系所主管研習(xí)會

1、系所主管研習(xí)會系所主管研習(xí)會9797年系所主管研習(xí)會時程表年系所主管研習(xí)會時程表時間時間地點地點內(nèi)容內(nèi)容主持主持/主講人主講人9:009:30 9:009:30 第第一一醫(yī)醫(yī)學(xué)學(xué)大大樓樓二二樓樓簡簡報報室室重要校務(wù)及展望重要校務(wù)及展望 系所發(fā)展輔助機制要因控討系所發(fā)展輔助機制要因控討陳主秘陳主秘9:3010:309:3010:30案案例例研研討討一一教務(wù)類教務(wù)類陳教務(wù)長陳教務(wù)長學(xué)務(wù)類學(xué)務(wù)類陳學(xué)務(wù)長陳學(xué)務(wù)長總務(wù)類總務(wù)類劉總務(wù)長劉總務(wù)長工程類工程類楊專員楊專員資材類資材類10:3010:45 10:3010:45 休休息息 10:4511:45 10:4511:45 案案例例研研討討二二 研發(fā)類研

2、發(fā)類 趙研發(fā)長趙研發(fā)長一般行政類一般行政類 財務(wù)類財務(wù)類 張主任張主任11:4512:15 11:4512:15 綜合座談綜合座談 12:1512:15 用餐用餐 系所主管研習(xí)會系(所)發(fā)展輔助機制要因探討1卓卓越越標(biāo)標(biāo)竿竿系所主任系所主任 資資 源源( (人力人力. .軟硬體軟硬體.).) 規(guī)章規(guī)章 制度制度 組組 織織系所發(fā)展系所發(fā)展精準(zhǔn)決策精準(zhǔn)決策追蹤控管追蹤控管行政部門、處、室院(系)務(wù)會議各類委員會人力資源 系(院)祕、技士、教師軟硬體 空間、設(shè)備.總計逾160項辦法 教務(wù)68項、研發(fā)19項、學(xué)務(wù)28項、 技術(shù)合作10項、總務(wù)資材工務(wù)13項、 會計12項、環(huán)安10項(共通性).系所主

3、管研習(xí)會組織 集思廣益，謀求最佳(策略)方案。 獲取充分資訊，加以分析、探討及運用。資源 周詳具體發(fā)展規(guī)劃，充分編製於預(yù)算。 育才、用才及留才。制度 重視流程背後之意涵。 回饋改善，增進(jìn)效率。系(所)發(fā)展輔助機制要因探討2系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：教務(wù)類主題：開課規(guī)劃核簽注意事項1一、在作業(yè)時程方面： 新開課程或課程異動(包括課程名稱、開課年級、學(xué)期、學(xué)分、必選修、課程負(fù)責(zé)老師等)，除因不可控制因素，如待聘老師未如期到聘或教師臨時離職等，應(yīng)事先妥為規(guī)劃，在每學(xué)期各系所召開開課規(guī)劃之課程委員會會議提出檢討(約於每學(xué)期第八週)，最遲也要在全校課程委員會召開時提出(約每學(xué)期第十二週)

4、。 (本學(xué)期已有近200筆新開或異動課程提出，其中大部分都可經(jīng)事先規(guī)劃，於上學(xué)期系所課程委員會或於全校課程委員會召開時提出增修訂。)系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：教務(wù)類主題：開課規(guī)劃核簽注意事項2二、在課程規(guī)劃方面： 課程是否有依系所發(fā)展規(guī)劃，依各系所訂定之未來發(fā)展方向及建立特色，為落實而規(guī)劃之各期推動事項，是否有適度反應(yīng)於課程規(guī)劃上。 課程是否有滿足多數(shù)學(xué)生需要，參考上學(xué)年開課紀(jì)錄對修課人數(shù)低於開課人數(shù)之課程，是否有需要繼續(xù)開授，此類課程數(shù)是否有妥為規(guī)劃調(diào)降。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：教務(wù)類主題：開課規(guī)劃核簽注意事項3 課程是否考量依教師教學(xué)負(fù)荷，對年輕新進(jìn)老師，

