第一章辦公室事務(wù)(第一節(jié))

1、課程課程秘書實務(wù)秘書實務(wù)趙山山趙山山秘書學(xué)秘書學(xué)q 秘書工作人員的研究秘書工作人員的研究q 秘書工作的研究秘書工作的研究q 秘書具體工作的研究秘書具體工作的研究q 秘書部門的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)范圍、業(yè)秘書部門的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)要求務(wù)要求q 秘書史研究秘書史研究q 秘書學(xué)教學(xué)的研究秘書學(xué)教學(xué)的研究第一章辦公室管理與辦公室日常事務(wù)第一章辦公室管理與辦公室日常事務(wù)第二章接待工作第二章接待工作第三章會務(wù)工作第三章會務(wù)工作第四章文書工作第四章文書工作第五章信息與調(diào)研工作第五章信息與調(diào)研工作第六章秘書保密工作第六章秘書保密工作課程教學(xué)內(nèi)容：課程教學(xué)內(nèi)容：教材教材n楊鋒：秘書實務(wù)，中國人民大學(xué)出版社，楊

2、鋒：秘書實務(wù)，中國人民大學(xué)出版社，2011教學(xué)參考書教學(xué)參考書梁鳳儀香港：秘書必讀，中信出版社梁鳳儀香港：秘書必讀，中信出版社譚一平：狐貍信條與穿山甲法則一個外企譚一平：狐貍信條與穿山甲法則一個外企女秘書的日記，學(xué)苑出版社女秘書的日記，學(xué)苑出版社n李可：杜拉拉升職記，陜西師范大學(xué)出版社李可：杜拉拉升職記，陜西師范大學(xué)出版社石詠琦：石詠琦： 五星級秘書五星級秘書 . . 北京大學(xué)出版社北京大學(xué)出版社瑪麗瑪麗.A.A.德弗里斯美：涉外秘書全書，中信德弗里斯美：涉外秘書全書，中信出版社出版社秘書職業(yè)技能鑒定培訓(xùn)教材，海潮出版社秘書職業(yè)技能鑒定培訓(xùn)教材，海潮出版社n廖金澤：怎樣做高級秘書廖金澤：怎樣做

3、高級秘書. .廣東旅游出版社廣東旅游出版社n孫榮：秘書工作案例孫榮：秘書工作案例. .復(fù)旦大學(xué)出版社復(fù)旦大學(xué)出版社n方國雄：秘書工作案例分析方國雄：秘書工作案例分析. .蘭州大學(xué)出版社蘭州大學(xué)出版社n黃桐華：秘書工作案例評析黃桐華：秘書工作案例評析. .廣西人民出版社廣西人民出版社n廖金澤：廖金澤： 秘書職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)大全：秘書職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)大全： 秘書培訓(xùn)教程秘書培訓(xùn)教程 秘書訓(xùn)練課程秘書訓(xùn)練課程 公司秘公司秘書手冊書手冊 商務(wù)秘書手冊商務(wù)秘書手冊 行政秘書手冊行政秘書手冊 秘書秘書自修手冊自修手冊 高級秘書手冊高級秘書手冊 海天出版社海天出版社n譚一平：譚一平： 職業(yè)秘書實務(wù)職業(yè)秘書實務(wù) 東方出版社東

4、方出版社n潘月杰：潘月杰： 如何做秘書工作如何做秘書工作 首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社學(xué)出版社n廖雄軍：廖雄軍： 會議組織規(guī)范與技巧會議組織規(guī)范與技巧 廣西人民出廣西人民出版社版社n蔡超：現(xiàn)代秘書實訓(xùn)蔡超：現(xiàn)代秘書實訓(xùn). .首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易出版社首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易出版社n中國高等教育學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會組編：秘中國高等教育學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會組編：秘書實訓(xùn)書實訓(xùn). .人民出版社人民出版社n宋湘綺等：秘書實訓(xùn)宋湘綺等：秘書實訓(xùn). .清華大學(xué)出版社清華大學(xué)出版社高級秘書職業(yè)規(guī)范高級秘書職業(yè)規(guī)范廖金澤：廖金澤：怎樣做高級秘書怎樣做高級秘書上班規(guī)范：上班規(guī)范：提前十分鐘到辦公室，逢人打招呼時應(yīng)點頭微笑，

