(10)公文管理規(guī)范

1、農(nóng)業(yè)開發(fā)有限公司管理文件文件編號(hào)頁 次20標(biāo)題：公文管理規(guī)范版 本1.0公文管理規(guī)范(受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、打印) 擬制： 審核: 會(huì)簽: 批準(zhǔn): （蓋章）修 訂 記 錄序號(hào)頁碼更改單號(hào)更改人生效日期摘要公文管理規(guī)范1 目的為行政公文管理規(guī)范化、科學(xué)化，保證公文處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，滿足公司需求，制訂本規(guī)范。2 適用范圍本規(guī)范適用于公司公文行文、收/發(fā)文、分發(fā)處理及管理。3 相關(guān)定義3.1 公文是指管理過程中所形成的規(guī)范體式的公務(wù)文書，以及經(jīng)營過程中的記錄資料。公文是傳達(dá)貫徹公司相關(guān)方針、政策以及指示的重要載具，是報(bào)告工作、交流經(jīng)驗(yàn)的重要渠道。3.2 公文處理是指公文的收發(fā)、傳閱、呈送、請(qǐng)

2、辦、承辦等一系列相關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。4 職責(zé)分工4.1 綜合部是公文處理管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀工作，負(fù)責(zé)指導(dǎo)集團(tuán)各部門及下屬各公司公文處理工作。4.2 各部門(下屬各公司)負(fù)責(zé)本部門主導(dǎo)發(fā)行的公文處理，并安排專人負(fù)責(zé)部門公文的發(fā)放、接收、傳遞、立卷等工作，下屬各公司公文由其辦公室（行政部）負(fù)責(zé)歸檔保存，總公司各部門檔案由部門負(fù)責(zé)人定期歸檔至綜合部。5 公文管理相關(guān)程序5.1 公文的種類及適用Ø 決定/決議：適用于公司對(duì)重大事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出的安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員、變更或者撤消各部門或下屬工作不適當(dāng)?shù)氖马?xiàng)等；Ø 通知：適用

3、于發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位公文，要求辦理和需要公司各部門、下屬各公司周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，人事任免及人事聘用等；Ø 通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況；Ø 報(bào)告：適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)單位的詢問；Ø 請(qǐng)示：適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；Ø 批復(fù)：適用于答復(fù)所隸屬單位或下級(jí)單位的請(qǐng)求事項(xiàng)；Ø 函：適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向其他業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等；Ø 會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況、會(huì)議精神及會(huì)議議定事項(xiàng)。5.2 公文常用格式：正

4、式公文常用格式由文頭、正文、版記三部分組成。Ø 正式公司的文頭：包括文頭名稱、發(fā)文字號(hào)等項(xiàng)，若是密級(jí)文件和緊急公文，則還應(yīng)該包括密級(jí)、保密期限和緊急程度；a. 文頭名稱:在經(jīng)營活動(dòng)中以公司名義對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)布的文件，使用“xx有限公司”的紅色文頭發(fā)文（格式見附表1）。下屬各公司則使用本公司固定的文頭；b. 請(qǐng)示、報(bào)告:以公司名義向上級(jí)主管部門、領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、請(qǐng)示時(shí)，使用上行紅色文頭發(fā)文；（格式見附表2）c. 以部門名義對(duì)公司內(nèi)部發(fā)布的事務(wù)性文件及公司內(nèi)部辦理例行公事與應(yīng)急公文等，使用普通文頭發(fā)文；（格式見附表3）d. 傳真：公司對(duì)外發(fā)傳真以“XXX有限公司 傳真”的普通文頭發(fā)文；（格式見附

