新中大財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)操作手冊

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上固定資產(chǎn)操作手冊新中大集團(tuán)信息化實(shí)施項(xiàng)目組2010-09目錄 一集團(tuán)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)集團(tuán)資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要功能包括基礎(chǔ)設(shè)置、卡片管理、折舊處理和報(bào)表查詢、期末處理等。系統(tǒng)啟用前，首先要進(jìn)行必要系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置，各期的日常處理工作主要是根據(jù)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行卡片的增加、減少、重估等資產(chǎn)變動(dòng)和折舊計(jì)提等業(yè)務(wù)處理，期末進(jìn)行月末處理，將相關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)至下一個(gè)會(huì)計(jì)期。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)量大、在計(jì)算機(jī)中保存時(shí)間長，除了初始設(shè)置時(shí)需要輸入大量的固定資產(chǎn)詳細(xì)數(shù)據(jù)外，日常業(yè)務(wù)處理中一般業(yè)務(wù)量較少，數(shù)據(jù)綜合查詢和統(tǒng)計(jì)分析的要求較高。1.1集團(tuán)資產(chǎn)初始操作1.1.1基礎(chǔ)設(shè)置1.1.1.1雜項(xiàng)設(shè)置雜項(xiàng)設(shè)

2、置分為卡片錄入選項(xiàng)、折舊處理選項(xiàng)和其它選項(xiàng)設(shè)置。前者包括數(shù)量小數(shù)位數(shù)、卡片代碼生成方式、變動(dòng)記錄復(fù)核權(quán)限控制方式和生成憑證控制等項(xiàng)目，中間包括折舊處理方法、分?jǐn)傇O(shè)置方案和折舊生成憑證方案設(shè)置等項(xiàng)目，最后其它選項(xiàng)主要明細(xì)備查簿顯示自定義條項(xiàng)設(shè)置選項(xiàng)等項(xiàng)目。點(diǎn)擊資產(chǎn)管理功能固定資產(chǎn)管理基礎(chǔ)設(shè)置雜項(xiàng)設(shè)置，見下圖：注意：“固定資產(chǎn)變動(dòng)生成憑證時(shí)，可以修改憑證”前面的勾一般來講需要打上，否則系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證時(shí)直接按照固定資產(chǎn)憑證模板直接保存，并且保存后再無法修改和刪除。所以在該項(xiàng)前打上勾之后，涉及固定資產(chǎn)變動(dòng)如新增、清理、計(jì)提折舊及重估等就會(huì)自動(dòng)彈出憑證錄入窗口，用戶可以修改相關(guān)憑證信息，修改成功后保存

3、即可。但是保存后形成的憑證信息仍然無法修改和刪除，只能做調(diào)整憑證。 將變動(dòng)記錄復(fù)核由“必須由不同操作員復(fù)核”改為“可以由同一個(gè)操作員復(fù)核”，或者也可以根據(jù)需要自行選擇?！白詣?dòng)生成固定資產(chǎn)代碼”和“使用間隔符”請勿自行設(shè)置，其余選項(xiàng)可根據(jù)需要自行設(shè)置。點(diǎn)擊雜項(xiàng)設(shè)置的折舊處理頁面，如下圖：其中，折舊分?jǐn)傇O(shè)置方案可根據(jù)實(shí)際情況做如下選擇，如圖所示：折舊計(jì)提憑證生成方式可根據(jù)實(shí)際情況做如下選擇，如圖所示：注意：如果選擇折舊計(jì)提憑證方式為按科目部門或者按科目項(xiàng)目等類似方式形成憑證，涉及的科目需根據(jù)相應(yīng)設(shè)置按照部門或者項(xiàng)目進(jìn)行輔助核算。其余選項(xiàng)可根據(jù)需要自行設(shè)置。點(diǎn)擊雜項(xiàng)設(shè)置的折舊處理頁面，如下圖：一般保

