費(fèi)用報(bào)銷制度-完整版本

1、費(fèi)用報(bào)銷制度1目的為了規(guī)范公司費(fèi)用報(bào)銷流程，明確各崗位費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和審批權(quán)限，規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，合理控制費(fèi)用，特制定本制度。2 范圍（XXX公司）3 術(shù)語(yǔ)和定義公司費(fèi)用-除采購(gòu)貨款、投資款、固定資產(chǎn)付款、稅款、往來(lái)款以外的所有支出項(xiàng)目，包含但不限于下述內(nèi)容：差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、交通費(fèi)、車輛費(fèi)用、通訊費(fèi)、辦公用品費(fèi)用、勞保用品費(fèi)用、配件費(fèi)用、食堂耗材費(fèi)用、快遞費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、代理費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、維修費(fèi)、檢驗(yàn)費(fèi)、測(cè)試費(fèi)、服務(wù)費(fèi)、工資、福利、保險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)費(fèi)、水電費(fèi)等。4 職責(zé)4.1 經(jīng)辦人：結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際情況，按報(bào)銷要求填寫費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)用報(bào)銷單付款審批單、借支單、領(lǐng)款單、出差申請(qǐng)單、多人出差費(fèi)用明細(xì)表境外出差

2、費(fèi)用明細(xì)表，列明費(fèi)用原委，粘貼相關(guān)發(fā)票。4.2 相關(guān)部門負(fù)責(zé)人：結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際按報(bào)銷要求逐級(jí)審核相關(guān)報(bào)銷單據(jù)。4.3 財(cái)務(wù)部：按報(bào)銷制度審核單據(jù)和發(fā)票情況，審批合格后及時(shí)予以報(bào)銷付款。5 報(bào)銷費(fèi)用的單據(jù)要求5.1 報(bào)銷的票據(jù)必須真實(shí)、合法、有效，票面完整、清晰；5.2 有效的報(bào)銷票據(jù)為：增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、門票（國(guó)稅印制）、過(guò)路（過(guò)橋）發(fā)票（國(guó)稅印制）、定額發(fā)票（國(guó)稅印制）、客運(yùn)發(fā)票（國(guó)稅印制）、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票、國(guó)家稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)放的卷式發(fā)票。5.3 增值稅專用發(fā)票為兩聯(lián)，發(fā)票聯(lián)（紅聯(lián)）作為報(bào)銷附件粘貼，抵扣聯(lián)（綠聯(lián)）不需粘貼，連同報(bào)銷單據(jù)一同交給財(cái)務(wù)部；增值稅普

3、通發(fā)票僅有發(fā)票聯(lián)作為報(bào)銷附件粘貼；5.4 發(fā)票填開(kāi)要求：有抬頭的機(jī)打發(fā)票一定要填開(kāi)公司名稱全稱，其中增值稅專用發(fā)票要填開(kāi)完整的開(kāi)票信息包含公司名稱、公司稅號(hào)、地址電話和開(kāi)戶行及賬號(hào)；所有發(fā)票均需加蓋收款人發(fā)票專用章；住宿費(fèi)發(fā)票備注欄注明住宿起始時(shí)間、天數(shù)和人數(shù)；會(huì)議費(fèi)發(fā)票備注欄注明會(huì)議時(shí)間、會(huì)議名稱、人數(shù)；會(huì)議費(fèi)與餐費(fèi)分別開(kāi)具；貨物項(xiàng)目為一批或詳見(jiàn)清單的需附清單；開(kāi)票人、復(fù)核人、收款人完整填寫且復(fù)核人與開(kāi)票人不為同一人；5.5 報(bào)銷單填寫要求：完整填寫部門、日期、單據(jù)張數(shù)（粘貼的附件張數(shù)卜小寫金額前面寫¥符號(hào)、一致的大寫和小寫金額、報(bào)銷人簽名、必要的說(shuō)明或備注，部門負(fù)責(zé)人審批；用黑色

