在Excel中的打印設(shè)置的技巧

1、在Excel中的打印設(shè)置的技巧（圖）Excel在我們實(shí)際工作中應(yīng)用在很多方面，大至企業(yè)中的報(bào)表，小至個(gè)人的理財(cái)都可以用Excel很方便的為我們完成，當(dāng)然，也還有很多其它的專業(yè)性的軟件，在這里我就不多說了，只是舉一下例子而已。 正式進(jìn)入話題，我今天主要要說的是Excel關(guān)于打印的一些設(shè)置，從我了解的一些情況得知，在使用該軟件沒有問題的人們往往在打印時(shí)都會(huì)或多或少的出現(xiàn)些不該有的錯(cuò)誤，所以在此詳細(xì)為大家講解幾點(diǎn)主要的設(shè)置，其中有點(diǎn)見過很多關(guān)于Excel中講解打印設(shè)置時(shí)都忽略了的一點(diǎn)，希望對(duì)不清楚其設(shè)置的同胞們有所幫助。 下面我就舉一學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)表（圖一）來說明其中的一些問題&#

2、160;                                                 &#

3、160;                                圖一一、打印區(qū)域設(shè)置 當(dāng)然，要打印，我們首先要確實(shí)打印的范圍，在Excel中，我們可以通過選定的方式來確實(shí)我們要打印的范圍，如（圖二）所示，從學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)表行到下面藍(lán)色結(jié)束部分即為我們選定部分（在E

4、xcel中最初選的單元格呈白色，像未選定狀態(tài)，其實(shí)乃選定），下面白色部分為未選定部分。 圖二如我們只需設(shè)置上面部分為需要打印的區(qū)域（如上面部分是前10名名單，而我們恰好需要前10名名單，這時(shí)，這種設(shè)定打印區(qū)域的作法就有效了），我們只需在菜單項(xiàng)里面選擇“文件”菜單，再選擇其下面的“打印區(qū)域”，再選“設(shè)置打印區(qū)域”就可以了，這時(shí)我們會(huì)發(fā)現(xiàn)我們剛選擇的部分出現(xiàn)了一個(gè)虛線框，這就是我們所設(shè)置的打印部分了。（圖三，紅色線條處），因另兩邊靠頂部和左側(cè)，故虛線不可見。但這時(shí)出現(xiàn)了一個(gè)問題，即右側(cè)出現(xiàn)了兩條虛線，應(yīng)該說正常情況下只會(huì)出現(xiàn)一條虛線，這就是我要說的下一點(diǎn)。 圖三二、頁面設(shè)置。&

5、#160;其實(shí)出現(xiàn)這種情況很簡單，只要稍微留意一下就可了解，我們現(xiàn)在用一下打印預(yù)覽看一下我們設(shè)置的打印區(qū)域部分（圖四）。我們可以看到，打印預(yù)覽部分并不是我們設(shè)置的打印區(qū)域部分，而是只到政治一科后面就沒有了，我們再返回到圖三看一下，政治一科恰好是一條虛線的位置，這下明白了吧，那一條虛線是根據(jù)我們設(shè)置的頁面紙張而默認(rèn)的打印區(qū)域，在我們沒有設(shè)置打印區(qū)域的時(shí)候直接用一下“打印預(yù)覽”我們就會(huì)看見一右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一條虛線，沒錯(cuò)，那就是系統(tǒng)默認(rèn)的可打印區(qū)域?，F(xiàn)在我們怎么辦呢，就不行了嗎，不是，我們可以通過更換紙型、調(diào)整頁面邊距或調(diào)整紙張方向來達(dá)到我們的目的。    

6、60;                                                 

7、60;                      圖四當(dāng)然，在不可更換紙型的情況下我們就只有后面兩種辦法，而在紙張邊距調(diào)整之后還不行的情況下（不是調(diào)整邊距就一定行的，因?yàn)楦鞣N情況，比如表格太寬啦，為了美觀啦等等），就只能調(diào)整紙張方向了。 我們先說調(diào)整頁面邊距。 調(diào)整邊距很方便，你可以直接在打印預(yù)覽的情況下點(diǎn)擊屏幕上的“頁邊距”來拖動(dòng)調(diào)整，當(dāng)然，為了準(zhǔn)確，我們

8、也可以通過屏幕上的“設(shè)置”（或關(guān)閉“打印預(yù)覽”，選“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”項(xiàng)）來準(zhǔn)確的調(diào)整（圖五）。 圖五調(diào)整之后再試試打印預(yù)覽，是不是能夠顯示完全了，如果還是不行，就更改頁面方向了（更改頁面方向只是在“頁面設(shè)置”窗口里選擇頁面，在里面設(shè)置縱向或橫向即可以了）。對(duì)于水平居中，垂直居中和頁眉頁腳的設(shè)置我就不細(xì)說了，這些相信大家都知道吧，可以調(diào)整看看，比如說需要加上什么頁碼什么的，都可以在里面完成，自己實(shí)踐實(shí)踐。 還需補(bǔ)充一小點(diǎn)，調(diào)整的時(shí)候也可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整一下行高或列寬，也許可以達(dá)到更方便的效果，如果不需設(shè)置打印區(qū)域，只需在“文件”菜單“打印區(qū)域”項(xiàng)“取消打印區(qū)域”即

