辦公用品及設備管理制度規(guī)定

1、.版次：2014年 11 月 18 日起實施有限公司 發(fā)布2014年 11 月 18 日發(fā)布 編號：辦公用品及設備管理規(guī)定有限公司文件批準頁編 制/日期：綜合部批 準/日期：審 核/日期：評 審/日期：目 錄1、目的- 1 -2、范圍- 1 -3、職責- 1 -3.1集團綜合部- 1 -3.2各系列公司綜合部- 2 -3.3各系列公司分管領導- 2 -3.4集團公司及各系列公司財務部- 2 -3.5采購中心- 2 -4、程序- 2 -4.1辦公設備及用品的分類- 2 -4.2辦公用品的配置標準- 3 -4.3辦公設備及用品的采購管理- 3 -4.4辦公設備及用品的入庫- 6 -4.5辦公設備及

2、用品的建檔管理- 7 -4.6辦公設備及用品的發(fā)放- 7 -4.7辦公設備及用品的費用結算- 8 -4.8辦公設備的調配及異動- 9 -4.9辦公設備的故障維修及報廢- 9 -4.10辦公電腦的管理- 10 -4.11辦公設備及用品的賠償及責任故障的處罰- 10 -5 、記錄附表- 11 -:1、目的為規(guī)范對辦公設備及用品的管理，有效控制辦公費用，合理利用辦公資源，特制訂本規(guī)定。2、范圍本辦法適用于周口唐隆實業(yè)有限公司（以下簡稱集團公司）及其有實際控制權的各子公司（以下簡稱子公司）的辦公設備及用品的管理，對辦公設備及用品的采購、驗收入庫、領用、庫存保管、調配、故障維修、回收管理、報廢處置及費用

3、控制等管理事項進行規(guī)定。3、職責3.1集團公司綜合部3.1.1負責集團公司及各系列公司辦公設備及用品的歸口管理，制定辦公設備及用品管理辦法；3.1.2負責集團公司及各系列公司辦公設備及用品的采購、印刷、 保管、發(fā)放及費用結算，并建立臺賬；3.1.3負責集團公司辦公設備及用品的日常管理和集團公司辦公設備及用品購置申請的審批，建立集團公司辦公設備及用品臺賬；3.1.4負責集團公司辦公設備及用品的計劃、領用、費用控制等日常管理。3.2各系列公司綜合部3.2.1負責本公司辦公設備及用品的日常管理，建立本公司辦公設備及用品臺賬；3.2.2負責本公司辦公設備及用品的計劃、領用、費用控制等日常管理。3.3各

4、系列公司分管領導負責本公司辦公設備及用品購置申請的審批。3.4集團公司及各系列公司財務部負責建立辦公設備及用品賬冊、計提折舊、維修、報廢處置等會計業(yè)務。 3.5采購部門負責辦公設備及用品的采購和辦公設備入出庫手續(xù)的辦理。4、程序4.1辦公設備及用品的分類4.1.1公司所使用的辦公設備包括辦公家具、電腦、復印機、打印機、傳真機、數(shù)碼相機、攝影機、投影儀、移動硬盤、音響設備等。4.1.2公司所使用的辦公用品包括以下種類A類：個人使用辦公用品如：簽字筆、固體膠、長尾夾、文件夾、檔案袋、記事本、剪刀、裁紙刀、電池、訂書機、計算器、電話機、U盤等。B類：印刷品如：稿紙、檔案袋、紙杯、出庫單、領料單等各種

5、工作聯(lián)系單。C類：辦公設備耗材如：打印紙、傳真紙、墨盒、色帶、硒鼓等。D類：維修工具及機械設備等。4.2辦公用品的配置標準 A類：辦公用品的配置標準原則上為15元/人/月（含部門公用物品），配置標準實行動態(tài)管理，由財務部每年初根據(jù)上年度的使用情況重新核定，核定后的新標準由集團總經(jīng)理批準。B類：印刷品及C類辦公設備使用耗材（如硒鼓、墨盒、打印紙等）由各系列公司行政管理部門按需求提出。 D類：新入職員工根據(jù)崗位需求配備。4.3辦公設備及用品的采購管理 4.3.1辦公設備的采購申請4.3.1.1集團公司各部門在年度預算計劃內根據(jù)工作需要，提出采購申請，填寫辦公設備購置申請單按本部門內部審批流程批準后

