文件化信息管理控制程序

1、文件化信息管理控制程序修訂記錄NO章節(jié)號修訂摘要修訂人1全部參口KISO9001:2015新版標(biāo)準(zhǔn)換版制定單位制定審查批準(zhǔn)1、目的規(guī)范質(zhì)量安全管理體系有關(guān)的文件、資料和記錄（電子檔）管理控制過程，確保公司部門運(yùn)作和各過程方法間的溝通，提高整體管理水平，保持質(zhì)量安全體系文件化信息的規(guī)范性、統(tǒng)一性、正確性、有效性、適用性以及受控和最新版本。2、范圍適用于本公司質(zhì)量安全管理體系相關(guān)的文件、資料和記錄（電子檔）以及外來文件。3、權(quán)責(zé)總經(jīng)理：負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量安全管理手冊、員工手冊、HACC耕劃、食品安全防護(hù)計(jì)劃XX年度培訓(xùn)計(jì)劃、采購申請、合格供應(yīng)商以及其他財務(wù)制度和合同（金額超過5000元及以上）等。管理者

2、代表/食品安全小組組長：負(fù)責(zé)質(zhì)量安全體系相關(guān)文件化信息（除報總經(jīng)理批準(zhǔn)外）的批準(zhǔn)，為我司體系文件的主控責(zé)任人。食品安全小組（專職體系維護(hù)人員）：負(fù)責(zé)對質(zhì)量安全體系文件化信息的編制和評審，收集與質(zhì)量安全管理體系有關(guān)外來文件（法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和資料等），為體系文件歸口管理部門。（品管）體系文控員：負(fù)責(zé)體系文件化信息的編號、發(fā)放、回收、保存、歸檔以及作廢和銷毀具體處理。各部門：負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件化信息的編制、領(lǐng)取、使用和保管，并對本崗位流程和操作文件化信息評審和更新。4、定義文件化信息：組織需控制和保持的信息及其包含它的介質(zhì)。手冊：第一層次文件，包括管理手冊、員工手冊、財務(wù)手冊、產(chǎn)品手冊等，即本公司的經(jīng)營

3、宗旨、方針和策略等，為公司的管理提供方向、框架和綱領(lǐng)性文件。程序文件：第二層次文件，即本公司工作流程，體現(xiàn)過程方法的規(guī)定和說明。支持性文件：第三層次文件，包括作業(yè)指導(dǎo)書、管理規(guī)定、操作指引、圖紙和影像等，即本公司為確保產(chǎn)品質(zhì)量安全，人員、產(chǎn)品、衛(wèi)生、工藝及設(shè)備操作等方面所規(guī)定的具體過程方法（在什么時間、什么地方、誰負(fù)責(zé)，怎么操作，誰監(jiān)督檢查、效果如何、異常怎么處理等）。記錄：第四層次文件，包括培訓(xùn)記錄、會議記錄、檢驗(yàn)記錄、衛(wèi)生記錄、操作記錄等，即可證實(shí)本公司質(zhì)量安全管理體系建立、運(yùn)行、驗(yàn)證和審核有關(guān)的證據(jù)，要求“及時、真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰”。外來文件：通過本公司收集適用的法律法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和顧客要

4、求等。受控文件：本公司編制或轉(zhuǎn)化，統(tǒng)一分發(fā)和回收的，蓋有本公司“受控文件”章的文件或記錄。保密文件：涉及本公司機(jī)密，未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)，一律不得復(fù)印和借閱的產(chǎn)品配方、工藝技術(shù)、財務(wù)以及重大合同等。5、流程圖新文件編制卅請取號評審（會簽）定稿簽批分發(fā)回畋件酸或銷毀文件修訂新記錄編制收集鋅核-統(tǒng)計(jì)監(jiān)理報廢記錄更新6、文件管理控制程序文件的分類與編號本公司質(zhì)量安全體系文件從內(nèi)容上分為四級：一級為管理手冊；二級為程序文件；三級為支持性類等；四級為記錄、圖紙等，其他類為外來文件。部門編號（分發(fā)號）：總經(jīng)理一000、管代（體系）一002、管理部一003、業(yè)務(wù)部一004、財務(wù)部一005、生產(chǎn)部一6006、品管部

