檔案業(yè)務(wù)知識

1、檔案業(yè)務(wù)知識一、檔案的基本概念1. 檔案的概念檔案是一個立檔單位為適應(yīng)職能活動需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。檔案是一種歷史活動的原始記錄。檔案也是一種信息資源。2. 檔案的基本特點檔案的三個基本特點，職能性、原始性、價值性。我們也要從這三個角度來認識檔案。2.1、職能性檔案由一個立檔單位在其職能活動過程中產(chǎn)生的文件與材料轉(zhuǎn)化而來的，沒有立檔單位的職能活動，就不可能產(chǎn)生檔案。職能活動的需要，是檔案形成和保存的基礎(chǔ)。2.2、原始性檔案是歷史的產(chǎn)物，不是事后編造的。2.3、價值性檔案是有價值的。體現(xiàn)檔案基本價值的主要作用有：管理維修工作的考察依據(jù)；維護合法權(quán)益的法律依據(jù)；生產(chǎn)、

2、建設(shè)活動的咨詢信息；科研和編史修志的基礎(chǔ)素材。3. 檔案的形式和載體一提檔案人們就會想到文件，其實檔案還包括圖表、聲像等很多形式。存放檔案的載體有紙張、磁記錄介質(zhì)、物品（如獎杯、錦旗）等。4. 檔案業(yè)務(wù)的構(gòu)成檔案業(yè)務(wù)的構(gòu)成從兩個方面來說明：檔案本身的管理工作-收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等。檔案信息的管理工作-信息的分析、檢索、編研、提供利用等。二、檔案業(yè)務(wù)檔案主要分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案等類別，文書檔案主要來源于辦公室的收發(fā)文、內(nèi)部文件，會計檔案主要來源于財務(wù)部門，科技檔案主要來源于生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)備等部門。此外，其他的檔案來源還有人事部門、工青婦、下屬的二級部門等等。不同的

3、單位類型檔案管理的側(cè)重點有所不同，通常機關(guān)偏重于文書檔案，而企業(yè)偏重于科技檔案。在實現(xiàn)電腦化管理和網(wǎng)絡(luò)化以后，歸檔的對象不但有實物，往往還有數(shù)據(jù)，檔案管理工作人員的任務(wù)是整理、保存和利用這些檔案實物和數(shù)據(jù)。我們從以下幾個方面了解檔案業(yè)務(wù)1分類分類是檔案管理工作的重要部分。一個單位的檔案如何才能管理有一個分類方案，也叫分類大綱或分類主題詞表?！奥毮芊诸惙ā笔菣n案實體分類的重要方法之一，很多單位采用這種分類方法來制定自己單位的分類方案。將一個單位全部檔案按其內(nèi)容所涉及的職能分工進行分類，在大類內(nèi)再按照文件的特征、職能層次分為一級分類、二級分類，一級類目包括“黨群工作類”，“行政管理類”、“會計檔案

4、類”，“基建檔案類”等，一級類目“黨群工作類”可包括“黨務(wù)工作”、“組織工作”、“宣傳工作”、“紀檢工作”等二級類目，所有的這些分類分屬文書、科技、會計等檔案類別。不同業(yè)務(wù)性質(zhì)的單位還有一些專業(yè)的檔案分類。本檔案管理系統(tǒng)中的實體分類定義模塊專門用來定義單位的實體分類。2立卷（組卷）2.1、什么是立卷立卷，就是對單份文件進行系統(tǒng)化整理，將已經(jīng)辦理完畢的、具有保存價值的文件材料，按照它們的形成和處理過程中的聯(lián)系，組合成案卷。案卷是檔案的基本保管單位。2.2、立卷的過程傳統(tǒng)的立卷實際上是一個分類、組合、編目的過程。分類是按照單位的實體分類方案，對文件夾材料進行實體分類；組合是將經(jīng)過分類的文件材料，按

5、一定的形式組合起來；編目是將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以文書檔案為例，檔案的最小組成單位是文件（圖紙、資料），需要對文件題名、文件字號、圖紙?zhí)?、合同號等進行組合，形成文件目錄（卷內(nèi)目錄）。同一類的若干份文件可以裝訂或放在同一個案卷盒中，形成一個案卷，并形成案卷目錄。文件與案卷是多對一的關(guān)系。檔案以案卷為單位，就可以按順序放入檔案柜或檔案架上存放起來，供日后利用。編目是立卷的中心工作，包括給卷內(nèi)文件編號，編制卷內(nèi)文件目錄，擬寫案卷題名和填寫案卷封面，案卷裝訂，案卷排列、編號和編制案卷目錄等工作。這些過程在本檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)起來很方便，可自動組卷或手工組卷。手工組卷輸入手工組好

6、的案卷號、卷內(nèi)頁號，順序號、文件級檔號及案卷級檔號可自動產(chǎn)生。自動組卷不需要手工編寫的案卷號、卷內(nèi)頁號，案卷號、卷內(nèi)頁號、順序號、文件級檔號及案卷級檔號可自動產(chǎn)生。對于組卷后仍需改動的案卷，本檔案管理系統(tǒng)也支持案卷調(diào)整。2.3、立卷項目的概念下面我們就立卷工作的不同環(huán)節(jié)介紹一些立卷項目的基本概念。順序號：按卷內(nèi)文件排列的先后次序給出的序號。文號：填寫卷內(nèi)文件形成單位的發(fā)文字號。責(zé)任人：填寫卷內(nèi)文件的形成單位或個人。題名：文件的標(biāo)題。日期：形成文件的年、月、日。頁號：卷內(nèi)每份文件的起始頁號。保管期限：文書檔案主要有永久、長期、短期等三種保管期限，會計檔案主要有5年，15年，25年和永久這幾種保管