4、持默認(rèn)，如有需要可自行設(shè)置。1.1.1.2卡片類別設(shè)置點(diǎn)擊資產(chǎn)管理功能固定資產(chǎn)管理基礎(chǔ)設(shè)置卡片類別設(shè)置，選擇同步導(dǎo)入主類別代碼即可，見下圖：1.1.1.3憑證模板設(shè)置系統(tǒng)在固定資產(chǎn)變動(dòng)或者折舊計(jì)提時(shí)具有自動(dòng)生成記賬憑證的功能，但必須事先根據(jù)會(huì)計(jì)制度要求進(jìn)行憑證模板的設(shè)置，定義各項(xiàng)業(yè)務(wù)編制憑證時(shí)使用的科目、記賬方向、金額數(shù)據(jù)來源及計(jì)算公式，以便業(yè)務(wù)處理時(shí)能夠調(diào)用。定義憑證模板時(shí)可參考下表：分錄名稱科目名稱借貸方向數(shù)據(jù)來源固定資產(chǎn)購置KM_ACCCODE()借FA_COST()銀行存款貸PHS()計(jì)提折舊KM_DEPEXP()借FA_DEPVALUE()KM_ACCDEP()貸PHS()固定資產(chǎn)損

5、毀固定資產(chǎn)清理借FA_NET()KM_ACCDEP()借FA_REMAIN()KM_ACCCODE()貸PHS()例如：新中大集團(tuán)有限公司設(shè)置計(jì)提折舊的憑證摸板。操作如下：1進(jìn)入資產(chǎn)管理功能固定資產(chǎn)管理基礎(chǔ)設(shè)置憑證模板設(shè)置，彈出“固定資產(chǎn)憑證模板列表”窗口，如下圖：2點(diǎn)擊新增后，跳出“業(yè)務(wù)憑證模板”，選擇“計(jì)提折舊”財(cái)務(wù)類型。如果對應(yīng)下拉列表中的內(nèi)容為空，請通知集團(tuán)財(cái)務(wù)部進(jìn)行新增。3錄入分錄名稱，設(shè)置憑證類型，定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄。其中數(shù)據(jù)來源公式為：FA_DEPVALUE()如下圖：4點(diǎn)擊上方的“公式”按鈕可以打開固定資產(chǎn)的公式幫助窗口進(jìn)行公式的選擇。如下圖：5單擊“存入”按鈕保存.1.1.1.

6、3增減方式設(shè)置 增減方式是指固定資產(chǎn)變動(dòng)類型，不同的變動(dòng)業(yè)務(wù)對應(yīng)的賬務(wù)處理也不相同，必須通過增減方式設(shè)置建立起固定資產(chǎn)變動(dòng)類型與憑證模板間的對應(yīng)關(guān)系。系統(tǒng)設(shè)定了“增加”、“減少”、“重估”、“折舊”和“其它”5種方變動(dòng)業(yè)務(wù)方式，用戶可以根據(jù)具體情況針對各種具體的變動(dòng)方式，設(shè)置相應(yīng)的憑證摸板，并設(shè)置是否生成憑證，如需添加具體變動(dòng)方式，請通知集團(tuán)財(cái)務(wù)部進(jìn)行新增。例：新中大集團(tuán)有限公司在增加方式下設(shè)置購置方式。操作如下：1進(jìn)入資產(chǎn)管理功能固定資產(chǎn)管理基礎(chǔ)設(shè)置固定資產(chǎn)增減方式，彈出設(shè)置窗口。窗口分為左右兩屏，左屏用于以樹結(jié)構(gòu)顯示固定資產(chǎn)的增減方式，右屏用于執(zhí)行固定資產(chǎn)增減方式的修改操作，并以列表方式顯

