工程管理部資料員管理制度管理辦法

1、工程管理部資料員管理制度工程管理部料員管理制度初稿一、資料員崗位職責（1）負責工程管理部內(nèi)部及與項目部、公司總部及其他有關(guān)部門之間的文件及資料的收發(fā)、傳達、管理等工作，應進行規(guī)范管理，做到及時收發(fā)、認真?zhèn)鬟_、妥善管理、準確無誤。（2）負責所涉及到的工程圖紙、資料的收發(fā)、登記、傳閱、借閱、整理、組卷、保管、移交、歸檔。（3）參與工程管理部定期不定期的檢查工作，做好項目部的各類文件資料的及時收集、核查、整理、保管等工作。（4）負責施工資料的分類、組卷、歸檔、移交工作。（5）及時檢索和查詢、收集、整理、傳閱、保存有關(guān)工程管理方面的信息。（6）參與工程投標工作。提供投標文件所需要的一些文件及人員檔案等

2、。投標結(jié)束后，做好投標文件的保存工作。二收集工程資料的原則（1）及時參與原則。施工單位文件資源的收集、管理工作必需納入整個工程項目管理的全過程，應經(jīng)常深入施工工程現(xiàn)場，了解施工動態(tài)，及時準確地掌握工程施工管理方面全面信息，便于施工資源的及時收集、整理和核對。（2）保持同步原則。資源的收集工作與工程施工的每一道工序密切相關(guān)，必須與工程的施工同步進行，以保證文件資源的準確性和時效性。（3）認真把關(guān)原則。與項目經(jīng)理、施工技術(shù)負責人密切配合，嚴把文件資源的質(zhì)量關(guān)。無論是對企業(yè)內(nèi)部，還是對相關(guān)單位之間往來的文件資源都應認真核查、校對，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。三資料的管理工作（一）施工資料的管理1、整理分類。

3、施工資料必須及時整理、分類。（1）、按資料的來源不同。如分為屬于建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、材料設(shè)備供應單位、施工總包單位、分包單位、有關(guān)部門等。（2）、按資料歸檔的對象不同分類。如屬于建設(shè)單位、施工單位、城建檔案館等。（3）、按資料的內(nèi)容不同分類。如屬于施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工物質(zhì)資料、施工測量記錄、施工記錄、隱蔽工程檢查驗收記錄、施工檢測資料、施工質(zhì)量驗收記錄、工程竣工驗收資料等按資料的專業(yè)性質(zhì)不同分類。如屬于建筑結(jié)構(gòu)工程、建筑裝飾裝修工程、建筑給水排水及采暖工程、通風與空調(diào)工程、建筑電氣工程、建筑智能工程、電梯工程等。（4）、按資料形成先后順序分類。對同一類型的資料應

4、其形成時間的先后順序進行排序。2、存放保管。應配置適當?shù)姆块g、器具（如文件筐、文件夾、文件盒、文件柜）等來存放文件資料。資料盒、書籍等要擺放整齊，加強管理，做好防范工作。3、嚴格履行借閱手續(xù)。應建立建健全完善的關(guān)于文件及資料的收集、分類、整理、保存、傳閱、借閱、查閱等制度，嚴格按照規(guī)定的程序辦理，避免文件資料的丟失和損壞。4、及時組卷、保管、移交、歸檔。整理后的文件應及時組卷，按照合同和有關(guān)規(guī)定，及時把需要建設(shè)單位、施工單位、城建檔案館保存收藏的竣工資料，分別進行移交，完好歸檔。5、負責做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作，注意保密的原則。6、參與施工現(xiàn)場規(guī)劃，編制施工組織設(shè)計、

5、施工進度計劃，制定施工方案，提取材料用量計劃。7、負責施工資料的收集、編制與整理，收集質(zhì)量證明文件。8、定期檢查，每月25日檢查當月所完成工程的施工資料。（二）、招投標文件的管理1、招投標資料管理范圍（1）、招標資料：招標文件，即招標辦、甲方發(fā)放的所有紙質(zhì)文件和電子版文件。（2）.投標資料：投標文件，即：商務標、技術(shù)標、經(jīng)濟標等。（包括紙質(zhì)文件和電子版文件）。2、招標文件的收集（1）無論公司任何部門、任何人取到招標文件或其他相關(guān)文件后，應立即交與工程管理部，由工程管理部根據(jù)招標文件的要求，復印相關(guān)內(nèi)容，分發(fā)到各投標相關(guān)部門。（2）分發(fā)之后，工程管理部資料員負責將原版的招標文件及其他相關(guān)文件分類

6、、整理、歸檔。（3）任何部門人員從工程管理部借閱招標文件原件，都必須嚴格遵照工程管理部制定的借閱程序，須經(jīng)總工程師簽字批準后方可借閱。3、投標后的投標文件收集（1）無論中標與否，各參與投標的部門在送交投標資料時應備份，并由工程管理部資料員整理、收集，確認完整后五日內(nèi)將整套投標文件存檔。（2）參與投標的相關(guān)部門，不得私自從工程管理部借出備份文件，有關(guān)部門方確實需要借閱，則借閱人應有部門領(lǐng)導的簽條（見樣條）。（3）工程管理部領(lǐng)取中標通知書后，應即刻由資料員存檔，使用時按借閱制度借閱和歸還。4、中標圖紙的發(fā)放和存檔（1）根據(jù)慣用的招投標程序，凡甲方或招標公司發(fā)放的正式的施工圖紙，必須在工程管理部存檔

7、一份備用圖紙，給公司各部門借閱提供方便。（2）對于公司自行設(shè)計的施工圖紙，同樣按照上述規(guī)定自覺執(zhí)行。（3）甲方、招標公司發(fā)放的正式圖紙（蓋有報審章或甲方簽字認可）存檔后，不得隨意借出、涂改。如需要，可臨時翻閱或復印，復印者應在文件借閱處登記。（4）上述要求會給公司在中標后的決策、設(shè)計、施工、設(shè)計變更，施工變更以及決算工作提供依據(jù)。4、存檔后招投標文件的管理（1）資料員負責管理招投標文件資料，按照日期，項目、及不同的性質(zhì)進行整理、分類、登記、存檔備案，負責對存檔文件資料的定期整理和檢查，負責統(tǒng)計文件借閱登記及歸還情況，確保文件的完好性和有效性。（2）資料員對所有招投標資料負責統(tǒng)一管理，因工作原因需要借閱招投標資料，要明確責任人和使用期限，并持有部門領(lǐng)導的簽條，使責任明確化、具體化，以保證資料的完整和如期歸還。使用期間，使用人要保證資料的完整和清潔，造成破碎和丟失的要追究相應的責任。3報廢的資料嚴格按照銷毀和監(jiān)銷制度進行銷毀。4公司職員調(diào)離或離開之前，要到工程管理部簽字確認是否有借閱記錄，如有借閱，要將所借閱的文件資料完整歸還，