時間管理(經(jīng)理級)

1、1-有效時間管理有效時間管理2看看誰的看看誰的IQIQ比較高比較高? ? 競賽說明競賽說明: : 每人發(fā)放每人發(fā)放1616個個IQIQ測試題目測試題目, ,請每位學(xué)員在規(guī)定的時間內(nèi)以最快的速度完成這請每位學(xué)員在規(guī)定的時間內(nèi)以最快的速度完成這 1616個題目。個題目。 規(guī)則：規(guī)則：1 1、競賽時間為、競賽時間為3 3分鐘分鐘2 2、在進行測試時學(xué)員之間不能交流，也不能互相偷看，否則、在進行測試時學(xué)員之間不能交流，也不能互相偷看，否則IQIQ測試為測試為“0”0”3 3、一旦時間終止后學(xué)員不能繼續(xù)答題，也不能對答案進行修改，否則、一旦時間終止后學(xué)員不能繼續(xù)答題，也不能對答案進行修改，否則IQIQ測

2、試測試 為為“0”0” 評判標(biāo)準(zhǔn)：評判標(biāo)準(zhǔn)： 以規(guī)定時間內(nèi)答對題目最多者為獲勝。以規(guī)定時間內(nèi)答對題目最多者為獲勝。3題號題號答答 案案題號題號答答 案案1 1C C9 9C C2 2A A1010D D3 3C C1111D D4 4A A1212B B5 5D D1313B B6 6B B1414A A7 7C C1515C C8 8D D1616B B41 1、您認為您的、您認為您的IQIQ真的比其他在坐的各位都高真的比其他在坐的各位都高 出一籌嗎？出一籌嗎？2 2、談?wù)勀@得成功的秘訣、談?wù)勀@得成功的秘訣。51 1、要對測試題目進行整體的把握，、要對測試題目進行整體的把握， 先做那些較

3、容易的題目再做那些先做那些較容易的題目再做那些 較難的題目。較難的題目。2 2、要對時間進行有效的分配，在保、要對時間進行有效的分配，在保 證準(zhǔn)確的完成較容易題目之后再證準(zhǔn)確的完成較容易題目之后再 把剩余的時間用于較難題目的完把剩余的時間用于較難題目的完 成。成。67時間管理時間管理提高我們的工作效率提高我們的工作效率 規(guī)劃好我們工作、娛規(guī)劃好我們工作、娛樂和家庭生活樂和家庭生活 幫助我們把握更多的幫助我們把握更多的人生機會人生機會 幫助我們掌控自己，幫助我們掌控自己，做自己想做的人做自己想做的人 8課程目標(biāo)課程目標(biāo) 知道如何成為時知道如何成為時 間的控制者間的控制者9課程內(nèi)容課程內(nèi)容u時間的

4、概念與特性時間的概念與特性u合理計劃時間合理計劃時間 u高效控制使用時間高效控制使用時間 10交交 流流1 1分鐘交流分鐘交流: : 選出組長選出組長 起一個與時間有關(guān)的隊名，寫成起一個與時間有關(guān)的隊名，寫成名牌款式名牌款式, ,放在團隊前方放在團隊前方 組長安排好人員介紹組名組長安排好人員介紹組名11思思 考考時間真的可以管理時間真的可以管理嗎？嗎？12時間的概念時間的概念從過去從過去通過現(xiàn)在通過現(xiàn)在到將來，到將來， 連續(xù)發(fā)生的，一系列事件的連續(xù)發(fā)生的，一系列事件的“過程過程”?，F(xiàn)在的理念：現(xiàn)在的理念：時間是生命時間是生命時間是金錢時間是金錢時間是機遇時間是機遇時間是稀缺資源時間是稀缺資源1

5、3時間的特性時間的特性時間時間恒久性恒久性時時 間間特特 性性客觀客觀公正性公正性時間時間的剛性的剛性不可不可逆轉(zhuǎn)性逆轉(zhuǎn)性時間時間一維性一維性14時間無法管理時間無法管理事情事情/任務(wù)才是管理對象。任務(wù)才是管理對象。時間時間= 控制事件控制事件 管理你自己的行為管理你自己的行為 安排工作的先后次序安排工作的先后次序時間管理時間管理你在控制之中你在控制之中 事情是有序的事情是有序的 你可以加倍你的產(chǎn)出你可以加倍你的產(chǎn)出一系列的事件一系列的事件-時間管理的原理時間管理的原理15搶答游戲搶答游戲現(xiàn)在的時間管理理論是第現(xiàn)在的時間管理理論是第幾代時間管理理論幾代時間管理理論? 16時間管理理論的發(fā)展史時

