工程建設(shè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范

1、城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范CodeforManagementofUrbanConstructionArchives本規(guī)范是根據(jù)建設(shè)部“關(guān)于印發(fā)二00六年度工程建設(shè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制訂、修訂計(jì)劃的通知”（建標(biāo)200677號(hào)）的要求，由建設(shè)部城建檔案工作辦公室、北京市城建檔案館會(huì)同有關(guān)單位編制而成的。在標(biāo)準(zhǔn)編制過程中，編制組開展了專題研究，進(jìn)行了深入的調(diào)查研究，總結(jié)了新中國(guó)建立以來，尤其是近30年來城建檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，參考借鑒了國(guó)家檔案局制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并以多種方式廣泛征求了全國(guó)有關(guān)單位的意見，對(duì)主要問題進(jìn)行了反復(fù)修改，最后經(jīng)有關(guān)專家審查定稿。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、收集與移交、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保

2、管與保護(hù)、電子文件與電子檔案管理、聲像檔案、信息化與信息安全、檔案編研、信息公開與服務(wù)、綜合評(píng)估體系等方面業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容與程序、管理方法與要求等，并對(duì)城建檔案的基本工作用表、目錄等進(jìn)行了統(tǒng)一示例，為全國(guó)統(tǒng)一信息平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共享奠定了基礎(chǔ)。本規(guī)范中以黑體字標(biāo)志的條文為強(qiáng)制性條文，必須嚴(yán)格執(zhí)行。本規(guī)范由建設(shè)部負(fù)責(zé)管理，建設(shè)部城建檔案工作辦公室負(fù)責(zé)具體技術(shù)內(nèi)容的解釋。為了提高本規(guī)范質(zhì)量，請(qǐng)各單位在執(zhí)行過程中，注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積累資料，隨時(shí)將有關(guān)意見和建議反饋給建設(shè)部城建檔案工作辦公室（地址：北京市海淀區(qū)三里河路9號(hào),郵政編碼100835）,以供今后修訂時(shí)參考。本規(guī)范主編單位、參編單位和主

3、要起草人：主編單位：住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部城建檔案工作辦公室北京市城建檔案館參編單位：南京市城建檔案館天津市城建檔案館滄州市城建檔案館江西省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳城建檔案辦公室參加單位：青島市城建檔案館主要起草人：姜中橋周健民張斌劉福利劉志濤秦屹梅白石王恩江胡士剛趙丹群鄧尚元主要審查人：1 總則12 術(shù)語23 基本規(guī)定54業(yè)務(wù)指導(dǎo)74.1 原則與要求74.2 類型與內(nèi)容74.3 方法和形式95收集與移交101.1 形成、積累與歸檔要求101.2 接收與移交111.3 征集126 整理146.1 整理的原則和內(nèi)容146.2 組卷146.3 案卷與卷內(nèi)文件的排列156.4 案卷編目167 編目177.1 編目

4、工作的內(nèi)容177.2 著錄177.3 檔案標(biāo)引187.4 目錄的編制與組織197.5 必備目錄208 統(tǒng)計(jì)218.1 統(tǒng)計(jì)工作內(nèi)容和任務(wù)218.2 統(tǒng)計(jì)工作的要求218.3 統(tǒng)計(jì)工作的步驟和方法218.4 主要統(tǒng)計(jì)報(bào)表229 鑒定239.1 鑒定工作的內(nèi)容239.2 鑒定工作的要求239.3 鑒定的基本工作方法239.4 檔案室鑒定工作249.5 檔案館鑒定工作249.6 檔案的降密、解密與銷毀2510 保管與保護(hù)2610.1 檔案室?guī)旆恳?610.2 工程建設(shè)中文件材料管理要求2610.3 城建檔案館（室）館庫、設(shè)備、裝具要求2610.4 城建檔案館（室）日常設(shè)備管理要求2710.5 城建

5、檔案館（室）庫房管理2710.6 保護(hù)2810.7 縮微3010.8 修復(fù)3111電子文件與電子檔案管理3311.1 電子文件與電子檔案管理的基本要求3311.2 電子文件的收集與積累3311.3 電子文件整理與歸檔的方式及要求3411.4 電子檔案的管理與利用3512聲像檔案3612.1 收集范圍與內(nèi)容3612.2 照片檔案收集與歸檔要求3712.3 錄音、錄像檔案歸檔要求3712.4 聲像檔案整理3712.5 聲像檔案編目3912.6 聲像檔案保管4013信息化與信息安全4113.1 信息化建設(shè)的原則與要求4113.2 檔案管理系統(tǒng)4213.3 信息資源建設(shè)4313.4 城建檔案數(shù)字化43

6、13.5 信息安全4414檔案編研4614.1 檔案編研的原則與要求4614.2 檔案編研的內(nèi)容和程序4615信息公開與服務(wù)4815.1 信息公開4815.2 檔案的開放與控制利用4815.3 提供利用服務(wù)4915.4 技術(shù)服務(wù)5016城建檔案管理綜合評(píng)估體系5116.1 綜合評(píng)估內(nèi)容5116.2 等級(jí)劃分5416.3 組織實(shí)施5416.4 綜合評(píng)估程序55附錄A建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書56附錄B建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見書58附錄C建設(shè)工程檔案接收證明書59附錄D城建檔案移交書60附錄E城建檔案移交目錄61附錄F城建檔案工程（項(xiàng)目）總目錄62附錄G城建檔案案卷總目錄63附錄H城建檔案工程（項(xiàng)目）

7、分類目錄64附錄J城建檔案案卷分類目錄65附錄K城建檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表67附錄L城建檔案館館藏檔案分類統(tǒng)計(jì)表70附錄M城建檔案接收、移出、銷毀統(tǒng)計(jì)表71附錄N城建檔案鑒定情況統(tǒng)計(jì)72附錄P城建檔案構(gòu)成情況統(tǒng)計(jì)表73附錄Q城建檔案館檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表74附錄R城建檔案鑒定表75附錄S檔案庫房溫濕度記錄簿76附錄T照片芯頁格式參考示例77附錄U城建檔案資料查閱登記表78附錄V城建檔案利用效果反饋表79本規(guī)范用詞說明801.0.1為了加強(qiáng)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案（以下簡(jiǎn)稱城建檔案）工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，提高城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，特制定本規(guī)范。1.0.2本規(guī)范適用于城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各

