會計檔案與聲像檔案管理教材

1、會計檔案與聲像檔案管理www w 會計檔案管理w 一、會計檔案的概念一、會計檔案的概念 二、會計檔案的歸檔和保管期限劃分二、會計檔案的歸檔和保管期限劃分w 三、會計檔案的整理三、會計檔案的整理w 四、會計檔案的分類排列四、會計檔案的分類排列w 五、會計檔案案卷目錄的編制五、會計檔案案卷目錄的編制 w六、會計檔案的裝盒、排架六、會計檔案的裝盒、排架w一、會計檔案的概念w會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算材料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。財務(wù)部門經(jīng)辦的有關(guān)財會工作的方針、政策、制度、預算、計劃、工作總結(jié)、報告以及來往文書都不屬于會計文件材料的歸檔范圍，應(yīng)按照文書檔案

2、管理辦法執(zhí)行。w一、會計檔案的概念w“會計檔案”與“文書檔案”的區(qū)別、形成領(lǐng)域不同、形成領(lǐng)域不同會計檔案一般在資金活動領(lǐng)域中形成，而文書檔案主要在行政管理領(lǐng)域中形成。w、形式和內(nèi)在聯(lián)系不同、形式和內(nèi)在聯(lián)系不同會計檔案由三種會計核算材料有機地形成一個整體，具有密不可分的內(nèi)在聯(lián)系。文書檔案多以公文形式出現(xiàn)，具有相對的獨立性。w、立卷和歸檔的時間不同、立卷和歸檔的時間不同立卷時間：會計檔案按“日清月結(jié)年決算”的會計程序立卷，即會計憑證月終記賬完了就可以立卷了。文書檔案則通常在次年的第一、二季度立卷。歸檔時間：會計檔案由財會部門立好卷后保存一年，再移交歸檔。文書檔案一般在第二年上半年歸檔。二、會計檔案

3、的歸檔和保管期限劃分ww 1、會計檔案歸檔w 會計部門或會計人員將形成的會計文件材料經(jīng)過整理立卷，移交給本單位檔案部門保管的過程，叫做會計文件歸檔。各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案管理清冊，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。會計檔案的歸檔，僅指會計核算專業(yè)材料的歸檔。其歸會計檔案的歸檔，僅指會計核算專業(yè)材料的歸檔。其歸檔范圍是：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。機關(guān)行政事檔范圍是：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。機關(guān)行政事業(yè)單位會計檔案的歸檔范圍

4、主要包括會計報表、會計帳薄、業(yè)單位會計檔案的歸檔范圍主要包括會計報表、會計帳薄、會計憑證及其它等四大類。會計憑證及其它等四大類。憑憑 證證帳帳 簿簿報報 表表其其 他：他：總帳、明細帳總帳、明細帳現(xiàn)金、銀行帳現(xiàn)金、銀行帳季、月報表季、月報表年報（決算）年報（決算）2、會計檔案的歸檔范圍和保管期限15年年永久永久保管、保管、銷毀清冊銷毀清冊移交清冊移交清冊25年年15年年永久永久 5年年15年年會計檔案歸檔范圍原始、記帳、匯總等原始、記帳、匯總等二、會計檔案的歸檔和保管期限劃分w、歸檔要求:w （1）、歸檔的會計核算材料真實、準確。 （2）、會計檔案移交時，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆

5、封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。w （3）、歸檔移交會計核算材料時，會計機構(gòu)和檔案機構(gòu)要逐卷認真清點，嚴格交接手續(xù)，雙方簽字。w采取電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)將電采取電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)將電子核算材料和打印輸出的紙質(zhì)核算材料一并歸檔。子核算材料和打印輸出的紙質(zhì)核算材料一并歸檔。三、會計檔案的整理ww會計檔案的整理工作，就是將零散的和需要進一步條理化的會計文件，通過科學的分類、組合、立卷、排列和編目，組成一個有序的過程。依照會計工作的基本環(huán)節(jié)，進行科學的分類整理。w整理原則：遵循會計檔案形成的自然規(guī)律及其本身固有特點，保持其相互間的有機