9、可。 接下來再說一點(diǎn)，也是在打印設(shè)置中十分重要而又十分簡單的一點(diǎn)，但許多人卻沒有了解。 三、頁面設(shè)置中工作表項(xiàng) 也許很多人沒在意這一項(xiàng)，這一項(xiàng)里面有一處非常重要的地方，也是很多人打印出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方，而導(dǎo)致特別麻煩。 在我們具體打印操作的時(shí)候，設(shè)置好了打印區(qū)域，有時(shí)預(yù)覽一下，然后打印，當(dāng)我們打印一頁時(shí)，都不會(huì)出現(xiàn)什么錯(cuò)誤，當(dāng)打印第二頁、第三頁時(shí)，狀況就出現(xiàn)了，很多人不了解為什么會(huì)出現(xiàn)那種情況（我們打印表格的時(shí)候在每一頁都需要一個(gè)頂端標(biāo)題，但當(dāng)我們打印機(jī)輸出第二頁、第三頁或再后面的時(shí)候，上面的標(biāo)題行就沒有了，舉上面例子來說，當(dāng)我們需要打印第二頁時(shí)，同樣需要“

10、學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)表”和下面科目一行），這時(shí)我們又該如何設(shè)置呢，先看一下在沒有設(shè)置的情況下的打印預(yù)覽（圖六）。 圖六看出第一頁和第二頁的不同之處沒有，對(duì)，第一頁很正確，但第二頁呢，沒有了我們需要的頂端標(biāo)題行，這時(shí)我們就需要設(shè)置頂端標(biāo)題行了。 當(dāng)我們遇到這種情況時(shí)，其實(shí)Excel是為我們提供了解決辦法的，就是設(shè)置頂端標(biāo)題行，我們可以在“頁面設(shè)置”窗口中選擇“工作表”項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置（圖七紅色部分），打印區(qū)域（藍(lán)色部分）我們就不講了。 圖七我們怎么設(shè)置頂端標(biāo)題行呢，上面有一個(gè)輸入窗口，我們用輸入的辦法嗎？答案是可用可不用，用輸入的辦法可能有些學(xué)者不是很明白怎么個(gè)輸入法，我就介紹給

11、大家一種最簡便的方法，我們可以將光標(biāo)移到“頂端標(biāo)題行”后面的輸入框中，然后我們將鼠標(biāo)在統(tǒng)計(jì)表中框選我們需要作為頂端標(biāo)題行的部分（圖八），選擇之后放開鼠標(biāo)就行了（選擇的時(shí)候我們發(fā)現(xiàn)它是選擇的整行，我們不必驚慌，其實(shí)就是選整行就對(duì)了）。                              

12、0;                                           圖八這時(shí)選擇部分就會(huì)呈現(xiàn)閃爍的虛線框，然后單擊窗口中的“確定”按鈕，再用打印預(yù)覽

13、試試，怎么樣，是不是每一頁都有頂端標(biāo)題行了（圖九）。 圖九再補(bǔ)充一點(diǎn)，有時(shí)一個(gè)表格的左邊列是固定不變的，而不是頂端的標(biāo)題，這時(shí)我們只需將“頂端標(biāo)題行”改為設(shè)置“左端標(biāo)題列”就行了，方法是一樣的。        Excel打印技巧        沒有打印機(jī)一樣可以打印預(yù)覽        在沒有安裝打印機(jī)的電腦上按下Excel的“打印預(yù)覽”按鈕后，Ex

14、cel會(huì)卻提示沒有安裝打印機(jī)，且無法打印預(yù)覽。其實(shí)，只要單擊“開始”“設(shè)置”“打印機(jī)”，然后雙擊“添加打印機(jī)”項(xiàng)目，再隨便安裝一個(gè)打印機(jī)的驅(qū)動(dòng)程序。重啟Excel，就會(huì)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)可以打印預(yù)覽了。        打印指定頁面       一個(gè)由多頁組成的工作表，打印出來后，發(fā)現(xiàn)其中某一頁（或某幾頁）有問題，修改后，沒有必要全部都打印一遍！只要選擇“文件”“打印”（不能直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，否則是將整個(gè)工作表全部打印出來），打開“打印內(nèi)

15、容”對(duì)話框，選中“打印范圍”下面的“頁”選項(xiàng)，并在后面的方框中輸入需要打印的頁面頁碼，再按下“確定”按鈕即可。           首行重復(fù)打印       當(dāng)工作表大于1頁時(shí)，用戶一般希望在打印時(shí)能在每一頁中均能包含首行，你可以這樣設(shè)置，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“工作表”選項(xiàng)卡，接下來只需在“打印標(biāo)題頂端標(biāo)題行”文本框中輸入：:類似的字符，或用鼠標(biāo)將工作表中的首行拖過來也可以，以后就該表格首行就會(huì)打印在每頁了。