8、業(yè)務(wù)管理部門和建設(shè)工程檔案形成單位的檔案業(yè)務(wù)管理工作。1.0.3開展城建檔案業(yè)務(wù)管理工作，除應(yīng)符合本規(guī)范外，尚應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2術(shù)語2.0.1城鄉(xiāng)建設(shè)檔案urbanandruraldevelopmentarchives在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄，簡(jiǎn)稱城建檔案。2.0.2建設(shè)工程文件engineeringdocument在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，簡(jiǎn)稱工程文件。2.0.3建設(shè)工程檔案engineerin

9、garchive在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等各種形式和載體的歷史記錄，簡(jiǎn)稱工程檔案。2.0.4建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案administrationarchivesofconstructionsystem建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門（包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運(yùn)、規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、抗震、人防、拆遷等專業(yè)管理單位）在其業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)活動(dòng)中形成的業(yè)務(wù)管理及業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，簡(jiǎn)稱業(yè)務(wù)管理檔案。2.0.5城鄉(xiāng)

10、建設(shè)聲像檔案audio-visualarchivesgeneratedfromurbanandruraldevelopment記錄反映城鄉(xiāng)面貌和城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)，具有保存價(jià)值的，用照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等記載的聲音或影像檔案。2.0.6城建檔案業(yè)務(wù)管理urbanandruraldevelopmentarchivesmanagement為管理城建檔案而開展的一系列活動(dòng)，包括業(yè)務(wù)指導(dǎo)、收集與移交、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管與保護(hù)、電子文件管理、聲像檔案管理、信息化和信息安全、信息開發(fā)、信息服務(wù)、綜合評(píng)估等。2.0.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)urbandevelopmentarch

11、ivesorganization指城鄉(xiāng)建設(shè)（或規(guī)劃）行政主管部門設(shè)置的負(fù)責(zé)管理本地區(qū)城建檔案事業(yè)的機(jī)構(gòu)，或者受城鄉(xiāng)建設(shè)（或規(guī)劃）行政主管部門委托管理本地區(qū)城建檔案工作的機(jī)構(gòu)，以及收集、保管和提供利用本地區(qū)城建檔案的城建檔案館（室）。2.0.8業(yè)務(wù)指導(dǎo)guidanceforarchivalworks城建檔案管理機(jī)構(gòu)依據(jù)有關(guān)城建檔案的法律、法規(guī)、規(guī)章和技術(shù)規(guī)范，對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)（專業(yè)）管理部門、建設(shè)工程檔案形成單位的檔案形成、積累、整理、編目、歸檔、移交等業(yè)務(wù)，進(jìn)行登記、告知、督促、檢查、驗(yàn)收以及提供咨詢、培訓(xùn)、示范等的過程。2.0.9接收receive城建檔案館（室）按照規(guī)定收

12、存有關(guān)單位移交的城建檔案和有價(jià)值的歷史資料的過程。2.0.10移交transfer建設(shè)系統(tǒng)各業(yè)務(wù)管理部門和建設(shè)工程檔案形成單位按規(guī)定將城建檔案報(bào)送城建檔案管理機(jī)構(gòu)保存的過程。2.0.11工程檔案移交責(zé)任書contractfortransferingengineeringarchive建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證或建設(shè)工程施工許可證前，與當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)簽訂的關(guān)于工程檔案移交內(nèi)容、移交期限、有關(guān)要求、雙方責(zé)任等內(nèi)容的協(xié)議。2.0.12建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收pre-acceptanceofengineringarchive城建檔案管理機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，在工程竣工驗(yàn)收前，對(duì)建設(shè)工程檔案的完整、準(zhǔn)

13、確、系統(tǒng)性進(jìn)行驗(yàn)收和評(píng)價(jià)的過程，亦可稱工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。2.0.13建設(shè)工程檔案接收證明書certificateofreceivingengineeringarchive城建檔案管理機(jī)構(gòu)在接收到建設(shè)單位所移交的符合規(guī)定要求的建設(shè)工程檔案后，向建設(shè)單位出具的檔案交接文據(jù)。2.0.14征集collection城建檔案管理機(jī)構(gòu)向社會(huì)征收、收集散存、散失的城建檔案和其他文獻(xiàn)的活動(dòng)。2.0.15總目錄generalcatalogue城建檔案管理機(jī)構(gòu)按檔案接收時(shí)間的先后順序進(jìn)行登記而形成的目錄。2.0.16必備目錄requisitecatalogue為確保在脫離計(jì)算機(jī)狀況下仍能查找、檢索檔案，城建檔案管理

14、機(jī)構(gòu)必須具備的檔案目錄。2.0.17檔案信息化archivesinformatization在檔案工作領(lǐng)域，廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建設(shè)先進(jìn)的信息基礎(chǔ)設(shè)施，有效開發(fā)利用檔案信息資源，不斷提高檔案工作綜合水平和效率，加速檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程的歷史過程。主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案信息管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)或商品軟件的選用，硬件設(shè)備的配備，網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)（包括局域網(wǎng)的建設(shè)、與政府網(wǎng)的連接、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的利用）信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)體系的建立，業(yè)務(wù)隊(duì)伍的建設(shè)，管理方式和工作方式的規(guī)范等，簡(jiǎn)稱信息化。2.0.18檔案數(shù)字化digitizationofrecords用計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息，包括文字、字符、數(shù)字、

15、聲音、圖形、圖像等轉(zhuǎn)換為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信號(hào)的處理過程。2.0.19編研compilationandresearch以城建檔案為主要對(duì)象，對(duì)城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中經(jīng)常需要利用的信息，按照一定題目，經(jīng)過選材、加工、分析、編輯和研究，匯總成一定專題資料的研究性工作。2.0.20技術(shù)服務(wù)technicalservice根據(jù)用戶需求，利用檔案管理技術(shù)、數(shù)字化處理設(shè)備、聲像設(shè)備和人才資源，為用戶提供檔案整理編目、電子檔案制作和聲像檔案制作等服務(wù)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。2.0.21信息咨詢務(wù)informationconsultationservice根據(jù)用戶委托，利用各種信息處理技

16、術(shù)，通過搜集、加工、整理、匯總、分析館藏檔案信息和其它各類信息，提供檔案信息增值服務(wù)，滿足用戶提出的信息需求的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。3基本規(guī)定3.0.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)工作應(yīng)包括下列內(nèi)容：1指導(dǎo)和管理本地區(qū)城建檔案工作，擬訂城建檔案工作的發(fā)展規(guī)劃與工作計(jì)劃并指導(dǎo)實(shí)施；2研究擬訂本地區(qū)城建檔案工作的法規(guī)規(guī)章和政策性文件，組織擬訂有關(guān)城建檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范并指導(dǎo)實(shí)施；3對(duì)本地區(qū)貫徹落實(shí)和執(zhí)行檔案、城建檔案方面的法律法規(guī)、部門規(guī)章及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；4負(fù)責(zé)本地區(qū)城建檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織經(jīng)驗(yàn)交流；5負(fù)責(zé)本地區(qū)城建檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作；6參加本地區(qū)重點(diǎn)工程（