6、聯(lián)系，進行科學的分類整理，以便有利于管理和開發(fā)利用。 注意：w 1、由于會計文件材料專業(yè)性強，一般應(yīng)由會計人員整理立卷，、由于會計文件材料專業(yè)性強，一般應(yīng)由會計人員整理立卷，然后向機關(guān)檔案部門移交。把會計文件的立卷歸檔作為會計人員的職然后向機關(guān)檔案部門移交。把會計文件的立卷歸檔作為會計人員的職責之一，是有效地保證全部會計檔案能系統(tǒng)完整按時歸檔的重要前提。責之一，是有效地保證全部會計檔案能系統(tǒng)完整按時歸檔的重要前提。檔案部門應(yīng)當保持原卷冊的封裝，不能對原始的卷冊拆開，重新組合。檔案部門應(yīng)當保持原卷冊的封裝，不能對原始的卷冊拆開，重新組合。 2、同一全宗的會計檔案應(yīng)按年度分開整理，不應(yīng)跨年度，對跨

7、、同一全宗的會計檔案應(yīng)按年度分開整理，不應(yīng)跨年度，對跨年度的決算報表等，可放入針對內(nèi)容年度里。年度的決算報表等，可放入針對內(nèi)容年度里。w 3、 歸檔文件材料的收集要完整齊全，有頭有尾。對打印輸出的歸檔文件材料的收集要完整齊全，有頭有尾。對打印輸出的會計檔案，財務(wù)主管要簽字、蓋章。會計檔案，財務(wù)主管要簽字、蓋章。 三、會計檔案的整理w 1、會計憑證的整理 將各種報銷單據(jù)、現(xiàn)金憑證、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、成本核算憑證、職工工資憑證、資產(chǎn)憑證等憑證材料，都歸入會計憑證范圍整理，及時整理立卷。w會計憑證一般按月立卷。會計人員根據(jù)憑證登記帳簿后，應(yīng)將各種記帳憑證按時間和原始憑證號順序組卷，每本為一卷。憑證卷裝訂

8、前要剔除金屬物，編寫頁號，所附原始憑證可以不編號，但應(yīng)折疊整齊，要填寫好憑證封面和脊背（注明單位名稱、年度、月份和起止日期、憑證種類、起止號碼），并在封面與脊背的接封處，加蓋財務(wù)專用章和裝訂人的印章。w 會計憑證一般按記賬順序裝訂成冊，厚2.53.5cm，封面內(nèi)容填寫齊全。每一本憑證為一個案卷，加蓋檔案號章。 三、會計檔案的整理w 2、會計帳簿的整理 將會計總賬、明細帳、現(xiàn)金、銀行存款賬、固定資產(chǎn)帳和各種輔助帳，都歸入會計帳簿范圍整理。在年終決算后按帳簿的種類進行整理立卷。 會計帳簿按年度立卷，在會計年度終結(jié)時進行。帳會計帳簿按年度立卷，在會計年度終結(jié)時進行。帳簿一般都有固定格式和明確分類，立

9、卷時要嚴格按照帳簿簿一般都有固定格式和明確分類，立卷時要嚴格按照帳簿的種類進行，一本帳簿為一卷。訂帳簿應(yīng)保持原來面目，的種類進行，一本帳簿為一卷。訂帳簿應(yīng)保持原來面目，活頁帳簿應(yīng)撤出空白帳頁，編寫頁號裝訂成冊。每本帳簿活頁帳簿應(yīng)撤出空白帳頁，編寫頁號裝訂成冊。每本帳簿均要加貼封面。均要加貼封面。三、會計檔案的整理w注意事項： （1）檢查賬簿扉頁有無填寫齊全； （2）固定賬簿不拆空白頁，在案卷備考表中詳細記明使用賬頁和空白賬頁的頁數(shù)。 （3）活頁賬簿應(yīng)將空白頁抽出，在賬頁右上方編頁數(shù)，加裝封面和封底。 一般是每本賬本為一個案卷，加蓋檔案號章。三、會計檔案的整理w 3、會計報表的整理w 將年度報表

