如何進(jìn)行有效的工作匯報(bào)與計(jì)劃

1、如何進(jìn)行有效的工作匯報(bào)與計(jì)劃如何進(jìn)行有效的工作匯報(bào)與計(jì)劃有效工作匯報(bào)的基本要求有效工作匯報(bào)的基本要求1、內(nèi)容有實(shí)質(zhì)性、并且突出重點(diǎn)、內(nèi)容有實(shí)質(zhì)性、并且突出重點(diǎn)假如每月都可以重復(fù)使用的語(yǔ)言、一定是缺乏實(shí)假如每月都可以重復(fù)使用的語(yǔ)言、一定是缺乏實(shí)質(zhì)意義的！質(zhì)意義的！2、表達(dá)工具選擇準(zhǔn)確（圖表、數(shù)字、文本、圖示）、表達(dá)工具選擇準(zhǔn)確（圖表、數(shù)字、文本、圖示）簡(jiǎn)單的數(shù)字羅列不能反映任何問(wèn)題！如果不簡(jiǎn)單的數(shù)字羅列不能反映任何問(wèn)題！如果不能讓外行人看出眉目，就不是一個(gè)成功的報(bào)告！能讓外行人看出眉目，就不是一個(gè)成功的報(bào)告！3、問(wèn)題分析與建議要具體、細(xì)致、深究，真正具有改、問(wèn)題分析與建議要具體、細(xì)致、深究，真正

2、具有改善的意義和價(jià)值善的意義和價(jià)值不能讓相關(guān)部門馬上采取行動(dòng)的建議絕對(duì)沒(méi)有實(shí)不能讓相關(guān)部門馬上采取行動(dòng)的建議絕對(duì)沒(méi)有實(shí)踐意義！踐意義！1COM/010308/SH-Charts (2000GB)工作報(bào)告技巧一工作報(bào)告技巧一匯報(bào)框架匯報(bào)框架/方式選擇方式選擇例：品管部例：品管部主要職責(zé)主要職責(zé)例外事件例外事件成品質(zhì)量成品質(zhì)量原料質(zhì)量原料質(zhì)量專題報(bào)告專題報(bào)告體系運(yùn)轉(zhuǎn)體系運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)品質(zhì)量客戶投訴客戶投訴內(nèi)務(wù)內(nèi)務(wù)人員、預(yù)算、硬件變動(dòng)狀態(tài)人員、預(yù)算、硬件變動(dòng)狀態(tài)典型事件典型事件狀態(tài)評(píng)價(jià)狀態(tài)評(píng)價(jià)按產(chǎn)品統(tǒng)計(jì)分析或?qū)０赴串a(chǎn)品統(tǒng)計(jì)分析或?qū)０笇０笇０赴凑諉?wèn)題的統(tǒng)計(jì)分析按照問(wèn)題的統(tǒng)計(jì)分析2COM/010308/

3、SH-Charts (2000GB)工作報(bào)告技巧二工作報(bào)告技巧二善用數(shù)字善用數(shù)字例：例：“培訓(xùn)：制定了培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)的組織實(shí)施?！边@句話是否可以每個(gè)月重復(fù)使用？這句話是否可以每個(gè)月重復(fù)使用？真正的問(wèn)題：真正的問(wèn)題：1 應(yīng)進(jìn)行哪些培訓(xùn)、實(shí)際進(jìn)行了哪些培訓(xùn)、受訓(xùn)人數(shù)、受訓(xùn)效果應(yīng)進(jìn)行哪些培訓(xùn)、實(shí)際進(jìn)行了哪些培訓(xùn)、受訓(xùn)人數(shù)、受訓(xùn)效果（包括各部門自行組織的、事業(yè)部組織的、集團(tuán)組織的）（包括各部門自行組織的、事業(yè)部組織的、集團(tuán)組織的）2 例外的培訓(xùn)組織了哪些例外的培訓(xùn)組織了哪些3 培訓(xùn)工作（下月）的調(diào)整與改進(jìn)方案培訓(xùn)工作（下月）的調(diào)整與改進(jìn)方案3COM/010308/SH-Charts (2000GB)工