17、項(xiàng)目）檔案的驗(yàn)收，對(duì)其工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)；7 組織并指導(dǎo)城建檔案理論、檔案技術(shù)與檔案信息利用的科學(xué)研究，及其成果的推廣工作；8 指導(dǎo)本地區(qū)城建檔案協(xié)作組、學(xué)會(huì)、研究會(huì)開展城建檔案理論研究與學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)；9統(tǒng)一收集、保管和科學(xué)管理本地區(qū)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中形成的重要城建檔案及有關(guān)資料，維護(hù)檔案的完整與安全；10積極開發(fā)城建檔案信息資源，面向政府、面向社會(huì)，積極對(duì)外提供利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。3.0.2城建檔案館（室）應(yīng)重點(diǎn)管理下列城建檔案：1各類城鄉(xiāng)建設(shè)工程檔案：1）工業(yè)、民用建筑工程；2 ）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；3 ）公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；4 ）交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；5 ）園林建設(shè)、風(fēng)景

18、名勝建設(shè)工程；6）市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；7）城市防洪、抗震、人防工程；8）軍事工程中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越城鄉(xiāng)行政區(qū)域的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。2建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門形成的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。3有關(guān)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城鄉(xiāng)歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。3.0.3為滿足工作需要，城建檔案管理機(jī)構(gòu)除配備檔案管理、工程建設(shè)、聲像制作等專業(yè)人才外，還應(yīng)加強(qiáng)配備計(jì)算機(jī)、勘察測(cè)繪等專業(yè)技術(shù)人才。3.0.4建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位城建檔案的收集、積累、歸檔、保管和提供利用工作，并將到

19、期的、需要長(zhǎng)期和永久保存的城建檔案向城建檔案館（室）移交。3.0.5建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等建設(shè)工程檔案形成單位負(fù)責(zé)收集、管理本單位在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的檔案，并向工程建設(shè)單位移交。3.0.6工程建設(shè)單位應(yīng)設(shè)置檔案保管場(chǎng)所，配備城建檔案工作人員，及時(shí)收集、妥善保管工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案材料，并按規(guī)定向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交。3.0.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各業(yè)務(wù)管理部門和建設(shè)工程檔案形成單位配備的檔案工作人員應(yīng)定期接受崗位培訓(xùn)。4業(yè)務(wù)指導(dǎo)4.1 原則與要求4.1.1 業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)遵循以下原則：1 統(tǒng)一指導(dǎo)；2分級(jí)指導(dǎo)；3分類指導(dǎo)；4重點(diǎn)指導(dǎo)。4.1.2 業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)符合下列要求：1

20、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的法律法規(guī)，貫徹有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；2面向基層，面向用戶，調(diào)查研究，熱情服務(wù)；3積極采用現(xiàn)代化手段，改革傳統(tǒng)的工作模式，改進(jìn)工作方式，不斷提高公共管理水平和效能，為社會(huì)提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。4.2 類型與內(nèi)容4.2.1 業(yè)務(wù)指導(dǎo)通常包括以下三種類型：1上級(jí)建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門的城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)下級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)城建檔案工作的指導(dǎo)；2城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門城建檔案工作的指導(dǎo)；3城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案形成單位的城建檔案工作的指導(dǎo)。4.2.2 上級(jí)建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門的城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)下一級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)包括下列內(nèi)容：1指導(dǎo)、幫助下

21、級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)了解、掌握國(guó)家有關(guān)檔案工作、城建檔案工作的方針政策和法律法規(guī)，掌握業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)的基本方法；2幫助下級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)理解和掌握各項(xiàng)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程，指導(dǎo)建立、健全和組織實(shí)施城建檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度與業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；3對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)的具體業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；4對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)的工作開展情況進(jìn)行綜合評(píng)估，并對(duì)存在的問題提出整改意見和建議;5對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)其他各項(xiàng)工作的指導(dǎo)，包括對(duì)城建檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究的指導(dǎo)、對(duì)城建檔案工作人員培訓(xùn)和繼續(xù)教育的指導(dǎo)、對(duì)城建檔案宣傳、出版工作的指導(dǎo)等。4.2.3 城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門

22、的指導(dǎo)應(yīng)包括如下內(nèi)容：1指導(dǎo)各部門、各單位全面理解和掌握國(guó)家有關(guān)城建檔案工作的方針政策和法律法規(guī)；2幫助各部門、各單位全面理解和掌握城建檔案工作基本知識(shí)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范，對(duì)其檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；3指導(dǎo)制訂城建文件材料管理工作的計(jì)劃、制度、辦法；4指導(dǎo)、檢查文件材料的形成、積累和立卷工作；5指導(dǎo)案卷的整理與歸檔；6參加重要活動(dòng)文件材料的收集和驗(yàn)收；7指導(dǎo)城建檔案移交工作。4.2.4城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案形成單位城建檔案工作的指導(dǎo)應(yīng)包括下列內(nèi)容：1幫助各單位全面理解和掌握國(guó)家有關(guān)城建檔案工作的方針政策、法律法規(guī)和行政規(guī)章，使各單位了解和掌握應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和要求；2與工程檔案形成單位

23、簽訂工程檔案移交責(zé)任書（示例見附錄A）,并履行告知義務(wù)；3幫助各單位全面理解和掌握城建檔案工作基本知識(shí)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范，督促、指導(dǎo)各單位按建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328和建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范CJJ/T117的要求，收集、匯總勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等過程中所形成的建設(shè)工程文件材料；4指導(dǎo)建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位落實(shí)檔案管理人員，設(shè)置檔案保管場(chǎng)所，建立健全檔案工作制度，做好工程文件材料的形成、積累工作；5在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，審核其內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量，對(duì)預(yù)驗(yàn)收合格的，出具建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可文件（示例見附錄B）,作為建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收、

24、竣工驗(yàn)收和辦理建設(shè)工程竣工備案手續(xù)的依據(jù)之一；對(duì)不符合要求的提出限期整改意見；6指導(dǎo)檔案預(yù)驗(yàn)收合格的工程建設(shè)單位辦理檔案移交手續(xù)，出具建設(shè)工程檔案接收證明書（示例見附錄C）。4.3 方法和形式4.3.1 業(yè)務(wù)指導(dǎo)可采取以下幾種方法：1組織本地區(qū)從業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；2對(duì)本地區(qū)的城建檔案工作進(jìn)行檢查評(píng)比；3召開城建檔案工作會(huì)議；4組織交流城建檔案工作經(jīng)驗(yàn)；5組織開展對(duì)城建檔案工作的研討；6樹立樣板、設(shè)立典型，對(duì)城建檔案工作實(shí)行示范指導(dǎo)；7表彰先進(jìn)集體和個(gè)人；8開展城建檔案專項(xiàng)指導(dǎo)；4.3.2 業(yè)務(wù)指導(dǎo)可采取以下形式：1面對(duì)面地進(jìn)行傳授、指導(dǎo)；2運(yùn)用電話、電報(bào)、傳真、有線電視、可視電話系統(tǒng)等電信方

