICO代理，則船舶離港信息抄報下港代理。如港距短，可電話通知。4. 在港動態(tài)電4.1對?？孔鳂I(yè)、錨地作業(yè)，根據(jù)外勤人員或港方調(diào)度提供的最新船舶動態(tài)，每 天至,少一次以書面形式向委托方報告船舶動態(tài)。4.2船舶靠泊作業(yè)后，及時（不晚于半個工作日）向委托方報告靠泊時間，開工 時間及預計完工時間4.3遇有嚴重影

8、響裝卸進度的作業(yè)停工情況，及時報告委托方?；謴妥鳂I(yè)后，作好作"業(yè)恢復的通知。4.4在本港進行非裝卸作業(yè)（如加油、修理等）的船舶，根據(jù)委托方的具體要求向其匯報有關動態(tài)。"4.5按公司要求，向公司報在港船舶動態(tài)。4.6如有長期委托方要求定期定時向其報送港口有關動態(tài)，則按其要求報送。4.7根據(jù)情況，隨時向有關發(fā)送消息。5. 動態(tài)聯(lián)系合格率做好船舶信息的發(fā)送工作，保證船舶動態(tài)聯(lián)系合格率不低于 98%動態(tài)聯(lián)系合 格率計算公式：資料齊全、聯(lián)系及時的船舶艘數(shù) /代理船舶總艘次X 100%四. 與口岸單位、船方、公司內(nèi)部的信息聯(lián)系與溝通1. 與口岸單位的聯(lián)系得到港方調(diào)度的有關船舶作業(yè)計劃安

9、排后，立即將計劃通知有關的檢查單位；如有24小時之內(nèi)無法靠泊的船舶，將該船舶的有關情況通知海事有關監(jiān)督站， 申請緩辦進口手續(xù)；同時去海關碼頭值班室辦理預辦手續(xù)， 在調(diào)度日志上做好記 錄。收到來自船方、弓冰或其他方面報來的關于船舶在港發(fā)生碰撞、火災、人員 傷亡、共同海損和船員違章等緊急 /突發(fā)情況后、立即告知部門經(jīng)理，同時將情 況通知口岸有關單位。在詳細了解情況后以書面形式及時通知委托方， 并在調(diào)度 日志上作相應記錄。2. 與船方的聯(lián)系.船舶抵港后，立即聯(lián)系船長。除核對電檢所需內(nèi)容外，還應詢問船舶準確接船、做好船舶開航安排、通知船舶移泊開航時間，作好已通知記錄。將辦理電訊檢疫的結(jié)果通知外勤，由其

10、作好適當?shù)陌才藕屯ㄖ⒂嘘P惡劣天氣（如臺風、大霧）的消息及時通知外勤，要求其以有效途徑 通知有關船舶，作好防范措施，在調(diào)度日志上做好已通知記錄和有關天氣情況記 錄。五. 船舶通知單的處理1. 收到計劃委托人員送來的船舶通知單后，根據(jù)船舶來港任務，準備單船作業(yè) 檔案單證，如通知書，作業(yè)申請，吊桿負荷等。2. 將船舶通知單有關內(nèi)容填寫到船舶預報表上六. 辦理檢疫手續(xù)1. 航行國際航線、且上一港為國外港（包括港、澳地區(qū)）的所有中外船舶需要 辦理衛(wèi)生檢疫手續(xù)。2. 船舶抵港前，如有符合檢疫單位電訊檢疫要求的船舶資料（如上港港名及離 港日期、船員人數(shù)、船舶噸位、來港任務、預抵時間、國內(nèi)港口簽發(fā)的衛(wèi)生證

11、書 編號和有效期和簽發(fā)港、除鼠證書的簽發(fā)港和有效期等），可以提前辦理電訊檢 疫。申辦程序如下:(1) 按照上述資料，填寫電訊檢疫申請單一式二份。(2) 將電檢單送呈檢疫單位審批。"(3) 批準后，取回一份留底。(4) 電訊檢疫通過后，在調(diào)度日志或單船作業(yè)記錄本上作好相應的記錄。3. 對于不具備電訊檢疫的船舶，抵后將及時了解錨位，告檢疫部門以便及時施 檢。七. 進口 /過境危險品申報1. 從來電、記錄、計劃委托提供的船舶通知單等獲悉有進口/過境的危險貨物時,按照國際海運危險貨物規(guī)則的有關規(guī)定， 填寫船舶載運危險貨物貨物申報單，注明貨 名等級、聯(lián)合國編號、國際危規(guī)頁碼、裝港等海事要求列明的內(nèi)容。2. 危險貨物申報單交通信員送海