文件化信息管理控制程序

1、文件化信息管理控制程序修訂記錄NO章節(jié)號修訂摘要修訂人1全部參口KISO9001:2015新版標準換版制定單位制定審查批準1、目的規(guī)范質量安全管理體系有關的文件、資料和記錄（電子檔）管理控制過程，確保公司部門運作和各過程方法間的溝通，提高整體管理水平，保持質量安全體系文件化信息的規(guī)范性、統(tǒng)一性、正確性、有效性、適用性以及受控和最新版本。2、范圍適用于本公司質量安全管理體系相關的文件、資料和記錄（電子檔）以及外來文件。3、權責總經理：負責批準質量安全管理手冊、員工手冊、HACC耕劃、食品安全防護計劃XX年度培訓計劃、采購申請、合格供應商以及其他財務制度和合同（金額超過5000元及以上）等。管理者

2、代表/食品安全小組組長：負責質量安全體系相關文件化信息（除報總經理批準外）的批準，為我司體系文件的主控責任人。食品安全小組（專職體系維護人員）：負責對質量安全體系文件化信息的編制和評審，收集與質量安全管理體系有關外來文件（法規(guī)、標準和資料等），為體系文件歸口管理部門。（品管）體系文控員：負責體系文件化信息的編號、發(fā)放、回收、保存、歸檔以及作廢和銷毀具體處理。各部門：負責本部門相關文件化信息的編制、領取、使用和保管，并對本崗位流程和操作文件化信息評審和更新。4、定義文件化信息：組織需控制和保持的信息及其包含它的介質。手冊：第一層次文件，包括管理手冊、員工手冊、財務手冊、產品手冊等，即本公司的經營

3、宗旨、方針和策略等，為公司的管理提供方向、框架和綱領性文件。程序文件：第二層次文件，即本公司工作流程，體現過程方法的規(guī)定和說明。支持性文件：第三層次文件，包括作業(yè)指導書、管理規(guī)定、操作指引、圖紙和影像等，即本公司為確保產品質量安全，人員、產品、衛(wèi)生、工藝及設備操作等方面所規(guī)定的具體過程方法（在什么時間、什么地方、誰負責，怎么操作，誰監(jiān)督檢查、效果如何、異常怎么處理等）。記錄：第四層次文件，包括培訓記錄、會議記錄、檢驗記錄、衛(wèi)生記錄、操作記錄等，即可證實本公司質量安全管理體系建立、運行、驗證和審核有關的證據，要求“及時、真實、準確、清晰”。外來文件：通過本公司收集適用的法律法規(guī)、產品標準和顧客要

4、求等。受控文件：本公司編制或轉化，統(tǒng)一分發(fā)和回收的，蓋有本公司“受控文件”章的文件或記錄。保密文件：涉及本公司機密，未經總經理授權，一律不得復印和借閱的產品配方、工藝技術、財務以及重大合同等。5、流程圖新文件編制卅請取號評審（會簽）定稿簽批分發(fā)回畋件酸或銷毀文件修訂新記錄編制收集鋅核-統(tǒng)計監(jiān)理報廢記錄更新6、文件管理控制程序文件的分類與編號本公司質量安全體系文件從內容上分為四級：一級為管理手冊；二級為程序文件；三級為支持性類等；四級為記錄、圖紙等，其他類為外來文件。部門編號（分發(fā)號）：總經理一000、管代（體系）一002、管理部一003、業(yè)務部一004、財務部一005、生產部一6006、品管部

5、一007、研發(fā)部一008、采購部一009文件編號6口口，其各代號是指：“XX'代表公司；“QM為一級手冊文件；“-口口”代表文件序號。6口口，其各代號是指：“XX'代表公司；“QP代表二級程序文件；“-口口”代表文件序號6支持性文件的編號為：文件類別文件編號形式說明管理、制度和公共類HX-部門編號-WI口口管理制度和管理規(guī)定檢驗文件HX-部門編號-SIP檢驗規(guī)范、驗收標準操作規(guī)程HX-部門編號-SOQ口作業(yè)指導書流程圖、示意圖HX-部門編號-QG口流程簡化描述產品規(guī)格書HX-部門編號-GG口產品的工藝、外觀描述備注：“XX'代表公司；部門代碼見；WI、SIP、SOPQG

6、GG分別表示制度類、檢驗文件、操作規(guī)程、（生產及品質）流程圖、產品規(guī)格書類之三級文件，“-口口”文件序號。與體系有關記錄的編號原則：HX-部門代碼-F口口；其各代號是指：“XX'代表公司；部門代碼見；“F”代表“記錄”；口代表記錄序號；表單版本變更見條款。（注:若在一個系列內有多個表單，可在原表單后再添加序列號）。外來文件的收集，不予公司內部編號，以改文件的編號或年號加以識別。文件的制定、審查、批準及分發(fā)層次文件名稱制定/收集審查批準分發(fā)單位管理手冊體系制定管代（組長）總經理各部門程序文件管代（組長）各部門三級文件記錄表格操作負責人制定部門負責人管代（組長）體系編號存檔需求部門及崗位外