25、式對(duì)有關(guān)問題和人員進(jìn)行指導(dǎo)；3運(yùn)用影片、錄音、錄像制品以及網(wǎng)站（頁）等手段和工具來進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；4運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)上指導(dǎo)。5收集與移交1.1.1 形成、積累與歸檔要求1.1.2 城建檔案形成單位的檔案收集工作應(yīng)談下列分工進(jìn)行：1工程建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位負(fù)責(zé)收集本單位在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的工程文件。2工程建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位收集的工程文件。3建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)和行業(yè)管理部門的檔案室負(fù)責(zé)收集本單位產(chǎn)生的應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)管理文件。1.1.3 城建檔案形成單位應(yīng)建立健全文件材料的形成、積累與歸檔的規(guī)章制度，明確歸檔途徑與方法。1.1.4 工程建設(shè)

26、單位在工程招標(biāo)及與勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求。1.1.5 工程文件形成單位應(yīng)將文件的形成、積累和歸檔納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍和考核內(nèi)容中。1.1.6 工程文件形成單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集和積累工程文件，做到工程文件的收集、整理、歸檔與建設(shè)工程的進(jìn)度保持同步。1.1.7 工程建設(shè)單位的檔案部門應(yīng)主動(dòng)參與建設(shè)工程的竣工驗(yàn)收，檢查檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。只有檔案通過驗(yàn)收，該工程才能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。1.1.8 城建檔案館（室）收集本行政區(qū)域內(nèi)形成的重要工程檔案、建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的應(yīng)當(dāng)

27、永久和長(zhǎng)期保管的業(yè)務(wù)管理檔案，收集與歸檔的范圍按城市建設(shè)檔案管理規(guī)定（建設(shè)部令第90號(hào)）和建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328的規(guī)定執(zhí)行。1.1.9 歸檔文件應(yīng)為原件，內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。1.1.10 歸檔文件的質(zhì)量應(yīng)符合下列要求：1歸檔文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌性大、耐久性強(qiáng)的紙張；2歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；3計(jì)算機(jī)輸出文字和圖件應(yīng)使用激光打印，不宜使用色帶式打印機(jī)、水性墨打印10機(jī)和熱敏打印機(jī)；4歸檔文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；5歸檔文件材料幅面尺寸

28、規(guī)格宜為A4幅面（297m儲(chǔ)210mg圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅；6歸檔文件必須經(jīng)過分類整理，并組成符合要求的案卷（冊(cè)、盒）。5.2接收與移交5.2.1 接收和移交檔案必須辦理交接手續(xù)。5.2.2 城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案的接收可按下列步驟進(jìn)行：1擬定年度接收工作任務(wù)目標(biāo)；2確定接收工作的重點(diǎn)及對(duì)象；3組織實(shí)施人員分工；4對(duì)擬接收檔案的單位開展接收前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)；5審核準(zhǔn)備移交的檔案內(nèi)容；6審核檔案的內(nèi)、外在質(zhì)量；7辦理接收手續(xù)，核對(duì)移交清單與實(shí)物；8雙方在移交清單上簽名蓋章。5.2.2 城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案的接收應(yīng)按下列步驟進(jìn)行：1核對(duì)移交清單和檔案實(shí)物；2辦理接收手

29、續(xù)；3出具建設(shè)工程檔案接收證明。5.2.3 城建檔案形成單位移交檔案的時(shí)間應(yīng)符合下列要求：1建設(shè)工程的勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)當(dāng)在本單位承擔(dān)的工程任務(wù)完成后，將本工程形成的文件立卷后向建設(shè)單位和本單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。2工程建設(shè)單位對(duì)列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案。3地下管線工程檔案應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收備案前向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。4建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的各種業(yè)務(wù)管理檔案，應(yīng)及時(shí)向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交，并在本單位保存使用1至5年后，將需要永久和長(zhǎng)期保管的檔案向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。115城市地下管線普查和測(cè)繪形

30、成的地下管線檔案應(yīng)當(dāng)在普查、測(cè)繪結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案館（室）移交進(jìn)館。6地下管線專業(yè)管理單位每年應(yīng)向城建檔案館（室）報(bào)送一次更改、報(bào)廢、漏測(cè)部分或修測(cè)的地下管線現(xiàn)狀圖和資料。5.2.4移交與接收手續(xù)應(yīng)符合下列規(guī)定：1交接雙方必須根據(jù)移交目錄清單核對(duì)，核對(duì)無誤后在移交書上簽名蓋章。2交接文據(jù)一式兩份，一份由移交單位保存，一份由城建檔案管理機(jī)構(gòu)保存。城建檔案移交書樣式示例見附錄D,移交目錄示例見附錄E。5.3 征集5.3.1城建檔案館（室）對(duì)散存、散失的具有永久保存價(jià)值的下列檔案，應(yīng)予以征集：1中華人民共和國(guó)成立以前，歷代形成的反映本城市（鎮(zhèn)）自然面貌、發(fā)展變遷，記錄各項(xiàng)工程建設(shè)的檔案史料，包

31、括圖紙、圖表、圖書、報(bào)刊、畫冊(cè)、文件、報(bào)表、照片、錄相帶、電影拷貝、模型等；2中華人民共和國(guó)成立以后，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案；3城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。5.3.2檔案征集的對(duì)象為社會(huì)各界、有關(guān)部門，大專院校、科研部門、圖書館、史志辦等相關(guān)單位，以及長(zhǎng)期從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、專家、工程技術(shù)人員等。5.3.3城建檔案館（室）征集檔案可采用下列方法：1發(fā)布征集廣告；2走訪有關(guān)單位和相關(guān)人員；3接受捐贈(zèng)；4接受寄存、代為保管；5收購、征購；6其他合法方式。5.3.4城建檔案館（室）開展征集工作應(yīng)符合下列規(guī)定：1應(yīng)有2名以上工作人員共同進(jìn)行；2征集檔案時(shí)，