6、，報于集團總經(jīng)理審批。4.3.1.2綜合部根據(jù)資產狀況、購置標準等對集團公司各部門提交的辦公設備購置申請單進行復核，最后由集團總經(jīng)理審批后，交由采購中心統(tǒng)一以招標形式購買。4.3.1.3各系列公司辦公設備按本公司部門審批流程批準后，申報給各系列公司綜合部復核，由各系列公司分管領導審批后，交由集團公司審批后，再交由采購中心購買。4.3.1.4對于臨時增購的辦公設備，由需求部門提出采購申請，流程報批后由采購中心進行購買。4.3.2公司統(tǒng)一購置的辦公電腦的采購 以下范圍的辦公用電腦由公司統(tǒng)一采購發(fā)放，其資產屬性屬公司所有，配置范圍包括： 4.3.2.1根據(jù)工作性質和工作需要，財務部財務人員（原則上配

7、備臺式電腦，有特殊需求的申請批準后可配置筆記本電腦）、各部門文員統(tǒng)一配備臺式電腦。4.3.2.2公司統(tǒng)一采購辦公電腦，由需求部門填寫辦公設備購置申請單流程報批后，由公司按標準統(tǒng)一選型、采購與發(fā)放。4.3.2.3本辦法未正式實施前，按公司原管理辦法領用的電腦使用年限為五年，員工如需更換電腦，應在綜合部或各系列公司綜合部門辦理結清或退還手續(xù)后，填寫辦公設備購置申請單按本規(guī)定程序辦理重新申請購置手續(xù)。4.3.2.4員工崗位變化后，其電腦配置標準按新崗位配置標準執(zhí)行，綜合部門對其現(xiàn)使用電腦按崗位變化時間進行結算，員工憑人事部開具的任命書或員工異動表辦理電腦重新申請手續(xù)，原配置電腦報銷中止，員工也可選擇

8、繼續(xù)使用原電腦。4.3.3辦公用品的申請采購 4.3.3.1每兩年由綜合部組織、財務部和采購中心參加，以議價或密封報價的形式確定辦公用品的指定供應商，由綜合部專責人員根據(jù)實際庫存量及各公司需求計劃合理制訂采購數(shù)量。4.3.3.2每月25日前各公司做下月辦公用品申請計劃，填寫辦公用品申購單經(jīng)部門負責人及各系列公司綜合部門專責人員審批后，交于集團綜合部，逾期不報視為無需求。4.3.3.3系列公司各部門填寫各個公司的辦公用品及設備申購單（用A4紙打?。?，由各個部門負責人簽字后報于公司綜合部。綜合部門審核匯總需要采購的物品，填寫唐隆集團辦公用品申購單，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字審批后交于集團綜合部。4.3.3.

9、4辦公用品的購買計劃均由綜合部或各系列公司綜合部審核，并對費用進行控制。4.3.3.5對于B類印刷品的印制，由各系列公司行政管理部門報出需求計劃，集團綜合部負責統(tǒng)一組織印制，保管、發(fā)放。4.3.3.6 D類用品申購前按照4.9流程檢測確定報廢不能維修繼續(xù)使用的填寫設備報廢單，由使用人、部門負責人簽字和總經(jīng)理簽字交于本公司綜合部后才能申購、填寫辦公設備申購單，采取依舊換新措施，報廢單原件由集團公司保管，報廢物品由本公司綜合部保管。采購人員在采購D類用品時需相關使用人員陪同。4.4辦公設備及用品的入庫 4.4.1辦公設備及用品的入庫驗收4.4.1.1物品驗收時，采購人員與綜合部專責人員均應在場，采