5、提前十分鐘到辦公室，逢人打招呼時應(yīng)點頭微笑，愉快地說：愉快地說：“早晨好！早晨好！”然后做下列事情：然后做下列事情：n用吸塵器清洗地毯，打掃房間。用吸塵器清洗地毯，打掃房間。n開窗透氣。擦抹辦公桌椅等用具，給電話機(jī)聽筒兩開窗透氣。擦抹辦公桌椅等用具，給電話機(jī)聽筒兩端消毒。端消毒。n為辦公室內(nèi)花卉植物澆水，整理枯葉。為辦公室內(nèi)花卉植物澆水，整理枯葉。n清除紙簍內(nèi)的紙屑。清除紙簍內(nèi)的紙屑。n檢查審視墻壁飾物是否端正。檢查審視墻壁飾物是否端正。n調(diào)節(jié)室內(nèi)空調(diào)溫度和濕度，調(diào)整百葉窗或垂直簾角調(diào)節(jié)室內(nèi)空調(diào)溫度和濕度，調(diào)整百葉窗或垂直簾角度，使之保持一致的角度。度，使之保持一致的角度。n把日歷翻到當(dāng)天，檢

6、查時鐘是否準(zhǔn)確。把日歷翻到當(dāng)天，檢查時鐘是否準(zhǔn)確。n把蓋章用的橡皮印調(diào)整至當(dāng)天。把蓋章用的橡皮印調(diào)整至當(dāng)天。n把報刊雜志堆放排列整齊。準(zhǔn)備好各類辦把報刊雜志堆放排列整齊。準(zhǔn)備好各類辦公用品公用品n把日程表和必要的文件資料、當(dāng)日報紙放把日程表和必要的文件資料、當(dāng)日報紙放在上司桌上，準(zhǔn)備好茶水。在上司桌上，準(zhǔn)備好茶水。n換上職業(yè)服裝。開始工作。換上職業(yè)服裝。開始工作。下班規(guī)范：下班規(guī)范：下班時推遲十分鐘離開辦公室。當(dāng)上司和同事下班時推遲十分鐘離開辦公室。當(dāng)上司和同事離去時，一一和他們告別，同時完成下列事情：離去時，一一和他們告別，同時完成下列事情：n將手頭尚未完成的工作整理一下，按主次放好，將手頭

7、尚未完成的工作整理一下，按主次放好，以便次日一開工就能投入工作繼續(xù)做下去。以便次日一開工就能投入工作繼續(xù)做下去。n換下職業(yè)服裝。換下職業(yè)服裝。n關(guān)閉所有辦公設(shè)備（除傳真機(jī)外），切斷電源，關(guān)閉所有辦公設(shè)備（除傳真機(jī)外），切斷電源，抽屜、柜櫥門、窗，再仔細(xì)檢查一遍，確認(rèn)無誤抽屜、柜櫥門、窗，再仔細(xì)檢查一遍，確認(rèn)無誤后，鎖門離開辦公室。后，鎖門離開辦公室。第一章第一章辦公室管理和日常事務(wù)辦公室管理和日常事務(wù) 辦公室環(huán)境管理、辦公設(shè)備和用品的管辦公室環(huán)境管理、辦公設(shè)備和用品的管理、印信管理、公車及會議室管理、電話處理、印信管理、公車及會議室管理、電話處理、郵件處理、值班工作等理、郵件處理、值班工作等第

8、一節(jié)辦公室環(huán)境管理第一節(jié)辦公室環(huán)境管理一個良好的工作環(huán)境，有一個良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑造，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率。利于提高秘書的工作效率。 一、辦公室環(huán)境布置和維護(hù)一、辦公室環(huán)境布置和維護(hù)二、辦公室環(huán)境的安全管理二、辦公室環(huán)境的安全管理一、辦公室環(huán)境布置和維護(hù)一、辦公室環(huán)境布置和維護(hù)辦公室圖例（一）辦公室圖例（一）辦公室圖例（辦公室圖例（二）二）辦公室圖例（三）辦公室圖例（三）辦公室圖例（四）辦公室圖例（四）（一）開放式辦公室與封閉式辦（一）開放式辦公室與封閉式辦公室公室開放式辦公室開放式辦公室開放式辦公室是大開放式辦公室是大的空間包含眾多單個的空間