5、為讓其有時間進(jìn)行研究，是否有適度減少其授課時數(shù)，其每週授課時數(shù)以不超過8小時原則。 課程是否有依據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)表現(xiàn)，如學(xué)生參加校外考試及與他校之比較，檢討是否有課程須加強或增開。 課程是否有參考學(xué)生意見調(diào)整，依所蒐集上學(xué)年學(xué)生對課程由各管道反應(yīng)之意見，如教學(xué)意見調(diào)查、其他管道反應(yīng)之意見、及休退學(xué)有因課程因素等，於課程規(guī)劃是否有須因應(yīng)作適度之調(diào)整。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：教務(wù)類主題：開課規(guī)劃核簽注意事項4 課程是否有與教學(xué)資源作妥適結(jié)合，包括因應(yīng)在每年預(yù)算上，系所投入之教學(xué)設(shè)備，及學(xué)校各項軟硬體教學(xué)設(shè)施等，檢討是否有妥為運用於課程安排。 課程是否有與學(xué)校及各院推動之措施配合，如教學(xué)

6、品質(zhì)提升各項改進(jìn)措施，檢討是否有於系所課程規(guī)劃配合納入。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：教務(wù)類主題：學(xué)生休學(xué)申請核簽注意事項1一、申請日期： 有重病、重大災(zāi)變、清寒、僑生入境手續(xù)原 因延誤、應(yīng)徵服兵役、懷孕或生產(chǎn)、延長修業(yè)年限無課可選等事由，隨時可依需要提出申請。 興趣不合、重考等學(xué)習(xí)相關(guān)事由，須在開學(xué)後第十週之內(nèi)申請，如有逾期予以退件。 新生入學(xué)後一年級第一學(xué)期，隨時可依需要提出申請。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：教務(wù)類主題：學(xué)生休學(xué)申請核簽注意事項2二、確認(rèn)申請休學(xué)期間及是否曾經(jīng)辦理休學(xué)： 休學(xué)總共不得超過二學(xué)年。 因徵服兵役或懷孕等原因者，不計入休學(xué)年限計算。 確認(rèn)

7、學(xué)生是否曾休學(xué)紀(jì)錄(由秘書自MIS查詢列印)。1. 將本次擬休學(xué)學(xué)期數(shù)與之前已休學(xué)學(xué)期數(shù)加總，總學(xué)期數(shù)不能超過二學(xué)年上限，如有超過需退回學(xué)生調(diào)整。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：教務(wù)類主題：學(xué)生休學(xué)申請核簽注意事項3三、核對申請事由及證明文件：有重病、重大災(zāi)變、清寒、僑生入境手續(xù)原因延誤、應(yīng)徵服兵役、懷孕或生產(chǎn)等，須附相關(guān)證明文件，如未附證明文件或證明文件內(nèi)容不明確，需退回學(xué)生補充，經(jīng)審仍不符予以退件。有興趣不合、重考、家庭因素、經(jīng)濟(jì)因素等，需提出書面說明，應(yīng)妥為瞭解審查，避免學(xué)生有不當(dāng)休學(xué)情形，如有下列情形宜進(jìn)一步處理： 興趣不合，如有因本校課程授課因素所致，宜再瞭解處理，並列入系

8、所課程檢討參考。1. 經(jīng)濟(jì)因素，依實際情形可視需要轉(zhuǎn)學(xué)務(wù)處協(xié)助。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：教務(wù)類主題：學(xué)生休學(xué)申請核簽注意事項4四、確認(rèn)休學(xué)同意書 未滿20歲學(xué)生需有家長或監(jiān)護(hù)人簽名之同意書，未附予退件請補送。1. 為避免休學(xué)同意書有不當(dāng)簽名情形，或滿20歲不須同意書但為避免學(xué)生有不當(dāng)休學(xué)，仍可由導(dǎo)師打電話給家長或監(jiān)護(hù)人關(guān)心瞭解。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：學(xué)務(wù)類主題：獎學(xué)金審查注意事項1一、請核對或推薦獲獎學(xué)生名單 大學(xué)部成績優(yōu)良名單由教務(wù)處提供，請協(xié)助核對名額 及名次是否正確，操行成績是否為甲等。 碩士班請確認(rèn)推薦名額是否正確、學(xué)生各學(xué)科是否及 格、是否為在職