4、作報(bào)告技巧三工作報(bào)告技巧三改善建議要具體改善建議要具體例：例：“目前部分采購(gòu)物資目前部分采購(gòu)物資(特別是特別是A類類B類類)采購(gòu)采購(gòu)(驗(yàn)收驗(yàn)收)標(biāo)準(zhǔn)不明確標(biāo)準(zhǔn)不明確不詳細(xì)。改進(jìn)建議不詳細(xì)。改進(jìn)建議:請(qǐng)物資驗(yàn)收部門牽頭與使用單位、采購(gòu)部制請(qǐng)物資驗(yàn)收部門牽頭與使用單位、采購(gòu)部制定書面的既符合市場(chǎng)的實(shí)際情況又符合企業(yè)需要的物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)定書面的既符合市場(chǎng)的實(shí)際情況又符合企業(yè)需要的物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，采購(gòu)按照該標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。，采購(gòu)按照該標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 ”真正要解決的問(wèn)題：真正要解決的問(wèn)題：哪些物料沒(méi)有驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、為什么不能執(zhí)行（標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高？過(guò)低？不哪些物料沒(méi)有驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、為什么不能執(zhí)行（標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高？過(guò)低？不具體？不一致？執(zhí)行

5、硬件不足？標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不嚴(yán)格？）具體？不一致？執(zhí)行硬件不足？標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不嚴(yán)格？）發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的辦法：典型事件發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的辦法：典型事件體系體系 統(tǒng)計(jì)結(jié)果統(tǒng)計(jì)結(jié)果趨勢(shì)、政策、體系趨勢(shì)、政策、體系4COM/010308/SH-Charts (2000GB)工作報(bào)告技巧四工作報(bào)告技巧四不同性質(zhì)的數(shù)字不可混同不同性質(zhì)的數(shù)字不可混同5COM/010308/SH-Charts (2000GB)例：玩具熊行業(yè)，例：玩具熊行業(yè)，1988-1998玩具熊生玩具熊生產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)企業(yè)凈銷售額；百萬(wàn)元19881989199019911992199319941995199619971998123456客戶客戶總額總額出生人數(shù)出生人數(shù)（

6、百萬(wàn)）232.6256.6292.6 269.4 252.2248.7247.0 204.2242.8278.4 312.7134.1142.0163.6 151.0 204.6241.3270.4 342.3422.8468.7 524.861.065.669.061.682.589.793.2 105.5137.1167.1 170.259.364.571.452.089.397.1108.7 114.8146.2158.3 163.9394.8404.9430.1 399.5 510.4536.5589.6 607.9761.2879.9 957.5128.3134.7144.1 130

7、.0 176.1194.0209.6 212.2254.9281.6 353.41409.41451.6 1564.71420.51781.7 1884.6 2012.12059.5 2586.9 2751.7 2997.4400.3386.3393.6 357.4 466.6477.3493.4 472.9521.9517.7 514.94.874.924.984.314.424.754.904.524.724.975.006COM/010308/SH-Charts (2000GB)工作報(bào)告技巧之五工作報(bào)告技巧之五數(shù)據(jù)價(jià)值要體現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值要體現(xiàn)利用所提供的數(shù)據(jù)可傳遞的信息利用所提供的數(shù)據(jù)可傳遞

8、的信息1.玩具熊在一定時(shí)間內(nèi)的銷售增長(zhǎng)2.客戶在一定時(shí)間內(nèi)市場(chǎng)份額的變化3.客戶業(yè)績(jī)的排名與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的對(duì)比情況4.出生人數(shù)與玩具熊銷售的關(guān)系選擇圖表類型選擇圖表類型確定比較種類確定比較種類確定要表達(dá)確定要表達(dá)的信息的信息7COM/010308/SH-Charts (2000GB)圖表在商業(yè)溝通中扮演重要的角色圖表在商業(yè)溝通中扮演重要的角色文字溝通文字溝通語(yǔ)言溝通語(yǔ)言溝通圖表圖表多媒體溝通多媒體溝通8COM/010308/SH-Charts (2000GB)圖表的作用圖表的作用迅速傳達(dá)信息直接專注重點(diǎn)更明確地顯示其相互關(guān)系使信息的表達(dá)鮮明生動(dòng)9COM/010308/SH-Charts (2000