4、中性筆填寫，不得用圓珠筆填寫，不得涂改，否則退回暫不受理；報(bào)銷部門不是費(fèi)用分?jǐn)偛块T或預(yù)算歸屬部門，需在摘要欄、備注欄或發(fā)票上注明費(fèi)用歸屬部門；5.6 發(fā)票粘貼要求：發(fā)票粘貼單上遵循魚鱗貼法順序排列粘貼，以貼后不掉頁(yè)、不遮擋金額、單據(jù)美觀為原則；為便于能呈現(xiàn)金額，火車車票請(qǐng)倒置將金額靠右粘貼；票據(jù)較多時(shí)，可粘貼在多張粘貼單上；須使用膠水粘貼，不得使用透明膠、訂書針等粘貼，膠水涂在單據(jù)的背面左端粘貼處。6報(bào)銷費(fèi)用的類別及要求6.1 差旅費(fèi)報(bào)銷6.1.1 報(bào)銷內(nèi)容：?jiǎn)T工因公出差產(chǎn)生的長(zhǎng)途交通費(fèi)、出差行程中市內(nèi)交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)。6.1.2 報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：6.1.2.1 員工在境內(nèi)出差地區(qū)分為三類，明細(xì)

5、為：一類地區(qū)：北京、上海、廣州、深圳;二類地區(qū)：除廣州以外的省會(huì)城市及沿海城市；三類地區(qū)：除上述一、二類地區(qū)以外的地區(qū)。6.1.2.2境內(nèi)差旅費(fèi)各項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)如下表:費(fèi)用類別地區(qū)董事長(zhǎng)/總經(jīng)理總監(jiān)/副總部門經(jīng)理/主管/分管經(jīng)理其他人員長(zhǎng)途交通工具不限實(shí)報(bào)實(shí)銷飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙、火車臥鋪、高鐵二等座、動(dòng)車二等座火車硬臥、動(dòng)車二等座、高鐵二等座住宿費(fèi)一類實(shí)報(bào)實(shí)銷500/間/天400/間/天350/間/天二類400/間/天350/間/天300/間/天三類350/間/天300/間/天250/間/天市內(nèi)交通工具不限實(shí)報(bào)實(shí)銷以公共交通工具為主要交通工具，如需乘坐出租車，實(shí)報(bào)實(shí)銷。以公共交通工具為主要交通工具，如需乘坐

6、出租車，須事先請(qǐng)示分管副總，經(jīng)分管副總審批同意方可；報(bào)銷時(shí)注明原因、始末地點(diǎn)。出差餐費(fèi)補(bǔ)貼一類實(shí)報(bào)實(shí)銷80元/天（早餐15元，午餐35元，晚餐30元）二類60元/天（早餐10元，午餐30元，晚餐20元）三類50元/天（早餐10元，午餐25元，晚餐15元）1.1.1.3 員工在境外出差按國(guó)別適用不同報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：包含但不限于本制度列示報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的美國(guó)、德國(guó)、法國(guó)、巴西、香港等國(guó)家和地區(qū)，其他國(guó)家和地區(qū)本著節(jié)約的原則消費(fèi)并據(jù)實(shí)報(bào)銷。1.1.1.4 境外差旅費(fèi)各國(guó)家和地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)如下表:國(guó)家/地區(qū)幣種住宿費(fèi)餐費(fèi)公雜、小費(fèi)合計(jì)（外幣）德國(guó)EUR160/間/天50/人/天20/人/天230法國(guó)EUR150/間/天

7、50/人/天20/人/天220美國(guó)USD175/間/天50/人/天20/人/天245巴西USD150/間/天50/人/天20/人/天220香港HKD1500/間/天300/人/天20/人/天18201.1.3 所有差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)以出差落地城市為準(zhǔn)。1.1.4 交通工具、住宿標(biāo)準(zhǔn)補(bǔ)充說(shuō)明：1.1.4.1 不同級(jí)別人員同行，交通工具參照職別高的執(zhí)行；國(guó)際機(jī)票以經(jīng)濟(jì)艙標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷；本著節(jié)約的原則訂票；境外城際交通費(fèi)憑票報(bào)銷；1.1.4.2 因特殊情況需要乘坐標(biāo)準(zhǔn)外交通工具的，如飛機(jī)，火車軟臥，須事先征求公司總經(jīng)理意見(jiàn)，獲準(zhǔn)后方可執(zhí)行，報(bào)銷時(shí)相應(yīng)單據(jù)需簽核到總經(jīng)理；未經(jīng)批準(zhǔn)乘坐飛機(jī)、火車軟臥的，按火車臥鋪