32、檔案征集人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件；3檔案征集人員應(yīng)當(dāng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的檔案交檔案館（室）；124檔案館（室）應(yīng)當(dāng)將征集的檔案登記造冊(cè)；5對(duì)征集到的檔案真?zhèn)位蛘邇r(jià)值有異議的，檔案館（室）或者檔案所有人可以提請(qǐng)檔案鑒定委員會(huì)鑒定、評(píng)估；6檔案鑒定委員會(huì)由當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)聘請(qǐng)有相關(guān)知識(shí)的專家組成。鑒定、評(píng)估檔案應(yīng)當(dāng)有3名以上相關(guān)專家共同進(jìn)行。5.4 .5城建檔案管理機(jī)構(gòu)可采取下列方式鼓勵(lì)單位和個(gè)人捐贈(zèng)檔案：1向捐贈(zèng)者頒發(fā)檔案捐贈(zèng)榮譽(yù)證書；2明確捐贈(zèng)者有優(yōu)先和無償利用所捐贈(zèng)檔案的權(quán)利；3明確在一定的時(shí)間范圍內(nèi)捐贈(zèng)者對(duì)所捐贈(zèng)檔案有限制他人利用的權(quán)利。136整理6.

33、1 整理的原則和內(nèi)容6.1.1 城建檔案整理應(yīng)遵循下列原則：1遵循城建檔案的自然形成規(guī)律，保持城建文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；2充分尊重和利用原有的整理結(jié)果，保持城建檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和提供利用。6.1.2 整理工作應(yīng)包括下列內(nèi)容：1分類；2組卷；3排列；4編目。6.2 組卷6.3 .1組卷應(yīng)遵循下列原則：1符合城建檔案形成單位及其專業(yè)活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)；2根據(jù)文件材料的種類、內(nèi)容等，選擇和運(yùn)用適當(dāng)?shù)慕M卷方法；3遵循城建文件材料的形成規(guī)律，最大限度地保持卷內(nèi)文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)；4遵循案卷內(nèi)文件材料保存價(jià)值及密級(jí)大體相同的原則。5案卷不宜過厚，文字材料卷厚度一般不超過20mm圖紙卷厚

34、度一般不超過50mm1.1.1 應(yīng)有重份文件，不同載體的文件應(yīng)分別組卷。1.1.2 組卷可采用下列方法：1按檔案載體類型；2按專業(yè)；3按用途；4按區(qū)劃；5按權(quán)屬；146按時(shí)間；7按問題（項(xiàng)目）8按工程建設(shè)程序。1.1.3 具體組卷分類時(shí)，可選擇幾種組卷方法組合使用：1 工程檔案可按建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328）監(jiān)i錄A建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表的順序組卷，或采用“工程建設(shè)程序一一專業(yè)一一問題一一時(shí)間”法進(jìn)行組卷。2 業(yè)務(wù)管理檔案一般采用“年度一一專業(yè)一一工程（項(xiàng)目）”或“年度一一項(xiàng)目（問題）”法進(jìn)行組卷。6.3案卷與卷內(nèi)文件的排列6.3.1 卷內(nèi)文件材料的排列可選擇運(yùn)用下

35、列方法：1按重要程度排列；2按時(shí)間順序排列；3按文件材料之間的邏輯關(guān)系排列；4按文件材料的客觀形成過程排列；5按文件材料所反映的對(duì)象在工程程序上的銜接關(guān)系排列。6.3.2 卷內(nèi)圖紙的排列可選擇運(yùn)用下列方法：1按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列；2按總體和局部的關(guān)系排列，反映總體、全局、系統(tǒng)的圖紙?jiān)谇埃从尘植?、單?xiàng)的在后；3按比例尺排列。6.3.3 文圖混合組卷的，一般文字材料排列在前，圖紙排列在后。6.3.4 案卷排列應(yīng)遵循下列原則：1文件材料卷應(yīng)按問題、時(shí)間或重要程度排列；2圖紙卷應(yīng)按單項(xiàng)工程、單位工程和專業(yè)排列；3一個(gè)工程的案卷，文件卷應(yīng)排在前面，圖紙卷排在后面。156.4案卷編目6.

36、4.1 案卷的編目包括卷內(nèi)文件頁號(hào)、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面的編制等內(nèi)容。6.4.2 案卷編目參照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328第5章工程文件的立卷中5.3案卷編目的要求進(jìn)行。167編目7.1 編目工作的內(nèi)容7.1.1 城建檔案館（室）、工程檔案形成單位檔案室、建設(shè)系統(tǒng)專業(yè)管理部門檔案室的編目工作應(yīng)包括城建檔案著錄、標(biāo)引（分類標(biāo)引、主題標(biāo)引）、目錄組織等內(nèi)容。7.1.2 目錄一般應(yīng)包括下列種類：1工程（項(xiàng)目）目錄、案卷目錄和文件目錄；2計(jì)算機(jī)機(jī)讀目錄、縮微目錄、卡片式目錄、書本式目錄；3題名目錄、責(zé)任者目錄、分類目錄、主題目錄；4總目錄、部門目錄、特藏目錄、聯(lián)合目錄；5公開目

37、錄、內(nèi)部管理目錄。7.2 著錄7.2.1 著錄項(xiàng)目的劃分與細(xì)則應(yīng)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范（GB/T50323第4章著錄項(xiàng)目的要求實(shí)施。7.2.2 著錄級(jí)別與著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次、著錄文字要求、著錄信息來源等，應(yīng)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范（GB/T50323第3章的要求實(shí)施。7.2.3 著錄格式應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范（GB/T50323第5章的要求；7.2.4 各城建檔案館（室）、工程檔案形成單位檔案室、建設(shè)系統(tǒng)專業(yè)管理部門檔案室可根據(jù)城建檔案信息管理、開發(fā)的需求，增加著錄項(xiàng)目，加大著錄深度，擴(kuò)大著錄范圍。7.2.5 各城建檔案館（室）、工程檔案形成單位檔案室、建設(shè)系統(tǒng)專業(yè)管理部門

38、檔案室的著錄工作的組織管理應(yīng)按下列方法進(jìn)行：1以城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范（GB/T50323為基礎(chǔ)，根據(jù)館藏特點(diǎn)制定本單位的著錄細(xì)則；2選擇適當(dāng)?shù)闹浖?jí)別，保證檔案的檢索深度；3確定恰當(dāng)?shù)墓ぷ鳝h(huán)節(jié)開展著錄工作，保證著錄工作的正常開展。177.3檔案標(biāo)引7.3.1 檔案標(biāo)引包括分類標(biāo)引和主題標(biāo)引。7.3.2 分類標(biāo)引應(yīng)遵循下列規(guī)則：1以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系，并兼顧檔案的其他特征；2遵循中國(guó)檔案分類法及其使用指南、城建檔案分類大綱及其編制說明；3各城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)以城建檔案分類大綱及其編制說明為依據(jù)，編制科學(xué)、切實(shí)可行的分類法則；4

