ERP采購管理課件

1、企業(yè)資源計劃企業(yè)資源計劃ERP應(yīng)用教程應(yīng)用教程第七章第七章 采購管理采購管理第七章第七章 采購管理 本本 章章 的的 結(jié)結(jié) 構(gòu)構(gòu)7.1 采購管理的作用7.2 采購業(yè)務(wù)綜述7.3 采購子系統(tǒng)在ERP中的實現(xiàn)7.4 采購子系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的關(guān)系7.5 供應(yīng)商管理7.6 采購訂單管理7.7 收貨管理7.8 退貨管理第七章第七章 采購管理7.1 采購管理的作用采購工作主要為企業(yè)提供生產(chǎn)與管理所需的各種物料，采購管理就是對采購業(yè)務(wù)過程進(jìn)行組織、實施與控制的管理過程。7.1 采購管理的作用采購管理的作用采購管理在企業(yè)經(jīng)營管理中占據(jù)非常重要的位置。任何企業(yè)要向市場提供產(chǎn)品或服務(wù)都離不開原材料或消耗品的采

2、購。對于制造業(yè)來說，物料成本占整個產(chǎn)品成本的比重較大或非常大。由此可見采購管理在企業(yè)管理中的份量了。當(dāng)然，更重要的還是企業(yè)的采購部門必須適時、適量、適質(zhì)、適價地完成采購任務(wù)，為生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)所需要的原材料(或外加工件)。 考慮到材料在產(chǎn)品中的費用份額，因此采購部門必須想方設(shè)法降低材料的采購成本，同時還必須考慮物料的庫存。大量物品庫存積壓，意味著物料的庫存成本增加，資金占用增加。降低材料成本與提高采購作業(yè)的質(zhì)量已成為了每個企業(yè)所追求的目標(biāo)。 第七章第七章 采購管理7.2 采購業(yè)務(wù)綜述7.2采購業(yè)務(wù)綜述采購業(yè)務(wù)綜述 采購業(yè)務(wù)的內(nèi)容與工作程序。一.接受物料需求或采購指示 物料需求大部分來自于生產(chǎn)計

3、劃產(chǎn)生的需求，采購部門必須按物料規(guī)格、數(shù)量、需求時間及質(zhì)量要求提供給生產(chǎn)部門。二.選擇供應(yīng)商 供應(yīng)商處于企業(yè)供需鏈的供應(yīng)端，供應(yīng)商也是企業(yè)資源之一。采購部門掌握越多的供應(yīng)商，企業(yè)的供應(yīng)來源就越豐富。三.下達(dá)訂單 根據(jù)物料需求計劃制定采購計劃，并根據(jù)采購計劃選擇供應(yīng)商，下達(dá)采購訂單。四.訂單跟蹤 采購員發(fā)出采購訂單后，為了保證訂單按期、按質(zhì)及按量交貨，要對采購訂單進(jìn)行跟蹤檢查，控制采購進(jìn)度。五.驗收貨物 采購部門要協(xié)助庫存與檢驗部門對供應(yīng)商來料進(jìn)行驗收，按需收貨，不能延期也不能提前，平衡庫存物流。第七章第七章采購管理7.3采購子系統(tǒng)在ERP中的實現(xiàn)(1)7.3 采購子系統(tǒng)在采購子系統(tǒng)在ERP中的

4、實現(xiàn)中的實現(xiàn) 采購業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中的實現(xiàn)加以描述,其工作流程如下。一.建立供應(yīng)商資源 建立供應(yīng)商檔案，同時對首選、次選等供應(yīng)商加以分類，并建立供應(yīng)商的供應(yīng)物品明細(xì)，資料最終必須進(jìn)行確認(rèn)才有效。二.生成采購計劃 根據(jù)MRP的物料需求計劃及庫存子系統(tǒng)生成的物料需求來生成采購計劃，并綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進(jìn)行系統(tǒng)自動物料合并，也可以人工干預(yù)和修改。三.詢價及洽談 該過程是落實采購訂單的采購供應(yīng)商。采購業(yè)務(wù)人員廣泛利用市場的采購供應(yīng)資源，進(jìn)行價格咨詢并商談有關(guān)交貨數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求與技術(shù)要求，落實每種物料的供應(yīng)商。四.生成用款計劃 生成采購計劃

5、后，系統(tǒng)自動生成用款計劃，并根據(jù)詢價結(jié)果進(jìn)行維護(hù)。第七章第七章采購管理7.3采購子系統(tǒng)在ERP中的實現(xiàn)(2)五.下達(dá)訂單 根據(jù)訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進(jìn)行物料合并，生成采購訂單，并經(jīng)過確認(rèn)后即可進(jìn)行訂單輸出，最后下達(dá)給供應(yīng)商，也可以網(wǎng)上發(fā)布訂單。六.采購訂單跟蹤 采購業(yè)務(wù)人員對下達(dá)的采購訂單按計劃進(jìn)行跟蹤，系統(tǒng)可以設(shè)置跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計劃。七.來料驗收 由采購業(yè)務(wù)員對來料按訂單與發(fā)票進(jìn)行驗收，并錄入收貨單與發(fā)票。也可以根據(jù)系統(tǒng)集成的特點與企業(yè)的實際流程，直接由來料檢驗人員(或物料管理員)對來料按訂單驗收，并對不按計劃交貨的供應(yīng)商進(jìn)行管理控