5、表4）e. 會(huì)議紀(jì)要：公司會(huì)議紀(jì)要分為兩類：“會(huì)議紀(jì)要”、“專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要”。由公司負(fù)責(zé)人或其授權(quán)委托人（下屬公司由總經(jīng)理）主持召開的會(huì)議稱為辦公會(huì)，由綜合部（下屬各公司由其辦公室）形成辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要發(fā)文名稱為“XX有限公司會(huì)議紀(jì)要”（格式見附表5），由公司負(fù)責(zé)人或其授權(quán)委托人簽發(fā)；由公司負(fù)責(zé)人等主持召開的專題工作會(huì)議稱為專題會(huì)，形成專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要，發(fā)文名稱為“XX有限公司專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要” （格式見附表6），由公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)。Ø 發(fā)文字號(hào)a. 發(fā)文字號(hào)由單位代字、六角符號(hào)“”括入年號(hào)、順序號(hào)組成，年號(hào)應(yīng)該寫全，順序號(hào)不編寫虛偽（1，不編寫成001或01），文件順序號(hào)前不加“

6、第”字。聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)只編寫主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文號(hào)；b. 傳真發(fā)文字號(hào):以公司名義發(fā)傳真，發(fā)文代字為“x傳字”，須由公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以部門名義發(fā)傳真，如人力資源部發(fā)傳真發(fā)文代字為“人資傳字”，須由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。下屬各公司名義發(fā)傳真，發(fā)文代字為“xx傳字”，需由其總經(jīng)理簽發(fā)；c. 部門或個(gè)人就某一個(gè)具體工作內(nèi)容、步驟、程序進(jìn)行協(xié)商、布置及請(qǐng)示時(shí)用三單制，即工作聯(lián)系單、任務(wù)通知單和請(qǐng)示報(bào)告單。Ø 密級(jí)、緊急程度：a. 密級(jí)公文應(yīng)分別注明“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”等級(jí)，還應(yīng)有份數(shù)編號(hào)；b. 緊急公文應(yīng)分別根據(jù)緊急程度，分別注明“急件”、“特急”字樣?！凹奔币筇崆稗k，“特急”要求立即辦；c.

7、 密級(jí)、緊急程度寫于文頭右上角，密級(jí)與緊急程度同時(shí)使用時(shí)，密級(jí)置上，緊急程度置下，上下對(duì)齊。5.3 公司主體規(guī)范公文主體部分包括公文標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等項(xiàng)。Ø 公文標(biāo)題撰寫規(guī)范一般包括發(fā)文單位、事由、文種三部分；若文頭已有發(fā)文單位，則標(biāo)題只寫事由、文種。用二號(hào)小標(biāo)宋體，可一行或多行居中，回行時(shí)詞義應(yīng)完整，排列對(duì)稱。a. 發(fā)文單位：發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前；b. 發(fā)文事由：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，除規(guī)范文件外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；c. 公司下發(fā)的行政規(guī)章制度的公文用“頒發(fā)”，下屬各公司產(chǎn)生的類似公文用“印發(fā)

8、”；下發(fā)上級(jí)、同級(jí)或不相隸屬公文用“轉(zhuǎn)發(fā)”，轉(zhuǎn)發(fā)公文，要將事由寫清楚，原標(biāo)題不必照抄，但不能用原發(fā)文字號(hào)代替。d. 標(biāo)注文體：參見上文。Ø 主送單位撰寫規(guī)范：a. 上行公文的主送單位一般只寫一個(gè)，請(qǐng)示則只能是一個(gè)；對(duì)請(qǐng)示予以回復(fù)時(shí)，主送單位也只能是上行請(qǐng)示的單位。如需同時(shí)報(bào)送其他單位，應(yīng)采用抄送的形式。標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格三號(hào)仿宋字體，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送單位后用冒號(hào)；b. 公司普發(fā)性公文，主送單位按慣例排列，即“xx各部門、下屬各公司”；c. 保密性公文和針對(duì)性較強(qiáng)的公文，主送單位由簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)確定，以具體受文對(duì)象確定主送單位。Ø 正文撰寫規(guī)范a. 開頭與結(jié)尾撰寫規(guī)范