7、示結(jié)果。2單擊“修改”按鈕，修改固定資產(chǎn)增減方式，在下拉列表中選擇“是否生成憑證”，以及對應(yīng)的“憑證模板”。如下圖： 注意：用戶也可以在“是否生成憑證”中選擇“不生成憑證”，這樣在涉及資產(chǎn)變動(dòng)時(shí)系統(tǒng)不會(huì)自動(dòng)生成憑證，用戶需要在總賬中手工錄入相應(yīng)的憑證信息。一旦在“是否生成憑證”中選擇“生成憑證”則必須維護(hù)對應(yīng)的“憑證模板”。3擊“存入”按鈕進(jìn)行保存。1.1.1.4其他設(shè)置資產(chǎn)管理功能固定資產(chǎn)管理基礎(chǔ)設(shè)置摘要設(shè)置和存放地點(diǎn)設(shè)置較為簡單，客戶可根據(jù)需要自行設(shè)置，如下圖：1.1.2卡片維護(hù) 進(jìn)入固定資產(chǎn)卡片管理變動(dòng)管理維護(hù) ，如下圖：彈出如下窗口：選擇會(huì)計(jì)期后點(diǎn)確認(rèn)進(jìn)入變動(dòng)管理界面，選中卡片信息點(diǎn)擊

8、上方的“修改”，按照資產(chǎn)管理的相應(yīng)的規(guī)范填入相關(guān)數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊保存即可。點(diǎn)“修改”進(jìn)入卡片主界面：卡片中紅色字體部分、以及預(yù)計(jì)殘值率（預(yù)計(jì)殘值）、累計(jì)折舊、啟用日期、折舊方法、科目等重要信息為必輸項(xiàng)，輸全信息后，點(diǎn)擊“存入”即可提交到卡片列表并自動(dòng)復(fù)核，若在初始確認(rèn)之前需要修改，可以通過“變動(dòng)管理”“取消復(fù)核”“修改”“存入”“復(fù)核”完成修改。注意一：卡片中“生產(chǎn)日期”指的是固定資產(chǎn)生產(chǎn)日期，“啟用日期”指的是固定資產(chǎn)實(shí)際入賬開始計(jì)算折舊日期，“入賬日期”指的是固定資產(chǎn)進(jìn)入軟件進(jìn)行管理的日期?！皢⒂萌掌凇敝痢叭胭~日期”間計(jì)提的折舊即為當(dāng)前會(huì)計(jì)期累計(jì)折舊。注意二：卡片中的“累計(jì)折舊”會(huì)自動(dòng)計(jì)算，如果

9、系統(tǒng)計(jì)算的累計(jì)折舊與實(shí)際計(jì)提折舊不符，可修改卡片上的“累計(jì)折舊”，雙擊“累計(jì)折舊”，彈出如下窗口： 選擇“重新計(jì)算期折舊額（減去當(dāng)前累計(jì)折舊）”，填入累計(jì)折舊數(shù)據(jù)，保存退出。卡片修改完之后點(diǎn)復(fù)核即可，復(fù)核時(shí)可以用“shift”鍵全選卡片進(jìn)行成批卡片復(fù)核。1.1.3初始化完成卡片變動(dòng)管理中所有的卡片數(shù)據(jù)維護(hù)完成并且復(fù)核之后，需要進(jìn)行固定資產(chǎn)系統(tǒng)初始完成確認(rèn)，以便進(jìn)行日常的業(yè)務(wù)處理。其中，系統(tǒng)測試的內(nèi)容包括：1、卡片代碼檢測：系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢測卡片代碼的合法性。2、卡片啟用日期：系統(tǒng)會(huì)根據(jù)初始啟用會(huì)計(jì)期檢測與卡片的啟用日期是否相符合。3、科目設(shè)置：系統(tǒng)檢測固定資產(chǎn)卡片科目，折舊科目，費(fèi)用科目是否設(shè)置，

