采購管理系統(tǒng)規(guī)章地制度與工作流程

1、采購管理制度與工作流程部門：采購部目錄第一章總則1第二章采購計(jì)劃管理制度2第一節(jié)采購計(jì)劃編制制度2第二節(jié)采購預(yù)算管理制度4第三節(jié)月度采購計(jì)劃管理制度5第三章采購計(jì)劃管理流程7一、 采購計(jì)劃工作流程 7二、 月度采購計(jì)劃增補(bǔ)流程 8第四章相關(guān)表格9一、 購買申請(qǐng)單9二、緊急采購申請(qǐng)單10三、物資采購計(jì)劃表10四、年度預(yù)算采購表 11五、米購變更審批表11六、 計(jì)劃外采購申請(qǐng)表 12XXXX化學(xué)建材有限公司采購管理辦法第一章總則為了規(guī)范物資采購、提高生產(chǎn)效率，堵塞管理漏洞，降低采購成本，特制定本辦法 第一條、采購部隸屬生產(chǎn)系統(tǒng)，受生產(chǎn)和財(cái)務(wù)雙重領(lǐng)導(dǎo)。第二條、本著公平、公正、公開的原則，公司物資采購

2、實(shí)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一由采購部負(fù)責(zé)。 負(fù)責(zé)公司（包括肥料廠）全部物資采購（除食堂物資外），包括生產(chǎn)用的原輔材料、低值易耗 品；行政辦公用品；機(jī)器、設(shè)備；實(shí)驗(yàn)用品、試驗(yàn)材料；基建材料采購。第三條、根據(jù)各部門下達(dá)的采購計(jì)劃，按照規(guī)定的時(shí)間、物品、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求進(jìn)行采 購。各部門下達(dá)采購計(jì)劃應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)申購單下達(dá)，應(yīng)詳細(xì)列明采購材料名稱、時(shí)間、數(shù)量、規(guī) 格、質(zhì)量等內(nèi)容。第四條、采購應(yīng)堅(jiān)持成本效益原則、質(zhì)量原則、進(jìn)度配合原則、公平竟?fàn)幵瓌t。要求以招標(biāo)或 類似的方式進(jìn)行，向多家供應(yīng)商發(fā)招標(biāo)或采購函進(jìn)行詢價(jià)和質(zhì)量比較，在材料質(zhì)量保證不影響公司產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，按照質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、同質(zhì)價(jià)低的原則采購。第五條、

3、按照詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、評(píng)估、索樣、定價(jià)、請(qǐng)購、訂購流程進(jìn)行。第六條、對(duì)于進(jìn)行大宗采購或經(jīng)常采購的供應(yīng)商，在采購前應(yīng)當(dāng)簽訂采購合同，貨款支付時(shí)間 上盡量延伸展期和固定周期。合同簽訂應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、單價(jià)、金額、供貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方、發(fā)票、付款期限等重要事項(xiàng)。第七條、對(duì)本地采購低值易耗品的結(jié)算，采取按月憑票結(jié)算方式。第八條、除零星采購?fù)?，支付貨款必須以銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。第九條、經(jīng)詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、評(píng)估后形成書面采購意見，報(bào)生產(chǎn)副總批準(zhǔn)定價(jià)后訂購。對(duì)于 生產(chǎn)主要原輔材料要索取樣品，進(jìn)行檢測合格后方可訂購。第十條、物資到廠必須辦理入庫手續(xù)，在辦理入庫前，采購員應(yīng)清檢貨物的數(shù)

4、量、規(guī)格、型號(hào)、 檢測質(zhì)量，經(jīng)驗(yàn)收合格后方可向倉庫辦理入庫手續(xù)。對(duì)于不合格物資，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知供應(yīng)商， 進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)處理。第十一條、對(duì)供應(yīng)商要進(jìn)行資質(zhì)、信用、產(chǎn)品質(zhì)量等征信調(diào)查，對(duì)采購的物資進(jìn)行質(zhì)量檢測或 鑒定，并建立供應(yīng)商資料檔案。第十二條、供應(yīng)商資料檔案應(yīng)當(dāng)包括：公司名稱、性質(zhì)、地址、生產(chǎn)經(jīng)營范圍、營業(yè)執(zhí)照和稅 務(wù)登記復(fù)印件、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等。第十二條、米購部門應(yīng)當(dāng)分供應(yīng)商建立米購臺(tái)賬，按月編制統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)反映供應(yīng)商、米 購數(shù)量、應(yīng)付金額、已付金額、應(yīng)付余額和到期時(shí)間，在次月 5日前報(bào)財(cái)務(wù)部和生產(chǎn)副總第十四條、采購部門應(yīng)當(dāng)一個(gè)季度進(jìn)行一次市場調(diào)查，對(duì)當(dāng)前采購方式、價(jià)格進(jìn)行評(píng)估，實(shí)時(shí)調(diào)

