文件管理培訓(xùn)教材

1、Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIALBYD文件管理文件管理Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL內(nèi)容概要：l 文件制作管理規(guī)定參考文件：MSP06-2-001 管理系統(tǒng)文件制作管理規(guī)定l 文件控制程序參考文件：MSP06-1-001 文件控制程序l 其他Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL一、文件制作管理規(guī)定一、文件制作管理規(guī)定1.1.文件類型定義文件類型定義 1.11.1系統(tǒng)文件系統(tǒng)文件: :企業(yè)運作所涉及到的規(guī)章制度、規(guī)范性文件、獎企業(yè)運作所涉及到的規(guī)章制度、規(guī)范性文

2、件、獎 罰性規(guī)定。罰性規(guī)定。包括但不限于：一階管理手冊，二階包括但不限于：一階管理手冊，二階 系統(tǒng)文件及各事業(yè)部系統(tǒng)運作文件。系統(tǒng)文件及各事業(yè)部系統(tǒng)運作文件。 1.21.2技術(shù)規(guī)范技術(shù)規(guī)范: :與產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、檢驗、銷售相關(guān)的各類工與產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、檢驗、銷售相關(guān)的各類工 程技術(shù)規(guī)范。程技術(shù)規(guī)范。包括但不限于：藍圖、包括但不限于：藍圖、BOMBOM、現(xiàn)場生、現(xiàn)場生 產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗作業(yè)指導(dǎo)書、產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗作業(yè)指導(dǎo)書、FMEAFMEA、Control Control Plan Plan等等 。 1.31.3工程標準工程標準: :指客戶或業(yè)界標準轉(zhuǎn)換成內(nèi)部文件的資料。指客戶或業(yè)界標準轉(zhuǎn)換

3、成內(nèi)部文件的資料。 1.41.4表表 單單: :分為分為人工表單人工表單與與系統(tǒng)表單，系統(tǒng)表單，文件所涉及及引用的文件所涉及及引用的 表格，如表格，如ERPERP系統(tǒng)內(nèi)生成的表單。系統(tǒng)內(nèi)生成的表單。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL2. 系統(tǒng)文件層級劃分系統(tǒng)文件層級劃分 2.1本公司管理系統(tǒng)文件按其性質(zhì)分為三階：本公司管理系統(tǒng)文件按其性質(zhì)分為三階：第一階文件（第一階文件（MS）：）： 手冊。手冊。第二階文件（第二階文件（MSP）：程序文件及相關(guān)規(guī)定。）：程序文件及相關(guān)規(guī)定。第三階文件（第三階文件（WI）：只在）：只在各事業(yè)部各事業(yè)部范圍內(nèi)適用流程，職

4、責范圍內(nèi)適用流程，職責及相關(guān)系統(tǒng)文件。及相關(guān)系統(tǒng)文件。 2.2文件簽核表制作格式：文件簽核表制作格式： 2.2.1 編制管理系統(tǒng)文件及技術(shù)規(guī)范時，需填寫【文件發(fā)行編制管理系統(tǒng)文件及技術(shù)規(guī)范時，需填寫【文件發(fā)行/修修 訂訂/廢止通知單】（見附表廢止通知單】（見附表1，引用文件控制程序之附，引用文件控制程序之附 表表2），交部門主管審核，最高主管批準，），交部門主管審核，最高主管批準， 2.2.2 如果提案單位擬定的文件須在如果提案單位擬定的文件須在OA上公布時，需再填寫上公布時，需再填寫 【管理文件審批表】（見附表【管理文件審批表】（見附表2，引用公告引用公告文件文件、通知、通知 及對外公文制作

5、管理規(guī)定之附表及對外公文制作管理規(guī)定之附表1），交部門主管或副），交部門主管或副 總裁審核，并由副總裁決定是否交由總裁批準，然后交由總裁審核，并由副總裁決定是否交由總裁批準，然后交由 總裁辦負責在總裁辦負責在OA上公告。上公告。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL3.系統(tǒng)文件格式系統(tǒng)文件格式3.1系統(tǒng)文件基本格式如下：系統(tǒng)文件基本格式如下：首頁首頁/修改頁：文件之封面修改頁：文件之封面/文件修改記錄表。（見附件文件修改記錄表。（見附件1）內(nèi)容說明頁：文件概括簡要說明，根據(jù)需要設(shè)置。內(nèi)容說明頁：文件概括簡要說明，根據(jù)需要設(shè)置。目錄頁目錄頁/內(nèi)容頁：文件之

6、目錄內(nèi)容頁：文件之目錄/文件之正文。（見附件文件之正文。（見附件2）附附 件：文件內(nèi)容涉及之附圖，附表等。件：文件內(nèi)容涉及之附圖，附表等。3.2系統(tǒng)文件首頁格式說明：系統(tǒng)文件首頁格式說明：文件名稱：填入所編制的程序文件名稱。文件名稱：填入所編制的程序文件名稱。文件屬性：填入文件屬性：分文件屬性：填入文件屬性：分“技術(shù)規(guī)范技術(shù)規(guī)范”和和“系統(tǒng)文件系統(tǒng)文件”兩兩種。種。版次版次/修訂狀態(tài)：修訂狀態(tài)：版次：依序以版次：依序以A，B，CZ表示。（表示。（I ,O,X 除外）除外）修訂狀態(tài)：依序以修訂狀態(tài)：依序以 0 5 表示。表示。正式發(fā)行時，新版次從正式發(fā)行時，新版次從A開始開始;修訂狀態(tài)次從修訂狀