16、           表格也縮印       有時(shí)為工作需要，可能要求將多頁內(nèi)容調(diào)整為一頁打印出來（在word中可以通過“縮放”技巧來實(shí)現(xiàn)），可選擇“文件”“頁面設(shè)置”，再在打開的“頁面設(shè)置”對(duì)話框中單擊“頁面”標(biāo)簽，在“縮放”組下有一個(gè)“調(diào)整為”選項(xiàng)，只要在這里鍵入打印工作表內(nèi)容時(shí)所需要的頁數(shù)（注意頁寬和頁高兩個(gè)值必須一致）就可以了。不過，此功能對(duì)于與紙張高、寬比例嚴(yán)重不協(xié)調(diào)的工作表來說，建議不要采用，否則會(huì)嚴(yán)重影

17、響打印效果。            打印選定區(qū)域       選定需要打印的區(qū)域，執(zhí)行“文件”“打印”，打開“打印內(nèi)容”對(duì)話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕就行了。如果經(jīng)常要打印固定的某個(gè)區(qū)域，可以先選定相應(yīng)區(qū)域，再執(zhí)行“文件”“打印區(qū)域”“設(shè)置打印區(qū)域”。經(jīng)過這樣的設(shè)置后，無論是執(zhí)行菜單的打印命令，還是直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設(shè)置的區(qū)域打印出來。 

18、       此時(shí)，如果想打印別的內(nèi)容，就必須先執(zhí)行“文件”“打印區(qū)域”“取消打印區(qū)域”命令，然后再進(jìn)行打印操作。            打印不連續(xù)的單元格（區(qū)域）       如果僅僅需要將一些不連續(xù)的單元格（區(qū)域）中的內(nèi)容打印出來，那么在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵單擊需要打印的單元格（區(qū)域），選中多個(gè)不連續(xù)的單元格（區(qū)域，如A2

19、.B2:C8.D10），然后選擇“文件”“打印”，打開“打印內(nèi)容”對(duì)話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕就行了。此時(shí)，系統(tǒng)將選中的每一個(gè)不連續(xù)單元格（區(qū)域）分開，打印在不同頁面上（即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上）。        如果需要經(jīng)常打印固定的不連續(xù)行、列，可以在上述隱藏設(shè)置完成后，執(zhí)行“視圖”“視面管理器”，打開“視面管理器”對(duì)話框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對(duì)話框“名稱”后面的方框中輸入一個(gè)名稱（如“打印”等），確定退出。以后需要打印時(shí)，再

20、打開“視面管理器”對(duì)話框，選中“打印”視圖項(xiàng)，按“顯示”按鈕，即可顯示出設(shè)置好的打印頁面，執(zhí)行打印操作就可以了。            打印不連續(xù)的行（或列）       有時(shí)，需要將一張工作表中部分不連續(xù)的行或列打印出來，可以在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵單擊行（列）標(biāo)，選中不需要打印出來的多個(gè)不連續(xù)的行（列），右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將其隱藏起來，然后再執(zhí)行打印操作就可以了。  

21、;          將公式打印出來        如果要將單元格中的公式打印出來，則執(zhí)行“工具”“選項(xiàng)”，在“視圖”標(biāo)簽中，選中“公式”選項(xiàng)，確定退出。此時(shí)，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運(yùn)算結(jié)果，而是顯示出具體公式，執(zhí)行打印操作，即可將公式打印出來。             

22、一次打印多個(gè)工作表         在按住Shift（或Ctrl）鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個(gè)連續(xù)（或不連續(xù)）的工作表，進(jìn)行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內(nèi)容”對(duì)話框中，選中“打印內(nèi)容”下面的“整個(gè)工作簿”選項(xiàng)，再確定打印，即可一次性將整個(gè)工作簿中所有工作表打印出來。            讓每一頁都打印出標(biāo)題行 

23、0;      一個(gè)由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標(biāo)題行：執(zhí)行“文件”“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“工作表”標(biāo)簽，在“頂端標(biāo)題行”后面的方框中輸入：:（這里假定第2和第3行為標(biāo)題行，$符號(hào)在英文狀態(tài)下，用Shift+4組合鍵輸入），確定退出，再打印時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為每一頁加上標(biāo)題行。如果在“左端標(biāo)題列”后面的方框中輸入列標(biāo)題區(qū)域，就可以為每一頁添加上列標(biāo)題。            異地打印E

24、xcel表格        如果某臺(tái)電腦（A電腦）沒有安裝打印機(jī)，而另一臺(tái)有打印機(jī)的電腦（簡稱B電腦）上卻沒有安裝Excel，可這樣操作：先在A電腦上安裝一下B電腦打印機(jī)的驅(qū)動(dòng)程序，再打開需要打印的Excel工作簿，調(diào)出“打印內(nèi)容”對(duì)話框，將打印機(jī)設(shè)置成B電腦上的打印機(jī)，選中“打印到文件”選項(xiàng)，并設(shè)置好其他選項(xiàng)，按“確定”按鈕，在隨后彈出的“打印到文件”對(duì)話框中輸入一個(gè)文件名（如a.prn）后，再按“確定”按鈕。然后將a.prn（保存在“我的文件”文件夾中）文件拷貝到電腦B中，在DOS狀態(tài)下（Windows下的“M