10、購人員因故不能到場的，應由采購人員指定其他人到場組織驗收，并根據(jù)驗貨清單逐項認真核對，數(shù)量、型號、外觀，核實無誤后方可簽字接收，必要時請專業(yè)人員參加驗收。4.4.1.2驗收合格后由采購人員和綜合部專責人員在貨品清單上簽字確認。因驗收不當造成的責任，由采購人員和綜合部專責人員共同承擔。 4.4.2辦公設備及用品的入庫登記 4.4.2.1物品驗收合格后，綜合部專責人員必須辦理入庫登記，物品登記統(tǒng)一使用出入庫登記單（一式三聯(lián)，第一聯(lián)各系列公司綜合部留存，第二聯(lián)交財務，第三聯(lián)交采購部門）。辦公設備與辦公用品應分類登記入庫，并建立相應入庫臺帳。4.4.2.2由于登記不當造成分發(fā)、使用、維修、報廢、結算等

11、工作程序無法正常執(zhí)行的責任，由專責人員承擔。 4.5辦公設備及用品的建檔管理 4.5.1對于入庫的辦公設備及用品，各系列公司綜合部專責人員必須按類存放，并建立相應臺帳。定期進行物品的盤點、核查，并及時更新臺帳。做到帳物相符、帳帳相符，使物品的種類、數(shù)量、流向及庫存一目了然，易于清點、便于管理。 4.5.2辦公設備應做好設備入/出庫臺帳、出庫設備使用臺賬、回收設備入/出庫臺帳及庫存舊設備管理臺帳。辦公用品應做好入/出庫臺帳、各公司或部門領用名細臺帳。 4.5.3各公司財務部控制本公司辦公設備及用品的總值并設立總賬。各系列公司綜合部設立辦公設備及用品分戶明細賬，各公司財務部每月與各系列公司行綜合部

12、核對一次辦公設備及用品明細賬。4.6辦公設備及用品的發(fā)放 4.6.1發(fā)放條件：物品到貨且已建檔，方可發(fā)放。4.6.2辦公用品的發(fā)放4.6.2.1日常辦公用品原則上每月申領一次，每月25日之前各公司/部門申報下月辦公用品計劃，5日為統(tǒng)一發(fā)放所申購辦公用品的時間，其它時間不予領?。ㄌ厥馇闆r除外）。4.6.2.2各公司/部門指定專人根據(jù)上月已審批的辦公用品申領單驗收領用本月辦公用品。4.6.2.3新入職員工憑人事部門開具的員工報到程序表可在本部門領取個人辦公用品。4.6.2.4使用壽命較長的辦公用品（如電話機、計算器、訂書機等）更換時需以舊換新，在一年內人為損壞或丟失的不予發(fā)放。 4.6.3辦公設備

13、的發(fā)放4.6.3.1辦公設備由使用人或申購部門指定責任人憑辦公設備購置申請單到各系列公司綜合部領用。4.6.3.2各系列公司綜合部專責人員在發(fā)放辦公設備時，應按申領部門或個人發(fā)放設備，落實責任人，設備信息要與領用人信息對應。出庫單上填寫清楚設備信息（電子設備應盡量填寫清楚設備型號、序列號、數(shù)量、價格等信息），領用人必須簽字確認。4.6.3.3辦公設備及用品領用時，領用人員和專責人員應仔細核查領用物品清單并驗貨，確認無誤后填寫材料物資出入庫單（一式三聯(lián)，第一聯(lián)行政管理部留存，第二聯(lián)交財務，第三聯(lián)交領用人）并簽字交接。一旦完成辦公設備及用品的領用程序，物品的使用權及維護責任轉移到領用部門。 4.7