7、態(tài)次從0開始。文件修訂時須變更其開始。文件修訂時須變更其修訂狀態(tài)，即每修改一次，修訂狀態(tài)向前遞進一位，當文件的修訂狀態(tài)為修訂狀態(tài)，即每修改一次，修訂狀態(tài)向前遞進一位，當文件的修訂狀態(tài)為5時，時，亦需變更版次，版次變?yōu)橐嘈枳兏娲?，版次變?yōu)锽，修訂狀態(tài)隨著變?yōu)?，修訂狀態(tài)隨著變?yōu)?。當內(nèi)容頁數(shù)有增加或。當內(nèi)容頁數(shù)有增加或減少時，同樣采用以上方法次進行變更。減少時，同樣采用以上方法次進行變更。 針對開發(fā)段前期的版次采用針對開發(fā)段前期的版次采用AX、BX、CX.ZX形式，直至轉(zhuǎn)為量產(chǎn)。形式，直至轉(zhuǎn)為量產(chǎn)。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL4. 系統(tǒng)文件編碼原

8、則系統(tǒng)文件編碼原則 文件共分為一、二、三階文件：文件共分為一、二、三階文件： 4.14.1一階文件：手冊（一階文件：手冊（MS）-18模塊模塊 MS X Management System 章節(jié)和模塊代碼章節(jié)和模塊代碼：10：采購及供應(yīng)商管理11：供應(yīng)鏈及倉儲管理12：生產(chǎn)及現(xiàn)場品質(zhì)管理13：環(huán)境及安全管理14：計量管理15：實驗室管理16：客戶服務(wù)及溝通管理17：審核管理18：持續(xù)改進 00：總則 01：管理職責02：人力資源03：設(shè)備管理04：財務(wù)及資料管理05：IT管理及安全06：文件及資料管理07：市場及營銷管理08：設(shè)計和開發(fā)管理09：產(chǎn)品安全及責任管理Copyright BYD 2

9、005 COMPANY CONFIDENTIAL4.2 二階文件：程序文件及相關(guān)規(guī)定（MSP） MSP XX X - NNN 程序代碼 模塊代碼 內(nèi)層級碼 流水碼 Management System Procedure 一級主程序為一級主程序為 1， 二級支持性程序為二級支持性程序為 2， 三級支持性規(guī)定及指導(dǎo)書為三級支持性規(guī)定及指導(dǎo)書為 3, 如：MSP-08-1-0014.3 三階文件：各事業(yè)部內(nèi)部所有文件（WI） WI X XX - NNN 程序代碼 事業(yè)部代碼 模塊代碼 流水碼 Working Instruction 如：WIA01-0001Copyright BYD 2005 COM

10、PANY CONFIDENTIAL4.4 4.4 事業(yè)部或產(chǎn)品部代碼：事業(yè)部或產(chǎn)品部代碼：第一事業(yè)部：第一事業(yè)部：A A 第二事業(yè)部：第二事業(yè)部：B B第二事業(yè)部（上海）：第二事業(yè)部（上海）：C C第三事業(yè)部：第三事業(yè)部：D D第三事業(yè)部（上海）：第三事業(yè)部（上海）：E E 第四事業(yè)部：第四事業(yè)部：F F第五事業(yè)部：第五事業(yè)部：G G 第七事業(yè)部：第七事業(yè)部：H H 第四事業(yè)部（上海）：第四事業(yè)部（上海）：J J第六事業(yè)部：第六事業(yè)部：K K中央研究院：中央研究院：L L FPCFPC產(chǎn)品部：產(chǎn)品部：N NMBUMBU組裝事業(yè)部：組裝事業(yè)部：P PSMTSMT產(chǎn)品部：產(chǎn)品部：Q Q 4.5 技

11、術(shù)規(guī)范編碼：技術(shù)規(guī)范編碼： 各事業(yè)部的技術(shù)規(guī)范如如各事業(yè)部的技術(shù)規(guī)范如如CP、FLOW CHART、SOP、SIP等可自行編寫等可自行編寫 三階文件定義編碼原則。三階文件定義編碼原則。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL5.5.系統(tǒng)文件正文格式系統(tǒng)文件正文格式 每份文件制作內(nèi)容都需含概以下七要素每份文件制作內(nèi)容都需含概以下七要素: : 1 1、目的；、目的；2 2、適用范圍；、適用范圍；3 3、參考文件；、參考文件；4 4、定義；、定義； 5 5、職責；、職責；6 6、程序；、程序；7 7、附件；、附件； 5.15.1目目 的：闡述編寫此文件的意圖，該