25、S-DOS方式”也可以），在文件所在的目錄中，執(zhí)行“copy a.prn lpt1”命令，即可將Excel工作表打印出來。            讓工作表居中打印       有時(shí)，可能需要打印的數(shù)據(jù)不是很多。如果直接打印，這些內(nèi)容有可能會(huì)集中在紙張頂端，看起來很不美觀，但如果人工調(diào)整又非常麻煩。這時(shí)，只要選擇“文件”“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“頁邊距”選項(xiàng)頁，如果希望工

26、作表中的數(shù)據(jù)在左右頁邊距之間水平居中，只要在“居中方式”小節(jié)下勾選“水平”復(fù)選框即可；如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在上下頁邊距之間垂直居中，只要勾選“垂直”復(fù)選框，當(dāng)然建議同時(shí)勾選這兩個(gè)復(fù)選項(xiàng)，這樣就美觀多了。           自動(dòng)避開錯(cuò)誤值打印       當(dāng)工作表中存在公式時(shí)，有時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤信息，當(dāng)然不想在打印時(shí)將這些錯(cuò)誤信息也顯示出來。選擇“文件”“頁面設(shè)置”，單擊“工作表”標(biāo)簽，再單擊“打印”選項(xiàng)組下“

27、錯(cuò)誤單元格打印為”下拉列表框，再從中將缺省的“顯示值”改為“空白”，這樣就不會(huì)將屏幕上顯示的錯(cuò)誤信息也打印出來，而是只打印空白單元格。             打印公式原形         首先，需要在工作表中將公式顯示出來才行，在“工具”“公式審核”菜單下選中“公式審核模式”選項(xiàng)即可。然后選擇“文件”“打印”，接著單擊“選項(xiàng)”按鈕來選定區(qū)域、活動(dòng)工作表或整個(gè)工作簿。 

28、;           調(diào)整打印機(jī)的分辨率        單擊“文件”“打印”，在打開的“打印內(nèi)容”中單擊“屬性”按鈕，然后在打開窗口的對(duì)話框下“打印質(zhì)量”下拉框中可以選擇一種點(diǎn)數(shù)較低的分辨率，例如360點(diǎn)/英寸，這樣打印起來速度就會(huì)快很多。           以草稿方式打印  

29、;     以草稿方式打印工作表時(shí)，將忽略格式和大部分的圖形，這樣也可以達(dá)到提高打印速度的目的，大家要做的只需選擇打印機(jī)設(shè)置框中的“按草稿方式”復(fù)選框。            以單色方式打印        如果工作表中有很多彩色格式設(shè)置，那么要采用單色打印的方式，這樣Excel在打印時(shí)就會(huì)自動(dòng)將彩色字體和邊框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大

30、大提高，你可以選擇打印機(jī)設(shè)置框中的“單色打印”復(fù)選框。           不讓表頭到表格中       有時(shí)打印表格線時(shí)，經(jīng)常會(huì)把表頭也弄到表格里面。這時(shí)，可以選取表格中需要打印的區(qū)域（記住不要選擇表頭），然后單擊快捷工具欄中“邊框”按鈕旁邊的小三角形符號(hào)，在出現(xiàn)的邊框樣式中選“所有框線”就行了。這樣，打印出來后，表頭就再也不會(huì)跑到表格里面去了。      

31、;      快速打開打印機(jī)窗口        Excel XP具有后臺(tái)打印功能，執(zhí)行打印任務(wù)時(shí)，你可以在前臺(tái)繼續(xù)從事其他操作，而系統(tǒng)會(huì)在后臺(tái)進(jìn)行打印，狀態(tài)欄會(huì)顯示一個(gè)打印機(jī)圖標(biāo)。此時(shí)，只需雙擊狀態(tài)欄中的打印機(jī)圖標(biāo)即可打開打印機(jī)狀態(tài)窗口，從中可快速執(zhí)行暫停、刪除打印等操作。           打印預(yù)覽的妙用  

32、60;    假設(shè)Excel的一個(gè)工作簿建有兩個(gè)工作表，現(xiàn)第二個(gè)工作表的頁碼要接著第一個(gè)工作表的頁碼。只要選中第二個(gè)工作表，按“打印預(yù)覽”“設(shè)置”，進(jìn)入“頁面設(shè)置”“頁面”，最下面有一項(xiàng)“起始頁碼”，默認(rèn)是自動(dòng)，現(xiàn)修改其默認(rèn)值即可，如第一個(gè)工作表的結(jié)束頁碼是5，那么在起始頁碼中輸入6。           打印行號(hào)和列標(biāo)       選擇“文件”“頁面設(shè)置”命令，單擊“工作表”

