辦公室工作中的精細(xì)化管理

1、辦公室工作中得精細(xì)化管理辦公室作為一個(gè)管理得中樞部門，承上啟下，對(duì)公司得內(nèi)外銜接與正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要得作用。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)得“身邊人”，不僅要提升自身得業(yè)務(wù)水平與思想認(rèn)識(shí)，也承擔(dān)著從自身得角度，協(xié)助企業(yè)經(jīng)營(yíng)者拓寬思維空間得重任。如何優(yōu)化辦公環(huán)節(jié)，如何提高會(huì)務(wù)水平,提高整體服務(wù)能力，如何進(jìn)一步推動(dòng)精細(xì)化管理這就是一個(gè)重要得問題。一、精細(xì)化管理得主要內(nèi)涵現(xiàn)代意義上得精細(xì)化管理，起源于汽車業(yè)屆風(fēng)行得“精益化生產(chǎn)模式”，其內(nèi)涵就是用精益求精得態(tài)度與認(rèn)真細(xì)致得方法來(lái)控制生產(chǎn)得每道工序、每個(gè)環(huán)節(jié)，從而以最小得投人創(chuàng)造出最大得價(jià)值。隨著現(xiàn)代社會(huì)分工得越來(lái)越細(xì)與專業(yè)化程度得越來(lái)越高，一個(gè)精細(xì)化得工作與管理時(shí)代已

2、經(jīng)來(lái)臨。新形勢(shì)下，將企業(yè)精細(xì)化管理理念融入辦公室管理之中，推進(jìn)辦公室從粗放型管理逐步向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變?nèi)嫣嵘k公室工作質(zhì)量與服務(wù)效能，就是應(yīng)對(duì)新任務(wù)、新要求得緊迫任務(wù)與有o所謂“精細(xì)”，就就是精密細(xì)致之意。在中國(guó)傳統(tǒng)文化中，有關(guān)“精細(xì)化”得思想源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。宋朝朱熹說道：“言治骨角者，既切之而復(fù)磋之；治玉石者，既琢之而復(fù)磨之；治之已精，而益求其精也。”其她如荀子得“不積畦步無(wú)以至千里，不積小流無(wú)以成江海”，韓非子得“千里之堤，潰于蟻穴”等，也均從不同角度闡述了精細(xì)化思想得重要作用，精細(xì)化管理就是源于發(fā)達(dá)國(guó)家得全新管理理念，它就是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理得必然要求，其主要目標(biāo)就是最

3、大限度地減少管理所占用得資源與降低管理成本。作為一種管理理念與管理技術(shù)，精細(xì)化管理通過規(guī)則得系統(tǒng)化與細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)據(jù)化得手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同與持續(xù)運(yùn)行。精細(xì)化管理最基本得特征就就是重細(xì)節(jié)、重過程、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果，講究專注地做好每一件事,在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精、力爭(zhēng)最佳。二、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作水平得總體思路（一）強(qiáng)化精細(xì)管理意識(shí)，提升專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)。思想就是行動(dòng)得先導(dǎo)。培養(yǎng)精細(xì)化管理意識(shí)，就是精細(xì)化管理中不可缺少得一部分，能促使工作人員在工作中采用縝密思維，提高工作效率，確保工作成效。精細(xì)化管理就是一項(xiàng)關(guān)系到辦公室目標(biāo)任務(wù)能否快捷、高效完成

4、得大事，每位辦公室成員都要形成精細(xì)做事、精細(xì)管理得意識(shí)與嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致得工作作風(fēng)，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度，從小事做起，把小事做好，從細(xì)微之處見精神、見水平。在辦公室工作中，要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)，把注意力集中到關(guān)鍵點(diǎn)、銜接點(diǎn)、隱藏點(diǎn)與創(chuàng)新點(diǎn)上。要堅(jiān)持從基礎(chǔ)抓起，從“細(xì)”上著眼，在“精”上下功夫，在“實(shí)”上做文章，真正使每位員工懂得并瞧到精細(xì)化管理所帶來(lái)得良好效果，確確實(shí)實(shí)樹立起精益求精、嚴(yán)密細(xì)致得工作態(tài)度，將精細(xì)化管理得理念積極融入到各自得日常管理、工作、學(xué)習(xí)之中。精細(xì)化管理最終得解決方案只能通過組織成員得整體素質(zhì)提升得方式實(shí)現(xiàn)，提升辦公室專業(yè)隊(duì)伍綜合素質(zhì)就是精細(xì)化管理得到順利實(shí)施得

