公司文件資料控制工作程序范本(5)

1、公司文件資料控制工作程序范本(5)公司文件與資料掌握程序范本（5）編制人：審核人：批準(zhǔn)人：批準(zhǔn)日期：版本號：A版修訂次：0次編制單位：綜合管理部生效日期：文件修訂履歷版本/修訂次修訂要項(xiàng)修訂內(nèi)容修訂日期A/0首次發(fā)行1、0目的：為確保各部門準(zhǔn)時有效的使用文件與資料，對公司的文件進(jìn)行掌握。2、0范圍：適用于公司質(zhì)量管理體系文件及外來文件的管理與掌握。3、0定義：無4、0權(quán)責(zé)：4.1綜合管理部與文控中心負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體質(zhì)文件的標(biāo)識、印發(fā)、存檔、回收及統(tǒng)一歸檔，分級管理。4.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司文件執(zhí)行的批準(zhǔn)。4.3公司各部門負(fù)責(zé)本部門文件的標(biāo)識、印發(fā)、存檔、回收與管理工作。4.4各部門經(jīng)理/主管負(fù)責(zé)本部

2、門文件、資料的制訂、批準(zhǔn)。5、0作業(yè)說明：5.1質(zhì)量管理體系文件是指質(zhì)量管理體系相關(guān)信息的任何文件，如：質(zhì)量手冊、程序文件、規(guī)范、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)等等。它是質(zhì)量管理體系運(yùn)行的依據(jù)。5.2質(zhì)量管理體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)5.2.1管理者代表在組織相關(guān)部門進(jìn)行質(zhì)量管理體系策劃時，應(yīng)考慮質(zhì)量管理體系文件的構(gòu)成及其類型，列出質(zhì)量管理體系文件清單，如程序文件清單、作業(yè)指導(dǎo)文件清單、記錄表格清單和外來文件清單等，明確文件的數(shù)量及其責(zé)任部門，使文件清楚可辯，易于識別、檢索，并明確質(zhì)量管理體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)的職責(zé)，以確保文件的正確性、相宜性、充分性和有效性。5.2.2質(zhì)量方針由總經(jīng)理組織編制并批準(zhǔn)發(fā)布。5

3、.2.3質(zhì)量目標(biāo)5.2.3.1公司總目標(biāo)由管理者代表編制，總經(jīng)理審批。5.2.3.2各部門分目標(biāo)由各部門編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.2.4質(zhì)量手冊由管理者代表組織編制并審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.2.5程序文件由相關(guān)部門編制，其部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.2.6作業(yè)指導(dǎo)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范等三級文件由相關(guān)編制，其部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核，管理者代表或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.2.7各類記錄表單由所屬程序文件編制部門編制，其部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.2.8外來文件的掌握是對文件內(nèi)容的審查掌握，是公司對文件適用性的審批。由主要使用部門負(fù)責(zé)批準(zhǔn)使用。5.3質(zhì)量管理體系文件的歸口，分類、編號為了使文

4、件易于識別，檢索快速，全部已審批的質(zhì)量管理體系文件應(yīng)交給文控中心歸口、分類，統(tǒng)一編號。編號方法規(guī)定如下：5.3.1質(zhì)量手冊文件為QM，編號為QM-年份（如QM-2022）。5.3.2程序文件文件為QP，編號為QP-流水號（如QP-001）。5.3.3三階文件編號表示為WI-部門-流水號-版本號（如WI-QA-001-A表示此文件為質(zhì)管部第一份作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件，版本為A版）文件：WI部門：W/H物管部；QA質(zhì)管部；HR綜合管理部；PMC方案部；PE技術(shù)部；PD選購部；SAM樣品部；ID注塑部；FIN財(cái)務(wù)部；AP裝配部流水號用阿位伯?dāng)?shù)字001-999表示；版本號用英文字母A-Z表示。5.3.4四

5、階文件編號表示為WF-部門-流水號-版本號（如WF-QA-001-A表示此文件為質(zhì)管部第一份表單類文件，版本為A版）5.4外來文件的掌握5.4.1外來文件包括國際、國家、部級、行業(yè)、地方的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)和客戶供應(yīng)的文件等。5.4.2在公司內(nèi)使用的外來文件由歸口部門負(fù)責(zé)人在外來文件登記表內(nèi)簽名和填寫審批日期，表明其來源牢靠，內(nèi)容對公司適用。5.4.3全部傳真接收的文件，由綜合管理部在文件右上角加蓋“FAX”（紅色）傳真印章，并在外來文件登記表中記錄。5.4.4文件歸口部門對可能更新版本的外來文件應(yīng)準(zhǔn)時跟蹤并將新版本文件在外來文件登記表中記錄，確保使用有效、最新版本的外來文件。5.4.5更新后的外