33、標(biāo)簽，再選中“行號(hào)列標(biāo)”復(fù)選框即可。           不打印圖形       對(duì)于一個(gè)圖文混排的文件，常常需要校對(duì)其中的文本，為了節(jié)省紙張和油墨，不打印其中的圖片。你可以通過下面兩種方法來實(shí)現(xiàn)：（1）執(zhí)行“工具”“選項(xiàng)”，單擊“打印”標(biāo)簽，將“打印文件附加信息”下面的“圖形對(duì)象”復(fù)選框前面的對(duì)號(hào)去掉。（2）在“打印”對(duì)話框中，按下端的“選項(xiàng)”按鈕，即可單獨(dú)打開“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“打印”標(biāo)簽，去掉“圖形對(duì)象”前面的

34、對(duì)號(hào)去掉。            縱橫向紙張混合打印       有時(shí)，文件中插入表格，而表格需要橫向輸出時(shí)，可這樣設(shè)置：將光標(biāo)定位在表格所在頁（即需要橫向輸出的頁）的開頭，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，在“頁邊距”標(biāo)簽下，將紙張類型設(shè)置為“橫向”，按“應(yīng)用于”右邊的下拉按鈕，選“插入點(diǎn)之后”選項(xiàng)，確定退出；再將光標(biāo)定位在后面需要恢復(fù)“縱向”輸出頁的開頭，仿照上面的操作，將紙張類型設(shè)置為“縱向”。 &#

35、160;          雙面打印     （1）在“打印”對(duì)話框中，按下端“打印”右邊的下拉按鈕，選定“奇數(shù)頁”選項(xiàng)，“確定”打印，“奇數(shù)頁”打印完成后，將打印了內(nèi)容的紙張翻過來裝入打印機(jī)（順序千萬不要搞錯(cuò)喲），再將“偶數(shù)頁”打印上去就行了。（2）在“打印”對(duì)話框中，選中“人工雙面打印”選項(xiàng)，“確定”打印，“奇數(shù)頁”打印完成后，系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)提示打印另一面的對(duì)話框，此時(shí)，將打印了“奇數(shù)頁”內(nèi)容的紙張翻過來裝入打印機(jī)，按下上述對(duì)話框的“確定”按

36、鈕，將“偶數(shù)頁”內(nèi)容打印上去就好了。       小提示       如果打印機(jī)有夾紙的“不良”習(xí)慣，請采取前面的“打印指定頁面”的做法，一頁一頁實(shí)現(xiàn)雙面打印。盡管此法很麻煩，但最可靠！           打印連續(xù)頁碼       默認(rèn)情況下，打印Excel表格時(shí)，每個(gè)工作表中

37、的表格頁碼都是從1開始編號(hào)的。如果需要將多個(gè)工作表的表格頁碼連續(xù)排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介紹的方法查看第一個(gè)工作表的總頁數(shù)，接著切換到第二個(gè)工作表。單擊“文件”“頁面設(shè)置”，進(jìn)入“頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡，再單擊“自定義頁眉”（或“自定義頁腳”）按鈕打開對(duì)話框。根據(jù)需要單擊其中的“左”、“中”或“右”框，再單擊帶有“#”字樣的按鈕，即可將“&頁碼”放入框中。如果要讓第二個(gè)工作表的首頁碼接著第一個(gè)工作表的尾頁碼，只須在“&頁碼”后輸入后者的總頁數(shù)（即尾頁碼，例如11），使其變成“&頁碼+11”的樣子。如果必要，還可以在“&頁碼+15”前后加上“第”和“頁”

38、字樣，使其變成“第&頁碼+11頁”。最后按上面介紹的方法操作，就可以打印頁碼連續(xù)的多個(gè)工作表了。        小提示       采用上述方法打印連續(xù)頁碼時(shí)，“頁面設(shè)置”、“頁面”選項(xiàng)卡中的“起始頁碼”選項(xiàng)應(yīng)為“自動(dòng)”。       避免填寫失誤 用Excel輕松套印支票       對(duì)于

39、財(cái)務(wù)人員來說填寫支票是一項(xiàng)重要的日常工作。使用電腦進(jìn)行支票套印既可減少工作量，又能有效地避免填寫失誤，顯然是個(gè)不錯(cuò)的選擇。下面就以Excel2003為例介紹一下套印支票的具體操作。一、精確設(shè)置套印位置為了獲得支票圖樣，你需要一臺(tái)掃描儀或數(shù)碼相機(jī)。把支票放入掃描儀，掃描分辨率設(shè)定為100dpi、縮放比100。在預(yù)覽圖形上調(diào)整掃描區(qū)域框使它盡量靠近支票邊，或者在掃描后再用圖形處理軟件進(jìn)行修剪。最后把掃描的圖像處理后保存為ZP.bmp。 編注：如果用數(shù)碼相機(jī)拍照，可以將照片在Photoshop軟件中放大尺寸，使它和實(shí)際的支票尺寸相同。1設(shè)置定位背景啟動(dòng)Excel，單擊菜單欄的“格式/工作表