39、建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案以及工程建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位管理的城建檔案分類由各形成單位按照本單位制定的分類體系進(jìn)行；5檔案分類標(biāo)引應(yīng)充分考慮實(shí)際的檢索需求和檢索方式，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和用途，選定適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度；6檔案分類標(biāo)引必須按專指性的要求，分入恰當(dāng)?shù)念惸?，切不可分入較寬的上位類或較窄的下位類；7檔案分類標(biāo)引應(yīng)保持一致性。7.3.3 主題標(biāo)引應(yīng)遵循下列規(guī)則：1以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)敘詞標(biāo)引規(guī)則（GB/T386。為依據(jù)，采用城市建設(shè)檔案主題詞表、漢語主題題詞表，并以中國(guó)分類主題詞表作為補(bǔ)充；2在一般情況下，標(biāo)引深度不超過10個(gè)主題詞；3城建檔案的主題標(biāo)引對(duì)象分為：工程（項(xiàng)目）、案卷和文件三個(gè)層

40、次；4主題標(biāo)引要客觀地揭示出城建檔案所記載或論述的對(duì)象的主題概念，標(biāo)引人員不應(yīng)摻雜個(gè)人的觀點(diǎn)；5城建檔案的主題概念，是標(biāo)引的主要概念和主要對(duì)象；6應(yīng)采取概括的整體標(biāo)引和重點(diǎn)性的分析標(biāo)引相結(jié)合的原則，進(jìn)行適度標(biāo)引；7應(yīng)盡可能保持中心主題標(biāo)引與該檔案主要分類標(biāo)引的匹配；8使用關(guān)鍵詞標(biāo)引應(yīng)嚴(yán)格控制。7.3.4 標(biāo)引應(yīng)遵循下列程序：1主題分析1）審讀檔案；182）閱讀題名；3）瀏覽正文；4）查閱檔案的外部特征。2概念轉(zhuǎn)換1）分類標(biāo)引的概念轉(zhuǎn)換；2）主題標(biāo)引的概念轉(zhuǎn)換；3審校7.3.5 檔案標(biāo)引應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量管理，保證標(biāo)引的客觀性、專指性、全面性、一致性與適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。7.3.6 保證標(biāo)引工作質(zhì)量可采取下

41、列措施：1科學(xué)的組織管理標(biāo)引工作；2提高標(biāo)引人員的業(yè)務(wù)水平；3提高標(biāo)引工具本身的質(zhì)量。7.4目錄的編制與組織7.4.1 各城建檔案館（室）、工程檔案形成單位檔案室、建設(shè)系統(tǒng)專業(yè)管理部門檔案室對(duì)城建檔案應(yīng)建立一套科學(xué)合理的目錄體系。7.4.2 以目錄構(gòu)成的檢索體系，應(yīng)構(gòu)成覆蓋館藏全部檔案的檢索系統(tǒng)。一般應(yīng)建立兩種以上目錄（檢索工具），每一種目錄都具有其他目錄所不能替代的功能。7.4.3 目錄系統(tǒng)應(yīng)能夠從不同層次來揭示檔案信息，提供方便、快捷、多途徑、多角度的查詢手段。7.4.4 各種目錄特別是機(jī)讀目錄應(yīng)簡(jiǎn)明易懂，使不同文化水平的利用者都能運(yùn)用。7.4.5 目錄的編制應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，做到賬物相符。7

42、.4.6 目錄的組織可按字順組織法或?qū)W科系統(tǒng)組織法進(jìn)行。1 字順組織法應(yīng)按字順將條目組織成字順目錄（題名、責(zé)任者、主題）；2 學(xué)科系統(tǒng)組織法應(yīng)按條目揭示的文獻(xiàn)學(xué)科體系的標(biāo)識(shí)（分類號(hào)）將條目組織成分類目錄。7.4.7 各城建檔案館（室）對(duì)所保存的城建檔案必須編制必備目錄。7.4.8 各城建檔案館（室）應(yīng)根據(jù)需要編制各種專題目錄。7.4.9 工程檔案形成單位檔案室、建設(shè)系統(tǒng)專業(yè)管理部門檔案室應(yīng)結(jié)合管理與利用工19作的需要編制分類目錄、總目錄、專題目錄等。7.5必備目錄7.5.1 城建檔案必備目錄包括城建檔案總目錄和城建檔案分類目錄。7.5.2 城建檔案總目錄應(yīng)按檔案接收進(jìn)館（室）的先后順序，以工程

43、（項(xiàng)目）或案卷為單位進(jìn)行編制。城建檔案總目錄包括工程（項(xiàng)目）總目錄和案卷總目錄兩種，各單位可根據(jù)實(shí)際情況選擇其中一種。工程（項(xiàng)目）總目錄其樣式示例見附錄F;案卷總目錄其樣式示例見附錄G。7.5.3 城建檔案分類目錄應(yīng)按本單位分類體系進(jìn)行編制。各單位的檔案分類應(yīng)符合下列要求：1城建檔案館（室）的檔案分類應(yīng)根據(jù)建設(shè)主管部門的規(guī)定進(jìn)行；2其他城建檔案形成單位的檔案分類應(yīng)根據(jù)國(guó)家及本單位規(guī)定的分類方法進(jìn)行；7.5.4 城建檔案分類目錄包括工程（項(xiàng)目）分類目錄和案卷分類目錄兩種，各單位可根據(jù)實(shí)際情況選擇其中一種。工程（項(xiàng)目）分類目錄其樣式示例見附錄H;案卷分類目錄其樣式見示例附錄J。7.5.5 必備目錄

44、應(yīng)當(dāng)打印成冊(cè)，妥善保管，并及時(shí)更新。208統(tǒng)計(jì)1.1.1 統(tǒng)計(jì)工作內(nèi)容和任務(wù)1.1.2 統(tǒng)計(jì)工作包括下列主要內(nèi)容：1統(tǒng)計(jì)調(diào)查；2統(tǒng)計(jì)整理；3統(tǒng)計(jì)分析；4統(tǒng)計(jì)年報(bào)。1.1.3 統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)是：對(duì)城建檔案和城建檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、整理、分析，提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和分析資料。8.2統(tǒng)計(jì)工作的要求8.2.1 統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)符合下列要求：1保證城建檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、及時(shí)性、系統(tǒng)性和科學(xué)性；2 建立健全城建檔案統(tǒng)計(jì)工作制度，并指定專（兼）職人員從事城建檔案統(tǒng)計(jì)工作；3 按照上級(jí)規(guī)定的統(tǒng)一方法、計(jì)量單位、報(bào)表格式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作；4 檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表字跡工整、清晰，各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表，

