會(huì)議組織和管理

1、12 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 目錄目錄一、會(huì)前準(zhǔn)備一、會(huì)前準(zhǔn)備二、會(huì)務(wù)實(shí)施二、會(huì)務(wù)實(shí)施三、會(huì)后總結(jié)和決算三、會(huì)后總結(jié)和決算四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理目錄目錄3 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 目錄目錄會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容 Team Team小組小組 會(huì)場(chǎng)勘察會(huì)場(chǎng)勘察 起草協(xié)議起草協(xié)議 會(huì)務(wù)分工會(huì)務(wù)分工 制定會(huì)議費(fèi)預(yù)算制定會(huì)議費(fèi)預(yù)算4 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 策劃案的內(nèi)策劃案的內(nèi)容容會(huì)務(wù)工作是圍繞會(huì)議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的會(huì)務(wù)工作是圍繞會(huì)議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的目的、主題、時(shí)間、參會(huì)人員

2、（類型、人目的、主題、時(shí)間、參會(huì)人員（類型、人數(shù)）、地點(diǎn)、會(huì)議日程、議程、人員分工、數(shù)）、地點(diǎn)、會(huì)議日程、議程、人員分工、各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動(dòng)的推進(jìn)時(shí)間等各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動(dòng)的推進(jìn)時(shí)間等策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容5 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 策劃案的內(nèi)策劃案的內(nèi)容容案例：案例：9999年代理會(huì)及年代理會(huì)及聯(lián)歡會(huì)策劃實(shí)施案聯(lián)歡會(huì)策劃實(shí)施案6 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 策劃案的內(nèi)策劃案的內(nèi)容容會(huì)務(wù)工作要保證策劃案會(huì)務(wù)工作要保證策劃案的順利實(shí)現(xiàn)的順利實(shí)現(xiàn)7 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 成立成立T

3、EAMTEAM組組TEAM組組負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 人人職職 責(zé)責(zé)總總 指指 揮揮整整 個(gè)個(gè) 活活 動(dòng)動(dòng) 的的 總總 負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 、 總總 協(xié)協(xié) 調(diào)調(diào)副副 總總 指指 揮揮協(xié)協(xié) 助助 總總 指指 揮揮 ， 負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 常常 務(wù)務(wù) 工工 作作策策 劃劃 組組會(huì)會(huì) 議議 形形 式式 、 發(fā)發(fā) 獎(jiǎng)獎(jiǎng) 形形 式式 、 布布 展展 、 A V、 獎(jiǎng)獎(jiǎng) 品品 禮禮 品品 定定制制 、 條條 幅幅 內(nèi)內(nèi) 容容 、 制制 作作 、 娛娛 樂(lè)樂(lè) 活活 動(dòng)動(dòng) 策策 劃劃 會(huì)會(huì) 務(wù)務(wù) 組組負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 參參 會(huì)會(huì) 代代 表表 的的 吃吃 、 住住 、 行行 、 接接 送送 站站 等等 ， 以以 及及 相相關(guān)關(guān) 物物 資資 、

4、資資 料料 的的 準(zhǔn)準(zhǔn) 備備 ， 費(fèi)費(fèi) 用用 的的 預(yù)預(yù) 算算 、 決決 算算 等等秘秘 書書 組組會(huì)會(huì) 議議 內(nèi)內(nèi) 容容 的的 策策 劃劃 、 發(fā)發(fā) 言言 稿稿 的的 跟跟 蹤蹤 、 PPT制制 作作 、會(huì)會(huì) 議議 資資 料料 的的 整整 理理 、 匯匯 編編8 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 會(huì)場(chǎng)勘察會(huì)場(chǎng)勘察會(huì)場(chǎng)勘察會(huì)場(chǎng)院勘察俗稱會(huì)場(chǎng)院勘察俗稱“踩點(diǎn)踩點(diǎn)”是會(huì)前必須要做是會(huì)前必須要做的基礎(chǔ)性工作的基礎(chǔ)性工作9 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 會(huì)場(chǎng)勘察會(huì)場(chǎng)勘察勘察原則：勘察原則：會(huì)務(wù)工作為會(huì)議內(nèi)容服務(wù)會(huì)務(wù)工作為會(huì)議內(nèi)容服務(wù)以策劃案為依據(jù)

5、，方便操以策劃案為依據(jù)，方便操 作、節(jié)約資金，保證會(huì)議作、節(jié)約資金，保證會(huì)議 順利進(jìn)行順利進(jìn)行10 注意注意 事項(xiàng)事項(xiàng) 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 會(huì)場(chǎng)勘察會(huì)場(chǎng)勘察 會(huì)場(chǎng)方面會(huì)場(chǎng)方面賓館的軟硬件賓館的軟硬件11 注意注意 事項(xiàng)事項(xiàng) 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 會(huì)場(chǎng)勘察會(huì)場(chǎng)勘察 餐飲方面餐飲方面租車問(wèn)題租車問(wèn)題價(jià)格問(wèn)題價(jià)格問(wèn)題12起草協(xié)起草協(xié)議的內(nèi)議的內(nèi)容和注容和注意事項(xiàng)意事項(xiàng) 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 協(xié)議協(xié)議是會(huì)務(wù)組與是會(huì)務(wù)組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細(xì)致、全