40、/背景”打開工作表背景對(duì)話框，把剛才保存的ZP.bmp設(shè)定為背景。單擊工具欄上顯示比例的下拉列表框，把顯示比例設(shè)定為106%。注：106%的比例是這樣得來的。在把掃描的支票圖設(shè)置為電子表格背景后，設(shè)置顯示比例為100%，用繪圖工具欄中的“矩形”工具畫一個(gè)與背景支票等高的矩形，打印出來。量得打印出的矩形高為8.5厘米，直接量取支票的高度為8厘米，8.5÷8106%就是所需的比例。2設(shè)置界面及數(shù)據(jù)定位通過拖動(dòng)行、列標(biāo)題的邊界調(diào)整行高列寬，再配合使用格式工具欄中的“合并及居中”按鈕，讓支票中要每個(gè)要填寫的位置均正好與一個(gè)單元格重合。對(duì)于日期的年月日、小寫金額的個(gè)十百千的格子都只要合并在一個(gè)

41、單元格就夠了。對(duì)周圍無關(guān)的單元格全部設(shè)置填充色以突出顯示支票。然后在支票下面的16行設(shè)計(jì)一個(gè)表格用于輸入支票中的基本內(nèi)容，并輸入數(shù)據(jù)以便下一步設(shè)置時(shí)參考（圖1）。二、格式及公式1.基本公式在C3、C4、B10單元格分別輸入公式I16、K16、B16以顯示科目、對(duì)方科目和金額。出票日期B7、H2都輸入F16，收款人B9和H3A16，用途B11和G7H16。這一步讓支票上的各個(gè)單元格分別引用16行中的相應(yīng)單元格數(shù)據(jù)。2.格式設(shè)置選中A1：E13存根區(qū)設(shè)置為8號(hào)字、宋體、左對(duì)齊。再選中F1：L13支票區(qū)設(shè)置為10號(hào)字、宋體，左對(duì)齊。選中H4設(shè)置14號(hào)字，單擊工具欄上的“B”按鈕設(shè)置文字加黑，以突出顯

42、示大寫金額。選中B9，右擊選擇“設(shè)置單元格格式”，在“對(duì)齊”選項(xiàng)卡中單擊選中“縮小字體填充”復(fù)選項(xiàng)，以防收款人名過長時(shí)顯示不完。同樣對(duì)H3、H4設(shè)置“縮小字體填充”格式。選中存根的金額B10，右擊從“設(shè)置單元格格式”的“數(shù)值”選項(xiàng)卡中設(shè)置分類為貨幣、小數(shù)2位。3.小寫日期選中存根出票日期的B7單元格，右擊選擇“設(shè)置單元格格式”，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表中選擇“自定義”，在“類型”輸入框中輸入“yy mm dd”，不含引號(hào)且在yy與mm、mm與dd間均有4個(gè)半角空格（圖2）。確定后就可以看到日期已經(jīng)對(duì)準(zhǔn)了。在類型中通過增加或減少半角空格數(shù)可直接調(diào)整年月日的間距。

43、0;       4.大寫日期選中H2設(shè)置文字水平居中對(duì)齊，把字號(hào)設(shè)置為10號(hào)。右擊H2選擇“設(shè)置單元格格式”，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表中選擇“自定義”，在“類型”輸入框中輸入“DBNum2yyyy mm dd”，不含引號(hào)且年月日間同樣以4個(gè)半角空格分隔，確定后，再適當(dāng)調(diào)整H列寬度讓日期對(duì)正位置即可。5.小寫金額在小寫金額的J5中輸入公式=IF(B16<100000000,"￥",)&WIDECHAR(ROUND(B16,2)*100)。公式前半部分表示當(dāng)數(shù)值小于1

44、億時(shí)才顯示￥，后面的WIDECHAR()作用是把單字符轉(zhuǎn)成雙字符，其效果就相當(dāng)于在各個(gè)數(shù)字間插入1個(gè)空格增大數(shù)字間距，然后只要適當(dāng)調(diào)整字號(hào)就可以得到所需的間距，在此設(shè)置為10.5號(hào)字就差不多了。最后選中J5設(shè)置右對(duì)齊，再調(diào)整K列寬讓各個(gè)數(shù)字對(duì)正相應(yīng)格子即可。注：對(duì)于字號(hào)列表中沒有的字號(hào)，只要在工具欄上的“字號(hào)”輸入框中直接輸入數(shù)字如10.5，然后回車即設(shè)置為10.5號(hào)字。6.大寫金額的處理在大寫金額的H4單元格中輸入公式=IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT(B16),"DBNum2")&"元")&IF(

45、OR(INT(B16*10)=0,INT(B16)=B16),"",IF(INT(B16*10)=INT(B16)*10,"零",RIGHT(TEXT(INT(B16*10),"DBNum2"),1)&"角")&IF(INT(B16*100)=INT(B16*10)*10,"整",RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2),"DBNum2"),1)&"分")，回車確認(rèn)后馬上可以看到自動(dòng)顯示的大寫金額。最后完成的效果如圖（圖3）。