9、包含眾多單個工作位置的組合，每工作位置的組合，每一個工作位置通常包一個工作位置通常包括該員工的辦公桌、括該員工的辦公桌、文件和文具的存放空文件和文具的存放空間、椅子、電話、計間、椅子、電話、計算機(jī)等設(shè)備。算機(jī)等設(shè)備。半開放式半開放式開放式辦公室與封閉式辦公室開放式辦公室與封閉式辦公室封閉式辦公室封閉式辦公室封閉式辦公室又稱為封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室，是指分隔成若干公室，是指分隔成若干帶有門、窗的獨立的小帶有門、窗的獨立的小房間的辦公室結(jié)構(gòu)，每房間的辦公室結(jié)構(gòu)，每個房間給一或幾個人使個房間給一或幾個人使用，帶有辦公桌等相應(yīng)用，帶有辦公桌等相應(yīng)設(shè)備。設(shè)備。 背

10、景資料背景資料n日興公司市場部新近遷入新辦公區(qū)域。日興公司市場部新近遷入新辦公區(qū)域。請你布置兩間相對的辦公室：請你布置兩間相對的辦公室：一間長一間長8米寬米寬4米，一間長米，一間長10米寬米寬8米。市場部設(shè)經(jīng)理米。市場部設(shè)經(jīng)理1人，秘書人，秘書1人，銷售人，銷售人員人員6人。你可任意設(shè)置隔斷，但必須有人。你可任意設(shè)置隔斷，但必須有一個小型會議室。一個小型會議室。如何分配？如何設(shè)計？如何分配？如何設(shè)計？過過道道過過道道經(jīng)理經(jīng)理秘書秘書銷銷售售人人員員會議室會議室兩種辦公室的優(yōu)缺點兩種辦公室的優(yōu)缺點辦公室類型辦公室類型 優(yōu)點優(yōu)點缺點缺點開放式開放式1、靈活應(yīng)變，工作位置能、靈活應(yīng)變，工作位置能隨需

11、要而移動、改變隨需要而移動、改變2、節(jié)省面積和門、墻等，、節(jié)省面積和門、墻等，節(jié)省費用，能容納更多的員節(jié)省費用，能容納更多的員工工3、易于溝通，便于交流、易于溝通，便于交流4、易受監(jiān)督，員工的行為、易受監(jiān)督，員工的行為容易得到上司的督察容易得到上司的督察5、容易集中化服務(wù)和共享、容易集中化服務(wù)和共享辦公設(shè)備辦公設(shè)備1、難保機(jī)密、難保機(jī)密2、難集中注意力，、難集中注意力，員工容易受電話、人員工容易受電話、人們起動等干擾們起動等干擾3、房間易有噪音，、房間易有噪音，如說話聲、打電話聲如說話聲、打電話聲和操作設(shè)備聲易影響和操作設(shè)備聲易影響他人他人4、員工難于找到屬、員工難于找到屬于自己的私人空間于自

12、己的私人空間兩種辦公室的優(yōu)缺點（續(xù)）兩種辦公室的優(yōu)缺點（續(xù)）辦公室類型辦公室類型優(yōu)點優(yōu)點缺點缺點封閉式封閉式1、比較安全，可以、比較安全，可以鎖門鎖門2、易于保證工作的、易于保證工作的機(jī)密性機(jī)密性3、易于員工集中注、易于員工集中注意力，從事細(xì)致或意力，從事細(xì)致或?qū)I(yè)工作專業(yè)工作4、易于保證隱私，、易于保證隱私，明確辦公間由自己明確辦公間由自己使用使用1、費用高，墻、門、走、費用高，墻、門、走廊等占用空間多并要裝修廊等占用空間多并要裝修2、難于監(jiān)督工作人員的、難于監(jiān)督工作人員的活動活動3、難于交流，員工被分、難于交流，員工被分隔開，易感覺孤獨隔開，易感覺孤獨如何在適當(dāng)面積的空間中獲取組如何在適當(dāng)

13、面積的空間中獲取組織的最大效益是一個組織在選擇和設(shè)織的最大效益是一個組織在選擇和設(shè)計辦公結(jié)構(gòu)和布局時必須考慮的。計辦公結(jié)構(gòu)和布局時必須考慮的。 小辦公室布置案例小辦公室布置案例n辦公室面積：辦公室面積：14平方米平方米n辦公室人員：辦公室人員：n主管主管1人人n秘書秘書1人人n下屬下屬3人人n辦公設(shè)備：辦公設(shè)備：n公用電腦、公用電腦、5張辦公桌、茶幾張辦公桌、茶幾等等小辦公室布置案例小辦公室布置案例（續(xù)）（續(xù)）個人辦公需求：個人辦公需求：n主管：多項（個人任務(wù)、給秘書安排任主管：多項（個人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客）務(wù)、接待訪客）n秘書：兩項（個人任務(wù)、接受主管安排秘書：兩項（個人任務(wù)、接