9、：分導(dǎo)語、主體和結(jié)束語。正文開頭應(yīng)表發(fā)文明目，并通過敘事、說理等方式提出發(fā)文要點(diǎn)，說明發(fā)文訴求或要求。正文的結(jié)尾，要簡(jiǎn)單樸素。對(duì)上行文，不要求答復(fù)的工作報(bào)告，結(jié)束語可用“以上報(bào)告，請(qǐng)審查”。要求上級(jí)批準(zhǔn)、批復(fù)的，可用“以上請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”。要求上級(jí)轉(zhuǎn)批的，可用“如無不妥，請(qǐng)轉(zhuǎn)批”等語。平行文的結(jié)尾一般用“特此函達(dá)、特此函復(fù)”等語，下行文的結(jié)尾，一般用“此復(fù)”、“以上各點(diǎn)，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“特此通知”等語；主送機(jī)關(guān)下一行行文（不空行），每段首行空二字，回行頂格，年份和數(shù)字不回行。正文用三號(hào)仿宋，一般每面22行，每行28字。小標(biāo)題可用三號(hào)小標(biāo)宋體或黑體；b. 公文標(biāo)題序號(hào)規(guī)范：正文中用數(shù)字表示多層

10、次結(jié)構(gòu)時(shí)，標(biāo)識(shí)方法為：第一級(jí)用一、二、三、第二級(jí)用（一） （二） （三） 第三級(jí)用1.2.3第四級(jí)用（1） （2） （3） 第五級(jí)用 第六級(jí)用A B Cc. 公文字體要求：公文正文內(nèi)容從左至右橫寫、橫排；用紙應(yīng)按國際標(biāo)準(zhǔn)為A4，左側(cè)裝訂。標(biāo)題用小標(biāo)2號(hào)宋體字，正文用3號(hào)仿宋體字；d. 公文中各組成部分的標(biāo)示規(guī)則，參照國家黨政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。Ø 附件撰寫規(guī)范：a. 公文如有附件，應(yīng)在正文之后，落款之前注明附件名稱和順序，附件名稱、順序要與正文所列的名稱、順序一致。若附件的名稱已作為公文標(biāo)題的主要內(nèi)容，正文不必再作標(biāo)注。附件內(nèi)容應(yīng)當(dāng)在用印頁之后另起一頁,并盡可能與正文裝訂在一起

11、。如附件篇幅較長，制作復(fù)雜，可分別裝訂，并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號(hào)；b. 正文后“附件”字樣及附件順序標(biāo)識(shí)、附件名稱撰寫要求：如有附件，正文下空1行，左空2字，3號(hào)仿宋標(biāo)”附件”，然后全角冒號(hào)和附件標(biāo)題，附件標(biāo)題后不帶標(biāo)點(diǎn)。涉及序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字，附件內(nèi)容與正文一起裝訂，并在左上角第一行頂格標(biāo)“附”或“附件”及序號(hào)。如不能裝訂在一起，則附件第一行頂格標(biāo)公文發(fā)文號(hào)，并在其后標(biāo)“附件”字樣。Ø 公文落款撰寫規(guī)范：a. 落款應(yīng)在正文之后偏右的位置。b. 落款用發(fā)文單位全稱或簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文，落款主辦單位列在首，其它依序排列。Ø 印章：公司級(jí)公文一律加蓋印章下發(fā)，加蓋印章，蓋章

12、一般采取騎年蓋月的方式。當(dāng)成文日期處不能在本頁容納印章時(shí)，應(yīng)調(diào)整文件正文字距及行距，務(wù)必使印章和正文處在同一頁內(nèi)，不得使用“此頁無正文”等解決方法。Ø 成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字加漢字的年月日組成，不能略寫。會(huì)議紀(jì)要不落款，也不署成文日期。5.4 版記規(guī)范版記部分，包括主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期、份數(shù)等項(xiàng)。Ø 版記應(yīng)置于行文部分結(jié)束之頁面的末端；Ø 按主題詞（下劃一長橫線）、抄送單位（下劃一長橫線）、印發(fā)單位和印發(fā)日期（下劃一長橫線）為序排列；Ø 主題詞一般不超過五個(gè)，編寫規(guī)范為：類別詞+類屬詞+文體組成?！爸黝}詞”，左左頂格，三號(hào)黑體，后加全角冒