10、是否準(zhǔn)確。4、科目余額：系統(tǒng)將檢測已錄入的明細(xì)卡片的原值總值與總賬模塊中的固定資產(chǎn)科目初始余額值是否相等。數(shù)據(jù)檢測操作在系統(tǒng)初始化結(jié)束前，隨時(shí)都可根據(jù)需要選擇檢測項(xiàng)目，可在選中項(xiàng)目前對應(yīng)的復(fù)選框中打上勾，需要自動(dòng)生成憑證的建議進(jìn)行科目設(shè)置與科目余額檢測。進(jìn)入固定資產(chǎn)管理基礎(chǔ)設(shè)置初始確認(rèn)，如下圖進(jìn)行數(shù)據(jù)檢測，通過后結(jié)束初始化，如圖：1.2日常維護(hù)1.2.1卡片變動(dòng)管理舉例：新中大集團(tuán)有限公司下上海分公司購入并交付使用一臺辦公室使用的電腦，原價(jià)5,000元，其他項(xiàng)目按固定資產(chǎn)類別設(shè)置。那么上海分公司就要事先把該電腦信息維護(hù)進(jìn)系統(tǒng)，上海分公司進(jìn)入固定資產(chǎn)卡片管理變動(dòng)管理維護(hù)該項(xiàng)資產(chǎn)的詳細(xì)信息。具體操

11、作參見4.1.2卡片維護(hù)。1.2.2資產(chǎn)減少1、 點(diǎn)擊“卡片管理”“卡片減少”卡片菜單項(xiàng)，在彈出的“選擇固定資產(chǎn)”窗口中選擇要處理的固定資產(chǎn)，然后進(jìn)入固定資產(chǎn)減少窗口。點(diǎn)“確認(rèn)”即可。1.2.3資產(chǎn)轉(zhuǎn)移固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移指在部門之間調(diào)撥。操作如下：1、 點(diǎn)擊“卡片管理”“部門轉(zhuǎn)移”菜單項(xiàng)，在彈出的“選擇固定資產(chǎn)”窗口中選擇要處理的固定資產(chǎn)，然后進(jìn)入部門轉(zhuǎn)移窗口，如下圖：2、 輸入調(diào)入的新部門、摘要、入賬日期、新存放地點(diǎn)、新費(fèi)用科目等信息，完成后按下“確認(rèn)”按鈕進(jìn)行保存。1.2.4固定資產(chǎn)啟用與停用固定資產(chǎn)在其使用過程中，往往會(huì)因?yàn)榇笮蘩淼确N種原因使固定資產(chǎn)處于啟用®停用®再啟用的

12、狀態(tài)，需要及時(shí)地反映固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)。固定資產(chǎn)經(jīng)過“停用”處理后，如果雜項(xiàng)設(shè)置中沒有啟用“停用的固定資產(chǎn)計(jì)提折舊”，將從下一期開始停止計(jì)提折舊；只有經(jīng)過“啟用”處理后該固定資產(chǎn)才開始恢復(fù)計(jì)提折舊。啟用與停用操作類似，操作如下：1、點(diǎn)擊菜單“卡片管理”“啟用停用”菜單項(xiàng)，在彈出“選擇固定資產(chǎn)”窗口中選擇需要停用的固定資產(chǎn)，進(jìn)入停用窗口，如下圖：直接在“摘要”編輯框內(nèi)直接輸入或通過“摘要”幫助按鈕選擇停用的原因，完成后點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕即可。1.2.5固定資產(chǎn)重估企業(yè)已入賬的固定資產(chǎn)，在一般情況下不得任意變動(dòng)其價(jià)值，但在一定條件下，如清產(chǎn)核資，需進(jìn)行價(jià)值重新評估，往往會(huì)對固定資產(chǎn)的原值、使用年限等

13、進(jìn)行調(diào)整。操作如下：1、 點(diǎn)擊“卡片管理”“重估”菜單項(xiàng)，在彈出“選擇固定資產(chǎn)”窗口中選擇固定資產(chǎn)，進(jìn)入“重估”窗口。如下圖：2、 窗口左邊部分提供了該固定資產(chǎn)變動(dòng)前的參考數(shù)據(jù)，在右邊部分錄入變動(dòng)后的數(shù)據(jù)，包括摘要、入賬日期、變動(dòng)后的原值和使用年限、折舊率和累計(jì)折舊等3、 若該資產(chǎn)需作外幣評估，請點(diǎn)擊“外幣”按鈕，彈出窗口如下圖：圖5-84、 輸入外幣類別、增加或降低的外幣金額、匯率等數(shù)據(jù)，選擇 “增加資產(chǎn)價(jià)值”還是“從資產(chǎn)原價(jià)扣除”選項(xiàng)，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置自動(dòng)計(jì)算重置值原值±外幣金額×匯率。5、 確認(rèn)退出。1.2.6 計(jì)提減值準(zhǔn)備 由于宏觀、市場、生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量等各方面因素的影響