46、       此公式分三段分別對(duì)元、角、分進(jìn)行計(jì)算獲取大寫數(shù)值并加上單位，再用&連接起來。公式中IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT(B16),"DBNum2")&"元")表示當(dāng)B16的整數(shù)部分為0時(shí)不顯示，否則將B16取整后轉(zhuǎn)換成大寫，并在后面加上“元”。RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2),"DBNum2"),1)表示對(duì)B16的值四舍五入保留2位小數(shù)，轉(zhuǎn)換為大寫后再提取最右邊一個(gè)字，也就是分值的大寫。7

47、.有效性設(shè)置為了防止輸入錯(cuò)誤，應(yīng)對(duì)A16:K16單元格分別設(shè)置有效性。選中B16，單擊“數(shù)據(jù)/有效性”，在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中設(shè)置“允許”“小數(shù)”、“數(shù)據(jù)”“小于”、最大值1000000000確定完成設(shè)置，這樣當(dāng)輸入金額超出支票最大金額時(shí)就會(huì)有錯(cuò)誤提示。選中H16，單擊“數(shù)據(jù)/有效性”，在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中設(shè)置“允許”為“序列”，在“來源”中輸入“人工工資,工程費(fèi)用,購買設(shè)備,建筑材料費(fèi)”（不引號(hào)），切換到“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，單擊取消“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”復(fù)選項(xiàng)前的，確定后再選中H16就會(huì)顯示一個(gè)下拉按鈕，單擊它可以從下拉列表中選擇輸入常用的項(xiàng)目，當(dāng)然也可以直接輸入新項(xiàng)目。I16

48、、K16也具有類似要求亦應(yīng)同樣進(jìn)行設(shè)置。三、打印設(shè)置1.指定打印區(qū)域選中B2:L13區(qū)域，單擊菜單“文件/打印區(qū)域/設(shè)置打印區(qū)域”。在此不要把第1行和A列設(shè)置為打印區(qū)域，因?yàn)橥ǔ４蛴C(jī)是無法實(shí)現(xiàn)無邊距打印的，所以得保留這一部分做為頁邊距。2.頁面設(shè)置畫一個(gè)與A1重合的矩形，右擊此矩形選擇“設(shè)置自選圖形格式”，從“大小”選項(xiàng)卡中查出矩形高度1.3厘米、寬度2.3厘米，這其實(shí)就是首行的行高和A列的列寬，也就是要設(shè)置的頁面上邊距和左邊距的尺寸。單擊菜單的“文件/頁面設(shè)置”，在“頁邊距”選項(xiàng)卡中輸入上1.3厘米、左2.6厘米，右、下邊距則改為最小值0（圖4）。由于支票長超過A4紙的寬度21厘米，所以對(duì)

49、于A4幅面的打印機(jī)還應(yīng)在“頁面設(shè)置”的“頁面”選項(xiàng)卡中反紙張方向選擇為“橫向”才能正常打印。然后單擊“選項(xiàng)”按鈕進(jìn)入打印機(jī)設(shè)置界面，自定義紙張尺寸，直接輸入紙的尺寸，這尺寸當(dāng)然也要直接用尺子從支票上量取。不過實(shí)際上，對(duì)于大部分的噴墨打印機(jī)和針式打印機(jī)，你只要選擇一個(gè)比支票大的紙張尺寸就可以正常打印了，并不需要完全一樣的尺寸。       3.打印測試放入一張復(fù)印的支票打印試試，一般打印機(jī)多少會(huì)有些偏差，只要從打印的樣張上直接量取水平或垂直的偏移值，然后增減到相應(yīng)的上、左頁邊距中即可。設(shè)置為背景的支票雖然在屏幕上可以看到，但是

50、并不會(huì)被打印出來，所以無需考慮。4.保護(hù)工作表選中A16:K16區(qū)域右擊選擇“設(shè)置單元格格式”，在“保護(hù)”選項(xiàng)卡中單擊取消“鎖定”復(fù)選項(xiàng)，確定返回。單擊“工具/保護(hù)/保護(hù)工作表”，在彈出窗口的“允許此工作表的所有用戶進(jìn)行：”選項(xiàng)列表中只選中“選定的單元格”選項(xiàng)，確定完成工作表保護(hù)設(shè)置。這樣在工作表中除了A16:K16單元格區(qū)域外，其它單元格將無法選中，也不能調(diào)整行高列寬，這樣就不用擔(dān)心會(huì)因誤操作影響支票套印效果了。最后把此工作薄命保存為“支票套印.xls”備用。OK，到此支票套印的模板已經(jīng)完成了，以后需要打印支票時(shí)，只需打開“支票套印.xls”，在A16:K16輸入支票的內(nèi)容，基本上只要輸入金