13、號(hào)，主體詞用三號(hào)仿宋字，詞與詞之間不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；Ø 抄送單位：對(duì)須周知或需協(xié)助辦理的非主辦部門，用“抄送”署以抄送單位規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。 左空一字，用仿宋三號(hào)字，抄送單位之間用頓號(hào)隔開；Ø 印發(fā)單位和印發(fā)日期同行。左側(cè)頂格署“xxx有限公司”，右側(cè)頂格署“x年x月x日”，印發(fā)日期以打印日期為準(zhǔn)。5.5 行文規(guī)則Ø 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，盡量少發(fā)公文；Ø 各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)行文，除以部門文、傳真的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，一般不得對(duì)外用紅頭文件；Ø “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只有一個(gè)主送人（或部門），需要同時(shí)送

14、其他人（或單位）的應(yīng)當(dāng)用抄送形式；Ø “報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；Ø 公司內(nèi)部如進(jìn)行簡(jiǎn)單、迅速的工作聯(lián)系和行政指令可以通過“請(qǐng)示報(bào)告單、工作聯(lián)系單、任務(wù)通知單”。6 公文的擬制規(guī)范公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。 6.1 公文起草規(guī)范：Ø 符合公司經(jīng)營管理方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；Ø 從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，所提措施和辦法切實(shí)可行；Ø 內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉；Ø 文種正確，格式規(guī)范。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定公文密級(jí)、公開屬性和緊急程度；Ø 起草涉密公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)使用符合保密規(guī)定的存

15、儲(chǔ)介質(zhì)。6.2 公文文稿會(huì)簽注意事項(xiàng)： Ø 會(huì)簽文稿均須通過會(huì)簽流程，并經(jīng)終簽后生效；Ø 文件會(huì)簽，由主辦部門送轉(zhuǎn)會(huì)簽。若會(huì)簽過程中出現(xiàn)不同意見，應(yīng)當(dāng)協(xié)商一致后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)；Ø 會(huì)簽文必須嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限要求完成。 原則上，公文會(huì)簽的每個(gè)環(huán)節(jié)不應(yīng)超過3個(gè)工作日。6.3 公文文稿簽發(fā)前的審核規(guī)范：規(guī)范性文件應(yīng)當(dāng)由主辦部門進(jìn)行合理性審查。審核重點(diǎn)：Ø 行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確；Ø 內(nèi)容是否符合公司的發(fā)展戰(zhàn)略及要求；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提措施和辦法是否切實(shí)可行；Ø 文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名

16、、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范； Ø 其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送。7 發(fā)文處理公文管理主要流程見公文管理流程圖7.1 公司的發(fā)文分為對(duì)內(nèi)發(fā)文和對(duì)外發(fā)文。對(duì)內(nèi)發(fā)文的對(duì)象為公司各部門和下屬各公司，對(duì)外發(fā)文的對(duì)象包括客戶、合作伙伴、政府部門等。7.2 發(fā)文程序Ø 公司發(fā)文：主辦單位擬稿綜合部（辦公室）核稿-分管領(lǐng)導(dǎo)核簽-公司負(fù)責(zé)人審閱簽發(fā)公文登記、復(fù)核、印制、核發(fā)；Ø 紀(jì)要：會(huì)議主辦

17、部門擬稿綜合部（辦公室）審核公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)公文登記、復(fù)核、印制、核發(fā)。7.3 印發(fā)Ø 經(jīng)簽發(fā)后的公文由綜合部印發(fā)。文稿印刷前，擬稿人應(yīng)對(duì)稿樣進(jìn)行校對(duì)并簽字，綜合部應(yīng)對(duì)審批、簽發(fā)手續(xù)及附件材料等進(jìn)行復(fù)核，印刷完畢后文件由綜合部負(fù)責(zé)發(fā)送；Ø 文件發(fā)送后，應(yīng)有相關(guān)收文部門的簽收，文件發(fā)送部門應(yīng)做好簽收登記并造冊(cè)歸檔；Ø 印發(fā)的文件，發(fā)文部門應(yīng)保留并歸檔。8 收文處理8.1 收文處理指對(duì)收到的公文的辦理過程，一般包括簽收、審核、登記、批辦、承辦、催辦、回復(fù)、傳閱等程序。Ø 簽收、審核、登記。統(tǒng)一由綜合部負(fù)責(zé)簽收、分類、審核、登記。其他各部門收到的公文若需報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批