14、，可能會(huì)發(fā)生資產(chǎn)實(shí)際價(jià)值低于賬面價(jià)值情況，需要對固定資產(chǎn)計(jì)提減值準(zhǔn)備。操作如下：1、 點(diǎn)擊“卡片管理”“計(jì)提減值準(zhǔn)備”菜單項(xiàng)，選擇需要處理的卡片，如圖：2、輸入本次計(jì)提減值準(zhǔn)備金額、增減方式、摘要等，確認(rèn)即可。1.2.7變動(dòng)信息管理固定資產(chǎn)變動(dòng)信息輸入系統(tǒng)后，對這些變動(dòng)記錄進(jìn)行復(fù)核和入賬。具體包括：復(fù)核：復(fù)核并確認(rèn)變動(dòng)記錄正確，系統(tǒng)自動(dòng)更新卡片狀態(tài)，并且按憑證模板的設(shè)置生成相應(yīng)的記賬憑證。修改：若發(fā)現(xiàn)變動(dòng)記錄有誤可以進(jìn)行修改，注意已被復(fù)核的記錄不能進(jìn)行修改，只有在取消復(fù)核的情況下才能修改。作廢：類似于變動(dòng)記錄的刪除，但只是對記錄打上作廢標(biāo)志，不完全刪除該記錄。一旦作廢不能再做逆向恢復(fù)，必須重新

15、生成變動(dòng)記錄。查詢：可以查看指定的固定資產(chǎn)的卡片、系統(tǒng)自動(dòng)生成的變動(dòng)記賬憑證等基本信息。具體操作是：點(diǎn)擊“卡片管理”“變動(dòng)管理”，彈出“變動(dòng)管理”窗口，選擇對應(yīng)按鈕進(jìn)入相應(yīng)的界面，就可以進(jìn)行操作。1.3折舊管理折舊管理是單位資產(chǎn)管理的重要工作內(nèi)容，每個(gè)會(huì)計(jì)期都要計(jì)算各期折舊額，編制計(jì)提折舊的記賬憑證。固定資產(chǎn)系統(tǒng)在確認(rèn)卡片的變動(dòng)已經(jīng)復(fù)核完畢后進(jìn)行折舊計(jì)提，具體是根據(jù)每一張卡片的當(dāng)前使用狀態(tài)及已使用的期數(shù)計(jì)算本期應(yīng)計(jì)提的折舊額。系統(tǒng)在自動(dòng)折舊處理時(shí)，遵循以下幾條原則：1、 大修期間或已完成折舊的固定資產(chǎn)不再計(jì)提折舊；2、 本期增加的固定資產(chǎn)本期不計(jì)提折舊，從下期開始計(jì)提折舊；3、 本期減少的固定

16、資產(chǎn)本期仍計(jì)提折舊，從下期起停止計(jì)提折舊；4、 保證每種固定資產(chǎn)折舊后的累計(jì)折舊總額不超過原值與預(yù)計(jì)殘值之差，即凈值不低于殘值；5、 某一固定資產(chǎn)一旦計(jì)提完折舊，其“使用狀況”將自動(dòng)被設(shè)置為“逾齡”，以后不再計(jì)提折舊。 計(jì)提折舊的操作如下：1、點(diǎn)擊“折舊管理”“折舊計(jì)提”菜單項(xiàng)，進(jìn)入折舊計(jì)提窗口2、一般默認(rèn)是選擇本期全部未提完折舊的資產(chǎn)，然后進(jìn)入“折舊管理”窗口，系統(tǒng)計(jì)算并顯示本期各個(gè)固定資產(chǎn)的折舊額，如下圖： 注意：折舊時(shí)紅色數(shù)字表示本期計(jì)提的折舊與期折舊額存在差異（計(jì)算四舍五入引起）2、點(diǎn)擊“存入”按鈕保存本期的卡片折舊信息，點(diǎn)擊“入賬”按鈕則固定資產(chǎn)生成記賬憑證，注意入賬后用戶將不能修改