51、額和日期其它都可從下拉列表中選擇輸入，然后放入支票打印即可。注：如果沒有掃描儀或數(shù)碼相機(jī)，只要直接量取支票中各文字的位置，再逐一設(shè)置行高列寬也同樣可以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確定位套印，只是要多花一些時(shí)間。直接量取的1厘米大約等于Excel中的行高數(shù)值28.5、列寬數(shù)值4.4，你可以根據(jù)它換算出各行列的尺寸。用EXCEL實(shí)現(xiàn)機(jī)打支票筆者所在的公司業(yè)務(wù)繁雜，每天的銀行收付款業(yè)務(wù)更是讓人煩惱，別的不說，光手工開支票一項(xiàng)工作，一方面累，另一方面更是容易出錯(cuò)，出錯(cuò)之后怎么辦呢?只有等挨板子的處理結(jié)果了?？鄤t思變，通過使用Excel表格達(dá)到實(shí)現(xiàn)機(jī)打支票的目的，既省下專門買軟件方面的銀子，又便于減少出錯(cuò)的機(jī)率，具體操作如下

52、: 首先建立一張Excel文件:（圖一)（圖二)Excel文件名字你就隨便起了(圖一)，Excel文件里面你可以按不同的打印機(jī)格式設(shè)計(jì)好不同的工作表，如圖二。按我們公司現(xiàn)在使用的支票(見圖三)設(shè)計(jì)好EXCE工作表中的基本內(nèi)容。如圖四所示，圖中紅色橢圓圈內(nèi)是需要手工輸入內(nèi)容，即支票存根欄內(nèi)容(包括開票日期、收款單位名稱、小寫金額、用途等)，藍(lán)色方框內(nèi)為通過表內(nèi)公式自動(dòng)計(jì)算形成內(nèi)容，即撕下后開給持票人的那部分內(nèi)容。（圖三)（圖四)（圖五)大寫“年”單元格的內(nèi)容，我是直接輸成“貳零零陸”，反正一年輸一次，能耍懶就耍懶一次;金額大寫單元格內(nèi)公式主要是使用了“IF”、“TEXT”、“OR”和“

53、INT”等函數(shù)，單元格內(nèi)公式我是這樣設(shè)置的“=IF(C10<0,"金額為負(fù)無效",IF(OR(C10=0,C10=""),"零元整",IF(C10<1,"",TEXT(INT(C10),"dbnum2G/通用格式")&"元") & IF(INT(C10*10)-INT(C10)*10=0,IF(INT(C10)*(INT(C10*100)-INT(C10*10)*10)=0,"","零")

54、,TEXT(INT(C10*10)-INT(C10)*10,"dbnum2")&"角")&IF(INT(C10*100)-INT(C10*10)*10)=0,"整",TEXT(INT(C10*100)-INT(C10*10)*10),"dbnum2")&"分")”。（圖六)下面是小寫金額的自動(dòng)形成過程，基本上分為這么幾步：第一步是將小寫金額單元格屬性設(shè)置為文本格式(圖六中紫色方框內(nèi)的單元格)；第二步是在表內(nèi)空白處任何單元格利用函數(shù)“LEN”統(tǒng)計(jì)出小寫金額欄內(nèi)數(shù)字的位數(shù)(圖

55、六中底色為黃的單元格)；第三步是在分欄小寫金額下面空白處分別設(shè)置若干單元格，每個(gè)單元格設(shè)置時(shí)要利用函數(shù)“RIGHTB”分別求出自右開始統(tǒng)計(jì)的一位數(shù)、二位數(shù)等等(圖六中綠色方框內(nèi)的單元格)，如圖中“2” 單元格的內(nèi)容是這樣計(jì)算公式“=RIGHTB($N$8,1)”，圖中“32”單元格的內(nèi)容是這樣計(jì)算公式“=RIGHTB($O$9,2)”，圖中“4.32” 單元格的內(nèi)容是這樣計(jì)算公式“=RIGHTB($O$9,4)”，以此類推；第四步是對(duì)輸出部分的小寫金額內(nèi)容分別設(shè)置成“分”、“角”、“個(gè)位”、“十位”、“百位”等單元格，單元格設(shè)置時(shí)要利用函數(shù)“IF”和“LEFTB”分別求出自

56、左開始統(tǒng)計(jì)的一位數(shù)、二位數(shù)等等(圖六中紅色方框內(nèi)的單元格)，如圖中“2” 單元格的內(nèi)容是這樣計(jì)算公式“=LEFTB(W$7,1)”，圖中“3” 單元格的內(nèi)容是這樣計(jì)算公式“=LEFTB(V$7,1)”，圖中“4” 單元格的內(nèi)容是這樣計(jì)算公式“=IF($O$12<4,"",LEFTB(U$7,1)”，圖中“5” 單元格的內(nèi)容是這樣計(jì)算公式“=IF($O$12<5,"",LEFTB(T$7,1)”以此類推；第五步是對(duì)圖五中除紅色方框內(nèi)的數(shù)據(jù)因向外輸出保留黑色字體顏色外，其他數(shù)據(jù)都將字體設(shè)置為白色，不必打印顯示。這樣經(jīng)過處理后，打印輸出