14、辦公設備及用品的費用結算 綜合部根據(jù)各公司報送的需求計劃及領用名細，制定辦公設備/用品費用分攤表，各系列公司綜合部專責人員確認后辦理報銷手續(xù),辦公用品費用每季度結算一次。4.8辦公設備的調配及異動 4.8.1部門使用辦公設備如需調配時須向綜合部或各系列公司綜合部提出申請，調入部門使用人辦理辦公設備調配單，經(jīng)集團綜合部或各系列公司綜合部負責人審批后，專責人員做好相應的出庫登記及臺帳更新，調配完成。部門不得隨意自行調配設備及附件，由此引起的一切責任由相關部門負責人承擔。4.8.2辦公設備需在各公司之間異動時，報雙方公司分管領導同意，調出公司行政管理部門填寫辦公設備調配單（一式兩份，調出及調入公司綜

15、合部各留一份），經(jīng)集團綜合部負責人審批后，雙方綜合部專責人員做好相應的臺帳更新，財務部門根據(jù)設備殘值辦理設備移交手續(xù),由設備使用部門簽訂購銷合同。 4.8.3由于交接清單有誤或交接設備有誤造成的責任，由設備調出公司或部門承擔。一旦調配程序完成，設備的使用權及維護責任將由調入部門承擔。4.9辦公設備的故障維修及報廢4.9.1當辦公設備發(fā)生故障時，設備負責人或使用人填寫辦公設備故障報修單，部門負責人簽字后，由設備維修部門判定故障原因及程度。4.9.2確認設備故障程度及責任后，綜合部專責人員與設備維修單位提出費用預算，報行總經(jīng)理審核批準。 4.9.3設備修復后，經(jīng)設備負責人或使用人及綜合部專責人員驗

16、收后，共同在辦公設備故障報修單上簽字確認，修復設備領回，專責人員做好相關的維修記錄。4.9.4辦公設備經(jīng)設備維修部門確認無法修復的，由設備維修部門在辦公設備故障報修單上簽注無法修復的理由，綜合部專責人員根據(jù)維修部門的意見，填寫辦公設備報廢單，報分管領導審批后，財務部及綜合部專責人員辦理該辦公設備核銷手續(xù)。4.10辦公電腦的管理4.10.1公司購置辦公電腦的使用期限為5年,使用期滿后，員工可提出重新配置申請，配置標準按目前崗位配置標準辦理。 4.10.2當員工使用公司購置電腦因非人為因素損壞，經(jīng)4.9程序判斷不能修復使用或維修費用較高時,可按現(xiàn)崗位標準重新申請配置電腦。 4.11辦公設備及用品的

17、賠償及責任故障的處罰4.11.1辦公設備及用品發(fā)放后，使用人或設備負責人應承擔物品的保管和維護責任。由于保管、使用不當造成的一切損壞，或者發(fā)生物品丟失，由使用人或相關部門按設備殘值賠償損失。使用人填寫辦公設備處置單，在財務繳納了賠償金后，方可重新申領。4.11.2如發(fā)生正常使用損壞之外的公用辦公設備及其附件的損壞、丟失等情況，除追究直接責任人的責任外，相關部門設備負責人也應承擔一定責任。綜合部根據(jù)設備損壞程度及責任情節(jié)輕重，向分管領導提交對相關責任人進行處罰的建議，分管領導批準后，由綜合部具體執(zhí)行。處罰方式為：a)通報批評b)賠償c)罰金5 、記錄附表5.1 辦公設備申購單5.2 辦公用品申購單5.3 辦公設備申購單5.4 辦公設備調配單5.5 辦公設備故障報修單5.6 辦公設備報廢單5.7 辦公用品/設備領用單5.8 辦公設備出入庫一覽表5.9 辦公用品出入庫一覽表5.10 固定資產驗收表集團申購辦公用品流程圖 集團申請維修/報廢流程圖- 22 -周口唐隆實業(yè)有限公司 辦公設備申購單申購公司申請日期需求日期序號品名型號規(guī)格數(shù)量預算單價預算金額用途備注1133203040506070合計金額（元）：3綜合部意見簽字/日期相關部門負責人意見簽字/日期財務部意見簽字/日期總經(jīng)理意見簽字/日期周口唐隆實業(yè)有限公司固定資產調配單編號： 序號：設備名稱規(guī)格型號設備數(shù)量序列號調出