12、條文的敘述應(yīng)的：闡述編寫此文件的意圖，該條文的敘述應(yīng) 簡單明了。（此項均需設(shè)置）簡單明了。（此項均需設(shè)置） 5.25.2適用范圍：闡述此文件適用的工作范圍或生效單位及適用范圍：闡述此文件適用的工作范圍或生效單位及 需規(guī)范的作業(yè)范圍。（此項均需設(shè)置）需規(guī)范的作業(yè)范圍。（此項均需設(shè)置） 5.3 5.3參考文件：列出文件引用的標準和使用本文件涉及到參考文件：列出文件引用的標準和使用本文件涉及到 的其它主要系統(tǒng)文件，包括其編號和文件的其它主要系統(tǒng)文件，包括其編號和文件 名稱。（此項需設(shè)置，如無參考文件則注名稱。（此項需設(shè)置，如無參考文件則注 明明“無無”即可）即可） 5.45.4定定 義：給出該文件中

13、使用的某些術(shù)語、定義，如義：給出該文件中使用的某些術(shù)語、定義，如 果文件中出現(xiàn)了新的不為一般人果文件中出現(xiàn)了新的不為一般人所熟知的所熟知的 詞語，則須對其進行定義。（此項均需設(shè)詞語，則須對其進行定義。（此項均需設(shè) 置，如無術(shù)語則注明置，如無術(shù)語則注明“無無”即可）即可）Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL 5.5 5.5職職 責：定義工作流程責：定義工作流程/ /管制程序中所涉及職能部門管制程序中所涉及職能部門 之主要工作職責。（此項均需設(shè)置）之主要工作職責。（此項均需設(shè)置） 5.65.6程程 序（規(guī)定）：闡述系統(tǒng)要素要求的內(nèi)容或規(guī)定，序（規(guī)定）：闡述

14、系統(tǒng)要素要求的內(nèi)容或規(guī)定， 即敘述特定人員在何種時機或狀況，以何種即敘述特定人員在何種時機或狀況，以何種 方式執(zhí)行某件特定工作，并產(chǎn)生某些記錄、方式執(zhí)行某件特定工作，并產(chǎn)生某些記錄、 報告，作為實際作業(yè)現(xiàn)狀的監(jiān)控和追溯。并報告，作為實際作業(yè)現(xiàn)狀的監(jiān)控和追溯。并 視需要在附件以流程圖說明。視需要在附件以流程圖說明。 5.75.7附附 件：按照在文件中出現(xiàn)的先后順序，匯總該文件件：按照在文件中出現(xiàn)的先后順序，匯總該文件 所涉及的附件，附圖及附表，所涉及的附件，附圖及附表， 分別以依附分別以依附 件件n n、附圖、附圖n n、附表、附表n n表示，表示，n n表示數(shù)字。（此表示數(shù)字。（此 項均需設(shè)置

15、，如無附件則注明項均需設(shè)置，如無附件則注明“無無”即可）即可） 5.7.1 5.7.1附件：指需要附帶的相關(guān)資料標準，如附件：指需要附帶的相關(guān)資料標準，如AQLAQL等，等， 5.7.2 5.7.2附圖：指該文件的流程圖，附圖：指該文件的流程圖， 5.7.3 5.7.3附表：指該文件所涉及的相關(guān)表單，附表：指該文件所涉及的相關(guān)表單，Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL6.6.系統(tǒng)文件編寫要求系統(tǒng)文件編寫要求6.16.1文件的內(nèi)容層次劃分為章、條、段、節(jié)、項，文件的內(nèi)容層次劃分為章、條、段、節(jié)、項，( (章、條、段、節(jié)用阿拉伯數(shù)章、條、段、節(jié)用阿拉伯數(shù)字

16、編號）字編號） 6.2 6.2 每一個系統(tǒng)文件的每一章應(yīng)有一個標題，直接放在其編號之后。每一個系統(tǒng)文件的每一章應(yīng)有一個標題，直接放在其編號之后。6.3 “6.3 “條條”是是“章章”的細分單元，每一層次的的細分單元，每一層次的“條條”可進一步細分為第二層次可進一步細分為第二層次“段段”，但此種細分最多至第四層，但此種細分最多至第四層“節(jié)節(jié)”為止。為止?！绊楉棥笔鞘恰肮?jié)節(jié)”中一個不中一個不編號的次。各層次的編號應(yīng)和上一層次編號要錯開，每層次條文內(nèi)容上下編號的次。各層次的編號應(yīng)和上一層次編號要錯開，每層次條文內(nèi)容上下對齊。（文件條文編排示例見附件對齊。（文件條文編排示例見附件2 2）。）。6.46

17、.4文件中述及的參考文件用文件中述及的參考文件用“ ”表示出來。表示出來。6.56.5文件中述及的附件用文件中述及的附件用“【 】”表示出來。表示出來。6.66.6文件中述及的注釋用文件中述及的注釋用“（ ）”表示出來。表示出來。6.76.7文件中運用的章印用文件中運用的章印用“ ”表示出來。表示出來。6.86.8文件內(nèi)所插表或插圖應(yīng)加上序號，序號以阿拉伯數(shù)字表示，當僅有一個插文件內(nèi)所插表或插圖應(yīng)加上序號，序號以阿拉伯數(shù)字表示，當僅有一個插 表或插圖時，可以不加序號。如：見附表表或插圖時，可以不加序號。如：見附表1 1或附圖或附圖1 1。6.96.9文件的內(nèi)容、格式、字體，使用統(tǒng)一形式的字體。