6、面、準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、對(duì)等、漏洞。對(duì)等、漏洞。13 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 1、 會(huì)議日期會(huì)議日期2、 住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用3、 場(chǎng)地安排及費(fèi)用場(chǎng)地安排及費(fèi)用內(nèi)容涉及內(nèi)容涉及14 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 4、 餐飲及費(fèi)用餐飲及費(fèi)用5、 甲方對(duì)乙方的規(guī)定甲方對(duì)乙方的規(guī)定6、 乙方對(duì)甲方的規(guī)定乙方對(duì)甲方的規(guī)定7、 結(jié)算等結(jié)算等內(nèi)容涉及內(nèi)容涉及15 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 案例：案例：20002000與成都銀河與成都銀河 王朝酒店的

7、協(xié)議王朝酒店的協(xié)議16 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 會(huì)務(wù)組的分工會(huì)務(wù)組的分工人人員員分分工工負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)人人會(huì)會(huì) 前前會(huì)會(huì) 中中會(huì)會(huì) 后后總總負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)會(huì)會(huì)務(wù)務(wù)總總協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)、考考察察、簽簽約約、預(yù)預(yù)算算、組組織織等等 內(nèi)內(nèi)外外溝溝通通、協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)、處處理理突突發(fā)發(fā)事事件件結(jié)結(jié)算算、善善后后、總總結(jié)結(jié)物物資資組組采采購(gòu)購(gòu)會(huì)會(huì)議議物物品品、印印刷刷、制制作作、旗旗、落落實(shí)實(shí)設(shè)設(shè)備備分分發(fā)發(fā)物物資資歷歷、采采購(gòu)購(gòu)會(huì)會(huì)中中物物品品食食品品、保保證證設(shè)設(shè)備備到到位位結(jié)結(jié)帳帳、剩剩余余物物資資處處理理簽簽到到組組邀邀請(qǐng)請(qǐng)、人人員員落落實(shí)實(shí)、房房間間餐餐桌桌車車輛輛分分配配簽簽到到、

8、發(fā)發(fā)資資料料、安安排排代代表表的的食食宿宿、訂訂餐餐落落實(shí)實(shí)退退房房、回回收收問(wèn)問(wèn)卷卷、結(jié)結(jié)帳帳車車輛輛調(diào)調(diào)度度尋尋租租車車資資源源、簽簽約約、接接站站場(chǎng)場(chǎng)地地租租用用、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)行行程程接接站站組組織織、車車輛輛調(diào)調(diào)節(jié)節(jié)器器度度交交警警聯(lián)聯(lián)系系、司司機(jī)機(jī)安安排排結(jié)結(jié)帳帳17 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 會(huì)務(wù)組的分工會(huì)務(wù)組的分工案例：案例：9999代理會(huì)人員分代理會(huì)人員分 工職責(zé)工職責(zé)18 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 會(huì)務(wù)組的分工會(huì)務(wù)組的分工案例：案例：20002000年代理會(huì)年代理會(huì)邀請(qǐng)信邀請(qǐng)信內(nèi)容：內(nèi)容：1 1、前言、前言2 2

9、、會(huì)議日程、會(huì)議日程3 3、注意事項(xiàng)、注意事項(xiàng)4 4、入住賓館地點(diǎn)及、入住賓館地點(diǎn)及 5 5、回執(zhí)、回執(zhí)19 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 會(huì)務(wù)組的分工會(huì)務(wù)組的分工 20 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 制定會(huì)議預(yù)算制定會(huì)議預(yù)算21 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 制定會(huì)議預(yù)算制定會(huì)議預(yù)算22 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 - - 制定會(huì)議預(yù)算制定會(huì)議預(yù)算案例：案例：9999年代理會(huì)預(yù)算表年代理會(huì)預(yù)算表 9999年代理會(huì)費(fèi)用申年代理會(huì)費(fèi)用申 請(qǐng)文件請(qǐng)文件23 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和

10、管理 案例案例案例：西安活動(dòng)費(fèi)用使用案例：西安活動(dòng)費(fèi)用使用 審批、報(bào)銷規(guī)定審批、報(bào)銷規(guī)定 關(guān)于參加西安活關(guān)于參加西安活 動(dòng)的人員通知?jiǎng)拥娜藛T通知24 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施會(huì)務(wù)的實(shí)施會(huì)務(wù)的會(huì)務(wù)的實(shí)施實(shí)施 會(huì)務(wù)組：出發(fā)時(shí)會(huì)務(wù)組：出發(fā)時(shí) 間及工作內(nèi)容間及工作內(nèi)容 簽到注意事項(xiàng)簽到注意事項(xiàng) 會(huì)議期間的工作會(huì)議期間的工作 會(huì)議結(jié)束的工作會(huì)議結(jié)束的工作25 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施會(huì)務(wù)的實(shí)施 - - 出發(fā)時(shí)間出發(fā)時(shí)間 26 注意注意 事項(xiàng)事項(xiàng) 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施會(huì)務(wù)的實(shí)施 - - 簽到簽到 關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙簽到臺(tái)簽到臺(tái)住

11、房分配住房分配其它其它27 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施會(huì)務(wù)的實(shí)施 - - 簽到簽到 案例：案例： 簽到程序界面演示簽到程序界面演示28 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施會(huì)務(wù)的實(shí)施 - - 開會(huì)期間開會(huì)期間 29 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施會(huì)務(wù)的實(shí)施 - - 會(huì)議結(jié)束會(huì)議結(jié)束30 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施會(huì)務(wù)的實(shí)施 - - 會(huì)議結(jié)束會(huì)議結(jié)束案例：意見反饋樣式案例：意見反饋樣式31 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)后總結(jié)和決算會(huì)后總結(jié)和決算會(huì)后的總會(huì)后的總結(jié)和決算結(jié)和決算32 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的組織和管理 會(huì)后總結(jié)和決算會(huì)后總結(jié)和決算會(huì)后的總