9、生。 博士班推薦名單應(yīng)為94學(xué)年度起入學(xué)之非在職學(xué)生。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：學(xué)務(wù)類主題：獎學(xué)金審查注意事項2 二、獲獎學(xué)生填報匯款帳號，可填報帳號應(yīng)為本人之郵局、 合庫或大眾銀行帳號，請協(xié)助確認(rèn)是否填列正確，常發(fā) 生學(xué)生填列非本人或其他銀行帳號，導(dǎo)致會計無法撥 款。 三、敬請配合時限，俾利撥款作業(yè)。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：學(xué)務(wù)類主題：學(xué)生操行成績評核作業(yè)注意事項 請依學(xué)務(wù)處生輔組之通知，提醒各班導(dǎo)師至MIS系統(tǒng) 登錄學(xué)生操行成績，再列表由系主任核簽。 注意評核之合理性，前後段兩位導(dǎo)師評分之差距是否 過大，各系應(yīng)建立評核標(biāo)準(zhǔn)。 若導(dǎo)師加分3分(含)以上或扣4

10、分者，請留意是否於導(dǎo) 師評語欄填註加減分原因。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：學(xué)務(wù)類主題：學(xué)生獎懲作業(yè)注意事項 請各導(dǎo)師於學(xué)期結(jié)束後3日內(nèi)至MIS登錄學(xué)生獎 懲建議資料，並列表由系主任核簽。 核簽時請留意是否有詳述獎勵事實，如學(xué)生擔(dān)任何種幹 部，另，所提是否擇優(yōu)擇要獎勵，所提獎勵應(yīng)符合公 平及合理性。 請注意時效，以維學(xué)生權(quán)益，應(yīng)於學(xué)期第19週內(nèi)完成 登錄，勿於學(xué)期中仍提報前學(xué)期之獎勵案。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：學(xué)務(wù)類主題：學(xué)生曠課時數(shù)過高作業(yè)注意事項 生輔組針對曠課10小時以上之學(xué)生會透過 NOTES傳 簽。 請隨時注意學(xué)生出缺勤狀況，並與學(xué)務(wù)處共同協(xié)助學(xué)生 學(xué)習(xí)

11、。 請注意時效，以維學(xué)生權(quán)益，導(dǎo)師應(yīng)於5個工作日內(nèi)處理 呈核，系所主管應(yīng)於3個工作內(nèi)完成核簽。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：學(xué)務(wù)類主題：導(dǎo)師工作制度實施注意事項 學(xué)期初請協(xié)助推薦大學(xué)部各班導(dǎo)師名單，系主任可參酌 導(dǎo)師平時表現(xiàn)及輔導(dǎo)概況，若不適任可不續(xù)聘。 請所長協(xié)助了解研究所之師生互動，若有特殊個案請協(xié) 助處理或轉(zhuǎn)介學(xué)務(wù)處諮輔組。 學(xué)年度末請協(xié)助評核並協(xié)助推薦、評核有特殊輔導(dǎo)表現(xiàn) 之班導(dǎo)師，並提供具體實證。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：學(xué)務(wù)類主題：學(xué)生請假e化系統(tǒng)注意事項96學(xué)年度第二學(xué)期學(xué)務(wù)委員會議決議通過學(xué)生線上請假作業(yè)，並預(yù)計98學(xué)年上線。變更項目如下： 1.學(xué)生

12、請假天數(shù)一二日者，以學(xué)校網(wǎng)路請假系統(tǒng)登錄辦理。導(dǎo)師收到核簽假單之MAIL通知，增設(shè)等待期之選項，設(shè)定二日，讓導(dǎo)師有足夠時間約談同學(xué)後決定是否核準(zhǔn)假單。 2.雙導(dǎo)師班級，系統(tǒng)同時發(fā)送學(xué)生請假資料通知雙導(dǎo)師，任一導(dǎo)師核簽後，假單即可同時通知導(dǎo)師、系主任、院輔導(dǎo)教官及請假同學(xué)。 3.請假天數(shù)為二日以上之請假申請，仍以書面填寫假單為主。 4.所有假別均應(yīng)於請假日後三日內(nèi)（不含例假日）辦理完成。若為不可抗力因素，應(yīng)於返校七日內(nèi)（不含例假日）補辦完成。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：總務(wù)類主題：主辦學(xué)術(shù)研討會注意事項1 主辦學(xué)術(shù)研討會須妥善準(zhǔn)備事項繁多，主辦單位除學(xué)術(shù)相關(guān)議程外，尚須考慮到週邊配