8、票價(jià)給予報(bào)銷；1.1.4.3 原則上兩名同性別的人員一起出差應(yīng)同住一個(gè)房間，不同級(jí)別的人員同住一間，住宿標(biāo)準(zhǔn)參照職別高的執(zhí)行；1.1.4.4 參加會(huì)議、培訓(xùn)由主辦方統(tǒng)一安排住宿或其他特殊情況需超出額定標(biāo)準(zhǔn)住宿的，須事先征求公司總經(jīng)理意見(jiàn)，報(bào)銷時(shí)相應(yīng)單據(jù)需簽核到總經(jīng)理；否則，超支部分由個(gè)人承擔(dān)；1.1.4.5 住宿發(fā)票金額低于住宿標(biāo)準(zhǔn)的，按發(fā)票金額報(bào)銷；住宿發(fā)票金額高于住宿標(biāo)準(zhǔn)的，按住宿標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。1.1.5 餐費(fèi)補(bǔ)貼補(bǔ)充說(shuō)明：1.1.5.1 在途期間按目的地標(biāo)準(zhǔn)計(jì)發(fā)餐費(fèi)補(bǔ)貼；1.1.5.2 員工出差期間，若對(duì)方接待單位提供餐飲或出差時(shí)招待客戶并報(bào)銷招待費(fèi)，不再計(jì)餐費(fèi)補(bǔ)貼；1.1.5.3 不得將餐

9、費(fèi)開(kāi)入住宿費(fèi)中，否則住宿與餐費(fèi)均不予報(bào)銷；1.1.5.4 返回公司所在地區(qū)當(dāng)天的餐補(bǔ)：如超過(guò)下午17:00抵達(dá)公司所在地區(qū)，則按出差地標(biāo)準(zhǔn)全天計(jì)發(fā)餐費(fèi)補(bǔ)貼；如在下午17:00前抵達(dá)公司所在地區(qū)，則按實(shí)際餐費(fèi)次數(shù)計(jì)發(fā)餐費(fèi)補(bǔ)貼；部門負(fù)責(zé)人結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)行程情況審核。1.1.6 額外補(bǔ)貼：1.1.6.1 員工出差行程安排需住宿但如不報(bào)銷住宿費(fèi)用，公司將給予額定住宿費(fèi)用的30%作為補(bǔ)貼，需在報(bào)銷時(shí)提供相應(yīng)補(bǔ)貼金額的發(fā)票；1.1.6.2 如出差人員完成出差業(yè)務(wù)時(shí)已處于下午下班時(shí)間，于當(dāng)天乘坐夜間火車或飛機(jī)趕回公司，公司將給予額定住宿費(fèi)用的30%作為補(bǔ)貼，需在報(bào)銷時(shí)提供相應(yīng)補(bǔ)貼金額的發(fā)票；部門負(fù)責(zé)人結(jié)合實(shí)際

10、業(yè)務(wù)行程情況審核。1.1.7 多人出差注意：1.1.7.1 多人同行，需指定一名帶隊(duì)人和一名記錄人，記載全部的行程和費(fèi)用明細(xì)，差旅費(fèi)報(bào)銷單和多人出差費(fèi)用明細(xì)表須帶隊(duì)人簽核，所有出差人員需在多人出差費(fèi)用明細(xì)表上簽名；1.1.7.2 多人出差同一業(yè)務(wù)項(xiàng)目，分多組不同行程的，統(tǒng)一將行程和費(fèi)用匯總到記錄人處，一次行程的費(fèi)用匯總審核后辦理報(bào)銷；1.1.7.3 多人墊付費(fèi)用的，由報(bào)銷人自行記載自行分配，財(cái)務(wù)只對(duì)報(bào)銷人付款；1.1.8 境外出差報(bào)銷注意：1.1.8.1 所有的境外報(bào)銷，均需填寫境外出差費(fèi)用明細(xì)表（不再填6.1.7.1所述出差費(fèi)用明細(xì)表），參照表中的欄位，列明幣種、外幣金額、人民幣金額、匯率，