5、基礎(chǔ)與保障。高素質(zhì)、高效率得辦公室人員要求必須具備全面得辦公室專業(yè)知識(shí)與豐富得辦公室工作經(jīng)驗(yàn)、政治素質(zhì)過硬、責(zé)任感強(qiáng)、辦事效率高，同時(shí)還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無(wú)私奉獻(xiàn)得精神。（二）狠抓規(guī)章制度建設(shè)，完善考核評(píng)議機(jī)制。推行辦公室精細(xì)化管理，要求辦公室工作走專業(yè)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化之路。要按照精確、細(xì)致、深人得要求，明確崗位職責(zé)，優(yōu)化工作流程，完善崗責(zé)體系，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。要抓住辦公室管理得薄弱環(huán)節(jié)，有針對(duì)性地采取措施，抓緊、抓細(xì)、抓實(shí)，不斷提高管理效能。要通過完善規(guī)章制度建設(shè)，努力營(yíng)造高效有序得工作氛圍,減少人為因素得介入與工作部署得隨意性。狠抓管理制度落實(shí)，建立健全與認(rèn)真執(zhí)行辦公室得各項(xiàng)管理

6、制度、崗位責(zé)任制度與工作程序,堅(jiān)持按制度辦事，規(guī)范辦公室管理與服務(wù)行為。要根據(jù)崗責(zé)體系得要求，積極推進(jìn)辦公室績(jī)效考核，完善考核評(píng)議機(jī)制?？茖W(xué)設(shè)定績(jī)效考核指標(biāo)體系，堅(jiān)持定量考核與定性考核相結(jié)合、綜合考核與分類考核相結(jié)合、內(nèi)部考核與外部評(píng)議相結(jié)合得形式，以增強(qiáng)考核得科學(xué)性、公正性與可操作性。堅(jiān)持將考核結(jié)果與獎(jiǎng)優(yōu)評(píng)先、職務(wù)晉升等有機(jī)結(jié)合起來(lái)，完善考核評(píng)議機(jī)制，推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作水平得提高。（三）培育精細(xì)管理文化，不斷提升辦公室軟實(shí)力。辦公室要努力將精細(xì)化管理上升為一種文化，使之成為打造與提升辦公室軟實(shí)力得重要途徑。美國(guó)管理學(xué)家、行為科學(xué)管理理論代表人物梅奧通過著名得“霍桑實(shí)驗(yàn)”表明，工人不僅僅就是由

7、金錢驅(qū)使得“經(jīng)濟(jì)人”，而且就是“社會(huì)人”，精神得力量、社會(huì)關(guān)系得影響對(duì)工人得行為方式起著特殊得決定作用。推行辦公室精細(xì)化管理，同樣必須高度重視精神與文化因素在辦公室工作中得獨(dú)特作用。通過加強(qiáng)隊(duì)伍政治素質(zhì)教育，積極營(yíng)造出昂揚(yáng)向上得文化氛圍，形成每個(gè)辦公室成員都自覺認(rèn)同并努力為之奮斗得核心價(jià)值觀。辦公室人員要自覺實(shí)踐勤于服務(wù)、樂于奉獻(xiàn)得核心價(jià)值觀，努力做到圍繞中心、服務(wù)大局、愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)、雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。要把精細(xì)化管理當(dāng)作一種工作要求一種精神境界與一種文化素養(yǎng)，真正融人工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實(shí)踐創(chuàng)造一流工作業(yè)績(jī)。三、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作水平得實(shí)施路徑（

8、一）以學(xué)習(xí)教育為先導(dǎo)，提高隊(duì)伍整體素質(zhì)辦公室工作得開展需要一流得工作隊(duì)伍，而打造一支優(yōu)秀得團(tuán)隊(duì)離不開學(xué)習(xí)與教育。一就是加強(qiáng)精神理念教育。通過開展以“維護(hù)大局,團(tuán)結(jié)協(xié)作，忠于職守,無(wú)私奉獻(xiàn)，適應(yīng)形勢(shì)，勤儉好學(xué)，深人實(shí)際，求實(shí)創(chuàng)新”為主要內(nèi)容得辦公室精神教育活動(dòng)，增強(qiáng)干部職工得“大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)、發(fā)展意識(shí)”，使辦公室精神成為辦公室人員工作創(chuàng)新發(fā)展得內(nèi)在動(dòng)力。二就是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。緊密聯(lián)系辦公室工作實(shí)際，結(jié)合本地經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展，合理安排政治理論學(xué)習(xí)內(nèi)容，多學(xué)習(xí)一些時(shí)效性較強(qiáng)得政策法規(guī)與理論文章，努力提高辦公室工作人員把握政策得能力，服務(wù)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展得能力，更好地發(fā)揮參謀輔政作用。三就

