采購部管理制度與工作流程(總11頁)

1、采購部管理制度與工作流程(總11頁)-CAL-FENGHAL-(YICAI)-Company One 1CAL本頁僅作為文檔封面，使用請直接刪除采購管理制度與工作流程一、目的：為規(guī)范采購流程，提高采購工作的效率，特制定本制度。二、適用范圍：適用于木公司采購管理。三、內容：2、總則為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的 采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。2、米購基木流程采購需求（公司各部門）-采購計劃（采購員）-尋找供貨商-詢 價、比價、議價采購洽談一合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售 后服務）-交貨驗收（倉管）-質檢（不合格退貨）一入庫一計劃對賬一 財務結

2、算。采購流程圖如下圖所示:財務結算1）采購計劃：采購員應根據需求部門請購單和公司需求計劃制訂采購計 劃。2）供應商的選擇和考核：供應商的選擇與考核，一般從經營情況、供應能力、品質能力等方面評 定，并定期從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。3）詢價、比價、議價4）合同的簽訂：買賣雙方經過詢價、報價、議價、比價及其它過程，最后 雙方簽訂有關協議，合約即告成立。采購合同的簽訂要根據采購商品的要 求、供應商的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購方針等要求的不同而各不 相同。需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售后服務等情況。5）交貨驗收：采購員必須確定貨物品種、數量、質量、交貨期的正確無

3、誤。以采購員的確定和合同為驗收數據。6）質檢：貨物質檢合格則入庫，不合格的，需安排補救和退貨。7）財務結算：貨物入庫后，財務結算。3、中請商品采購流程圖1）請購部門提出采購需求，填寫物質采購計劃表2）采購部制定采購計劃，由采購部負責人報總經理、財務審批;3）審批通過后，由采購主管下單。4、中請付款流程圖1）采購商品入倉后，做應付款計劃2）采購員根據供應商賬期核對成本金額和付款金額是否一致，不一致的找出原因，調整成本金額直至與付款金額一致后做應付款；3) 采購部審批到期應付款4) 總經理批準付款5、商品到貨驗收流程倉管驗貨倉管打入庫 成本會計審核入庫1) 倉庫根據供應商送貨單驗收產品2) 驗收后

4、打入庫單，核對入庫單金額是否與送貨單金額一致，一致后方可審核入庫，不一致需報采購審核，采購在當日給予答復6、退貨流程1) 請購部門填寫退貨申請單，寫明原因2) 采購部根據供應商合同和合作情況，審核退貨申請3) 審核通過可退回倉庫，倉庫每周以供應商為單位做退貨單4) 不能退回供應商的，做報損處理，報損比例不得超過釆購管理制度一、建立供應商資料管理（表）冊，售后服務管理表。二、建立、建全比價制度，保證采購產品的質優(yōu)價廉。三、每月底將本月付款、欠款、欠票情況進行匯總、總結，并提出下月用 款計劃。四、簽訂采購合同后，應全面了解發(fā)貨情況，如不能及時供貨，應將原因 提前兩日通知請購部門或請購人。五、所有貨

5、物一律開箱驗收，發(fā)現問題及時和供應商聯系，盡早解決。六、驗收合格后應在一個工作日內辦理入庫手續(xù)。七、請購單及其提報規(guī)定1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門；2）固定資產中購按照（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；3）其他材料設備及工程項目中購按照（物資采購申請表.）的格式填寫提報；4）H常零星采購按照公司卬制的按照（物資采購審批單）的格式填寫提報；5）請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；6）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交;7）如遇公司急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形

6、式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。8）如果是指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須做出書面說明。9）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。八、公司物資請購單的提報部門（1）公司經營所需的醫(yī)藥物資、勞務、固定資產、及其他項目由醫(yī)務部 門提報；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產、后勤服務或其他生活及辦公項 目由行政部門提報；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。請購單的接收及分發(fā)規(guī)定九、請購的接收要點1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完 整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整、

7、不清 晰得不采購，相關說明和技術資料不全不采購，庫存己超儲積壓的物資 不采購的原則；3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資，應及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；4）重要的項目采購前，應征的公司相關領導的建議。五、采購部職責（現階段公司無采購部）采購部工作職責1制定并完善采購制度和采購流程：（1）根據公司的長期計劃，擬定采購部門的工作方針和目標；（2）負責制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法，確保貫徹執(zhí) 行；

8、2. 制定并實施采購計劃：（1）根據公司的拓展規(guī)模以及年度的經營目標，制訂有效的采購目標和采 購計劃；（2）審核采購需求，統(tǒng)籌策劃和確定采購內容，制訂采購計劃；（3）組織實施市場調研、預測和跟蹤公司采購需求，熟悉各種產品的供應 渠道和市場變化情況，據此編制采購預算和采購計劃；（4）根據采購管理程序，負責采購項目的談判、簽約，檢查合同的執(zhí)行和 落實情況；（6）督導檢查倉庫的驗收、入庫、岀庫及管理工作，確保采銷質量；3. 采購成本預算和控制：（1）編制月度和周采購預算，實施采購的預防控制和過程控制，有效降低 成本；（2）采購價格審核、預算、報價，達到有效的成本控制；（4）對采購合同履行過程進行管理

9、、監(jiān)督檢查，及時支付相關款項；4. 選擇并管理供應商：（1）根據公司的銷售需求，選定價格合理、產品質量可靠、信譽好、服務 優(yōu)質的供應廠商，建立長期戰(zhàn)略同盟；（2）建立對供應商的資信、履約、售后服務能力及市場價格狀況和走勢的 綜合評估系統(tǒng)；（3）不斷開發(fā)新的供應渠道和供應商，加強對新老客戶的走訪和調查；（4）制定供應商管理辦法，加強對供應商的管理、考核，確保供應商提供產品的優(yōu)良性；采購部負責人崗位職責1、直配供應商的引進及維護 2、采購部日常管理，主要包括:（1）部門匸作安排（日、周、月）（2）供應商談判，（3）相關流程制定和調整（4）突發(fā)事件的處理3、訂單的審核，參考安全庫存4、應付款的管控5、庫存金額的管控以及消耗6、審核并調整周月采購需求和計劃6、與其他部門的協調7、庫配需求的統(tǒng)計和采購計劃的制定8、日常訂單的制定和跟進9、退貨處理10、庫配供應商的談判、引進和維護11批發(fā)毛利率與毛利額周、月報表 13、貨品殘損率周、月報表;14、庫存商品缺貨率匯總日反饋報表（公司標準比例