14、受主管安排的工作）的工作）n下屬：單項（個人任務(wù)）下屬：單項（個人任務(wù)）小辦公室布置案例（續(xù)）小辦公室布置案例（續(xù)）n主管：主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨立的辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾接待空間，以保證不會給下屬造成干擾n秘書：秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事不會影響其他同事n下屬：下屬：不受干擾的個人辦公空間不受干擾的個人辦公空間 圖示.效率專家挑錯辦公室效率專家挑錯辦公室n（圖（圖1）80分分n錯誤錯誤1：辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大

15、大緩解。為了保擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明證照明 ，最好給每人配備照明用臺燈。，最好給每人配備照明用臺燈。n錯誤錯誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會影響公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人他人效率專家挑錯辦公室效率專家挑錯辦公室n（圖（圖2）70分分 n錯誤錯誤1 公共通道過長公共通道過長n錯誤錯誤2 主管個人空間失去接待功能主管個人空間失去接待功能效率專家挑錯辦公室效率專家挑錯辦公室n（圖（圖3）60分分n錯誤錯誤1 公共通道和私人空間交叉公共通道和私人空間交叉n錯誤錯誤2 接待空間在辦公室盡頭接待空間在辦公室盡頭n錯誤錯誤3 秘書與主管座位離開太遠(yuǎn)秘書與主管座位離開太遠(yuǎn)n

16、錯誤錯誤4 電腦顯示器朝向不對，造成反光電腦顯示器朝向不對，造成反光n錯誤錯誤5 辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴(yán)重辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴(yán)重n錯誤錯誤6 適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù)占據(jù)效率專家挑錯辦公室效率專家挑錯辦公室n（圖（圖4）滿分）滿分n優(yōu)點優(yōu)點1 充分利用有陽光的窗口位置充分利用有陽光的窗口位置n優(yōu)點優(yōu)點2 私人空間和公共空間交叉減少私人空間和公共空間交叉減少n優(yōu)點優(yōu)點3 利用隔板阻斷過多噪音利用隔板阻斷過多噪音n優(yōu)點優(yōu)點4 主管與秘書溝通方便主管與秘書溝通方便 n優(yōu)點優(yōu)點5 減少訪客對其他人的干擾減少訪客對其他人的干擾（二）辦公室布置的原則（

17、二）辦公室布置的原則適用方便安全整潔美觀適用方便安全整潔美觀辦公室布置的原則辦公室布置的原則n按工作流程和職位進(jìn)行布局，節(jié)約空間成本，縮短按工作流程和職位進(jìn)行布局，節(jié)約空間成本，縮短工作流程，方便人員溝通。工作流程，方便人員溝通。n接待客戶區(qū)域應(yīng)位于靠近門口的位置，便于接待；接待客戶區(qū)域應(yīng)位于靠近門口的位置，便于接待；n公公共設(shè)備使用區(qū)遠(yuǎn)近適當(dāng)，辦公用品的放置應(yīng)便于共設(shè)備使用區(qū)遠(yuǎn)近適當(dāng)，辦公用品的放置應(yīng)便于使用使用。n將電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等大件辦公設(shè)備，安置在將電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等大件辦公設(shè)備，安置在一個區(qū)域內(nèi)，便于電源接線、管理和保養(yǎng)。一個區(qū)域內(nèi)，便于電源接線、管理和保養(yǎng)。n采光良好、充

18、分利用自然光線。采光良好、充分利用自然光線。n個人工作區(qū)大小適合，有利于人體的舒展。個人工作區(qū)大小適合，有利于人體的舒展。辦公室布置的原則辦公室布置的原則n辦公桌椅柜架的排列應(yīng)采用直線對稱式。辦公桌椅柜架的排列應(yīng)采用直線對稱式。n使用同一規(guī)格的檔案柜，高度一致，增進(jìn)使用同一規(guī)格的檔案柜，高度一致，增進(jìn)美觀。美觀。n辦公室的地毯、桌面、桌椅應(yīng)保持一種色辦公室的地毯、桌面、桌椅應(yīng)保持一種色彩的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點綴掛一些裝飾畫彩的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點綴掛一些裝飾畫和放置一些自然或人工的綠色植物。和放置一些自然或人工的綠色植物。（續(xù)上表）辦公室布置的原則辦公室布置的原則n走道上不要放置有礙行走的物品。走

