淺談如何加強(qiáng)基建檔案的管理_工程管理

1、淺談如何加強(qiáng)基建檔案的管理基建檔案是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等,它既是建設(shè)過程的真實(shí)反映和記錄,又是建設(shè)進(jìn)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù),也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)?；n案具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特別性等特點(diǎn),隨著社會(huì)信息化的飛速進(jìn)展,基建檔案的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化,特殊是以基建工程項(xiàng)目為中心所形成的文件材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實(shí)性、專業(yè)性要求,而一個(gè)完整的基建工程項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段,要經(jīng)過主管機(jī)關(guān)、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等好多部門,給收集管理工作帶來許多困難,就

2、此對基建檔案管理談幾點(diǎn)粗淺的熟悉。一、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo),建立檔案組織抓好基建檔案工作,首先要從思想上重視基建檔案管理工作,提高熟悉,從監(jiān)與管兩方面入手,分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和供應(yīng)牢靠的保障,用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作,建立起相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增加檔案意識,注意收集與準(zhǔn)時(shí)移交,防止檔案材料的散失,要抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集,樂觀與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作,以保證歸檔檔案資料的完整、精確、系統(tǒng)。建立檔案管理組織,不僅是行政管理的重要組成部分,而且是必需做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,因此,要明確有關(guān)人員與部

3、門的職責(zé),用制度管人,用制度辦事,將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款,將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來,鼓舞和支持檔案管理人員深化現(xiàn)場收集檔案資料,作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目,自建設(shè)項(xiàng)目開頭,就樂觀介入。二、建立制度,編制分類方案和規(guī)章1、制度要健全,執(zhí)行要堅(jiān)決。根據(jù)檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn),對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料,應(yīng)依據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn),在便于保管和利用的前提下,進(jìn)行科學(xué)分類整理,設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目,如它所包括基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)檔案、基本建設(shè)施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應(yīng)依據(jù)本單位的實(shí)際狀況和詳細(xì)要

4、求,制定本單位的基建檔案管理實(shí)施細(xì)則,細(xì)則應(yīng)主要明確本單位基建檔案的范圍,歸檔的基本要求和基本內(nèi)容,基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織基建檔案的過程中給相關(guān)人員供應(yīng)標(biāo)準(zhǔn),增加基建檔案資料整理的可操作性。2、資料要齊全,內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求,應(yīng)當(dāng)重視抓好資料的收集工作,堅(jiān)持工程項(xiàng)目建檔工作根據(jù)檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步,堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合,編制分類方案,正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工竣工驗(yàn)收及文件、基建財(cái)務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類工作,齊抓共管,進(jìn)一步做好基建竣工歸檔工作。3、管理要準(zhǔn)時(shí),立卷要規(guī)范。為確

5、?；üこ虣n案齊全、完整、系統(tǒng),就要把基建檔案工作與工程建設(shè)方案、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系,同步進(jìn)行,做到工程進(jìn)度到哪個(gè)階段,檔案收集和管理工作跟蹤到哪個(gè)階段。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清楚,同時(shí)依據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,對基建文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理,按工程項(xiàng)目組卷,使檔案資料做到文件齊全、分類精確、體系鮮亮、便利管理,便利利用,保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門,嚴(yán)格交接手續(xù),仔細(xì)核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。三、加強(qiáng)培訓(xùn),提高人員素養(yǎng)一個(gè)單位基建檔案管理的好壞,不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念

6、、檔案管理人員水平的凹凸息息相關(guān),更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。基建檔案作為科技檔案的重要組成部分,它服務(wù)于今日,有利于將來,為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)討論供應(yīng)素材,針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與負(fù)責(zé)基建人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進(jìn)度等現(xiàn)狀,一是要結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn),加強(qiáng)對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)及建設(shè)施工單位檔案管理人員的培訓(xùn),將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款,將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來,引起參建單位的足夠重視,自項(xiàng)目建設(shè)開頭,應(yīng)當(dāng)組織其學(xué)習(xí)、貫徹國家關(guān)于建設(shè)項(xiàng)

7、目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及方法,強(qiáng)化崗前培訓(xùn),要求做到統(tǒng)一的要求、標(biāo)準(zhǔn)與格式,嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān),要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進(jìn)行、工程建設(shè)與檔案材料的積累、整編、審定同步進(jìn)行,系統(tǒng)把握項(xiàng)目開工前、項(xiàng)目進(jìn)行過程中、項(xiàng)目竣工后檔案工作的不同點(diǎn)與側(cè) 重點(diǎn),既瞻前顧后,又緊抓過程;二是要組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員,仔細(xì)學(xué)習(xí)貫徹檔案法及國家關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和方法,在各部門間形成檔案共識,不斷提高業(yè)務(wù)力量,自覺增加責(zé)任意識,做到主動(dòng)出擊、提前擬定方案,實(shí)行跟蹤收集、動(dòng)態(tài)收集、嚴(yán)把質(zhì)量,同時(shí)要求檔案人員,要依據(jù)工程進(jìn)度,緊密與參建單位的經(jīng)理、施工人員等聯(lián)系,爭取協(xié)作,做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。四、搞好監(jiān)督,把工作落到實(shí)處缺乏有力的檔案執(zhí)法機(jī)制是一個(gè)比較突出的問題。在基建檔案未形成時(shí),存有檔案資料散落在各科技人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)手中的現(xiàn)象,應(yīng)依據(jù)實(shí)際狀況,把檔案法宣揚(yáng)列入全年工作方案和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容,并仔細(xì)制訂宣揚(yáng)方案,實(shí)行多種形式、通過不同媒