7、期限。組卷方法：按三種保管期限分別組卷，稱為三分開；按永久長期一起組卷，短期單獨組卷，稱為二分開。全宗號：檔案館給每一個立檔單位一個全宗的編號。不同立檔單位之間全宗號不能重復(fù)。目錄號：對每一本案卷目錄的編號。同一全宗內(nèi)的案卷目錄不能重復(fù)。案卷號：對每一本案卷所編的流水號。同一本案卷目錄內(nèi)的案卷號不能重復(fù)。2.4、立卷的改革傳統(tǒng)的立卷方法是在長期手工的立卷實踐中逐步摸索、總結(jié)出來的，具有較強的科學(xué)性和實用性。但存在明顯的不足，檔案人員必須花費大量的時間和精力在立卷的工作上，影響其它檔案工作的開展。更重要的是，給復(fù)印、電腦錄入、全文掃描、縮微等檔案管理現(xiàn)化手段的應(yīng)用帶來很多不便。為了加快檔案管理現(xiàn)

8、代化的步伐，將電腦等一些新的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中來，立卷的改革勢在必行。整個檔案工作的主要目的是為了檢索、為了利用。而立卷的目的不在于檢索而在于保管，所以立卷的改革要做到“簡化立卷，深化檢索”。簡化的組卷方法指不在對檔案進行案卷劃分，檔案按照文件順序號進行排列，檔號中不再有“案卷號”。檢索工具不再包括卷內(nèi)目錄、案卷目錄、全引目錄，只有檔案目錄。檔案的查詢主要依靠計算機來實現(xiàn)。簡化的立卷方法比較適合文書檔案。針對文書檔案，本檔案管理系統(tǒng)支持簡化組卷，不再需要輸入“案卷號”、“卷內(nèi)頁號”，以“件號”代替。3移交進館某些檔案需要定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交，以利于長期保存和利用。移交進館分為檔案實物的移

9、交和檔案數(shù)據(jù)的移交。可以利用檔案管理系統(tǒng)中的移交進館模塊生成移交上報盤，或者生成加密的文件，通過互聯(lián)網(wǎng)移交上報。4檔案檢索檔案的檢索是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容。檔案的檢索是指根據(jù)要求，將需要利用的檔案文件從所有的檔案中查找出來的工作過程。本檔案管理系統(tǒng)有專門的功能模塊“數(shù)據(jù)檢索”用來做文件及案卷的檢索工作，也可從文件著錄或案卷著錄輸入界面的檢索菜單中實現(xiàn)檢索工作。對于簡單條件的查詢系統(tǒng)提供了“簡單查詢”界面，對于組合條件比較復(fù)雜的查詢，“組合查詢”的查詢條件定義非常靈活。5檔案編目及報表檔案編目是檔案具體工作的體現(xiàn)，往往檔案工作好壞的就由檔案人員提供的編目來體現(xiàn)。所以這個工作一定要做好。檔案

10、編目屬于檔案利用的一種常用形式。本檔案管理系統(tǒng)也提供了靈活的報表編目形式。三、檔號格式設(shè)置：1、文件檔案采用簡化立卷方法，先將文件按其所形成年度分開，再將不同年度的文件按永久、長期、短期三種保管期限分開，同一年度、同一保管期限的歸檔文件按問題形成的特征排列，每年度按永久、長期、短期分別依次編號。傳統(tǒng)立卷檔案格式：全宗號-年度-保管期限-分類號-案卷號-起始頁號例：QZH-1998-C-0102-002-004新方法立卷檔號結(jié)構(gòu)：全宗號-年度-保管期限-件號例：QZH-1999-C-0012、基建以卷為單位組卷，按基建項目依次編號。檔號結(jié)構(gòu)：全宗號-分類號.項目號-案卷號-件號例：QZH-04.

11、005-001-0013、會計檔案是以卷為單位組卷，按憑證、報表、帳簿分別編順序號，一般情況各類每間隔15年定一個目錄編號，用戶可根據(jù)自已單位會計檔案的多少來確定間隔幾年重新編順序號。檔號結(jié)構(gòu)：全宗號-目錄號-案卷號例：QZH-D2.1-001目錄號Dl.l：D（目錄代字，會計檔案類）1（類目代號，1是憑證類，2是帳簿，3是報表）.1（目錄順序號）錄入多個下屬二級單位或不同部門的會計檔案時，檔號格式可以設(shè)為QZH-D2.01.1-001,其中01為下屬二級單位的代號。4、聲像檔案是以卷為單位組卷，按其形成載體特征分為照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤等而照片又分為領(lǐng)導(dǎo)類、會議類、活動類、榮譽類、來訪類；各種類別的目錄號每15年一個編號；底片類按年度統(tǒng)一編順序號，一般從最早年度到歸檔處度為止，底片檔案與照片檔案對照使用。照片類檔號結(jié)構(gòu):全宗號-目錄號-案卷號-件號例：QZH-E1.1.1-001-001錄音帶、錄像帶、磁盤類檔案號結(jié)構(gòu):全宗號