19、道上不要放置有礙行走的物品。n室內(nèi)照明燈光應(yīng)統(tǒng)一?？照{(diào)溫度應(yīng)室內(nèi)照明燈光應(yīng)統(tǒng)一?？照{(diào)溫度應(yīng)保持在度之間，濕度應(yīng)保持在度之間，濕度應(yīng)保持在。保持在。（續(xù)上表）辦公室布置辦公室布置DIYn自我檢測問題：自我檢測問題：1.我的辦公桌為什么要放在這個位置？我的辦公桌為什么要放在這個位置？2.我的工作空間和公共通道是否過近？我的工作空間和公共通道是否過近？3.我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？4.我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？n提出辦公室改善建議。提出辦公室改善建議。 （三）維護(hù)責(zé)任區(qū)的整潔（三）維護(hù)責(zé)任區(qū)的整潔有序有序

20、辦公室工作環(huán)境的清潔、有序直接辦公室工作環(huán)境的清潔、有序直接對組織的形象和績效產(chǎn)生一定的影響。對組織的形象和績效產(chǎn)生一定的影響。1 1、 經(jīng)常清潔整理責(zé)任區(qū)經(jīng)常清潔整理責(zé)任區(qū)v個人工作區(qū)個人工作區(qū)v公用區(qū)域公用區(qū)域v由你輔助的上司的辦公區(qū)域由你輔助的上司的辦公區(qū)域 常用辦公設(shè)備、用品常用辦公設(shè)備、用品n紙簿類：紙簿類：復(fù)印紙；信紙（帶單位抬頭的公文紙）；復(fù)復(fù)印紙；信紙（帶單位抬頭的公文紙）；復(fù)寫紙、無碳復(fù)寫紙；留言條；標(biāo)簽紙；各類信封；筆寫紙、無碳復(fù)寫紙；留言條；標(biāo)簽紙；各類信封；筆記本、便箋和專用本冊等。記本、便箋和專用本冊等。n筆尺類：筆尺類：鉛筆、圓珠筆、墨水筆、彩色筆、白板筆、鉛筆、圓

21、珠筆、墨水筆、彩色筆、白板筆、墨水、橡皮、修正液、尺子等。墨水、橡皮、修正液、尺子等。n裝訂類：裝訂類：大頭針、曲別針、剪刀、裁紙刀、切紙刀、大頭針、曲別針、剪刀、裁紙刀、切紙刀、打孔機(jī)、訂書機(jī)、訂書釘、橡皮筋、膠水、膠帶、起打孔機(jī)、訂書機(jī)、訂書釘、橡皮筋、膠水、膠帶、起釘器等釘器等n歸檔用品：歸檔用品：各類夾子、文件夾、檔案袋、淺箱、日期各類夾子、文件夾、檔案袋、淺箱、日期戳、檔案柜（資料柜）、索引卡片盒、名片盒等戳、檔案柜（資料柜）、索引卡片盒、名片盒等n辦公設(shè)備專用易耗品：辦公設(shè)備專用易耗品：墨盒、墨粉、色帶、光盤等墨盒、墨粉、色帶、光盤等n電器類：電器類：電腦、傳真、電話、復(fù)印機(jī)、碎紙

22、機(jī)、計算電腦、傳真、電話、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、計算器、掃描儀等器、掃描儀等n其他：其他：日歷、臺歷、時鐘、報刊、書籍資料、印章、日歷、臺歷、時鐘、報刊、書籍資料、印章、印泥等印泥等課后自學(xué)、實踐課后自學(xué)、實踐n利用實踐或辦事機(jī)會到一些辦公室或到利用實踐或辦事機(jī)會到一些辦公室或到一些辦公用品店觀察并了解辦公室有哪一些辦公用品店觀察并了解辦公室有哪些常用的辦公用品及設(shè)備。些常用的辦公用品及設(shè)備。n注意這些物品的名稱、用途、種類、價注意這些物品的名稱、用途、種類、價格、品牌等信息。格、品牌等信息。課后作業(yè)一（選做）課后作業(yè)一（選做）n為滿足辦公室一般的辦公文件打印和復(fù)為滿足辦公室一般的辦公文件打印和復(fù)印