9、GB)成功的圖表都具備以下幾項(xiàng)關(guān)鍵要素成功的圖表都具備以下幾項(xiàng)關(guān)鍵要素每張圖表都傳達(dá)一個(gè)明確的信息銷售額正穩(wěn)步上升銷售額正穩(wěn)步上升2000年銷售額年銷售額百萬(wàn)美元圖表與標(biāo)題相輔相成清晰易讀格式簡(jiǎn)單明了并且前后連貫01002003004005001月2月3月4月5月6月7月8月少而精10COM/010308/SH-Charts (2000GB)1991年預(yù)測(cè)法19941.01.21.41.61.82.02.22.42.62.83.019911992199319941995199619971998199910億美元19921993實(shí)際情況預(yù)測(cè)流程需要改進(jìn)預(yù)測(cè)流程需要改進(jìn)11COM/010308/S

10、H-Charts (2000GB)餅形圖條形圖柱形圖線形圖散點(diǎn)圖表格銷售額銷售額東部中部西部總計(jì)(-$000)$1.25.712.3$19.2數(shù)據(jù)類圖表數(shù)據(jù)類圖表數(shù)值數(shù)值? ?地圖Gantt流程圖概念矩陣圖組織架構(gòu)非數(shù)據(jù)類圖表非數(shù)據(jù)類圖表地點(diǎn)地點(diǎn)? ?人員人員? ?時(shí)間時(shí)間? ?方式方式? ?CBA時(shí)間時(shí)間1月12月陳述信息陳述信息文字內(nèi)容文字內(nèi)容文字內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容文字內(nèi)容文字內(nèi)容文字內(nèi)容圖表類型圖表類型12COM/010308/SH-Charts (2000GB)如何設(shè)計(jì)成功的圖表如何設(shè)計(jì)成功的圖表數(shù)據(jù)類圖表數(shù)據(jù)類圖表概念類圖表13COM/010308/SH-Charts (2000GB)制作

11、以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的圖表分三個(gè)步驟制作以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的圖表分三個(gè)步驟數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)確定要表達(dá)的信息確定要表達(dá)的信息確定比較類型確定比較類型選擇圖表類型選擇圖表類型14COM/010308/SH-Charts (2000GB)第一步：分析圖表并確定要表達(dá)的信息第一步：分析圖表并確定要表達(dá)的信息數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)信息信息比較比較圖表類型圖表類型1993年年-1998年年銷售額銷售額1993年4,2441994年4,3681995年6,2911996年6,9891997年8,4121998年9,213信息信息銷售額在1993年至1998年間增長(zhǎng)迅猛15COM/010308/SH-Charts (2000GB)第二步：確定比

12、較類型第二步：確定比較類型數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)信息信息比較比較圖表類型圖表類型成分排序頻率分布時(shí)間序列關(guān)聯(lián)性16COM/010308/SH-Charts (2000GB)五種基本比較類型五種基本比較類型比較類型比較類型成分成分各個(gè)部分占整體百分比的大小舉例舉例5月份，甲產(chǎn)品占銷售總量的最大份額排序排序不同元素的排序（并列、高于/低于其它元素）5月份，甲產(chǎn)品的銷售超出乙產(chǎn)品和丙產(chǎn)品時(shí)間序列時(shí)間序列一定時(shí)間內(nèi)的變化（在幾周、幾個(gè)月或幾年間的變化趨勢(shì)；上升、下降或保持穩(wěn)定）銷量自1月份以來(lái)穩(wěn)步上升頻率分布頻率分布在漸進(jìn)數(shù)列中的數(shù)量分布5月份，大多數(shù)銷售集中在1,000元和2,000元之間關(guān)聯(lián)性關(guān)聯(lián)性兩種可變因素

13、之間的關(guān)系5月份的銷售業(yè)績(jī)顯示銷量與銷售人員的經(jīng)驗(yàn)并沒(méi)有聯(lián)系17COM/010308/SH-Charts (2000GB)第三步：選擇圖表類型第三步：選擇圖表類型數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)信息信息比較比較圖表類型圖表類型餅形圖餅形圖條形圖條形圖線形圖線形圖柱形圖柱形圖散點(diǎn)圖散點(diǎn)圖18COM/010308/SH-Charts (2000GB)通過(guò)不同的圖表表達(dá)特定的比較通過(guò)不同的圖表表達(dá)特定的比較圖圖表表類類型型比較類型比較類型成分成分排序排序時(shí)間序列時(shí)間序列頻率分布頻率分布關(guān)聯(lián)性關(guān)聯(lián)性餅形圖餅形圖條形圖條形圖柱形圖柱形圖線形圖線形圖散點(diǎn)圖散點(diǎn)圖19COM/010308/SH-Charts (2000GB)麥肯錫