6、來文件須重新審批。5.5文件的分發(fā)與回收5.5.1質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件的分發(fā)5.5.1.1文控中心依據(jù)公司的詳細(xì)狀況編制質(zhì)量管理體系文件 持有者清單，經(jīng)管理者代表審批后交文件管理員。5.5.1.2文件管理員依據(jù)質(zhì)量管理體系文件持有者清單中規(guī)定的份數(shù)，統(tǒng)一分發(fā)給規(guī)定的持有者。同時在文件分發(fā)/回收記錄上簽收。5.5.2外來文件依據(jù)實(shí)際需要分發(fā)，分發(fā)時由接收人在文件分發(fā)/回收記錄上簽收。5.5.3其它文件同樣依據(jù)實(shí)際需要分發(fā)，分發(fā)時由接收人在文件分發(fā)/回收記錄上登記簽收。5.5.4全部文件的舊版本回收都在新版文件分發(fā)時執(zhí)行，回收完成時使用文件部門在文件分發(fā)/回收記錄上登記簽收。5.5.5

7、回收的舊版文件有長期保存價值的呈報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后封存，無保存價值的文件經(jīng)文控中心整理后統(tǒng)一銷毀，并且在相對應(yīng)的文件清單中具體記錄。5.6文件的保管和借閱5.6.1文件的保管5.6.1.1質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件（工作方案、合同、清單、臨時通知除外）的受控原件由文控中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保管。相應(yīng)的受控副本按質(zhì)量管理體系文件持有者清單規(guī)定由各部門文件管理人員或持有人負(fù)責(zé)保管。5.6.1.2外來文件由歸口部門和持有部門文件管理員或持有人負(fù)責(zé)歸檔保管。5.6.1.3人事文件、員工培訓(xùn)記錄和檔案類型的文件資料由綜合管理部或相應(yīng)使用部門進(jìn)行長期保管。5.6.1.4其它各類文件的保管期限，依質(zhì)量記錄清

8、單所規(guī)定的保存期限進(jìn)行處理。5.6.1.5保管者須將持有文件分類放置，并按放置的挨次進(jìn)行編目，在放置位置貼標(biāo)簽，使文件便于識別和檢索。5.6.1.6文控中心對各部門文件的使用及保管狀況不定期地進(jìn)行檢查，以達(dá)到對各部門文件管理實(shí)施監(jiān)控的目的。5.6.1.7文件在保管和使用過程中需保持清楚、完整，不行隨便涂劃，如文件使用部門因管理不善致使受控文件遺失、嚴(yán)峻破損等不行使用或不行被回收時，文控管理人員需照實(shí)記錄，并交綜合管理部依丟失公司重要文件工作失職處理，處理后，補(bǔ)發(fā)新文件。5.6.1.8全部需保存的舊版文件必需在其文件上加蓋“作廢文件”章并在作廢文件登記表中記錄，以避開各部門使用無效、作廢文件。5

9、.6.2文件的借閱5.6.2.1如公司內(nèi)部員工需要臨時借閱質(zhì)量體系文件，應(yīng)到文控中心或相關(guān)部門辦理借閱與歸還手續(xù)，并填寫文件借閱/復(fù)制記錄。5.6.2.2公司文件在外部機(jī)構(gòu)（顧客或供應(yīng)商等）需要使用時，必需經(jīng)過副總經(jīng)理批準(zhǔn)允許外傳后，并在文件上加蓋“非受控文件”章方可外傳。5.7文件的評審和修訂5.7.1文件的評審5.7.1.1文件發(fā)布后，管理和使用部門須依據(jù)公司的實(shí)際運(yùn)作狀況對文件進(jìn)行評審，對不適當(dāng)之處提出更改申請。5.7.1.2在每次內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核前，審核組對文件進(jìn)行評審，對不符合及不適當(dāng)處提出更改申請。詳細(xì)按內(nèi)部質(zhì)量體系審核程序?qū)嵤?.7.2文件的修訂5.7.2.1提出修訂部門填

10、寫文件修訂申請單，部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，交文控中心，文控中心組織有關(guān)部門/人員對要求修訂內(nèi)容進(jìn)行評審，確保更改內(nèi)容不背離標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求、與質(zhì)量管理體系的其他相關(guān)文件與要求連貫全都、并要求修訂內(nèi)容在公司的實(shí)際條件下是有效可行的。5.7.2.2評審?fù)ㄟ^后，文控中心管理員將修訂文件呈管理者代表或副總經(jīng)理批準(zhǔn)并依質(zhì)量管理體系文件持有者清單將新版文件分發(fā)，同時回收相關(guān)舊版文件。5.7.2.3非受控文件不受文件修訂的掌握。5.8文件的廢棄5.8.1質(zhì)量管理體系文件新版生效時，舊版同時作廢（有特別說明的除外）。5.8.2無必要保留的作廢文件原版和副本由文控中心或相關(guān)部門文件管理員統(tǒng)一收回并銷毀，也可以在每頁上蓋“作廢文件”印章，將紙張留作其他用途。5.9文件和記錄的管理5.9.1公司內(nèi)部全部運(yùn)行文件，均按本程序的要求進(jìn)行管理。5.9.2全部質(zhì)量記錄及部門自行發(fā)行與掌握的作業(yè)指導(dǎo)文件均按記錄控制程序進(jìn)行管理。6、0參考文件6.1內(nèi)部質(zhì)量審核程序(QP-009)6.2記錄掌握程序(QP-003)7、0相關(guān)記錄