45、除報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)外，需留一份存檔備查；5 上級(jí)檔案部門需要的各類報(bào)表，要按時(shí)間要求，準(zhǔn)確無誤地報(bào)送。8.3統(tǒng)計(jì)工作的步驟和方法8.3.1 統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)按照統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)資料整理、統(tǒng)計(jì)分析、匯總上報(bào)四個(gè)步驟進(jìn)行8.3.2 統(tǒng)計(jì)調(diào)查包括下列兩種情況：1常規(guī)性統(tǒng)計(jì)，即對(duì)城建檔案的構(gòu)成數(shù)量、保管狀況、鑒定情況，利用情況及機(jī)構(gòu)隊(duì)伍等基本情況進(jìn)行的定期統(tǒng)計(jì)調(diào)查。2專門組織的統(tǒng)計(jì)，是為完成某種調(diào)查任務(wù)的需要而專門組織的一次性全面調(diào)查21統(tǒng)計(jì)。常用的方法有普查和抽樣調(diào)查。8.3.3 統(tǒng)計(jì)資料整理包括下列內(nèi)容：1 城建檔案統(tǒng)計(jì)分組，將被研究的城建檔案工作現(xiàn)象總體按照一定的標(biāo)志劃分為若干個(gè)不同類型的組進(jìn)行整理；2 形成

46、城建檔案統(tǒng)計(jì)表。8.3.4 統(tǒng)計(jì)分析可采用下列方法：1 專題分析和綜合分析；2 對(duì)比分析法、分組分析法、相互關(guān)系分析法和綜合平衡分析法。8.3.5 統(tǒng)計(jì)材料的匯總上報(bào)可根據(jù)要求采取下列方法：1逐級(jí)匯總上報(bào)；2集中匯總上報(bào)；3越級(jí)匯總上報(bào)。8.4主要統(tǒng)計(jì)報(bào)表8.4.1 統(tǒng)計(jì)報(bào)表主要包括下列幾種：1城建檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。包括組織機(jī)構(gòu)、人員狀況、館庫面積、館藏的統(tǒng)計(jì)（示例見附錄K）o各單位填寫基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)嚴(yán)格按附錄K設(shè)計(jì)的項(xiàng)目填報(bào),不得隨意刪減。2 館（室）館藏檔案分類統(tǒng)計(jì)。包括各類檔案、資料等數(shù)量的統(tǒng)計(jì)（示例見附錄L）o3 城建檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)。內(nèi)容包括各類城建檔案的接收、移出、銷毀、實(shí)存等

47、數(shù)量的統(tǒng)計(jì)（示例見附錄M）o4 城建檔案鑒定情況統(tǒng)計(jì)。包括各類城建檔案的鑒定時(shí)間、劃定的保管期限和密級(jí)、現(xiàn)有檔案數(shù)量、已鑒定數(shù)量、未鑒定數(shù)量和銷毀檔案等（示例見附錄N）。5 城建檔案構(gòu)成情況統(tǒng)計(jì)。包括各類館藏檔案的數(shù)量及整理、鑒定情況（示例見附錄P）。6城建檔案利用情況統(tǒng)計(jì)。包括查檔人次、查檔卷次、利用效果等數(shù)量的統(tǒng)計(jì)、提供和復(fù)制案卷次數(shù)統(tǒng)計(jì)等（示例見附錄Q）o8.4.2填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，不得偽造。229鑒定9.1 鑒定工作的內(nèi)容9.1.1 檔案價(jià)值鑒定工作應(yīng)包括下列主要內(nèi)容：1制定價(jià)值鑒定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各類檔案的保管期限表；2具體分析檔案的價(jià)值，劃分和確定不同檔案的保管期限；3將無保存

48、價(jià)值的和保管期滿的檔案予以銷毀；4確定歸檔文件的密級(jí)；5定期對(duì)所保管的檔案進(jìn)行降密與解密；6圍繞上述工作而開展的一系列鑒定組織工作。9.2 鑒定工作的要求9.2.1 鑒定應(yīng)當(dāng)從國(guó)家和社會(huì)的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。9.2.2 鑒定應(yīng)當(dāng)遵循謹(jǐn)慎、認(rèn)真的原則，嚴(yán)格按制度、規(guī)范和工作程序執(zhí)行。9.2.3 鑒定應(yīng)當(dāng)有工作記錄，并填寫城建檔案鑒定表（示例見附錄R）。9.2.4 城建檔案保存單位應(yīng)定期開展鑒定工作，優(yōu)化館藏檔案質(zhì)量和館藏結(jié)構(gòu)。9.3 鑒定的基本工作方法9.3.1 檔案鑒定宜采用直接鑒定法，即城建檔案的鑒定人員通過直接審查城建檔案材料的內(nèi)容及各種特征來鑒定其保

49、存價(jià)值和密級(jí)。9.3.2 檔案鑒定應(yīng)依據(jù)城建檔案保管期限表、檔案密級(jí)及劃控使用范圍的規(guī)定，結(jié)合檔案自身特點(diǎn)和狀況，以及社會(huì)利用的需要等進(jìn)行。9.3.3 檔案的價(jià)值可從下列方面進(jìn)行分析：1檔案的內(nèi)容；2 檔案的來源、時(shí)間和形式等；3 檔案的完整程度。239.4 檔案室鑒定工作9.4.1 建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門檔案室、建設(shè)工程檔案形成單位檔案室的鑒定工作包括歸檔時(shí)對(duì)文件材料的鑒定和對(duì)所保管檔案的鑒定兩種工作。9.4.2 檔案鑒定工作應(yīng)由檔案室會(huì)同本單位技術(shù)負(fù)責(zé)部門、業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行。9.4.3 檔案室應(yīng)會(huì)同本單位技術(shù)負(fù)責(zé)部門、業(yè)務(wù)部門制定本單位檔案密級(jí)與保管期限表，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行，并據(jù)此進(jìn)