14、制作的圖表都遵循標(biāo)準(zhǔn)的格式麥肯錫制作的圖表都遵循標(biāo)準(zhǔn)的格式365894467319936109*1416零售商批發(fā)商1994199519961997對(duì)甲產(chǎn)品的需求在過(guò)去對(duì)甲產(chǎn)品的需求在過(guò)去5 5年已經(jīng)增長(zhǎng)了年已經(jīng)增長(zhǎng)了2 2倍多倍多甲產(chǎn)品的市場(chǎng)需求甲產(chǎn)品的市場(chǎng)需求百萬(wàn)元初步*1995年2月在甲產(chǎn)品包裝容器中發(fā)現(xiàn)有毒物質(zhì)資料來(lái)源:甲公司； 調(diào)研公司信息標(biāo)題信息標(biāo)題陳述對(duì)所列數(shù)據(jù)的理解腳注腳注對(duì)圖表中的某一元素進(jìn)行評(píng)述圖表標(biāo)題圖表標(biāo)題介紹圖表的主題資料來(lái)源資料來(lái)源(Source)賦于數(shù)據(jù)可信度，使我們可以用來(lái)作為參考標(biāo)簽標(biāo)簽 (Sticker)對(duì)圖表內(nèi)容進(jìn)行評(píng)述(隨選項(xiàng)圖例圖例(Legend)陰影

15、部份進(jìn)行說(shuō)明(隨選項(xiàng))20COM/010308/SH-Charts (2000GB)如何設(shè)計(jì)成功的圖表如何設(shè)計(jì)成功的圖表數(shù)據(jù)類圖表概念類圖表概念類圖表21COM/010308/SH-Charts (2000GB)餅形圖條形圖柱形圖線形圖散點(diǎn)圖表格銷售額銷售額東部中部西部總計(jì)(-$000)$1.25.712.3$19.2數(shù)據(jù)類圖表數(shù)據(jù)類圖表數(shù)值數(shù)值? ?地圖Gantt流程圖概念矩陣圖組織架構(gòu)非數(shù)據(jù)類圖表非數(shù)據(jù)類圖表地點(diǎn)地點(diǎn)? ?人員人員? ?時(shí)間時(shí)間? ?方式方式? ?CBA時(shí)間時(shí)間1月12月陳述信息陳述信息文字內(nèi)容文字內(nèi)容文字內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容文字內(nèi)容文字內(nèi)容文字內(nèi)容圖表類型圖表類型22COM/01

16、0308/SH-Charts (2000GB)根據(jù)以下信息分別繪制概念草圖根據(jù)以下信息分別繪制概念草圖影響企業(yè)發(fā)展的作用力包括系統(tǒng)組合的不斷老化業(yè)務(wù)變化不斷加速技術(shù)上的機(jī)會(huì)層出不窮這就需要管理層要以遠(yuǎn)景發(fā)展目標(biāo)為推動(dòng)力高績(jī)效的組織應(yīng)該以明確的目標(biāo)作為推動(dòng)力從員工中不斷獲得動(dòng)力建立以業(yè)績(jī)和客戶為核心的組織架構(gòu)通過(guò)由業(yè)績(jī)驅(qū)動(dòng)的核心流程進(jìn)行組織整合以開(kāi)放的溝通作為支持由于新招聘人員在行業(yè)和職能方面的經(jīng)驗(yàn)不盡相同，我們的培訓(xùn)方案也必須因人而異項(xiàng)目通常經(jīng)歷五個(gè)階段：1) 初次接觸 2) 項(xiàng)目啟動(dòng) 3) 制定解決方案 4) 提出建議 5) 實(shí)施改革123423COM/010308/SH-Charts (2