13、套事宜是否周詳完善，以能提供來賓對本校整體運作之品質(zhì)有一良好印象，茲摘述重點如下：系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：總務(wù)類主題：主辦學(xué)術(shù)研討會注意事項2一、儘早預(yù)定會議場地，可上總務(wù)處網(wǎng)站登錄 (本校主辦活動需免費停車請於簽呈註明)。二、停車事宜-概估來賓停車數(shù)量，並於簽呈事先提出免費停車，為簡化換證手續(xù)，可使用通知替代入校停車證，樣張送警衛(wèi)組查驗。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：總務(wù)類主題：主辦學(xué)術(shù)研討會注意事項3三、其他注意事項活動會場及動線標(biāo)示請以標(biāo)示牌張貼指引，避免到 處張貼而影響校園環(huán)境。例如：地上、牆壁、電線 桿等。校內(nèi)停車位有限類似事宜均請事先接洽辦理，避免 臨

14、時打電話給警衛(wèi)要求開放免費停車而造成困擾。 大型活動如需環(huán)境清潔支援，請事先接洽總務(wù)處安 排。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：工程類主題：工程委託注意事項1 工程委託內(nèi)容複核： 工程委託內(nèi)容如：項目、數(shù)量、地點、用途、現(xiàn)況及需要性等，須詳實述明。 有無檢附相關(guān)圖面或呈準(zhǔn)報告。 三年內(nèi)之新設(shè)空間，原則上不予增設(shè)或更動，經(jīng)特案簽準(zhǔn)者除外。 委託經(jīng)辦是否有完整規(guī)劃，既有資源是否有充分整合利用。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：工程類主題：工程委託注意事項2 新增項目之必要性、動用率或有無其他同類型規(guī)劃參考，須詳實述明。 改善項目之可行性或具體作法，委託經(jīng)辦是否瞭解，或有無先洽請總務(wù)

15、處工務(wù)課協(xié)助評估系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：工程類主題：工程委託注意事項3 工程預(yù)算金額是否合理： 工程預(yù)算金額關(guān)係核決權(quán)限以及部門年度預(yù)算檢討，委託單位應(yīng)對其所委託之工程預(yù)估金額充分瞭解，工程預(yù)估金額參考方式如下： 校園網(wǎng)路提供平均造價參考，如裝修、機電、櫥櫃等，網(wǎng)頁路徑為： 學(xué)校首頁行政服務(wù)會計室預(yù)算專區(qū)之97學(xué)年度預(yù)算說明表: (四)校舍內(nèi)部整建工程費用預(yù)估。 系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：工程類主題：工程委託注意事項42. 請總務(wù)處工務(wù)課協(xié)助現(xiàn)場估算。3. 專案或新擴建工程，請另開立工程委託單，委託項目勾選”規(guī)劃”項，委託工程部門(營建部或長庚工務(wù)部)協(xié)助估算

16、。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：工程類主題：工程委託注意事項5三、其他： 工程委託單開立原則： 同一時間，由同一經(jīng)辦所開立之工程委託單，雖分屬不同項目類別，為符合工程預(yù)算核決權(quán)限並加速工程受理之作業(yè)流程，請合併開立。 委託項目勾選是否正確： 工程部門係依工程委託單上所勾選之委託項目，包括：規(guī)劃、設(shè)計、工料分析、施工監(jiān)造等，受理系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：工程類主題：工程委託注意事項6 執(zhí)行，一般委託應(yīng)全部勾選，倘僅做工程規(guī)劃或預(yù)算評估則請勾選”規(guī)劃”項，依此原則類推。3. 緊急工程勾選是否有其必要性： 因列為緊急工程需另依權(quán)限核決，工程部門亦須配合以急件辦理，勢必影響

17、其他工程之正常進(jìn)度，於工程委託時，須詳細(xì)說明其原因及必要性。4. 增設(shè)緊急電源及分離式冷氣機，需依規(guī)定下載申請單個案提出申請，經(jīng)呈準(zhǔn)後，再檢附呈準(zhǔn)申請單開立工程委託。 系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：資材類主題：請購單核簽注意事項一、目前請採購作業(yè)，除請購單依紙本逐級審查核簽外，餘採購會簽等程序已採NOTES系統(tǒng)傳簽作業(yè)。系統(tǒng)各類表單上方即有注意事項或作業(yè)說明可參照。程式於設(shè)定上僅考量最低核決主管，未管制最高核決主管。然請各級主管於處理電子（文書）表單時，依表單作業(yè)說明判別後依核決權(quán)限核準(zhǔn)或呈核遞送。系所主管研習(xí)會二、有關(guān)書面請購單核簽注意事項如下：(一).經(jīng)費來源別：1.計劃案件：