11、住宿寫明人員、天數(shù)，餐飲注明就餐人員，列明行程；1.1.8.2 對(duì)刷卡消費(fèi)部分參照刷卡實(shí)際匯率，其他參照同期銀行匯率；非出差業(yè)務(wù)產(chǎn)生的費(fèi)用如景點(diǎn)門票等費(fèi)用不予報(bào)銷列支；雜費(fèi)、小費(fèi)報(bào)銷時(shí)注明事由；境外行程費(fèi)用不涉及抵扣問(wèn)題，不涉及稅票問(wèn)題；1.1.8.3 多人出差境外參照6.1.7多人出差其他注意事項(xiàng)。1.1.9 其他說(shuō)明：1.1.9.1 行程費(fèi)用內(nèi)容完整：機(jī)票、住宿等大項(xiàng)必須在一起報(bào)銷，避免長(zhǎng)途交通費(fèi)與住宿分開(kāi)報(bào)銷；1.1.9.2 國(guó)貿(mào)一部與國(guó)貿(mào)二部同時(shí)出差，需進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)?，?shí)名費(fèi)用明確分開(kāi)，其他平分或按人數(shù)分；1.1.9.3 報(bào)銷單需填寫：日期、出差人員、出差部門、事由、地點(diǎn)、行程、交通工具

12、、附單據(jù)張數(shù)、差旅費(fèi)用各項(xiàng)目金額及合計(jì)金額大小寫；若出差時(shí)有借款需在報(bào)銷單上注明借支金額，便于財(cái)務(wù)人員沖銷。1.2 招待費(fèi)報(bào)銷1.2.1 報(bào)銷內(nèi)容：因業(yè)務(wù)需要或因管理實(shí)際需要，招待客戶或來(lái)訪人員，發(fā)生的餐費(fèi)、禮品及其他的消費(fèi)場(chǎng)所費(fèi)用；1.2.2 報(bào)銷單需填寫：報(bào)銷部門、日期、單據(jù)及附件張數(shù)、報(bào)銷項(xiàng)目、摘要、各項(xiàng)費(fèi)用金額及合計(jì)金額大小寫；“報(bào)銷項(xiàng)目”欄填寫“招待費(fèi)”、“摘要”欄填寫“具體事項(xiàng)”。1.3 交通費(fèi)報(bào)銷1.3.1 報(bào)銷內(nèi)容：?jiǎn)T工因公外出乘坐公交車、打的士或租用車輛（非貨運(yùn)）時(shí)產(chǎn)生的費(fèi)用；1.3.2 報(bào)銷單需填寫：報(bào)銷部門、日期、單據(jù)及附件張數(shù)、報(bào)銷項(xiàng)目、摘要、各項(xiàng)費(fèi)用金額及合計(jì)金額大小

13、寫?！皥?bào)銷項(xiàng)目”欄填寫“交通費(fèi)”、“摘要”欄填寫“具體事項(xiàng)”。1.4 車輛費(fèi)報(bào)銷1.4.1 報(bào)銷內(nèi)容：公司車輛的加油費(fèi)、維修費(fèi)、停車費(fèi)、路橋費(fèi)、年檢費(fèi)、洗車費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)；1.4.2 .報(bào)銷單需填寫：報(bào)銷部門、日期、單據(jù)及附件張數(shù)、報(bào)銷項(xiàng)目、摘要、各項(xiàng)費(fèi)用金額及合計(jì)金額大小寫。“報(bào)銷項(xiàng)目”欄填寫“加油費(fèi)、維修費(fèi)、停車費(fèi)、路橋費(fèi)、年檢費(fèi)、洗車費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)”等、“摘要”欄填寫“具體事項(xiàng)”；1.4.3 若支付金額較大需要付給對(duì)方公司的，填寫“付款審批單”；需寫明付款金額、收款賬號(hào)、收款人名稱，財(cái)務(wù)依照提供的信息安排付款。1.5 日常零星采購(gòu)報(bào)銷1.5.1 報(bào)銷內(nèi)容：日常采購(gòu)辦公用品或低值易耗品等相關(guān)的采購(gòu)

14、費(fèi)用，包含但不限于：辦公用品費(fèi)、勞保費(fèi)、配件、食堂耗材等；1.5.2 單據(jù)要求：報(bào)銷時(shí)附上審批過(guò)的入庫(kù)單，批量采購(gòu)需附清單；1.5.3 報(bào)銷單需填寫：報(bào)銷部門、日期、單據(jù)及附件張數(shù)、報(bào)銷項(xiàng)目、摘要、各項(xiàng)費(fèi)用金額及合計(jì)大小寫?！皥?bào)銷項(xiàng)目”欄填寫“辦公用品費(fèi)、勞保費(fèi)、配件、食堂耗材”等、“摘要”欄填寫“具體事項(xiàng)”；代其他部門采購(gòu)的報(bào)銷，需注明使用部門；1.5.4 批量采購(gòu)需付款給對(duì)方公司的，填寫“付款審批單”。付款審批單需寫明付款金額、收款賬號(hào)、收款人名稱，財(cái)務(wù)依照提供的信息安排付款。1.6 其他費(fèi)用報(bào)銷1.6.1 報(bào)銷內(nèi)容：通訊費(fèi)、快遞費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、設(shè)備維修費(fèi)、檢驗(yàn)費(fèi)、測(cè)試費(fèi)、服務(wù)費(fèi)、工資