5、一007、研發(fā)部一008、采購部一009文件編號6口口，其各代號是指：“XX'代表公司；“QM為一級手冊文件；“-口口”代表文件序號。6口口，其各代號是指：“XX'代表公司；“QP代表二級程序文件；“-口口”代表文件序號6支持性文件的編號為：文件類別文件編號形式說明管理、制度和公共類HX-部門編號-WI口口管理制度和管理規(guī)定檢驗(yàn)文件HX-部門編號-SIP檢驗(yàn)規(guī)范、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程HX-部門編號-SOQ口作業(yè)指導(dǎo)書流程圖、示意圖HX-部門編號-QG口流程簡化描述產(chǎn)品規(guī)格書HX-部門編號-GG口產(chǎn)品的工藝、外觀描述備注：“XX'代表公司；部門代碼見；WI、SIP、SOPQG

6、GG分別表示制度類、檢驗(yàn)文件、操作規(guī)程、（生產(chǎn)及品質(zhì)）流程圖、產(chǎn)品規(guī)格書類之三級文件，“-口口”文件序號。與體系有關(guān)記錄的編號原則：HX-部門代碼-F口口；其各代號是指：“XX'代表公司；部門代碼見；“F”代表“記錄”；口代表記錄序號；表單版本變更見條款。（注:若在一個系列內(nèi)有多個表單，可在原表單后再添加序列號）。外來文件的收集，不予公司內(nèi)部編號，以改文件的編號或年號加以識別。文件的制定、審查、批準(zhǔn)及分發(fā)層次文件名稱制定/收集審查批準(zhǔn)分發(fā)單位管理手冊體系制定管代（組長）總經(jīng)理各部門程序文件管代（組長）各部門三級文件記錄表格操作負(fù)責(zé)人制定部門負(fù)責(zé)人管代（組長）體系編號存檔需求部門及崗位外

7、來義件體系收集管代（組長）體系存檔分發(fā)備注所有文件化信息必須由體系文控統(tǒng)一編號、分發(fā)和回收文件的制定格式體系文件格式：文件封面、表頭（詳見本文件表頭，包括公司名稱、文件名稱、編號、版本號、修訂號、制定人（部門）、審查人、批準(zhǔn)人、生效日期等）、目的、范圍、權(quán)責(zé)、定義、流程圖、工作程序、注意事項(xiàng)、相關(guān)文件化信息、附錄等，其中個別可依據(jù)實(shí)際情況設(shè)定。體系記錄格式及：公司名稱、記錄名稱、日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、批號、數(shù)量、填寫內(nèi)容（時間、溫度、數(shù)量、過程異常等）、判定、簽名、審核、記錄編號等。文件制定或換版新編制體系文件由責(zé)任部門或制定人編制草案（可電子檔），經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)人審查或統(tǒng)一評審會簽，出正式文件，

8、報批準(zhǔn)人簽批后，管代（組長）同意交文控人員復(fù)印、蓋章、分發(fā)和回收舊版。文件制定的格式依進(jìn)行作業(yè)。文件的修訂責(zé)任部門或修訂人標(biāo)準(zhǔn)更新或整改要求等，填寫文件變更申請表，說明原因及變更內(nèi)容后，由相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)，將文件變更申請表交至文控人員，將原文件作文件修訂并于修訂記錄中作登記，同時分發(fā)。外來文件收集外來文件由相關(guān)部門收集，確認(rèn)后，統(tǒng)一交管理者代表進(jìn)行審查，交文控登記、分發(fā)需求部門；每年定期向政府部門索取或正規(guī)網(wǎng)站查找下載最新版本的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，并及時更新替換。文件的分發(fā)與銷毀受控文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控進(jìn)行，分發(fā)時需加蓋“受控文件”章，并要求接收方在文件分發(fā)及回收表上簽名確認(rèn)。文控統(tǒng)一回收變更

9、后的文件，在文件上蓋“作廢文件”章以做識別，除原稿保留作參考外，其它定期（2年一次），報管代（組長）批準(zhǔn)作銷毀處理，（如作廢文件用于再生紙，每一頁須蓋上“作廢文件”章或?qū)懮稀白鲝U”字樣或者打叉，只限內(nèi)部文控使用）。依據(jù)文件編制或修訂部門，參照該文件權(quán)責(zé)，給予分發(fā)，文控保存分發(fā)記錄。文控負(fù)責(zé)文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。文件的版本、修訂號、變更、編號與作廢新文件的制定由各部門提出申請，管代（組長）同意后，交相關(guān)部門評審，報管代（組長）或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，最后交文控分發(fā)。如因流程改變或整改要求，需變更文件及編號。輕微變更：文件個別語句的修改，不影響文件結(jié)構(gòu)、流程和內(nèi)容，只在原文相應(yīng)更改處