18、文件的內(nèi)容、格式、字體，使用統(tǒng)一形式的字體。6.106.10紙張大?。阂话悴捎眉垙埓笮。阂话悴捎肁4A4，特殊可采用，特殊可采用A3A3。6.116.11中文字體：中文字體： 宋體宋體 五號。五號。6.126.12英文字體：英文字體： Times New Roman Times New Roman 五號。五號。6.136.13系統(tǒng)文件以電腦文本形式制作，文件的行距為系統(tǒng)文件以電腦文本形式制作，文件的行距為1.01.51.01.5之間。之間。 Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIALa7.7.流程圖制作流程圖制作表示處理程式或工站表示處理程式或工站 表示評審

19、或檢驗，判斷，決策表示評審或檢驗，判斷，決策表示流程中使用的表單表示流程中使用的表單表示系統(tǒng)輸出的表單表示系統(tǒng)輸出的表單表示建檔熒幕，熒幕錄入表示建檔熒幕，熒幕錄入/顯示顯示表示連接符號表示連接符號 表示關(guān)聯(lián)系統(tǒng)表示關(guān)聯(lián)系統(tǒng)表示流程圖開始和結(jié)束表示流程圖開始和結(jié)束 表示流程走向表示流程走向 Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL8.8.表單制作表單制作 8.2 8.2 表單插入：各表表單插入：各表單單樣式可先轉(zhuǎn)換為樣式可先轉(zhuǎn)換為PDFPDF文件后再文件后再剪貼剪貼插入插入到文到文 件件頁眉下，如表頁眉下，如表單是橫向的，單是橫向的，需要需要將表單豎插到將

20、表單豎插到 文件文件頁眉下頁眉下，即，即表表單的表單的表頭朝頭朝左左，表單編碼朝右。表單編碼朝右。 8.18.1人工表單：若自己設(shè)計的表單需用人工表單：若自己設(shè)計的表單需用WORDWORD檔或檔或EXCELEXCEL檔，必要時檔，必要時 可在表單的右邊注明表單的簽核流程，并在表單可在表單的右邊注明表單的簽核流程，并在表單 左上角標注左上角標注BYDBYD的的LOGOLOGO右下角標注表單受控號。具右下角標注表單受控號。具 體格式如下：體格式如下： 8.3 8.3 表單受控：表單受控：各文件申請正式發(fā)布時，文件發(fā)行人需要提供該各文件申請正式發(fā)布時，文件發(fā)行人需要提供該 文件中表格的實際電子檔連同

21、文件交到文控中心文件中表格的實際電子檔連同文件交到文控中心 存檔，文控中心對各表格進行歸檔保存存檔，文控中心對各表格進行歸檔保存，并將其，并將其 文檔共享給各單位引用。文檔共享給各單位引用。8.4.表單編碼原則： FM XXX XXXNNN MM X Form 系統(tǒng)文件編號 流水號 版本號 所有的表單都應(yīng)有統(tǒng)一的表單開頭格式，都應(yīng)用BYD的LOGO標示，表單編碼統(tǒng)一寫在每份表單的左下角空白處。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIALCopyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL二、文件控制程序二、文件控制程序1.文控中心職責

22、1.1 IT產(chǎn)業(yè)群文控中心: 1.1.1 負責IT產(chǎn)業(yè)群一/二系統(tǒng)文件、工程標準及IT產(chǎn)業(yè)群各周邊職能部門發(fā)行文件之編碼、發(fā)行、歸檔、 保密、調(diào)閱、擴散移轉(zhuǎn)銷毀等作業(yè)。 1.1.2 負責客戶規(guī)格、工程標準并IT產(chǎn)業(yè)群各周邊職能部門發(fā)行文件的管理。 1.1.3 負責定期組織對各事業(yè)部文控中心及現(xiàn)場的文件管理專項檢查，并追蹤整改情況。 1.1.4 負責產(chǎn)業(yè)群智慧資源管理系統(tǒng)及其他各類設(shè)施、工具等資源的管理、維 護。 1.1.5 其他上級主管交辦的與產(chǎn)業(yè)群智慧資源管理相關(guān)事宜的處理。1.2 各事業(yè)部文控中心: 1.2.1 負責產(chǎn)業(yè)群一、二階文件、工程標準及客戶規(guī)格的接收并按要求擴散至事業(yè)部相關(guān)部門。

23、 1.2.2 負責本事業(yè)部內(nèi)三階文件、工程圖面、BOM，作業(yè)指導(dǎo)書，檢驗作業(yè)指導(dǎo)書及其他相關(guān)技術(shù)作業(yè)規(guī) 范等的編碼、發(fā)行歸檔保密調(diào)閱擴散移轉(zhuǎn)銷毀等事項。 1.2.3 負責本事業(yè)部文控中心內(nèi)各類設(shè)施及管理系統(tǒng)等資源的管理、維護。 1.2.4 配合產(chǎn)業(yè)群文控中心文件管理專項檢查，并定期組織本事業(yè)部內(nèi)檢查，追蹤各類文件管理檢查不符 合事項的改善。 1.2.5 其他上級主管交辦的與本事業(yè)部文件管理相關(guān)事宜的處理。1.3 各部門文件管理員： 1.3.1 由資料中心擴散至本部門用各類文件、圖面及其他相關(guān)資料的接收、發(fā)放及現(xiàn)場應(yīng)用的監(jiān)督。 1.3.2 各類報廢文件及資料的回收并按規(guī)定交回資料中心。 1.3.