17、000GB) 影響企業(yè)發(fā)展的影響企業(yè)發(fā)展的作用力作用力技術(shù)機(jī)會(huì)層出不窮業(yè)務(wù)變化不斷加速系統(tǒng)組合不斷老化技術(shù)機(jī)會(huì)層出不窮系統(tǒng)組合不斷老化以目標(biāo)以目標(biāo)為推力為推力的管理的管理業(yè)務(wù)變化不斷加速公司24COM/010308/SH-Charts (2000GB) 高績(jī)效組織（高績(jī)效組織（HPO）團(tuán)隊(duì)團(tuán)隊(duì)目的目的人員人員核心核心流程流程結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)溝通溝通HPO明確的明確的目的目的富有活力富有活力的員工的員工以客戶為以客戶為中心的組中心的組織架構(gòu)織架構(gòu)以業(yè)績(jī)以業(yè)績(jī)?yōu)轵?qū)動(dòng)為驅(qū)動(dòng)的流程的流程團(tuán)隊(duì)團(tuán)隊(duì)開(kāi)放的開(kāi)放的溝通溝通25COM/010308/SH-Charts (2000GB) 培訓(xùn)方案培訓(xùn)方案行行業(yè)業(yè)經(jīng)經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)

18、職能經(jīng)驗(yàn)職能經(jīng)驗(yàn)強(qiáng)化培訓(xùn)強(qiáng)化培訓(xùn)重要技能的重要技能的介紹介紹簡(jiǎn)單介紹，簡(jiǎn)單介紹，溫故知新溫故知新行業(yè)介紹行業(yè)介紹26COM/010308/SH-Charts (2000GB) 項(xiàng)目的五個(gè)階段項(xiàng)目的五個(gè)階段I. 初次接觸II.項(xiàng)目啟動(dòng)III.制定解決方案IV. 提出建議V.實(shí)施改革1. 初次接觸2. 項(xiàng)目啟動(dòng)3. 制定解決方案4. 提出建議5. 實(shí)施改革I. 初次接觸II. 項(xiàng)目啟動(dòng)III. 制定解決方案IV. 提出建議V.實(shí)施改革27COM/010308/SH-Charts (2000GB)如何設(shè)計(jì)成功的圖表如何設(shè)計(jì)成功的圖表數(shù)據(jù)類圖表概念類圖表文本文件與演示文件文本文件與演示文件28COM/

19、010308/SH-Charts (2000GB)文本文件與演示文件不盡相同文本文件與演示文件不盡相同演示文件演示文件文本文件文本文件全套數(shù)據(jù)通常包含大量的細(xì)節(jié)適合用于分發(fā)每圖表表達(dá)一個(gè)明確的信息易于理解、記憶不適合用于分發(fā)甲產(chǎn)品的市場(chǎng)需求甲產(chǎn)品的市場(chǎng)需求 對(duì)甲產(chǎn)品的需求在過(guò)去對(duì)甲產(chǎn)品的需求在過(guò)去5 5年已經(jīng)增長(zhǎng)了年已經(jīng)增長(zhǎng)了2 2倍多倍多甲產(chǎn)品的市場(chǎng)需求甲產(chǎn)品的市場(chǎng)需求百萬(wàn)元*1995年2月在甲產(chǎn)品包裝容器中發(fā)現(xiàn)有毒物質(zhì)資料來(lái)源:甲產(chǎn)品公司; 調(diào)研公司29COM/010308/SH-Charts (2000GB)303032274548621139811611311310029-30PVC的

20、現(xiàn)有成本相對(duì)其它材料具有競(jìng)爭(zhēng)性的現(xiàn)有成本相對(duì)其它材料具有競(jìng)爭(zhēng)性材料材料高分子材料高分子材料每磅成本每磅成本(美分)每立方英寸成本每立方英寸成本(美分)金屬材料金屬材料101561101323362660.981.742.674.474.644.784.864.905.131.80-1.84 1.17-1.34 1.04-1.07 1.03-1.04 1.11-1.152.454.336.607.7519.1021.408.76-9.8 6.00-6.16 PolypropyleneHigh density polyethyleneLow density polyethylenePolystyr

21、enePVCPVCSANABSAcrylicPolyphenylene oxidePolyesterNylon 66Cellulose acetate butyratePolycarbonatePolyacetalBasic pig ironSteel HR sheetAluminumMagnesiumZincSteel CR alloy (strip)BrassCopper文本文件舉例30COM/010308/SH-Charts (2000GB)020406080100120PolypropyleneHD polyethyleneLD polyethylenePolystyrenePVCPVCSANABSAcrylicPolyphenylenePolyesterNylon 66CellulosePolycarbonatePolyacetalPVCPV