23、工作，某單位辦公室需要購置一臺打印工作，某單位辦公室需要購置一臺打印機(jī)與一臺復(fù)印機(jī)，費用預(yù)算在一萬元印機(jī)與一臺復(fù)印機(jī)，費用預(yù)算在一萬元左右，請通過網(wǎng)絡(luò)查詢、電子郵件、電左右，請通過網(wǎng)絡(luò)查詢、電子郵件、電話或上店咨詢等方式對擬購物品進(jìn)行初話或上店咨詢等方式對擬購物品進(jìn)行初步了解詢價，然后提供一份購買設(shè)備的步了解詢價，然后提供一份購買設(shè)備的建議。建議。2 2、設(shè)備、物品放置適當(dāng)，取用有序、設(shè)備、物品放置適當(dāng)，取用有序放置原則放置原則一切以方便工作，提高效率，同時又令辦一切以方便工作，提高效率，同時又令辦公環(huán)境美觀清潔整齊安全為宜。再加上你個人公環(huán)境美觀清潔整齊安全為宜。再加上你個人的順手習(xí)慣與品味

24、。的順手習(xí)慣與品味。本人使用的辦公用品和設(shè)備擺放本人使用的辦公用品和設(shè)備擺放v專用的電話應(yīng)放在左手邊方便拿到的位置，以專用的電話應(yīng)放在左手邊方便拿到的位置，以用右手記錄留言；用右手記錄留言；v電腦、打印機(jī)等用電設(shè)備宜放置在一起，便于電腦、打印機(jī)等用電設(shè)備宜放置在一起，便于電源接線和管理。電源接線和管理。 v自用的辦公文具、用品中、零散物件應(yīng)有序的自用的辦公文具、用品中、零散物件應(yīng)有序的放在抽屜里，按照使用頻率及使用習(xí)慣安排；放在抽屜里，按照使用頻率及使用習(xí)慣安排；v常用文件夾應(yīng)整齊地疊放在桌邊或直立在文件常用文件夾應(yīng)整齊地疊放在桌邊或直立在文件架上，并貼有標(biāo)識予以區(qū)分，取用有序，保密架上，并貼

25、有標(biāo)識予以區(qū)分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夾應(yīng)放在文件柜里；的文件和不常用的文件夾應(yīng)放在文件柜里；公用資源擺放公用資源擺放v文件柜里的公用文件夾應(yīng)整齊有序的擺放，文件柜里的公用文件夾應(yīng)整齊有序的擺放，取用后要放回取用后要放回原位置原位置，方便他人再用；，方便他人再用；v公用辦公用品柜的物品也要放置規(guī)范，公用辦公用品柜的物品也要放置規(guī)范，通常重的、大的放通常重的、大的放下面，輕的、小的放上面，下面，輕的、小的放上面，且擺放有序，便于取用，并做且擺放有序，便于取用，并做到用后歸位；到用后歸位；v一些常用的公用物品中，如電話號碼本、航班表、火車時一些常用的公用物品中，如電話號碼本、航班表、火

26、車時刻表、字典等按辦公室要求放在柜子里或書架上，注意用刻表、字典等按辦公室要求放在柜子里或書架上，注意用后放回，不給他人帶來不便；后放回，不給他人帶來不便；v接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報紙雜志應(yīng)整齊的接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報紙雜志應(yīng)整齊的擺放或碼放，并經(jīng)常整理，做好接待窗口的對外形象。擺放或碼放，并經(jīng)常整理，做好接待窗口的對外形象。 請為辦公室中部分資源選擇合適存放位置請為辦公室中部分資源選擇合適存放位置資源資源位置位置公用電話簿帶鎖文件柜公用電話簿帶鎖文件柜機(jī)密文件公用書架、文件柜機(jī)密文件公用書架、文件柜A3A3復(fù)印紙公用物品柜上方復(fù)印紙公用物品柜上方打號機(jī)自用辦公桌抽屜