24、3 配合并支持各類文件管理專項檢查的實施并就檢查出來的問題予以改善，并回復(fù)改善結(jié)果。 1.3.4 當人員異動時應(yīng)主動通知文控中心，并填寫【資料管理人員異動通知單】（見附表1）交付文控中心 備案，具體實施參見資料管理人員配置及異動管理制度。 Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL2.文件制定：3.文件編碼申請：文件制作單位負責將已制作完成之文件申請編碼，具體操作參見IT產(chǎn)業(yè)群智慧資源管理系統(tǒng)及管理系統(tǒng)文件制作管理規(guī)定內(nèi)的相關(guān)流程實施編碼申請。 4.各類型文件的審批要求文件類別文件類別提提 案案審審 核核批批 準準管理系統(tǒng)一階文件管理系統(tǒng)一階文件提案人提案人

25、體系辦最高主管體系辦最高主管總裁總裁管理系統(tǒng)二階文件管理系統(tǒng)二階文件提案人提案人提案人直接主管提案人直接主管體系辦最高主管或總裁體系辦最高主管或總裁管理系統(tǒng)三階文件管理系統(tǒng)三階文件提案人提案人提案人直接主管提案人直接主管提案單位最高主管提案單位最高主管工程標準，技術(shù)規(guī)范工程標準，技術(shù)規(guī)范提案人提案人提案人直接主管提案人直接主管提案單位最高主管提案單位最高主管OAOA公告類文件公告類文件提案人提案人提案人直接主管提案人直接主管提案單位最高主管或總提案單位最高主管或總裁裁注：二階文件中運作涉及多個部門或公司高層的，需提交總裁作最高核準。 Copyright BYD 2005 COMPANY CON

26、FIDENTIAL5.文件的接收/審查5.1系統(tǒng)文件/工程： 制作單位將簽核檔文件提交給文控中心，電子檔文件采用E-mial形式傳送至 文控中心，并將文件相關(guān)信息登錄在【文控中心收文登記表】（見附表4）待 發(fā)行。5.2客戶資料及其它外來之文件： 各文控中心依據(jù)所附分發(fā)簽收單進行文件查核, 確實無誤后, 在分發(fā)簽收單上 簽名, 并填寫【外來文件登記分發(fā)控制表】（見附表5）如有任何異常發(fā)現(xiàn), 例 如少頁, 文檔不清, 不符文控程序等, 文控中心將予以退回，如外來文件沒有詳 細分發(fā)單位時，文控中心將依文件內(nèi)容進行分發(fā)，內(nèi)容不明確時詢問相關(guān)項 目工程或品質(zhì)人員。5.3文控中心對待發(fā)行文件依相關(guān)系統(tǒng)文件

27、之要求進行合法性審查,確認文件樣式 會簽與分發(fā)編碼版次核定等符合現(xiàn)行系統(tǒng)文件要求后, 再編制“通知單編 號”號碼并將其填入【文件發(fā)行/修訂/廢止通知單】及文件變更履歷的相應(yīng)欄 位中，以便追溯文件的批準/會簽情況。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL5.5.5.5.文件發(fā)行受控號編碼原則文件發(fā)行受控號編碼原則事業(yè)部代碼事業(yè)部代碼- -流水號流水號(01(01至至99,99,表示各部門表示各部門) ) 如如:A-01(:A-01(表示品質(zhì)部表示品質(zhì)部),A-01-1/3,),A-01-1/3,指一部品質(zhì)發(fā)放該份文件有指一部品質(zhì)發(fā)放該份文件有三份三份. .5

28、.4 5.4 文件發(fā)行文件發(fā)行/ /修訂修訂/ /廢止通知單編號原則廢止通知單編號原則事業(yè)部代碼事業(yè)部代碼- -年度代碼年度代碼- -月度代碼月度代碼- -流水號流水號 如如:A-06-06-0001(:A-06-06-0001(流水號根據(jù)月度來編流水號根據(jù)月度來編) )Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL6.1 根據(jù)文件制作提案人指定之分發(fā)文件單位，文件發(fā)行時，分發(fā)單位以電根據(jù)文件制作提案人指定之分發(fā)文件單位，文件發(fā)行時，分發(fā)單位以電 話或話或E-mail方式通知各單位領(lǐng)取。方式通知各單位領(lǐng)取。6.2 一一/二階文件發(fā)行：二階文件發(fā)行： 由由IT產(chǎn)業(yè)