10、、月（季）度報表、不定期專用報表和主要財務(wù)指數(shù)快報等，都歸入會計報表范圍整理。按保管期限整理立卷，本單位與下級單位的報表分開立卷。年度會計報表應(yīng)單獨整理組卷，財務(wù)分析在前，會計報表在后；月（季）會計報表可按情況整理成若干卷。加蓋檔案號章。w 需要注意的事，在裝訂時，除會計憑證可不需要注意的事，在裝訂時，除會計憑證可不加卷內(nèi)目錄和備考表外，其它卷冊均應(yīng)填寫卷內(nèi)加卷內(nèi)目錄和備考表外，其它卷冊均應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和備考表。目錄和備考表。四、會計檔案的分類排列w介紹兩種：w1、類別年度案卷 分類排列法。按財務(wù)報告、會計賬簿、會計憑證、其它會計資料四個類別順序排列，每個類別內(nèi)再分別按年度順序排列，年度內(nèi)再區(qū)

11、分不同科目排列。w案卷流水號：按類別跨年度編案卷流水號。例：w會計報表類：1993年：1，2，312。1994年：13，1427。會計賬簿類：1993年：1，2，38。1994年：9，1014。 會計憑證類：1993年：1，2，35。1994年：16、1728。w一般來講，采用跨年度編流水號的方法，其案卷號一般不超千位數(shù)，即若干年就要斷號，再從“1”開始編流水號。此方法適用于會計檔案數(shù)量不多的機關(guān)單位。四、會計檔案的分類排列w2、年度類別保管期限 分類排列法。即一個年度形成的會計檔案，分為會計憑證、會計賬簿、會計報表、其它會計資料四大類，然后再按不同保管期限的會計檔案分別排列編號。案卷流水號：

12、一年編一個流水號。例： 會計報表類： 1993年：1，2，3，4 1994年：1，2，3，4會計帳薄類： 1993年：1，2，3，4 1994年：1，2，3，4會計憑證類： 1993年：1，2，3，4 1994年：1，2，3，4此方法適用于每年產(chǎn)生大量會計檔案的單位，如金融機構(gòu)、大型企業(yè)等?？傊?，不管采取何種分類排列方式，一經(jīng)確定，就不要隨便更改。五、會計檔案案卷目錄的編制五、會計檔案案卷目錄的編制w會計檔案進行了分類、立卷、編號、排列后，就必須編制會計檔案案卷目錄，它是管理會計檔案和提供利用的檢索工具。 五、會計檔案案卷目錄的編制會計檔案案卷目錄的編制w 會會 計計 檔檔 案案 目目 錄（封

13、面）錄（封面）w 全宗名稱全宗名稱 盤錦市檔案局 w 年年 度度 20022004 w 類類 別別 帳 簿 w 目目 錄錄 號號 2w 保管期限保管期限 25 年 會 計 檔 案 目 錄（帳?。?盒號卷號名 稱年度月份冊數(shù)張數(shù)保管期限箱號銷毀日期備注11-3 盤錦市檔案局 2002年度現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、對帳單20021-12 31-206 2524-6 盤錦市檔案局2003年度現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、對帳單20031-1231-2072536-9 盤錦市檔案局2004年度現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、對帳單20041-1231-20525 會 計 檔 案 目 錄（憑證） 盒號卷號名 稱年度月份

14、冊號張數(shù)保管期限箱號銷毀日期備注1 1 盤錦市檔案局 2002年度一月份會計憑證2002 1 1-63 152 2 盤錦市檔案局2002年度一月份會計憑證2002 1 64-75 153 3 盤錦市檔案局 2002年度二月份會計憑證2002 2 172 154 4 盤錦市檔案局 2002年度二月份會計憑證2002 2 7396 15六、會計檔案的裝盒、排架六、會計檔案的裝盒、排架w會計檔案整理完成后，必須裝盒、上架排列保管，那么就必須填寫會計檔案盒的有關(guān)項目內(nèi)容。 （一）會計檔案盒項目的填寫1、全宗號。按市檔案館給予每個機關(guān)、事業(yè)單位的全宗號進行填寫。2、年度。本盒內(nèi)檔案形成的年度。3、目錄號