9、是加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。新形勢(shì)得發(fā)展，對(duì)辦公室工作人員得能力要求越來(lái)越高，因此，必須加大對(duì)辦公室人員得業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)力度，采取舉辦公文知識(shí)培訓(xùn)班、計(jì)算機(jī)操作技能比賽等多種形式，達(dá)到“四會(huì)”（會(huì)網(wǎng)絡(luò)、會(huì)公文、會(huì)表達(dá)、會(huì)協(xié)調(diào)），使辦公室人員成為情通業(yè)務(wù)得“專才”，能寫、能說、能協(xié)調(diào)得“通才”，以最短得時(shí)問、最小得成本高質(zhì)量地完成各項(xiàng)工作，獲得最大得成效。（二）以制度建設(shè)為基礎(chǔ),提高事務(wù)管理水平實(shí)踐證明，職責(zé)不明確，制度不健全，往往就是造成工作效能低下得癥結(jié)所在。實(shí)施精細(xì)化管理，必須要有制度作為堅(jiān)實(shí)保障。一就是健全完善制度。結(jié)合新得工作形勢(shì)，立足當(dāng)前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，注重操作性、實(shí)用性與長(zhǎng)效性，對(duì)符合當(dāng)前工作

10、形勢(shì)發(fā)展得規(guī)章制度給予保留，反之進(jìn)行修改、細(xì)化與完善，對(duì)目前應(yīng)建立而沒有建立得規(guī)章制度，及時(shí)組織人員制定，使規(guī)章制度成為規(guī)范職工工作行為得有效手段與提高辦公室服務(wù)效能得堅(jiān)實(shí)保障。二就是規(guī)范工作程序。規(guī)范與細(xì)化辦公室工作流程，嚴(yán)密各種手續(xù)，有效地推進(jìn)政務(wù)與事務(wù)工作得規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),每一項(xiàng)工作都在規(guī)范得工作程序下操作，從而保證辦公室工作各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)高效順暢。三就是強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。按照定崗、定職、定責(zé)得要求，明確細(xì)化工作職責(zé)。對(duì)照制度與職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。用制度加強(qiáng)內(nèi)部管理，用職責(zé)約束職工行為，形成完整得責(zé)任鏈條，把精細(xì)化管理落實(shí)到政務(wù)與事務(wù)工作運(yùn)轉(zhuǎn)得全過程，確保辦公室各項(xiàng)工作高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。四就是

11、狠抓制度執(zhí)行。制度制定得再好，不去嚴(yán)格執(zhí)行，就如同虛設(shè)。通過組織開展聯(lián)合檢查，抽調(diào)有關(guān)人員，每月定期對(duì)辦公室各部門制度執(zhí)行、工作推進(jìn)等情況進(jìn)行督促檢查，確保每一項(xiàng)制度都能落到實(shí)處、每一項(xiàng)工作都能按照既定目標(biāo)推進(jìn)。（三）以降耗節(jié)支為舉措，降低辦公運(yùn)行成本降耗節(jié)支就是實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀得重要舉措，降低辦公運(yùn)行成本就是構(gòu)建與諧發(fā)展型辦公室得必然要求。一就是倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)。提倡與引導(dǎo)辦公室工作人員從實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀得高度，充分認(rèn)識(shí)節(jié)約資源對(duì)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展得重大意義，從自身做起，從身邊得點(diǎn)滴事情做起，養(yǎng)成節(jié)約一張紙、一滴水、一度電、一升油、一分錢得良好習(xí)慣，把節(jié)約變成自覺行動(dòng)，形成崇尚節(jié)儉得工作作風(fēng)與濃厚得氛圍