5、整采購方 略，保證合理價(jià)格，降低采購成本。第十五條、采購員在采購過程中不得徇私舞弊，收受供應(yīng)商賄賂。一旦發(fā)現(xiàn)，除收繳賄賂外，移交司法機(jī) 關(guān)并作開除處理。第二章采購計(jì)劃管理制度第一節(jié)米購計(jì)劃編制制度、目的為編制合理的采購計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)采購計(jì)劃的管理，確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)順利、 有序的 進(jìn)行，特制定本制度。二、適用范圍適用于公司采購計(jì)劃的編制工作三、編制采購計(jì)劃的重要性1、預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止斷料。2、避免庫存過多、資金積壓、空間浪費(fèi)。3、配合公司資金運(yùn)用、周轉(zhuǎn)，配合生產(chǎn)、銷售計(jì)劃的順利達(dá)成。四、采購計(jì)劃分類包括：年度采購計(jì)劃、月度采購計(jì)劃、日采購計(jì)劃。1、年度采購計(jì)劃是根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃，

6、在對(duì)市場信息和需求信息進(jìn)行充分分析與收集 的基礎(chǔ)上，依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對(duì)比預(yù)測制定的采購計(jì)劃。2、 月度采購計(jì)劃是指在對(duì)年度采購計(jì)劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實(shí)際采購情況、庫存 情況和市場行情等制定的采購計(jì)劃。3、 日采購計(jì)劃是指在對(duì)月采購計(jì)劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)各部門每日經(jīng)營所需物資的匯 總及審核制定的采購計(jì)劃。五、采購計(jì)劃的編制依據(jù)在編制采購計(jì)劃時(shí)應(yīng)考慮到經(jīng)營計(jì)劃、需求部門的申請(qǐng)、年度采購預(yù)算、庫存情況、公司 資金供應(yīng)情況等相關(guān)因素。六、采購計(jì)劃的編制步驟123明確生產(chǎn)計(jì)劃制定采購計(jì)劃明確銷售計(jì)劃公司每年年底制定 次年度的經(jīng)營目標(biāo)， 銷售部根據(jù)年度目 標(biāo)、客戶訂單意向、 市場預(yù)測等資料進(jìn)行

7、 銷售預(yù)測，并制定年 度銷售計(jì)劃生產(chǎn)部根據(jù)銷售 預(yù)測計(jì)劃制定次年 度生產(chǎn)計(jì)劃，根據(jù) 生產(chǎn)計(jì)劃、庫存狀 況，制定次年度物 料需求計(jì)劃各部門根據(jù)年度 目標(biāo)、生產(chǎn)計(jì)劃預(yù) 估次年各種消耗物 資的需求量，并制 疋預(yù)估計(jì)劃采購部匯總各種 物料、物資的需求 計(jì)劃，并據(jù)此編制次年度采購計(jì) 劃七、米購計(jì)劃編制注意事項(xiàng)1、采購計(jì)劃要避免過于樂觀或保守2、考慮公司年度目標(biāo)達(dá)成的可能性3、生產(chǎn)、銷售計(jì)劃的可行性和預(yù)見問題4、物料需求與物料清單、庫存狀況的確定性5、物料標(biāo)準(zhǔn)成本的影響6、保障生產(chǎn)與降低庫存的平衡7、物料采購價(jià)格和市場供需的可能變化八、采購部應(yīng)審查各部門的申請(qǐng)采購物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足或有無替代的物資，

8、只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請(qǐng)采購物資才能列入采購計(jì)劃中。九、對(duì)于已申請(qǐng)的采購物資，請(qǐng)購部門若需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷請(qǐng)購申請(qǐng)時(shí)，必須立即通 知采購部，以便采購部及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更改采購計(jì)劃。十、如遇急需物資，請(qǐng)購部門應(yīng)填寫“緊急采購申請(qǐng)表”，由該部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公 司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后列入采購范圍。十一、米購部負(fù)責(zé)本制度的制定、解釋、修訂、廢止等工作。十二、本制度自公布之日起執(zhí)行。第二節(jié)采購預(yù)算管理制度一、目的為加強(qiáng)對(duì)公司采購預(yù)算的管理，有效控制采購成本，特制定本制度。二、采購預(yù)算的編制1、采購預(yù)算的編制目標(biāo)（1）采購部憑采購預(yù)算進(jìn)行采購，并控制采購費(fèi)用的支出。（2 ）方便財(cái)務(wù)部據(jù)此籌措和安排采