6、制(拖期、提前)。八.結(jié)賬與費用核算 結(jié)賬付款工作由采購部門配合財務(wù)部門來完成，并根據(jù)物料的采購結(jié)算單據(jù)和對采購各種費用的分?jǐn)?，計算出采購成本。第七章第七章采購管?.3采購子系統(tǒng)在ERP中的實現(xiàn)(3)九.采購訂單結(jié)算和清理 在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后，要及時結(jié)清采購訂單。十.系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù) 采購子系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)有采購員資料、供應(yīng)商資料、采購提前期以及業(yè)務(wù)流程設(shè)置。對這些數(shù)據(jù)應(yīng)及時加以維護(hù)。采購子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程如圖71所示。圖71 采購子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程圖采購子系統(tǒng)的工作流程圖如圖72所示。圖72采購子系統(tǒng)的工作流程圖圖第七章第七章 采購管理7.4采購子系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)子系

7、統(tǒng)的關(guān)系7.4 采購子系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的關(guān)系采購子系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的關(guān)系 采購管理子系統(tǒng)與物料需求計劃、庫存、應(yīng)付賬管理、成本管理等子系統(tǒng)有密切關(guān)系。簡要概述如下：由MRP、庫存等的需求產(chǎn)生采購需求(請購)信息，采購物料收貨檢驗后直接按分配的庫位自動入庫，物料的采購成本計算和賬款結(jié)算工作由成本與應(yīng)付賬子系統(tǒng)完成。采購子系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的關(guān)系如圖73所示。 圖7.3采購子系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的關(guān)系圖 第七章第七章 采購管理 7.5 供應(yīng)商管理(1)7.5 供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理對供應(yīng)商的管理主要是對供應(yīng)商基本信息資料的管理，包括新增供應(yīng)商信息資料,修改供應(yīng)商信息資料,刪除供應(yīng)商信息資料

8、和對供應(yīng)商基本信息資料的維護(hù)。一供應(yīng)商的基本信息資料 1.代碼：代碼是給該供應(yīng)商分配的一個系統(tǒng)惟一標(biāo)號。 2.名稱：名稱是供應(yīng)商公司的名稱。 3. 地址、電話、傳真、聯(lián)系人是供應(yīng)商提供的聯(lián)系方式。 4.E-mail、網(wǎng)址是供應(yīng)商提供的電子郵件地址和網(wǎng)站地址。 5備注：任何其他的相關(guān)信息。二新增供應(yīng)商信息 管理步驟是： 1.由采購員詳細(xì)記錄供應(yīng)商的資料。 2.將供應(yīng)商的詳細(xì)資料交主管部門審核。 3.經(jīng)審核后的資料送采購部門，由系統(tǒng)管理人員對供應(yīng)商進(jìn)行編號，并輸入該供應(yīng)商的詳細(xì)信息資料資料。 第七章第七章 采購管理 7.5 供應(yīng)商管理(2)二二修改供應(yīng)商信息修改供應(yīng)商信息 由于供應(yīng)商的一些屬性，如

9、聯(lián)系人、電話或其他信息在企業(yè)的運行過程中會發(fā)生變化，系統(tǒng)為了與實際情況保持一致，需要對供應(yīng)商的資料進(jìn)行修改。主管部門對需要進(jìn)行資料修改的供應(yīng)商進(jìn)行登記，并注明將被修改的屬性和值。將資料修改記錄送往采購部門，系統(tǒng)操作人員根據(jù)修改信息對相應(yīng)的供應(yīng)商資料進(jìn)行修改。 三刪除供應(yīng)商信息 在企業(yè)生產(chǎn)過程中， 一些不良的供應(yīng)商被企業(yè)更換，在ERP系統(tǒng)中，這些供應(yīng)商的資料被刪除。 以下為刪除一個供應(yīng)商資料的原則： 1. 要刪除的供應(yīng)商的應(yīng)付款為零，且沒有物料默認(rèn)的供應(yīng)商為該供應(yīng)商。 2. 刪除供應(yīng)商資料只能由有相關(guān)權(quán)限的系統(tǒng)人員執(zhí)行。 第七章第七章 采購管理7.6 采購訂單管理7.6 采購訂單管理采購訂單管理

10、采購訂單,簡稱PO(Purchase Order)，是采購部門下達(dá)給物料供應(yīng)商作為采購依據(jù)的憑證，是采購人員監(jiān)控采購過程的重要憑單。采購訂單是采購人員和物料供應(yīng)商簽定的物料采購協(xié)議.一采購訂單基本信息 1物料名稱 2批號 3供應(yīng)商編號 4單號 5收貨期 6發(fā)單時間 7單位 8幣種 9單價 10數(shù)量二采購訂單輸入 進(jìn)入ERP系統(tǒng)采購訂單輸入界面，采購訂單基本信息, 檢查無錯誤，保存信息。三采購訂單的查詢和修改 對錄入的采購訂單， 如果需要修改其中的字段， 可以調(diào)用采購訂單查詢修改模塊來完成?？梢韵炔樵?，然后將查詢出來的定單進(jìn)行修改。 采購訂單的查詢是根據(jù)訂單的唯一單號進(jìn)行查詢的。第七章第七章 采購管理 7.7 收貨管理7.7 收貨管理收貨管理在物料采購管理系統(tǒng)中，采購的貨物到達(dá)后，就要進(jìn)行收貨管理。如果貨物驗收合格，就將相對應(yīng)的到達(dá)貨物訂單的完成狀態(tài)修改成“YES ，表示該貨物已收到；如果貨物檢查不合格，將進(jìn)行退貨管理。貨物合格后入庫，這將在庫存管理中詳細(xì)介紹。ERP系統(tǒng)中，收貨管理的基本步驟： 1進(jìn)入ERP收貨管理界面; 2從貨物訂單編號中選擇一個訂單號碼； 3將訂單的完成狀態(tài)修改成“YES； 4單擊【到貨】按鈕，到貨處理成功。第七章第七章 采