29、群文控中心對文件復(fù)印件加蓋藍色產(chǎn)業(yè)群文控中心對文件復(fù)印件加蓋藍色（附圖（附圖2A），）， 發(fā)至各事業(yè)部文控中心及發(fā)至各事業(yè)部文控中心及IT產(chǎn)業(yè)群周邊職能單位，并將加蓋印章的產(chǎn)業(yè)群周邊職能單位，并將加蓋印章的PDF 電子檔文件發(fā)送至各事業(yè)部文控中心；原件不加蓋印章由文控中心統(tǒng)一電子檔文件發(fā)送至各事業(yè)部文控中心；原件不加蓋印章由文控中心統(tǒng)一 歸檔歸檔,并制作【圖面并制作【圖面/文件明細表】文件明細表】(見附表見附表6)。各事業(yè)部文控中心再依據(jù)分。各事業(yè)部文控中心再依據(jù)分發(fā)單位對文件復(fù)印并加蓋事業(yè)部藍色發(fā)單位對文件復(fù)印并加蓋事業(yè)部藍色（圖（圖2 B），發(fā)至職能各部門，并制作【圖面），發(fā)至職能各部門，

30、并制作【圖面/文件明細表】。發(fā)放文件明細表】。發(fā)放 到各職能單位的文件只發(fā)正文，不發(fā)到各職能單位的文件只發(fā)正文，不發(fā)“文件發(fā)行文件發(fā)行/修訂修訂/廢止通知廢止通知”。6.3 三階文件發(fā)行：三階文件發(fā)行： 由各事業(yè)部文控中心依據(jù)分發(fā)單位對文件復(fù)印加蓋事業(yè)部藍色由各事業(yè)部文控中心依據(jù)分發(fā)單位對文件復(fù)印加蓋事業(yè)部藍色發(fā)至各部門，原件不加蓋印章由文控中心統(tǒng)一歸檔發(fā)至各部門，原件不加蓋印章由文控中心統(tǒng)一歸檔,并制作【圖面并制作【圖面/文件文件 明細表】。發(fā)放到各職能單位的文件只發(fā)正文，不發(fā)明細表】。發(fā)放到各職能單位的文件只發(fā)正文，不發(fā)“文件發(fā)行文件發(fā)行/修訂修訂/廢廢 止通知止通知”。6.文件發(fā)行Cop

31、yright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL6.4 外來文件發(fā)行：外來文件發(fā)行： 由文控中心依據(jù)【外來文件登記分發(fā)控制表】對文件復(fù)印并加蓋藍色由文控中心依據(jù)【外來文件登記分發(fā)控制表】對文件復(fù)印并加蓋藍色發(fā)發(fā) 行章行章發(fā)行所需單位，原稿不加蓋印章由文控統(tǒng)一歸檔發(fā)行所需單位，原稿不加蓋印章由文控統(tǒng)一歸檔,并制作【外來文件并制作【外來文件 明細表】（附表明細表】（附表7）。）。 6.5公告文件發(fā)行公告文件發(fā)行 6.5.1公告文件不以書面形式下發(fā)到各部門，統(tǒng)一在公司公告文件不以書面形式下發(fā)到各部門，統(tǒng)一在公司OA以以PDF文件形式文件形式 公布。公布。 6.5.2在公司在公

32、司OA系統(tǒng)上出臺的各類通告系統(tǒng)上出臺的各類通告(總裁簽核總裁簽核)，各單位將依據(jù)，各單位將依據(jù)OA 的發(fā)的發(fā) 文內(nèi)容必要時文內(nèi)容必要時 需對管理系統(tǒng)文件進行修訂，以保證管理系統(tǒng)文件能結(jié)需對管理系統(tǒng)文件進行修訂，以保證管理系統(tǒng)文件能結(jié) 合實際運作，確保體系有效運行。合實際運作，確保體系有效運行。6.6樣板文件發(fā)行樣板文件發(fā)行 6.6.1實物樣板：實物樣板：由樣板制作單位提供樣板，交付文控中心進行受控，由樣板制作單位提供樣板，交付文控中心進行受控，文控文控 負責登錄負責登錄并并加加蓋蓋發(fā)行印章發(fā)行印章受控，可以不必備份，但樣板須標注版受控，可以不必備份，但樣板須標注版 次次、編號編號、簽核簽核人及

33、有效日期等。人及有效日期等。 6.6.2圖片樣板：圖片樣板：由樣板制作單位提供圖片樣板，交付文控中心進行受控，由樣板制作單位提供圖片樣板，交付文控中心進行受控， 文控負責登文控負責登錄錄、加、加蓋蓋發(fā)行印章、發(fā)行印章、備份備份受控，受控，樣板須標注版次樣板須標注版次、編編 號號、簽核簽核人及有效日期等。人及有效日期等。 Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL6.7 6.7 其他注意事項其他注意事項6.7.1 6.7.1 發(fā)行之文件由各單位資料管理員或其職務(wù)代理人簽收發(fā)行之文件由各單位資料管理員或其職務(wù)代理人簽收, ,并在【文件發(fā)并在【文件發(fā) 行簽收表】行