9、購所需的資金，保證資金支付的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。2、采購預(yù)算的編制依據(jù)（1）生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資數(shù)量（2）預(yù)計(jì)物資期末庫存量（3 ）本期計(jì)劃末結(jié)轉(zhuǎn)庫存量。結(jié)轉(zhuǎn)庫存量由各部門根據(jù)物資的安全庫存量和提前采購期進(jìn) 行確認(rèn)（4）物資計(jì)劃價(jià)格。物資計(jì)劃價(jià)格由采購部根據(jù)物資的當(dāng)前價(jià)格并結(jié)合可能影響物資價(jià)格 變化的因素進(jìn)行確定3、影響采購預(yù)算編制的因素（1 ）采購環(huán)境（2）公司銷售計(jì)劃（3）物資使用清單（4）物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定4、編制步驟（1）采購部應(yīng)采用目標(biāo)數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合的方法確定預(yù)算數(shù)，并以此為依據(jù)編制采購 預(yù)算，編制的過程中，采購部必須對(duì)預(yù)算留有適當(dāng)?shù)挠嗔?，以?yīng)付可能出現(xiàn)的緊急采購情況。（2）采購部應(yīng)

10、與財(cái)務(wù)部進(jìn)行協(xié)商，在充分考慮公司的現(xiàn)實(shí)狀況、市場狀況和公司預(yù)算整體的 基礎(chǔ)上，綜合平衡采購預(yù)算。（3）報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。三、采購預(yù)算的執(zhí)行與調(diào)整1、采購預(yù)算的執(zhí)行（1 ）經(jīng)核定的分期采購預(yù)算，當(dāng)期未動(dòng)用的，不得保留；如確有需要，下期補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)（2 ）未列入預(yù)算的緊急采購，由使用部門領(lǐng)用后，補(bǔ)辦追加相關(guān)手續(xù)（3 ）采購預(yù)算由使用部門嚴(yán)格執(zhí)行，其他部門予以監(jiān)督（4 ）預(yù)算外的采購必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、采購部、主管副總、總經(jīng)理逐級(jí)審批后方可執(zhí)行，否則 必須按采購預(yù)算相關(guān)內(nèi)容辦理。2、采購預(yù)算的調(diào)整采購預(yù)算的調(diào)整審批程序必須與編制審批程序保持一致， 不得更改。如遇有下列情況之一者, 采購預(yù)算需要進(jìn)行調(diào)整：（1

11、）公司經(jīng)營方向發(fā)生變更（2 ）受重大自然災(zāi)害的影響（3 ）公司內(nèi)部重大政策調(diào)整（4）外界發(fā)生重大事件，如政治經(jīng)濟(jì)事件、宏觀政策的調(diào)整等（5）市場經(jīng)濟(jì)形式發(fā)生重大變化，導(dǎo)致公司經(jīng)營目標(biāo)需要調(diào)整四、本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。第三節(jié)月度采購計(jì)劃管理制度一、目的為加強(qiáng)月度采購計(jì)劃的編制、審核、執(zhí)行、增補(bǔ)等管理工作，對(duì)預(yù)算外的采購計(jì)劃進(jìn)行審 批，指導(dǎo)采購作業(yè)，有效降低采購成本，滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需求，現(xiàn)結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制 定本制度。二、月度采購計(jì)劃的制定與審批1、采購部應(yīng)及時(shí)跟相關(guān)需求上報(bào)部門確認(rèn)采購提前期，并共享采購提前期信息2、超預(yù)算采購計(jì)劃須經(jīng)主管經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核3、

12、本月計(jì)劃物資應(yīng)在本月內(nèi)采購4、月采購計(jì)劃的制定程序（1）采購部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定物料需求計(jì)劃（2）采購部每月29日根據(jù)各需求部門提交的年度采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)和倉管提交的收發(fā)存 報(bào)表，以及公司物資需求計(jì)劃和年度采購計(jì)劃等， 結(jié)合月底庫存量、安全庫存量和采購提前編 制月度采購計(jì)劃（3）采購部根據(jù)歷史交易價(jià)格和供應(yīng)商信息，在月度采購計(jì)劃上填制價(jià)格信息和預(yù)計(jì)到貨 日，提交正式的月度采購計(jì)劃5、月度采購計(jì)劃的審批程序采購部將月度采購計(jì)劃于每月 5日前上報(bào)公司財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后遞送主管副 總；主管副總?cè)绮煌庠露炔少徲?jì)劃，應(yīng)組織各部門協(xié)調(diào)，采購部重新調(diào)整月度采購計(jì)劃。三、月度采購計(jì)劃增補(bǔ)辦理1、需求部