6、間管理理論的發(fā)展史n第一代第一代-備忘錄型備忘錄型n第二代第二代-事先規(guī)劃安排行程事先規(guī)劃安排行程n第三代第三代-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操之在我規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操之在我n第四代第四代-以目標(biāo)為導(dǎo)向，以原則為理念以目標(biāo)為導(dǎo)向，以原則為理念 實現(xiàn)人生價值實現(xiàn)人生價值.17-第四代時間管理的核心第四代時間管理的核心 觀注個人的角色定位觀注個人的角色定位 觀注時間管理的有效原則觀注時間管理的有效原則18 合理計劃時間合理計劃時間 19 時間流失的原因分析時間流失的原因分析 丁副總對自己的角色清楚嗎？怎么看出？丁副總對自己的角色清楚嗎？怎么看出？ 丁副總的個人時間管理有哪些問題？請具丁副總的個人時間管理有

7、哪些問題？請具 體找出。體找出。丁副總的一天丁副總的一天120 角色不清，目標(biāo)不明角色不清，目標(biāo)不明 工作不分輕重緩急工作不分輕重緩急時間定位時間定位不準(zhǔn)確不準(zhǔn)確-時間的定位陷阱時間的定位陷阱21 沒有有效安排時間沒有有效安排時間 時間分配不合理時間分配不合理時間安排時間安排不合理不合理-時間的組織安排時間的組織安排22時間的定位時間的定位穆爾的啟示穆爾的啟示23-目標(biāo)法目標(biāo)法工作角色工作角色家庭角色家庭角色社會角色社會角色現(xiàn)今目標(biāo)現(xiàn)今目標(biāo)發(fā)展目標(biāo)發(fā)展目標(biāo)里程碑里程碑1里程碑里程碑224 調(diào)調(diào) 查查 目標(biāo)的巨大作用：目標(biāo)的巨大作用：哈佛大學(xué)有一個非常著名的哈佛大學(xué)有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查

8、：對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn)：年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn)： 25年前年前 25年后年后27%的沒有目標(biāo)的沒有目標(biāo) 生活在社會的最底層，抱怨整個世界生活在社會的最底層，抱怨整個世界60%目標(biāo)模糊目標(biāo)模糊 生活在社會的中下層，碌碌無為的生活及工作生活在社會的中下層，碌碌無為的生活及工作10%清晰的短期目標(biāo)清晰的短期目標(biāo) 成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為各行業(yè)的專業(yè)人士3%清晰且長期的目標(biāo)清晰且長期的目標(biāo) 成為社會各界的頂尖人士成為社會各界的頂尖人士2526制定目標(biāo)的制定目標(biāo)的SMART法則法則SSpecific， 代表代表“明確的明確的”MM

9、easurable，代表，代表“可衡量可衡量”AAchievable ， 代表代表“可以達成的可以達成的”RRealistic， 代表代表“實際的實際的”TTime-based， 代表代表“基于時間的基于時間的”27下面的每個目標(biāo)都下面的每個目標(biāo)都SMARTSMART嗎？嗎？我的打字速度只有我的打字速度只有35字字/分鐘，要提高。分鐘，要提高。練習(xí)練習(xí): :我的打字速度只有我的打字速度只有35字字/分鐘，必須在二月內(nèi)提高到分鐘，必須在二月內(nèi)提高到60字字/分鐘分鐘。我的打字速度只有我的打字速度只有35字字/分鐘，要有很大提高。分鐘，要有很大提高。我的打字速度只有我的打字速度只有35字字/分鐘，

