文件歸檔管理規(guī)范

1、文件歸檔管理規(guī)范一、目的為進(jìn)一步規(guī)范公司文件管理，完善公司文件檔案管理制度，確保公司文件具有統(tǒng)一編碼，便于文件的識別、查詢和控制，保證公司文件管理體系的有效運(yùn)轉(zhuǎn)以及確保文件資料的完整性，特編制本規(guī)范。二、使用范圍適用于公司各部門歸檔文件資料三、文件歸檔管理要素1、文件夾統(tǒng)一分類編碼1.1 文件夾編碼格式：HH/XXX-XX-X保密級別文件明細(xì)碼（如有）文件類別碼部門代碼企業(yè)代碼（禾合）1.2 文件夾編碼參照表（如有更新需根據(jù)實際情況添加）1.2.1部門代碼部門代碼行政部A銷售部B技術(shù)部C財務(wù)部D1.2.2 文件類別碼A:行政部（待補(bǔ)充）類別代碼（各部門）制度管理文件01人員管理文件02會議紀(jì)要

2、03通知文件04其它管理文件05B:銷售部類別代碼市場信息管理文件01出差管理文件02資質(zhì)報告管理文件03招投標(biāo)管理文件04項目管理文件ZC:技術(shù)部（待補(bǔ)充）類別代碼產(chǎn)品資料01培訓(xùn)資料02參會資料03D:財務(wù)部（待補(bǔ)充）類別代碼預(yù)算表費(fèi)用分析表工資表分月費(fèi)用表（行政、銷售）月流水011.2.3 文件明細(xì)碼行政部：類別明細(xì)代碼02員工考勤培訓(xùn)相關(guān)員工檔案01周報、月報、年終總結(jié)02績效考評03招聘簡歷04銷售部:類別明細(xì)代碼01產(chǎn)品報價信息01市場調(diào)研信息02競爭對手信息03相關(guān)表格0402出差申請01出差登記02出差報告03報銷明細(xì)04項目費(fèi)用報表05相關(guān)表格0603企業(yè)資質(zhì)文件01收發(fā)文件

3、登記02報告樣本（標(biāo)定報告等）03技術(shù)協(xié)議04合同樣本05產(chǎn)品資料06其它07類別明細(xì)代碼04投標(biāo)審批01標(biāo)書購買材料02招標(biāo)文件03投標(biāo)文件04投標(biāo)結(jié)果05保證金返還手續(xù)06Z調(diào)研報告項目流水號+A立項報告項目流水號+B出差報告項目流水號+C技術(shù)協(xié)議項目流水號+D商務(wù)談判、技術(shù)交流報告項目流水號+E采購合同項目流水號+F其它文件項目流水號+G注：項目文件獨立編碼（Z）2、文件名稱格式統(tǒng)一2.1 出差申請：XXXX（年）-XX（月）-XXX（流水號）-X（類別碼）類別代碼需提交的出差報告市場調(diào)研A調(diào)研報告項目出差B出差報告招投標(biāo)C招投標(biāo)結(jié)果反饋報告節(jié)日拜訪D拜訪明細(xì)參加會議E會議報告其它F出差總結(jié)報告注：出差申請與出差報告編碼一致2.2 報銷明細(xì)：報銷人姓名+報銷日期2.3 招投標(biāo)：XXXX（年）XX（月）XX（月流水號）注：每一個招投標(biāo)編碼是招投標(biāo)項目所有分項的唯一編碼2.4 周報、月總結(jié)、技術(shù)考題：提交人姓名+提交日期3、文件保密級別保