15、。填寫檔案目錄號，如1、2、3、4、5等。4、卷號。填寫本盒內(nèi)檔案的案卷起止卷號，如1 3等。5、保管期限。如實填寫。序號責任者文號題 名日期頁數(shù)備注1盤錦市檔案局 盤錦市檔案局2002年度現(xiàn)金日記帳20021-121-1002盤錦市檔案局 盤錦市檔案局2002年度銀行存款帳20021-121-100 3 盤錦市檔案局 盤錦市檔案局2002年度銀行對帳單20021-12 1-6 備 考 表 盒（卷）內(nèi)文件情況說明 本盒共兩卷：其中銀行存款日記帳，10-21頁、50-80頁、150-200頁為空白頁；現(xiàn)金日記帳，15-50頁、80-110頁、130-150頁為空白頁。 整理人 張XX 檢查人 李

16、XX 2002年4月20日 盤 錦 市 檔 案 局會 計 檔 案 盤錦市檔案局二OO二年度 銀行存款帳、現(xiàn)金日記帳、銀 行對帳單 自2002年1月1日起至2002年12月31日止 本盒共3卷206張保管期限 25會計檔案會計檔案會計檔案會計檔案類 別帳簿類 別帳簿類 別帳簿類 別帳簿年 度1998年 度1999年 度2000年 度2001 全宗號 6 全宗號 6 全宗號 6 全宗號 6 目錄號 2 目錄號 2 目錄號 2 目錄號 2 案卷號 1-3 案卷號 4-6 案卷號 7-10 案卷號 11-18 盒 號 1 盒 號 2 盒 號 3 盒 號 4保管期限 25保管期限 25保管期限 25保管

17、期限 25六、會計檔案的裝盒、排架六、會計檔案的裝盒、排架w（二）會計檔案的排架接收入庫的會計檔案登記后，即可上架入柜固定其存放位置，以便查閱利用。排列要求：1、排列整齊。、排列整齊。2、要在柜架上注明類別、保管期限和案卷起、要在柜架上注明類別、保管期限和案卷起止號，以方便查找。止號，以方便查找。w排列方法：按類別、保管期限不同分別排列，排列方法：按類別、保管期限不同分別排列，案卷順序號按大類流水編號。案卷順序號按大類流水編號。柜架編號原則：從左到右，自上而下。柜架編號原則：從左到右，自上而下。聲像檔案范圍聲像檔案范圍w 一、凡是反映本單位主要職能活動和工作成果的錄音、錄像、照片、光盤錄音、錄

18、像、照片、光盤，其范圍包括：1、領(lǐng)導人，著名人物參加與本單位有關(guān)的重要公務(wù)活動；2、本單位組織或參加的重要活動；3、記錄本單位重大案件，以及與其他載體檔案有密切聯(lián)系的以磁帶、軟盤、感光材料為載體的都屬于歸檔范圍。聲像檔案重要性聲像檔案重要性w 聲像檔案聲像檔案是在各項工作和實踐活動中產(chǎn)生和形成的，每盤磁帶和每張照片都和某一項具體的工作和業(yè)務(wù)活動有著直接的、密切的聯(lián)系，是一個單位重大歷史真實寫照，因此是立檔單位全宗檔案的重要組成是立檔單位全宗檔案的重要組成部分部分。例如：黨政機關(guān)的重要會議、重大活動，不但形成了圍繞會議的文字材料，還形成了會議活動的錄像帶、錄音帶、照片錄像帶、錄音帶、照片；司法機