50、行檔案鑒定工作。9.4.4 歸檔的案卷封面上必須注明密級(jí)與保管期限。檔案室在檢查歸檔案卷質(zhì)量時(shí)，應(yīng)當(dāng)檢查其密級(jí)與保管期限是否準(zhǔn)確。9.4.5 檔案室應(yīng)根據(jù)保管期限規(guī)定，每年或按規(guī)定時(shí)間將保管期滿的檔案調(diào)出，經(jīng)本單位技術(shù)負(fù)責(zé)部門、業(yè)務(wù)部門、主管領(lǐng)導(dǎo)審閱，認(rèn)定無需繼續(xù)保存的，即可銷毀。9.4.6 檔案室應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定，每3至5年對(duì)檔案密級(jí)進(jìn)行一次鑒定，根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和科技發(fā)展形勢(shì)，將可以解密或降低密級(jí)的檔案揀出，經(jīng)主管部門和保密部門的審閱批準(zhǔn)，即可解密或降密。9.5 檔案館鑒定工作9.5.1 城建檔案館（室）的檔案鑒定包括對(duì)接收進(jìn)館檔案的鑒定和對(duì)館藏檔案的鑒定兩部分。9.5.2 城建檔案館（室）在檔

51、案接收進(jìn)館時(shí)，應(yīng)對(duì)其是否符合接收范圍以及其密級(jí)、保管期限等進(jìn)行必要的審核鑒定。9.5.3 城建檔案館的館藏檔案鑒定工作，應(yīng)組織專門的鑒定工作小組和鑒定委員會(huì)來進(jìn)行。9.5.4 鑒定工作小組一般由檔案館工作人員組成，主要任務(wù)包括：1根據(jù)城建檔案保管期限表和有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案；2對(duì)館藏檔案進(jìn)行具體的鑒定工作；3列具擬降密、解密檔案清冊(cè)、擬檔案銷毀清冊(cè)、擬開放檔案目錄、擬劃控使用檔案目錄等；4撰寫鑒定工作報(bào)告。鑒定工作報(bào)告應(yīng)寫明鑒定工作過程、鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)、降密解密檔案內(nèi)容分析、擬銷毀檔案內(nèi)容分析、擬開放檔案內(nèi)容分析、擬劃控使用檔案24內(nèi)容分析，以及對(duì)重點(diǎn)、

52、難點(diǎn)問題的處理意見等。9.5.4 鑒定委員會(huì)一般由該檔案館館長(zhǎng)、館內(nèi)有關(guān)業(yè)務(wù)人員、相關(guān)專業(yè)管理部門的代表組成。必要時(shí)，還可以臨時(shí)邀請(qǐng)與被鑒定檔案有關(guān)的單位負(fù)責(zé)人（或代表）、有關(guān)專家參加。9.5.5 鑒定委員會(huì)的工作包括下列內(nèi)容：1討論、審查鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方案；2討論、審查鑒定工作報(bào)告和擬降密、解密檔案清冊(cè)、擬檔案銷毀清冊(cè)、擬開放檔案目錄、擬劃控使用檔案目錄等，必要時(shí)，還需直接審查或抽查有關(guān)檔案；3形成鑒定委員會(huì)審查意見。9.5.6 城建檔案館（室）應(yīng)將鑒定委員會(huì)審查意見、鑒定工作報(bào)告、擬降密、解密檔案清冊(cè)、擬檔案銷毀清冊(cè)、擬開放檔案目錄、擬劃控使用檔案目錄等，送檔案形成單位征求意見。9.5

53、.7 檔案形成單位反饋意見后，城建檔案館（室）應(yīng)報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。9.5.8 鑒定意見被批準(zhǔn)后，應(yīng)在相應(yīng)的案卷封面上重新標(biāo)注新的保管期限和密級(jí)，并更改相應(yīng)的各種目錄、數(shù)據(jù)庫記錄等，使其與鑒定結(jié)果相一致。對(duì)確定失去保存價(jià)值的城建檔案，可以剔除銷毀。9.6檔案的降密、解密與銷毀9.6.1 根據(jù)鑒定結(jié)果，對(duì)擬降密、解密的檔案和擬銷毀的檔案必須編制清冊(cè)，報(bào)有關(guān)部門審查、批準(zhǔn)后方可降密、解密或銷毀。9.6.2 檔案降密、解密清冊(cè)和銷毀清冊(cè)至少應(yīng)一式兩份，一份留在檔案館（室）永久保存，以便日后查考。一份報(bào)上級(jí)主管機(jī)關(guān)及業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)。9.6.3 準(zhǔn)備銷毀的檔案，在未批準(zhǔn)前，應(yīng)單獨(dú)保管，以便審批時(shí)檢查。9

54、.6.4 城建檔案館對(duì)于確定銷毀的城建檔案應(yīng)設(shè)定一年至二年的待銷期，以免誤銷。9.6.5 銷毀時(shí)應(yīng)在2名以上監(jiān)銷人監(jiān)督下，送指定單位銷毀。銷毀工作注意保密與安全。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀報(bào)告（或銷毀登記表）上簽字。9.6.6 城建檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀的檔案從各種目錄及數(shù)據(jù)庫中注銷。9.6.7 城建檔案降密、解密后，其案卷封面和各種目錄及數(shù)據(jù)庫應(yīng)作相應(yīng)更改。2510保管與保護(hù)10.1 檔案室?guī)旆恳?0.1.1 建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門檔案室應(yīng)設(shè)有獨(dú)立或綜合性的檔案庫，庫房面積滿足檔案存貯的需求。庫房與辦公、查閱等用房分置。10.1.2 庫房應(yīng)有良好的適宜保管檔案的環(huán)境和條件，符合防火、防盜、防

55、高溫、防潮、防霉、防塵、防光、防有害氣體、防有害生物等要求。10.1.3 庫房應(yīng)配置足夠數(shù)量的檔案柜、檔案架，檔案裝具符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。10.1.4 檔案室應(yīng)配置滿足檔案接收、整理、保管、利用等工作開展的必要設(shè)備和工具，如：電子計(jì)算機(jī)、吸塵器、溫濕度測(cè)量?jī)x、去濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備。10.2 工程建設(shè)中文件材料管理要求10.2.1 工程現(xiàn)場(chǎng)或工程管理部門應(yīng)設(shè)置臨時(shí)檔案庫房，保管工程建設(shè)中產(chǎn)生的各種文件材料。10.2.2 檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防塵等要求，并配置必要的、滿足需要的檔案裝具。10.2.3 工程現(xiàn)場(chǎng)或工程管理部門應(yīng)配置滿足檔案收集、整理、保管、利用等工作開展的必要設(shè)備和工具。10.3 城建檔案館（室）館庫、設(shè)備、裝具要求10.3.1 城建檔案館建設(shè)規(guī)模和項(xiàng)目構(gòu)成、房屋建筑及用地面積指標(biāo)、選址與規(guī)劃布局應(yīng)按照建設(shè)部和國(guó)家發(fā)展改革委聯(lián)合發(fā)布的檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。10.3.2 各城建檔案館建筑設(shè)計(jì)應(yīng)按檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25）執(zhí)行。10.3