27、打號機(jī)自用辦公桌抽屜中文字典公用物品柜下方中文字典公用物品柜下方裝訂機(jī)裝訂機(jī)空白信封空白信封公用文件夾公用文件夾急救急救箱箱二、辦公室環(huán)境的安全管理二、辦公室環(huán)境的安全管理保證辦公場所和設(shè)備的安全是極為保證辦公場所和設(shè)備的安全是極為重要的，國家重要的，國家憲法憲法和和勞動法勞動法中中都規(guī)定了明確的條文，政府及各個組織都規(guī)定了明確的條文，政府及各個組織也會制定一系列相關(guān)規(guī)定。為了維護(hù)好也會制定一系列相關(guān)規(guī)定。為了維護(hù)好安全的工作環(huán)境，每一名秘書都要樹立安全的工作環(huán)境，每一名秘書都要樹立安全意識。安全意識。辦公室環(huán)境的安全管理辦公室環(huán)境的安全管理（一）（一）識別工作場所和常用設(shè)備的隱識別工作場所和

28、常用設(shè)備的隱患，進(jìn)行安全檢查患，進(jìn)行安全檢查（二）做好緊急情況的應(yīng)對和事故記（二）做好緊急情況的應(yīng)對和事故記錄錄 1 1、辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患、辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患v辦公建筑隱患（如：地、墻、天花板、門、窗辦公建筑隱患（如：地、墻、天花板、門、窗中的隱患）；中的隱患）；v辦公室物理環(huán)境方面的隱患（室內(nèi)光線、溫度、辦公室物理環(huán)境方面的隱患（室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道方面的隱患）；通風(fēng)、噪音、通道方面的隱患）；v辦公家具方面的隱患；辦公家具方面的隱患；v辦公設(shè)備及操作中的隱患；辦公設(shè)備及操作中的隱患；v工作中疏忽大意造成的隱患；工作中疏忽大意造成的隱患；v消防

29、中的隱患。消防中的隱患。2 2、通常辦公室中安全檢查的方法、通常辦公室中安全檢查的方法 1)1)確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全方面的檢查；進(jìn)行安全方面的檢查；2)2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險或減少危發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險或減少危險；險；3)3)如發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和如發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進(jìn)、直到解決。義務(wù)報告、跟進(jìn)、直到解決。4)4)將第將第3 3條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認(rèn)真記錄在本企業(yè)的程認(rèn)真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表隱患記錄及處

30、理表”中。中。 3 3、填寫、填寫 “ “隱患記錄及處理表隱患記錄及處理表” 在安全檢查中要區(qū)分在安全檢查中要區(qū)分“隱患記錄及處隱患記錄及處理表理表”和和“設(shè)備故障表設(shè)備故障表”的使用，前者記的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分的隱患，后者是記錄辦公設(shè)備運行中部分的隱患，后者是記錄辦公設(shè)備運行中出現(xiàn)的故障。出現(xiàn)的故障。隱患記錄及處理隱患記錄及處理表（例）表（例）序序號號時間時間 地點地點 發(fā)現(xiàn)的隱發(fā)現(xiàn)的隱患患 造成隱造成隱患的原患的原因因 隱患的隱患的危害和危害和后果后果 處理人處理人 采取采取的措的措施施 1 111.411.4研發(fā)研發(fā)部部靠窗一排靠窗一排電腦屏幕電腦屏幕耀眼耀眼無窗簾無窗簾遮陽遮陽 有損眼有損眼睛睛 行政主行政主管張強(qiáng)管張強(qiáng) 安裝安裝窗簾窗簾 2 211.611.6研發(fā)研發(fā)部部周末周末5 5號文號文件資料柜件資料柜未鎖未鎖 負(fù) 責(zé) 研負(fù) 責(zé) 研發(fā) 的 人發(fā) 的 人員 外 出員 外 出開會開會失密隱失密隱患患 研發(fā)部研發(fā)部經(jīng)理王經(jīng)理王立同立同 周一周一部門部門會上會上強(qiáng)調(diào)強(qiáng)調(diào) 3設(shè)備故障維修單設(shè)備故障維修單時間時間發(fā)現(xiàn)人發(fā)現(xiàn)人設(shè)備名稱設(shè)備名稱何故障何故障維修要求維修要求維修負(fù)責(zé)人維修負(fù)責(zé)人預(yù)約維修時間預(yù)約維修時間完成維修時間完成維修時間課后作業(yè)二課后作業(yè)二n利用實踐機(jī)會