19、關(guān)偵破案件，不僅有偵破過程中的文字材料，還有現(xiàn)場勘察及檢驗等過程中的錄像錄音和照片。這些錄像錄音和照片錄像錄音和照片都是文字材料的重要補充和真實形象的再現(xiàn)都是文字材料的重要補充和真實形象的再現(xiàn)。 目前的照片檔案有兩種：一種是用一般相機和普通膠卷，采用可見光使膠片感光的照片；另一種是運用數(shù)字技術(shù)與光學技術(shù)相結(jié)合而形成的照片，即我們通常說的數(shù)碼相片。數(shù)碼相片。（一）照片檔案的構(gòu)成與種類（1）照片的排列）照片的排列w排列時，要注意先排組，后排張要注意先排組，后排張。一組照片是指有密切聯(lián)系的若干張照片，如一次會議、一項活動、一個項目等形如一次會議、一項活動、一個項目等形成的若干張照片，為一組照片成的若

20、干張照片，為一組照片。組與組的排列是按該組產(chǎn)生的時間順序而定。每組的順序確定后，就要進行組內(nèi)每張照片的排列。如一次會議的照片共歸檔了如一次會議的照片共歸檔了8張張，排列順序可以是：第一張第一張，有會議會標的大會會場照片；第二張第二張，大會主席臺的照片；第三張第三張，大會主持人主持會議的照片；第四、第四、五、六張五、六張分別是大會發(fā)言人的照片；第七張第七張，領(lǐng)導為先進單位頒獎的照片；第八張第八張，大會群眾場面的照片。 文字說明是照片檔案不可或缺的重要組成部分。文字說明是照片檔案不可或缺的重要組成部分。 1 1、內(nèi)容包括六要素：、內(nèi)容包括六要素：事由事由（照片所反映的事情或事照片所反映的事情或事物

21、的緣由）、時間（拍攝時間）、地點、人物（照片物的緣由）、時間（拍攝時間）、地點、人物（照片中主要人物的姓名、身份）中主要人物的姓名、身份） 、背景、作者（拍攝人或、背景、作者（拍攝人或單位）。單位）。（2）照片檔案的說明照片檔案收集w w1、從源頭入手從源頭入手，檔案工作人員平時要注意調(diào)查了解本檔案工作人員平時要注意調(diào)查了解本機關(guān)各項工作活動，掌握形成照片的準確信息，與照片形成機關(guān)各項工作活動，掌握形成照片的準確信息，與照片形成部門和個人進行充分的溝通，督促他們及時歸檔。部門和個人進行充分的溝通，督促他們及時歸檔。w2、堅持堅持“以我為主以我為主”的原則的原則，既要以本單位形成并反既要以本單位

22、形成并反映本單位職能活動的內(nèi)容為拍攝、收集、歸檔的重點，映本單位職能活動的內(nèi)容為拍攝、收集、歸檔的重點，做到“你無我有，你有我精”，獨具特色w3、照片檔案歸檔時間照片檔案歸檔時間w定期歸檔定期歸檔(平?；顒?w隨時歸檔隨時歸檔(重大活動)w數(shù)碼照片檔案歸檔要求w由本單位檔案室集中保管由本單位檔案室集中保管w凡是本單位組織宣傳教育、重大紀凡是本單位組織宣傳教育、重大紀念活動，由電視臺等新聞媒體參與錄制念活動，由電視臺等新聞媒體參與錄制的，應(yīng)及時聯(lián)系，復制一套歸檔保存的，應(yīng)及時聯(lián)系，復制一套歸檔保存w參與各項活動的攝影者要自覺按照參與各項活動的攝影者要自覺按照照片歸檔制度的要求，在活動結(jié)束后及照片歸檔制度的要求，在活動結(jié)束后及時將手中的照片加注文字說明，向本單時將手中的照片加注文字說明，向本單位檔案室移交，任何個人不得據(jù)為已有位檔案室移交，任何個人不得據(jù)為已有。（一）歸檔前期工作之一挑選照片w如何挑選：如何挑選：有代表意義的、反映活動、事件、會議發(fā)展過程、結(jié)果的，注意量的控制w如何分如何分組：組：并非同一類照片為一組，而是同一次活動、事件、會議的照片為一組w如何編寫組說明與照片說明如何編寫組說明與照片說明 組說明：對本組照片作簡單說明，包括六要素六要素：時間、地點、人物、事由、背景、攝影者。 照片說明：說明每組內(nèi)單張照片的具體情況（如對人物姓名、職務(wù)、行為