10、要提高到分鐘，要提高到60字字/分鐘。分鐘。我的打字速度只有我的打字速度只有35字字/分鐘，要在二天內(nèi)提高到分鐘，要在二天內(nèi)提高到60字字/分鐘。分鐘。28實實 驗驗 小石子小石子 水水 沙子沙子 大石塊大石塊 29重要性重要性緊急性緊急性-時間的矩陣管理法時間的矩陣管理法 重要重要 緊急緊急 重要重要 不緊急不緊急 不重要不重要 不緊急不緊急 緊急緊急 不重要不重要 30n危機危機n緊迫的重大問題緊迫的重大問題 n意義重大的決策意義重大的決策 n確定目標(biāo)確定目標(biāo) n制定計劃制定計劃 n組織資源組織資源 n預(yù)防措施預(yù)防措施 n溝通協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào) n過程控制過程控制 n對目標(biāo)無意義的事對目標(biāo)無意義

11、的事 n過于簡單的事過于簡單的事n一些個人習(xí)慣一些個人習(xí)慣 n建議或例行回復(fù)建議或例行回復(fù) n即時打擾即時打擾n友情協(xié)助友情協(xié)助n某些會議某些會議31 把大量時間用在把大量時間用在“不重要不重要”的事務(wù)的事務(wù)中中,結(jié)果會怎樣結(jié)果會怎樣? 把大量時間用在把大量時間用在“緊急緊急/不重要不重要”的的事務(wù)中事務(wù)中,結(jié)果會怎樣結(jié)果會怎樣? 把大量時間用在把大量時間用在“重要重要/緊急緊急”的事的事務(wù)中務(wù)中,結(jié)果會怎樣結(jié)果會怎樣? 把更多的時間分配給哪一個區(qū)域最把更多的時間分配給哪一個區(qū)域最合理合理?這樣分配的理由是什么這樣分配的理由是什么?232關(guān)注不重要關(guān)注不重要結(jié)果：結(jié)果：q工作效率或效益低下工作

12、效率或效益低下q經(jīng)常依賴他人進行工作經(jīng)常依賴他人進行工作q表現(xiàn)茫然與困惑表現(xiàn)茫然與困惑33關(guān)注緊急關(guān)注緊急/不重要不重要結(jié)果：結(jié)果：q善變，注重短期效應(yīng)善變，注重短期效應(yīng) q不認為目標(biāo)與計劃重要不認為目標(biāo)與計劃重要 q事情在自己的控制以外事情在自己的控制以外 q表現(xiàn)緊張與慌亂表現(xiàn)緊張與慌亂 34關(guān)注重要關(guān)注重要/緊急緊急結(jié)果：結(jié)果：q工作中充滿危機，工作中充滿危機， 總是在救火總是在救火 q工作壓力大工作壓力大 q表現(xiàn)筋疲力盡表現(xiàn)筋疲力盡 35壓縮壓縮壓縮或消除壓縮或消除壓縮壓縮36關(guān)注重要不緊急關(guān)注重要不緊急重要重要緊急緊急重要重要不緊急不緊急不重要不重要不緊急不緊急緊急緊急不重要不重要收縮

13、收縮增強增強擴張擴張壓縮壓縮消除消除收縮收縮結(jié)果：結(jié)果：q目標(biāo)與方向明確目標(biāo)與方向明確q注重狀況動態(tài)平衡注重狀況動態(tài)平衡 q事件在控制之下事件在控制之下 q較少的危機較少的危機 q表現(xiàn)成熟與穩(wěn)健表現(xiàn)成熟與穩(wěn)健 37時間的組織與安排時間的組織與安排 準(zhǔn)備準(zhǔn)備 執(zhí)行執(zhí)行 無計劃無計劃 計劃計劃 執(zhí)行執(zhí)行 剩余時間剩余時間 有計劃有計劃 效率低下錯誤百出無法掌控提高效率減少錯誤有效掌控38有效計劃的制定步驟有效計劃的制定步驟p確立目標(biāo)確立目標(biāo)p探尋完成目標(biāo)的各種途徑探尋完成目標(biāo)的各種途徑p充分了解情況，選定完成的最佳方式充分了解情況，選定完成的最佳方式p將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周周/日

14、的工作計劃，預(yù)留彈性時間日的工作計劃，預(yù)留彈性時間p編排工作次序加以執(zhí)行編排工作次序加以執(zhí)行p定期檢查計劃的可行性及途徑、方式的合理性定期檢查計劃的可行性及途徑、方式的合理性39-日程表法日程表法 明確角色明確角色 列出任務(wù)列出任務(wù) 決定優(yōu)先決定優(yōu)先 事后檢查事后檢查 40日程計劃日程計劃4120 / 80 法則（帕列托法則（帕列托 Pareto 定定律）律）在因和果、投入和產(chǎn)出、努力和收獲之間，存在著不平衡在因和果、投入和產(chǎn)出、努力和收獲之間，存在著不平衡關(guān)系：關(guān)系：80%的收獲來自的收獲來自20%的努力，其它的努力，其它80%的投入只帶的投入只帶來來20%的產(chǎn)出。的產(chǎn)出。42每位管理者都應(yīng)