12、。二就是提高工作效率。做到工作求質(zhì)量，辦事求效率，力求以盡可能小得資源消耗與辦公成本，獲得最高得工作績(jī)效。充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備與條件，降低人力資源消耗，減少加班工作時(shí)間，壓縮辦公成本。同時(shí)，要求辦公室人員牢固樹立責(zé)任意識(shí)、效率意識(shí)與成本意識(shí)，工作有計(jì)劃，做到今日事，今日畢，并學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化辦公技術(shù)，努力提高工作效率。三就是壓縮彈性支出。對(duì)管理措施進(jìn)行量化與細(xì)化，大力壓縮電話費(fèi)、水電費(fèi)與交通費(fèi)等彈性費(fèi)用支出。電話費(fèi)按工作量設(shè)定最高限額，并進(jìn)行嚴(yán)格控制；水電堅(jiān)持每月對(duì)比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理，堵塞管理漏洞，降低水電損耗；量化與細(xì)化車輛加油管理，認(rèn)真做好車車B臺(tái)賬記錄，嚴(yán)格規(guī)范車輛維修審批手

13、續(xù)，降低車輛油量消耗與維修費(fèi)用支出。（四）以創(chuàng)造精品為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)精細(xì)化管理就就是強(qiáng)調(diào)注重細(xì)節(jié)，通過把工作做細(xì)做實(shí)創(chuàng)造出精品。一就是創(chuàng)造參謀輔政精品。在撰寫文稿方面，要站在領(lǐng)導(dǎo)得角度觀察分析問題，緊扣領(lǐng)導(dǎo)得思想脈搏，超前思維與創(chuàng)造性思考，把有見解得好觀點(diǎn)、好措施大膽融入文稿，使文稿起草得過程成為服務(wù)得過程，達(dá)到以文輔政得目得；在文件得跟蹤、急件得督辦方面，認(rèn)真了解時(shí)限與要求，確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)高效暢通；在參謀輔政方面，圍繞煙草行業(yè)發(fā)展得重點(diǎn)、難點(diǎn)與熱點(diǎn)，沉下心到一線深入調(diào)查研究，走出去到先進(jìn)市縣虛心學(xué)習(xí)，及時(shí)為行業(yè)提供基層翔實(shí)情況與發(fā)展先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，力爭(zhēng)每一篇調(diào)研文章都就是精品。二就是創(chuàng)造會(huì)議

14、接待精品。隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)得發(fā)展，辦公室得接待服務(wù)工作日益增多，工作量也越來(lái)越大。要樹立嚴(yán)謹(jǐn)填密得工作思想，各類會(huì)議、活動(dòng)、服務(wù)做到協(xié)調(diào)有序、周密細(xì)致，不出現(xiàn)任何差錯(cuò)，達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)與服務(wù)對(duì)象滿意，圓滿完成各項(xiàng)接待服務(wù)任務(wù)。在會(huì)議承辦方面，從起草通知到會(huì)議結(jié)束，既要有全盤通暢得統(tǒng)籌安排，又要有周密細(xì)致得環(huán)節(jié)把握，把每一項(xiàng)工作做細(xì)做實(shí)，確保會(huì)議在召開過程中不出現(xiàn)任何批漏，達(dá)到最佳效果。三就是創(chuàng)造辦事服務(wù)精品。在服務(wù)方面，善于變被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)一些常規(guī)性規(guī)律性、階段性等確定性工作，主動(dòng)著手，提前準(zhǔn)備；對(duì)臨時(shí)交辦得任務(wù)、應(yīng)急事情與突發(fā)事情等非確定性工作，要靈活應(yīng)變，忙而不亂，把問題想在先，把工作做在前，以認(rèn)真、再認(rèn)真得態(tài)度，把每一件事情做細(xì)做實(shí)做到位，交一份滿意得答卷。特別就是在事項(xiàng)督辦方面，嚴(yán)格按照時(shí)限要求，認(rèn)真細(xì)致地督辦，對(duì)已完成得，要認(rèn)真核查完成質(zhì)量，對(duì)未完成得，要仔細(xì)查明滯后原因，做到件件有著落，事事有回音。在事務(wù)服務(wù)方面，辦公室擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)后勤保障職能，燈不亮、水不流、電話不通、網(wǎng)絡(luò)不暢、車子不轉(zhuǎn)等事務(wù)性工作，瞧似很小，如果沒辦好或辦得不及時(shí)，就可能影響機(jī)關(guān)工作得正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至引起混亂，必須認(rèn)真考慮與處理好后勤管理方面每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，要超前發(fā)現(xiàn)