7、來義件體系收集管代（組長）體系存檔分發(fā)備注所有文件化信息必須由體系文控統(tǒng)一編號、分發(fā)和回收文件的制定格式體系文件格式：文件封面、表頭（詳見本文件表頭，包括公司名稱、文件名稱、編號、版本號、修訂號、制定人（部門）、審查人、批準人、生效日期等）、目的、范圍、權責、定義、流程圖、工作程序、注意事項、相關文件化信息、附錄等，其中個別可依據實際情況設定。體系記錄格式及：公司名稱、記錄名稱、日期、產品名稱、規(guī)格、批號、數量、填寫內容（時間、溫度、數量、過程異常等）、判定、簽名、審核、記錄編號等。文件制定或換版新編制體系文件由責任部門或制定人編制草案（可電子檔），經相關權責人審查或統(tǒng)一評審會簽，出正式文件，

8、報批準人簽批后，管代（組長）同意交文控人員復印、蓋章、分發(fā)和回收舊版。文件制定的格式依進行作業(yè)。文件的修訂責任部門或修訂人標準更新或整改要求等，填寫文件變更申請表，說明原因及變更內容后，由相關權責人審查、批準，將文件變更申請表交至文控人員，將原文件作文件修訂并于修訂記錄中作登記，同時分發(fā)。外來文件收集外來文件由相關部門收集，確認后，統(tǒng)一交管理者代表進行審查，交文控登記、分發(fā)需求部門；每年定期向政府部門索取或正規(guī)網站查找下載最新版本的法律法規(guī)和標準，并及時更新替換。文件的分發(fā)與銷毀受控文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控進行，分發(fā)時需加蓋“受控文件”章，并要求接收方在文件分發(fā)及回收表上簽名確認。文控統(tǒng)一回收變更

9、后的文件，在文件上蓋“作廢文件”章以做識別，除原稿保留作參考外，其它定期（2年一次），報管代（組長）批準作銷毀處理，（如作廢文件用于再生紙，每一頁須蓋上“作廢文件”章或寫上“作廢”字樣或者打叉，只限內部文控使用）。依據文件編制或修訂部門，參照該文件權責，給予分發(fā)，文控保存分發(fā)記錄。文控負責文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。文件的版本、修訂號、變更、編號與作廢新文件的制定由各部門提出申請，管代（組長）同意后，交相關部門評審，報管代（組長）或總經理批準后，最后交文控分發(fā)。如因流程改變或整改要求，需變更文件及編號。輕微變更：文件個別語句的修改，不影響文件結構、流程和內容，只在原文相應更改處

10、變動，簽名確認，并注明更改日期。6如“A/0”變更為“A/1”、A/2,按新文件制定要求進行。大變更：參照標準換版或公司組織結構大的調整，需更改文件版本號如“A/0”版本變更成“B/0”、C/0版本，依次類推，按新文件要求進行。文件在變更時，由提出奴們或人員填寫文件變更申請表說明原因及變更內容后，交管代（組長）批準后，將文件變更申請表及初稿交至文控，文控按新文件的要求進行評審、簽批、分發(fā)并回收舊版，保存文件分發(fā)及回收表。文件的調閱與補發(fā)文件破損或遺失，須填寫文件中領表說明申領原因，并由管代（組長）批準后，攜帶破損文件到文控處辦理中領手續(xù)用，文控將損壞的文件作廢銷毀，并在文件中領表中注明。因業(yè)務

11、需要需借用文件，須經管代（組長）同意后才可借用，文控保存文件借用登記表，保密文件一律不得借閱。受控文件用于供應商、外發(fā)加工商、客戶或認證機構時，經管代（組長）同意后，由文控辦理相關手續(xù)，并填寫文件分發(fā)及回收表。文件印章的管理文件印章分為受控文件、作廢文件、外來文件、非受控文件，并由文控管理。印章遺失，重新刻制時應與原印章區(qū)別特征，并在涉及范圍內通報。文控及各部門須編制文件/記錄總覽表，以方便查閱和核對。7、記錄管理控制程序記錄表格的控制各責任部門根據質量安全體系控制要求和如實反映產品生產、質量、衛(wèi)生和安全狀況，便于追溯，編制適合的表格，部門主管審批，提交文控員編號并備案登錄。記錄在功能方面應該

12、具有針對性，為完成某項具體工作而設計；在使用方面具有獨立性，盡量由單個人員或單一崗位使用,避免數人數崗位共用一份記錄；記錄盡量是單頁，避免使用合訂本，不得采用在簿子上劃線或劃格子的作為記錄。各部門可根據工作需要提出記錄格式設計更改，并按本文件執(zhí)行。文控員負責建立并動態(tài)保持反映整個體系的文件/記錄總覽表，將公司所有與質量安全管理體系運行有關的記錄匯總，包括名稱、編號、保存期限、使用部門、分發(fā)部門等內容，并匯集備案記錄的原始樣本。文控員負責對記錄進行編號。記錄表格的印制，由各使用部門提出計劃，文控員核對，印刷后統(tǒng)一分發(fā)。記錄的控制記錄的填寫記錄的填寫要及時、真實、完整、準確、規(guī)范、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用單杠劃去，簽字確認，必要時說明理由，各相關欄目負責人簽名不允許空白。記錄必須現場使用，操作一步記錄一步，不得追記、補記或預先記錄；操作人員應當親筆簽名，不得使用姓名印章。7各部門的記錄填寫要求采用藍色或黑色的圓珠筆、水性筆或鋼筆填寫，不得使用鉛筆或紅筆填寫,7記錄的審核7生產或質量活動結束的次一個工作日審核完畢，發(fā)現異常及時糾正；記錄審核人員的資格須經確認記錄的保存及防護7可進行封存。記錄應防止損壞和丟失，在保存期內損壞的記錄，應按原樣予以修補。記錄的調閱記錄保管單位應拒絕非相關人員調