18、由計畫主持人負(fù)責(zé)，免送系所主管核簽。2.學(xué)校預(yù)算：為逐級含系所主管核簽。(二).購置項目需要性：1.年度設(shè)備預(yù)算，核簽重點： 就品名內(nèi)容確認(rèn)單位內(nèi)需求性（檢附需求表），使用頻率、週期、對象等，考量是否提出請購或修正，經(jīng)確認(rèn)後核簽。97年系所主管研習(xí)案例類別：資材類主題：請購單核簽注意事項系所主管研習(xí)會2.維修耗材，核簽重點： 依設(shè)備使用年限，零件金額比例，是否有維修必要或以汰舊換新較符經(jīng)濟(jì)成本。3.辦公室設(shè)施設(shè)備，核簽重點： 本項所指為櫥櫃、沙發(fā)、會議桌等，先向校內(nèi)其他單位洽詢是否有閒置調(diào)用，必要新購時，考量單位整體性及爾後如調(diào)整整併時，可合併再利用。 4.雜項購置，核簽重點： 單位臨時需求項

19、目提出，就購置數(shù)量及周期宜明確或參照前購紀(jì)錄評量購置之必要性。97年系所主管研習(xí)案例類別：資材類主題：請購單核簽注意事項系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：研發(fā)類主題：從教師研究計畫申請，發(fā)展整合研究 1.教師申請研究計畫時，需提送長庚大學(xué)申請、 修正研究計畫提報表(國科會以外計畫)或國 科會研究計畫申請?zhí)釄蟊怼?2.藉由申請?zhí)釄蟊碇灪?，了解系所教師研究方?與合作機構(gòu)，構(gòu)思發(fā)展整合研究之可能性。 系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：研發(fā)類主題：校外研究計畫及各項經(jīng)費補助申請 校外研究計畫申請具時效性，為確保校內(nèi)核簽作業(yè)順利完成，申請人需及早提出，時間為：1、研發(fā)處公告申請案：

20、以網(wǎng)頁公告本校收件日前。2、未經(jīng)研發(fā)處公告之申請案： 需於補助機構(gòu)收件日前至少五個工作天。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：研發(fā)類主題：簽呈申請長庚醫(yī)學(xué)研究補助費(BMRP) 計畫相對補助費(BMRP)為長庚醫(yī)院提撥鼓勵教師從事專題研究，補助人事、設(shè)備、耗材等研究所需費用。部份事項需事事先提簽呈依程序送長庚決策委員會主任委員核準(zhǔn)先提簽呈依程序送長庚決策委員會主任委員核準(zhǔn)，包括：，包括：1.延聘專家、顧問指導(dǎo)研究業(yè)務(wù)所需相關(guān)費用。2.主持人及相關(guān)研究人員參加學(xué)術(shù)會議、一個月內(nèi)短期 進(jìn)修費用。(教師出席會議，依本校教職員參加學(xué)術(shù)會議辦法申請)及早提出申請，以事先呈準(zhǔn)事先呈準(zhǔn)為原則。系所主管

21、研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：一般行政類主題：主管之基本原則 一、確實督導(dǎo)單位內(nèi)所處理之文書或案件品質(zhì)，對不符規(guī)定者應(yīng)予過濾，以簡化作業(yè)、提升行政效率。二、對所屬人員（系秘、技士等）之行政作業(yè)能力及幕僚輔助功能輔導(dǎo)強化。三、落實行政工作處理機能，除例行性之事務(wù)依職責(zé)加強品質(zhì)及督導(dǎo)所屬外，對文書或案件應(yīng)加強及督導(dǎo)所屬處理。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：一般行政類主題：主管之要求重點 1一、文件或呈核案件：完整瞭解文稿及簽辦案件內(nèi)容。錯誤或文稿內(nèi)容、格式不通者應(yīng)予修正。簽辦案件是否符合規(guī)定之瞭解，過濾處理。作業(yè)流程或簽辦程序正確性之掌握。過濾前述不適當(dāng)案件，如有必要應(yīng)重新簽辦。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：一般行政類主題：主管之要求重點 2二、交辦或?qū)０缸鳂I(yè)： 是否有完整及妥善作業(yè)規(guī)劃。 是否有詳實、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治霰容^。 是否有評估檢討過程及具體結(jié)論。 落實與相關(guān)單位之協(xié)調(diào)整合。 確實執(zhí)行作業(yè)進(jìn)度之跟催管理。系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：財務(wù)類主題：單據(jù)黏貼單核簽1系所主管研習(xí)會97年系所主管研習(xí)案例類別：財務(wù)類主題：單據(jù)黏貼單核簽2系所主管研習(xí)