15、、福利、保險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)費(fèi)、水電費(fèi)等；1.6.2 報(bào)銷單需填寫：報(bào)銷部門、日期、單據(jù)及附件張數(shù)、報(bào)銷項(xiàng)目、摘要、各項(xiàng)費(fèi)用金額及合計(jì)金額大小寫?！皥?bào)銷項(xiàng)目”欄填寫“通訊費(fèi)、快遞費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、設(shè)備維修費(fèi)、檢驗(yàn)費(fèi)、測(cè)試費(fèi)、服務(wù)費(fèi)”等、“摘要”欄填寫“具體事項(xiàng)”；1.6.3 若支付金額較大需要付給對(duì)方公司的，填寫“付款審批單”；需寫明付款金額、收款賬號(hào)、收款人名稱，財(cái)務(wù)依照提供的信息安排付款。7 費(fèi)用報(bào)銷流程7.1 申請(qǐng)：?jiǎn)T工提出出差申請(qǐng)或費(fèi)用事項(xiàng)申請(qǐng)，提交部門負(fù)責(zé)人審批，超出費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的提交總經(jīng)理審批；出差申請(qǐng)表填寫電子檔郵件進(jìn)行審批即可；7.2 借支：需要借支差旅費(fèi)的情形，部門負(fù)責(zé)人將審批后的出差申

16、請(qǐng)表轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)務(wù)部,借款人填寫借支單辦理借款手續(xù)；原則上前款未清者不予辦理新的借支；7.3 交單時(shí)間：出差人員應(yīng)在行程結(jié)束后七個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷事宜（票據(jù)未寄達(dá)超期的情形需提前說(shuō)明），其他采購(gòu)或費(fèi)用事項(xiàng)收到發(fā)票后七個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷。7.4 流程：7.4.1 差旅費(fèi)流程：差旅費(fèi)根據(jù)差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單、多人出差費(fèi)用明細(xì)表、境外出差費(fèi)用明細(xì)表，部門負(fù)責(zé)人審核簽字，超出標(biāo)準(zhǔn)的由總經(jīng)理審核簽字，財(cái)務(wù)部審核簽字，財(cái)務(wù)部最近的下一個(gè)付款日辦理報(bào)銷付款；7.4.2 其他費(fèi)用流程：其他費(fèi)用填寫費(fèi)用報(bào)銷單、付款審批單（公司員工報(bào)銷或支付現(xiàn)金的費(fèi)用填費(fèi)用報(bào)銷單，需轉(zhuǎn)賬給外部單位的費(fèi)用填付款審批單），提交部門負(fù)責(zé)人審核簽字，交財(cái)務(wù)部審核簽字，財(cái)務(wù)部最近的下一個(gè)付款日辦理報(bào)銷付款。7.5 表單領(lǐng)取：費(fèi)用報(bào)銷單、原始憑證粘貼單、差旅費(fèi)用報(bào)銷單、借支單、領(lǐng)款單此五類單據(jù)均在財(cái)務(wù)部按需領(lǐng)取，付款審批單在財(cái)務(wù)領(lǐng)取或自行打印，出差申請(qǐng)單、多人出差費(fèi)用明細(xì)表、境外出差費(fèi)用明細(xì)表自行填寫電子檔或打印。8 報(bào)銷付款時(shí)間規(guī)定8.1 公司財(cái)務(wù)部每周四為報(bào)銷付款日，若當(dāng)月的最后一個(gè)報(bào)銷日在該月的28日以后，為了便于財(cái)務(wù)部集中時(shí)間月末結(jié)賬，該報(bào)銷日停止財(cái)務(wù)報(bào)銷；8.2 借支及緊急特殊業(yè)務(wù)的不受以上的時(shí)