34、簽收表】( (見附表見附表8)8)上確認簽名。上確認簽名。6.7.2 6.7.2 文控中心應(yīng)保存文件的簽收記錄以備各單位查詢文控中心應(yīng)保存文件的簽收記錄以備各單位查詢, ,文件簽收記錄的銷文件簽收記錄的銷 毀依毀依記錄控制程序記錄控制程序執(zhí)行。執(zhí)行。6.7.3 6.7.3 所有文件加蓋印章時應(yīng)盡量選擇紙張空白處加蓋，且需以免影響文字所有文件加蓋印章時應(yīng)盡量選擇紙張空白處加蓋，且需以免影響文字 清晰，所使用之印章統(tǒng)一由文控中心制作及保管。清晰，所使用之印章統(tǒng)一由文控中心制作及保管。6.7.4 6.7.4 文控中心視需要文控中心視需要, , 每兩周一次將受控資料相關(guān)明細通知相關(guān)單位每兩周一次將受控

35、資料相關(guān)明細通知相關(guān)單位, ,以以 供參考。供參考。6.7.5 6.7.5 一一/ /二階文件必須經(jīng)二階文件必須經(jīng)ITIT產(chǎn)業(yè)群文控中心蓋發(fā)行章及三階文件須經(jīng)事產(chǎn)業(yè)群文控中心蓋發(fā)行章及三階文件須經(jīng)事 業(yè)部文控蓋藍色發(fā)行章方為有效，復(fù)印之文件黑色印章為無效文件業(yè)部文控蓋藍色發(fā)行章方為有效，復(fù)印之文件黑色印章為無效文件, ,并并 禁止在現(xiàn)場使用。禁止在現(xiàn)場使用。6.7.6 6.7.6 未經(jīng)制作單位主管及品質(zhì)主管核定及未蓋文控中心發(fā)行章文件數(shù)據(jù)均未經(jīng)制作單位主管及品質(zhì)主管核定及未蓋文控中心發(fā)行章文件數(shù)據(jù)均 屬無效屬無效, ,并禁止在現(xiàn)場使用。并禁止在現(xiàn)場使用。Copyright BYD 2005 C

36、OMPANY CONFIDENTIAL7.7.文件的貯存文件的貯存 7.1 電子檔文件的管理： 各文件提案制作人提供的電子檔文件，文控中心按其文件的類型分別放入 不同的文件夾，并采用服務(wù)器備份和光盤刻錄備份相結(jié)合的方式。備份頻 率，每天進行服務(wù)器備份，每半個月或一個月進行一次光盤刻錄備份， 具體參見文件MSP06-2-004文件電子備份管理制度。 7.2 紙檔文件的管理： 文控中心所管理的正本文件，應(yīng)按其文件類型分別裝入不同的文件夾，作 廢文件同換版文件分開存放，并作不同的標示。 7.3 7.3 所有紙檔文件數(shù)據(jù)均應(yīng)存放在固定地點及固定檔案夾內(nèi)所有紙檔文件數(shù)據(jù)均應(yīng)存放在固定地點及固定檔案夾內(nèi),

37、 ,并采取防火并采取防火防防 潮潮加鎖加鎖 等措施以保證不發(fā)生損壞和遺失。等措施以保證不發(fā)生損壞和遺失。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL8.文件的調(diào)閱文件的調(diào)閱 8.1 調(diào)閱文控中心文件時調(diào)閱文控中心文件時,需填寫【文件調(diào)閱申請單】（見附表需填寫【文件調(diào)閱申請單】（見附表9）并經(jīng)部級主）并經(jīng)部級主 管核準由文控中心文員在指定位置調(diào)閱管核準由文控中心文員在指定位置調(diào)閱,不得帶離。不得帶離。特殊情況除外（如審核特殊情況除外（如審核 時借出查看），但需做登記手續(xù)。時借出查看），但需做登記手續(xù)。 8.2 文控中心在公司文控中心在公司OA網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)IT產(chǎn)業(yè)群智

38、慧資源管理系統(tǒng)產(chǎn)業(yè)群智慧資源管理系統(tǒng)上建立數(shù)據(jù)庫上建立數(shù)據(jù)庫, 公公 布各類文件并及時更新以便各單位查閱及相關(guān)單位調(diào)用布各類文件并及時更新以便各單位查閱及相關(guān)單位調(diào)用, 網(wǎng)絡(luò)資料須為最網(wǎng)絡(luò)資料須為最 新版次新版次. 各單位及人員不得更改及復(fù)制，但所有電子版本表單均可打印使各單位及人員不得更改及復(fù)制，但所有電子版本表單均可打印使 用。用。 8.3 信息部門人員負責根據(jù)使用者之權(quán)限及范圍設(shè)定使用者的信息部門人員負責根據(jù)使用者之權(quán)限及范圍設(shè)定使用者的 ID 和計算機密和計算機密 碼碼(PASSWORD) 區(qū)別管理區(qū)別管理, 以維護數(shù)據(jù)中心在網(wǎng)絡(luò)上數(shù)據(jù)庫及檔案的安全以維護數(shù)據(jù)中心在網(wǎng)絡(luò)上數(shù)據(jù)庫及檔案的