15、該每位管理者都應(yīng)該 專注于那些能專注于那些能產(chǎn)生產(chǎn)生80%效益的效益的20%關(guān)鍵（核心）工作關(guān)鍵（核心）工作 對次要任務(wù)少花時間精力，授權(quán)、放棄以降低工作成本對次要任務(wù)少花時間精力，授權(quán)、放棄以降低工作成本 對常規(guī)的作業(yè)流程要不斷簡化改善以提高工作效率對常規(guī)的作業(yè)流程要不斷簡化改善以提高工作效率作為經(jīng)理的理想時間分配作為經(jīng)理的理想時間分配 43要事第一原則要事第一原則-艾維利時間管理法n寫下你明天必須做的最重要的寫下你明天必須做的最重要的6個事項。個事項。n用數(shù)字標(biāo)明每件事的重要性次序。用數(shù)字標(biāo)明每件事的重要性次序。 第二天首先做排位第一的事項，直至完成或第二天首先做排位第一的事項，直至完成或

16、 達到要求。達到要求。 然后重新檢查工作排序，開始做第二項直至然后重新檢查工作排序，開始做第二項直至 完成，接著再做第三項完成，接著再做第三項 每天都要這樣做，養(yǎng)成習(xí)慣。每天都要這樣做，養(yǎng)成習(xí)慣。44精力曲線控制原則精力曲線控制原則確定目標(biāo)確定目標(biāo) 制作計劃制作計劃 重大決策重大決策 過程控制過程控制 溝通協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào) 調(diào)配資源調(diào)配資源 預(yù)防措施預(yù)防措施 簡單的事簡單的事 友情協(xié)助友情協(xié)助 例行匯報例行匯報 45 案例案例 你是某房地產(chǎn)企業(yè)客戶服務(wù)部的負責(zé)人，公司要你是某房地產(chǎn)企業(yè)客戶服務(wù)部的負責(zé)人，公司要求您提供一份業(yè)主對公司產(chǎn)品的評價或意見報告。您求您提供一份業(yè)主對公司產(chǎn)品的評價或意見報告

17、。您準(zhǔn)備組織一次客戶意見溝通會，然后實事求是的反饋準(zhǔn)備組織一次客戶意見溝通會，然后實事求是的反饋客戶的意見?？蛻舻囊庖?。如果你是那位負責(zé)人，你會怎樣安排時間完成這項工如果你是那位負責(zé)人，你會怎樣安排時間完成這項工作？作？346-PERT圖法圖法整理關(guān)系整理關(guān)系界定界定邏輯邏輯關(guān)系關(guān)系實施實施步驟步驟實現(xiàn)實現(xiàn)措施措施WBS項目項目模塊模塊任務(wù)任務(wù)工作包工作包PERT47PERT圖示例圖示例確認人員確認人員會場準(zhǔn)備會場準(zhǔn)備議題進行議題進行提交報告提交報告48PERT圖示例圖示例49-GANTT圖法圖法50 高效的使用時間高效的使用時間 51時間流失的原因分析時間流失的原因分析 丁副總的一天丁副總的

18、一天 丁副總控制時間的能力如何？請說說理由。丁副總控制時間的能力如何？請說說理由。452-時間的控制陷阱時間的控制陷阱 無效授權(quán)，事必躬親無效授權(quán)，事必躬親 拖延拖延缺乏有效控制缺乏有效控制53 電話干擾電話干擾 文件成堆文件成堆 無效會議無效會議 訪客侵襲訪客侵襲 突發(fā)事件突發(fā)事件我該怎么辦？我該怎么辦？-時間控制的環(huán)境陷阱時間控制的環(huán)境陷阱54 54授權(quán)技巧授權(quán)技巧不愿授權(quán)的原因n擔(dān)心下屬做錯事n擔(dān)心喪失對工作的控制n不愿意放棄得心應(yīng)手的事情或喜好的事情n找不到合適的授權(quán)對象n擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好授權(quán)的準(zhǔn)備事項n轉(zhuǎn)變心態(tài)和工作氛圍 n分析授權(quán)的工作* 選擇任務(wù)，界定范圍n選定授權(quán)的對象 評估員