10、變動，簽名確認(rèn)，并注明更改日期。6如“A/0”變更為“A/1”、A/2,按新文件制定要求進(jìn)行。大變更：參照標(biāo)準(zhǔn)換版或公司組織結(jié)構(gòu)大的調(diào)整，需更改文件版本號如“A/0”版本變更成“B/0”、C/0版本，依次類推，按新文件要求進(jìn)行。文件在變更時，由提出奴們或人員填寫文件變更申請表說明原因及變更內(nèi)容后，交管代（組長）批準(zhǔn)后，將文件變更申請表及初稿交至文控，文控按新文件的要求進(jìn)行評審、簽批、分發(fā)并回收舊版，保存文件分發(fā)及回收表。文件的調(diào)閱與補(bǔ)發(fā)文件破損或遺失，須填寫文件中領(lǐng)表說明申領(lǐng)原因，并由管代（組長）批準(zhǔn)后，攜帶破損文件到文控處辦理中領(lǐng)手續(xù)用，文控將損壞的文件作廢銷毀，并在文件中領(lǐng)表中注明。因業(yè)務(wù)

11、需要需借用文件，須經(jīng)管代（組長）同意后才可借用，文控保存文件借用登記表，保密文件一律不得借閱。受控文件用于供應(yīng)商、外發(fā)加工商、客戶或認(rèn)證機(jī)構(gòu)時，經(jīng)管代（組長）同意后，由文控辦理相關(guān)手續(xù)，并填寫文件分發(fā)及回收表。文件印章的管理文件印章分為受控文件、作廢文件、外來文件、非受控文件，并由文控管理。印章遺失，重新刻制時應(yīng)與原印章區(qū)別特征，并在涉及范圍內(nèi)通報。文控及各部門須編制文件/記錄總覽表，以方便查閱和核對。7、記錄管理控制程序記錄表格的控制各責(zé)任部門根據(jù)質(zhì)量安全體系控制要求和如實(shí)反映產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量、衛(wèi)生和安全狀況，便于追溯，編制適合的表格，部門主管審批，提交文控員編號并備案登錄。記錄在功能方面應(yīng)該

12、具有針對性，為完成某項(xiàng)具體工作而設(shè)計(jì)；在使用方面具有獨(dú)立性，盡量由單個人員或單一崗位使用,避免數(shù)人數(shù)崗位共用一份記錄；記錄盡量是單頁，避免使用合訂本，不得采用在簿子上劃線或劃格子的作為記錄。各部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計(jì)更改，并按本文件執(zhí)行。文控員負(fù)責(zé)建立并動態(tài)保持反映整個體系的文件/記錄總覽表，將公司所有與質(zhì)量安全管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號、保存期限、使用部門、分發(fā)部門等內(nèi)容，并匯集備案記錄的原始樣本。文控員負(fù)責(zé)對記錄進(jìn)行編號。記錄表格的印制，由各使用部門提出計(jì)劃，文控員核對，印刷后統(tǒng)一分發(fā)。記錄的控制記錄的填寫記錄的填寫要及時、真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，將該項(xiàng)用單杠劃去，簽字確認(rèn)，必要時說明理由，各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。記錄必須現(xiàn)場使用，操作一步記錄一步，不得追記、補(bǔ)記或預(yù)先記錄；操作人員應(yīng)當(dāng)親筆簽名，不得使用姓名印章。7各部門的記錄填寫要求采用藍(lán)色或黑色的圓珠筆、水性筆或鋼筆填寫，不得使用鉛筆或紅筆填寫,7記錄的審核7生產(chǎn)或質(zhì)量活動結(jié)束的次一個工作日審核完畢，發(fā)現(xiàn)異常及時糾正；記錄審核人員的資格須經(jīng)確認(rèn)記錄的保存及防護(hù)7可進(jìn)行封存。記錄應(yīng)防止損壞和丟失，在保存期內(nèi)損壞的記錄，應(yīng)按原樣予以修補(bǔ)。記錄的調(diào)閱記錄保管單位應(yīng)拒絕非相關(guān)人員調(diào)