13、門的增補(bǔ)采購計(jì)劃須經(jīng)部門主管同意2、采購部、財(cái)務(wù)、主管副總審核后增補(bǔ)采購計(jì)劃3、增補(bǔ)的物資應(yīng)是對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)有重要影響、必須緊急訂購的物資4、增補(bǔ)采購計(jì)劃必須附詳細(xì)說明5、非生產(chǎn)類采購計(jì)劃增補(bǔ)申請(qǐng)：（1） 非生產(chǎn)類采購計(jì)劃增補(bǔ)由需求部門申請(qǐng)人員根據(jù)需要編制“增補(bǔ)需求計(jì)劃申請(qǐng)表”，依 次遞交部門主管、財(cái)務(wù)、主管經(jīng)理審核（2）需求相關(guān)部門申請(qǐng)人員將審核同意的“增補(bǔ)需求計(jì)劃申請(qǐng)表”遞交采購部6、倉儲(chǔ)安全預(yù)警（1）倉管發(fā)現(xiàn)庫存低于安全庫存預(yù)警線時(shí)應(yīng)及時(shí)通知采購部，并遞送當(dāng)前庫存量（2 ）采購部根據(jù)當(dāng)前庫存量判斷閱讀采購計(jì)劃是否已執(zhí)行完畢，分析原因并及時(shí)進(jìn)行處理7、當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，相關(guān)人員須補(bǔ)報(bào)“

14、增補(bǔ)需求計(jì)劃申請(qǐng)表”（1）需求部門臨時(shí)訂單（2）不可預(yù)期設(shè)備損壞（3）生產(chǎn)、經(jīng)營臨時(shí)需求（4）月度采購計(jì)劃已執(zhí)行完畢又接到安全庫存預(yù)警四、本制度由采購部制定，解釋權(quán)和修訂權(quán)歸采購部所有。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。第三章采購計(jì)劃管理流程一、采購計(jì)劃工作流程（如圖）：相關(guān)部門采購部財(cái)務(wù)部主管副總、月度采購計(jì)劃增補(bǔ)流程（如圖）：相關(guān)部門相關(guān)部門主管采購部財(cái)務(wù)部主管副總第四章相關(guān)表格一、購買申請(qǐng)單XXXX化學(xué)建材有限公司采購申請(qǐng)單年 月曰申請(qǐng)部門需求時(shí)間申請(qǐng)理由采購項(xiàng)目扌田述名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)合計(jì)金額備注預(yù)算情況年度預(yù)算已用預(yù)算部門可用預(yù)算尚余預(yù)算董事長：分管副總:會(huì)計(jì):部門主管：申請(qǐng)人：總經(jīng)理:

15、XXXX化學(xué)建材有限公司生產(chǎn)請(qǐng)購單年 月曰采購對(duì)象原料物料設(shè)備零配件其他采購項(xiàng)目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)合計(jì)金額備注描述庫存量可用天數(shù)需求時(shí)間參考資料董事長：總經(jīng)理:分管副總:會(huì)計(jì)：部門主管:申請(qǐng)人：緊急采購申請(qǐng)單XXXX化學(xué)建材有限公司緊急采購申請(qǐng)單董事長：總經(jīng)理:分管副總：財(cái)務(wù)部：部門主管:申請(qǐng)人：緊急采購原因需求時(shí)間序號(hào)物資名稱型號(hào)/規(guī)格用途單位計(jì)劃數(shù)量單價(jià)合計(jì)金額備注二、物資米購計(jì)劃表XXXX化學(xué)建材有限公司物資采購計(jì)劃表部門:年 月曰物資名稱規(guī)格全年采購總量單價(jià)金額每月采購計(jì)劃1月2月3月4月數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額四、年度預(yù)算采購表XXXX化學(xué)建材有限公司年度采購預(yù)算表年 月曰年度預(yù)算總額季度預(yù)算第一季度第二季度第三季度第四季度備注采購項(xiàng)目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累計(jì)五、米購變更