19、工（鼓勵主動），培訓(xùn)下屬-排除自我因素陷阱排除自我因素陷阱有效授權(quán)三步法有效授權(quán)三步法任務(wù)指示進度監(jiān)控成果評價n解釋工作的目標(biāo)、內(nèi)容和范圍n說明工作的重要性、期望的結(jié)果和完成期限n與被授權(quán)者共同探討，就工作方法和步驟達成協(xié)議n提出跟進的方法及檢討的日期n授予適當(dāng)?shù)臋?quán)限（資源調(diào)配、決策）n監(jiān)察進度，鼓勵下屬， 并隨時給予支持、幫助和建設(shè)性反饋n如需要，可在與下屬充分溝通后調(diào)整原計劃。n完成工作后，驗收并表示贊許和感謝56你有拖延習(xí)慣嗎你有拖延習(xí)慣嗎?57時間拖延商數(shù)時間拖延商數(shù)n20- 20- 表示你不是拖延者，你也許表示你不是拖延者，你也許 偶爾有拖延的習(xí)慣。偶爾有拖延的習(xí)慣。n21-30 2

20、1-30 表示你有拖延的習(xí)慣，但不表示你有拖延的習(xí)慣，但不 太嚴(yán)重。太嚴(yán)重。n30+ 30+ 表示你有嚴(yán)重的拖延習(xí)慣表示你有嚴(yán)重的拖延習(xí)慣. .58你有這樣的行事方式嗎你有這樣的行事方式嗎?先做喜歡做的事，再做不喜歡做的事。先做喜歡做的事，再做不喜歡做的事。先做熟悉的事，再做不熟悉做的事。先做熟悉的事，再做不熟悉做的事。先做容易做的事，再做難做的事。先做容易做的事，再做難做的事。先做用時少的事，再做用時多的事。先做用時少的事，再做用時多的事。先處理資料齊全的事，再做資料不全的事。先處理資料齊全的事，再做資料不全的事。先做已排定時間的事，再做未排定時間的事。先做已排定時間的事，再做未排定時間的事

21、。先做經(jīng)過籌劃的事，再做未經(jīng)籌劃的事。先做經(jīng)過籌劃的事，再做未經(jīng)籌劃的事。先做別人的事，再做自己的事。先做別人的事，再做自己的事。先做緊迫的事，再做不緊要的事。先做緊迫的事，再做不緊要的事。先做有趣的事，再做枯燥的事。先做有趣的事，再做枯燥的事。先做已發(fā)生的事，再做未發(fā)生的事。先做已發(fā)生的事，再做未發(fā)生的事。先做自己所尊敬的人、或與自己關(guān)系密切的、或有利害關(guān)系先做自己所尊敬的人、或與自己關(guān)系密切的、或有利害關(guān)系的人委托的事，再做其他人交付的事宜。的人委托的事，再做其他人交付的事宜。59-對策對策n立即行動立即行動n日事日畢，日清日高日事日畢，日清日高n改變自己愛拖延的思維方式改變自己愛拖延的思維方式n避免過分的追求完美避免過分的追求完美n避免做事虎頭蛇尾避免做事虎頭蛇尾 做事拖延做事拖延 60電話文件會議訪客意外事件-排除環(huán)境因素陷阱排除環(huán)境因素陷阱61電話過濾n留言系統(tǒng)n前臺處理n助理代接與授權(quán)通話控制n簡要回答n避免無關(guān)話題n必要時禮貌拒絕62文件分類n區(qū)分文件類別n過濾文件n確定優(yōu)先等級文件處理n限時、定時處理n用快速閱讀法n確定是否回復(fù)n盡可能即時回復(fù)n及時歸檔63會議組織n確定必要性n適當(dāng)?shù)娜藛Tn明確目標(biāo)與議程過程控制n準(zhǔn)時開始與結(jié)束n議程控制n排除干擾n達成共識64客流控制n限制人數(shù)n選擇交談對象提高效率n站立談話n明確主題n限制時