39、安全性與可靠性以便保證正確適時傳遞信息。性與可靠性以便保證正確適時傳遞信息。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL9.文件的申請文件的申請 9.1 文件分發(fā)之應(yīng)用單位如有作業(yè)需求文件分發(fā)之應(yīng)用單位如有作業(yè)需求,可填寫【文件申請單】可填寫【文件申請單】(見附表見附表10),向文向文 控中心提出辦理副本擴散申請控中心提出辦理副本擴散申請,文件加蓋文件加蓋申請申請章（附圖章（附圖2-D）由申請單）由申請單 位主管審核，并由文控中心主管核準，申請的文件只發(fā)內(nèi)容位主管審核，并由文控中心主管核準，申請的文件只發(fā)內(nèi)容,不發(fā)不發(fā)“文件發(fā)文件發(fā) 行行/修訂修訂/廢止通知廢

40、止通知”。 9.2 申請單位如需長期擁有該份文件時申請單位如需長期擁有該份文件時,經(jīng)提案人同意后續(xù)列為文件發(fā)行之分發(fā)經(jīng)提案人同意后續(xù)列為文件發(fā)行之分發(fā) 單位。單位。 9.3 應(yīng)用單位如需文件數(shù)據(jù)作參考須加蓋應(yīng)用單位如需文件數(shù)據(jù)作參考須加蓋僅供參考僅供參考章章,以表示該以表示該 文件僅供參考文件僅供參考,不得在產(chǎn)品制造不得在產(chǎn)品制造檢測檢測采購等場合使用。采購等場合使用。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL10.文件的遺失補發(fā)處理文件的遺失補發(fā)處理 10.1 使用單位副本遺失使用單位副本遺失:由部門主管追究原因由部門主管追究原因,并填寫【遺失資料狀況說明

41、】并填寫【遺失資料狀況說明】 （見附表（見附表11）,由文控中心辦理補發(fā)由文控中心辦理補發(fā),文件加蓋文件加蓋補補章（附圖章（附圖2-F）.補發(fā)補發(fā) 的文件只有內(nèi)容的文件只有內(nèi)容,不發(fā)文件發(fā)行通知不發(fā)文件發(fā)行通知/首頁首頁/修訂履歷。修訂履歷。 10.2 文控中心副本遺失文控中心副本遺失:由文控中心之主管追究原因由文控中心之主管追究原因,填寫【遺失資料狀況說填寫【遺失資料狀況說 明】明】,向文件發(fā)行單位申請文件，由發(fā)行單位之文控中心辦理補發(fā)向文件發(fā)行單位申請文件，由發(fā)行單位之文控中心辦理補發(fā),補發(fā)補發(fā) 文件加蓋文件加蓋補補章。章。 10.3 文控中心原件遺失文控中心原件遺失:由文控中心之主管追究

42、原因由文控中心之主管追究原因,通知文件制作單位重新通知文件制作單位重新 制作核定后發(fā)行制作核定后發(fā)行,并作廢與回收遺失版次之文件，且重新升版發(fā)行該文并作廢與回收遺失版次之文件，且重新升版發(fā)行該文 件。件。 10.4 任何單位或人員拾獲已辦理遺失作廢之舊版文件副本或原件任何單位或人員拾獲已辦理遺失作廢之舊版文件副本或原件,必須交回必須交回 文控中心文控中心,不得私藏或擅自使用。不得私藏或擅自使用。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL12.12.文件歸檔文件歸檔 所有送交文控中心受控發(fā)放的文件，文控員在審核其文件的所有送交文控中心受控發(fā)放的文件，文控員在審

43、核其文件的 編號、版本、格式無誤后，讓文件送交人在編號、版本、格式無誤后，讓文件送交人在 文件接收登記表文件接收登記表 中登記，當天文件需在當天內(nèi)發(fā)放，以確保文件發(fā)放的及時中登記，當天文件需在當天內(nèi)發(fā)放，以確保文件發(fā)放的及時 有效性。有效性。13.13.文件裝訂文件裝訂 為方便文件的查詢及管理，受控文件一律采用活頁形式裝為方便文件的查詢及管理，受控文件一律采用活頁形式裝 訂，并采用紅色文件夾裝訂；按文件的編號存放，每個文件訂，并采用紅色文件夾裝訂；按文件的編號存放，每個文件 夾做一份索引表，并在電腦中備份。夾做一份索引表，并在電腦中備份。11.文件移轉(zhuǎn)文件移轉(zhuǎn) 11.1 文件原稿移轉(zhuǎn)文件原稿移轉(zhuǎn), 由文控中心負責匯整移轉(zhuǎn)之文件并填寫由文控中心負責匯整移轉(zhuǎn)之文件并填寫 【文件移轉(zhuǎn)【文件移轉(zhuǎn) 單】（見附表單】（見附表12），【文件移轉(zhuǎn)單】經(jīng)雙方單位主管核準及接收），【文件移轉(zhuǎn)單】經(jīng)雙方單位主管核準及接收 單位保管人點收無誤簽章單位保管人點收無誤簽章,并各備份一份。并各備份一份。11.2 管理移轉(zhuǎn)文件之基準日以接收單位主管簽章日期為準管理移轉(zhuǎn)文件之基準日以接收單