18、閱的必須統(tǒng)一轉(zhuǎn)至綜合部簽收，各部門一般不自行呈報(bào)。下屬各公司由其辦公室負(fù)責(zé)辦理；Ø 批辦。公司領(lǐng)導(dǎo)在批示公文時(shí)，應(yīng)明確批示主辦部門和協(xié)辦部門。對(duì)具體請(qǐng)示、報(bào)告的批復(fù)應(yīng)簽署明確意見。需公司其他領(lǐng)導(dǎo)閱知的，可進(jìn)一步批轉(zhuǎn)至其他領(lǐng)導(dǎo)；Ø 承辦。主辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)處理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求及時(shí)辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。協(xié)辦部門應(yīng)積極協(xié)助、配合主辦部門完成公文辦理任務(wù)；Ø 催辦。綜合部負(fù)責(zé)對(duì)公文進(jìn)行催辦，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋催辦結(jié)果。公司催辦原則為：緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦；Ø 回復(fù)。主辦部門完成辦

19、文后應(yīng)及時(shí)將辦文結(jié)果回復(fù)綜合部；Ø 傳閱。凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)閱示的公文，由綜合部組織傳閱，有關(guān)部門均不得積壓，也不得自行橫傳。8.2 對(duì)收到的傳真公文，按照以上收文程序辦理。公文傳真文件除會(huì)議通知等一般告知、周知性文件外，應(yīng)向發(fā)文單位索取正式件，以便存檔備查。9 公文的歸檔及管理9.1 公司文件在結(jié)辦后3天內(nèi)，交綜合部歸存。9.2 公司個(gè)人不得保存公司公文，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交綜合部登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。9.3 任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料逐件登記報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。9.4 銷毀秘密級(jí)以上文件要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不

20、丟失、不遺漏。9.5 每年年初總經(jīng)理工作部將上年度公文立卷完畢后移交檔案室歸檔。10 附則10.1 本規(guī)范由綜合部擬制并負(fù)責(zé)解釋。10.2 本規(guī)范從 年 月 日起執(zhí)行。 2018年3月1日 附件：1 公司上行公文格式2 公司公文格式3 公司會(huì)議紀(jì)要格式4 公司專題會(huì)議紀(jì)要格式5 公司便函格式6 公司傳真格式7 公司收文處理單格式8 公司發(fā)文送審會(huì)簽單格式9 公司發(fā)文登記表格式xx有限公司文件x發(fā) 號(hào) 標(biāo)題（2號(hào)小標(biāo)宋體）正文（3號(hào)仿宋體），1.5倍行距。 (公司上行公文格式主題詞：抄報(bào)：抄送：xx有限公司 年 月 日印發(fā) （共印 份）XX有限公司文件x發(fā) 號(hào)標(biāo)題（2號(hào)小標(biāo)宋體）正文（三號(hào)仿宋字，間距30磅）(公司公文格式) ×年×月×日主題詞：抄報(bào): 抄送: xx有限公司 年 月 日印發(fā)xx有限公司會(huì)議紀(jì)要 年第【 】號(hào) 會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn)： 參加人員： 會(huì)議名稱： 主送： 抄送： xx有限公司 年 月 日印發(fā)xx有限公司專題會(huì)議紀(jì)要 年第【 】號(hào) 會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn)：參加人員： 會(huì)議名稱： 主送： 抄送： xx有限公司 年 月 日印發(fā) xxx有限公司 函 xx x Group CO., LTD . 主送（報(bào)）： 文件編號(hào)： 抄送（報(bào)）： 行文部門： 擬 稿 人： 主 題 詞： 審 核 人: 行文日期： 簽 發(fā) 人： 秘密 機(jī)密 絕