17、折舊計(jì)提數(shù)。3、選中固定資產(chǎn)記錄，點(diǎn)擊“卡片” 按鈕可查詢固定資產(chǎn)卡片，點(diǎn)擊按鈕“憑證”可查看所生成憑證。如果卡片中出現(xiàn)本期折舊額和卡片上的期折舊額不一致，是由于該固定資產(chǎn)已用滿全年，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置要求自動(dòng)調(diào)整了計(jì)算誤差。1.4賬表管理系統(tǒng)提供了完整的固定資產(chǎn)輸出賬頁，在查詢時(shí)可以指定篩選條件來進(jìn)行查詢，并且可以根據(jù)不同情況來分門別類的查看各種明細(xì)賬，主要包括：固定資產(chǎn)明細(xì)備查簿：提供了固定資產(chǎn)卡片的詳細(xì)信息。固定資產(chǎn)明細(xì)賬：主要反映某固定資產(chǎn)的明細(xì)業(yè)務(wù)情況，包括從資產(chǎn)購入,轉(zhuǎn)移,停用,啟用,折舊等一系列業(yè)務(wù)過程。固定資產(chǎn)登記簿：序時(shí)地反映各類別固定資產(chǎn)的增加、減少和實(shí)存等情況。折舊計(jì)提明細(xì)表：

18、反映某會(huì)計(jì)期所有固定資產(chǎn)的折舊情況，如固定資產(chǎn)的上期原值、本期原值、折舊率、折舊額、折舊變動(dòng)、上期累計(jì)折舊、本期累計(jì)折舊、凈值和殘值等。折舊匯總分配表：按部門、規(guī)格、存放地點(diǎn)、產(chǎn)地、計(jì)量單位、啟用日期、科目代碼、主類別代碼從不同的側(cè)面反映各類固定資產(chǎn)在某個(gè)會(huì)計(jì)期的折舊金額，平均折舊率。增減明細(xì)表：類似于“固定資產(chǎn)登記簿”，可以提供任一個(gè)會(huì)計(jì)期所有固定資產(chǎn)原值增減變動(dòng)情況。分?jǐn)偳闆r表：反映進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偟馁Y產(chǎn)的分?jǐn)偙壤闆r。統(tǒng)計(jì)總表：分類別分部門統(tǒng)計(jì)原值、折舊、累計(jì)折舊、減值準(zhǔn)備、凈值等。點(diǎn)擊“固定資產(chǎn)賬表管理”菜單下的相應(yīng)的子菜單項(xiàng)，進(jìn)入相應(yīng)的窗口即可。1.5期末處理會(huì)計(jì)期末如果本期固定資產(chǎn)變動(dòng)、折舊及其它業(yè)務(wù)處理已完成，可進(jìn)行期末處理結(jié)束當(dāng)前會(huì)計(jì)期的工作，進(jìn)入下一會(huì)計(jì)期。期末處理首先進(jìn)行各項(xiàng)數(shù)據(jù)檢測并給出相應(yīng)的檢測結(jié)果提示，與初始確認(rèn)相似，除了卡片代碼、卡片啟用日期、科目設(shè)置、科目余額檢測項(xiàng)目外，增加了計(jì)提折舊檢查項(xiàng)目，以確認(rèn)本會(huì)計(jì)期已計(jì)提折舊、所有的固定資產(chǎn)變動(dòng)資料均已復(fù)核、入賬。期末處理操作如下：點(diǎn)擊“固定資產(chǎn)管理”“固定