會(huì)議的組織與實(shí)施

1、 DUCHUNHAN 2004年7月23日 一、會(huì)議的類(lèi)型一、會(huì)議的類(lèi)型二、會(huì)議的目的和意義二、會(huì)議的目的和意義三、會(huì)議的方式三、會(huì)議的方式四、組織會(huì)議的要求和原則四、組織會(huì)議的要求和原則五、組織會(huì)議的要點(diǎn)五、組織會(huì)議的要點(diǎn)六、會(huì)議主持的技巧六、會(huì)議主持的技巧七、會(huì)后追蹤七、會(huì)后追蹤八、小型會(huì)議八、小型會(huì)議九、總結(jié)評(píng)估九、總結(jié)評(píng)估 會(huì)議的類(lèi)型會(huì)議的類(lèi)型 一、會(huì)議的類(lèi)型一、會(huì)議的類(lèi)型1. 學(xué)術(shù)會(huì)議學(xué)術(shù)會(huì)議 國(guó)際國(guó)際 國(guó)內(nèi)：全國(guó)性國(guó)內(nèi)：全國(guó)性 區(qū)域性區(qū)域性 省市省市 院內(nèi)院內(nèi) 科內(nèi)科內(nèi)2. 銷(xiāo)售會(huì)議銷(xiāo)售會(huì)議 全國(guó)全國(guó) 區(qū)域區(qū)域 省市省市 醫(yī)院醫(yī)院 零售零售3. 聯(lián)誼會(huì)聯(lián)誼會(huì)(1) 醫(yī)院性質(zhì)醫(yī)院性質(zhì)

2、 全國(guó)全國(guó) 區(qū)域區(qū)域 省省 市市(2) 商業(yè)單位商業(yè)單位 全國(guó)全國(guó) 區(qū)域區(qū)域 省市省市 零售零售(3) 政府部門(mén)政府部門(mén) 會(huì)議的目的和意義會(huì)議的目的和意義 二、會(huì)議的目的和意義二、會(huì)議的目的和意義1、樹(shù)立展示企業(yè)形象，擴(kuò)大企業(yè)影響力。、樹(shù)立展示企業(yè)形象，擴(kuò)大企業(yè)影響力。2、建立公司產(chǎn)品的品牌形象。、建立公司產(chǎn)品的品牌形象。3、加強(qiáng)和提高產(chǎn)品學(xué)術(shù)地位，增強(qiáng)產(chǎn)品影響力。、加強(qiáng)和提高產(chǎn)品學(xué)術(shù)地位，增強(qiáng)產(chǎn)品影響力。4、加強(qiáng)與學(xué)術(shù)界、醫(yī)生、商業(yè)客戶(hù)的客情關(guān)系。、加強(qiáng)與學(xué)術(shù)界、醫(yī)生、商業(yè)客戶(hù)的客情關(guān)系。5、建立擴(kuò)大產(chǎn)品銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大產(chǎn)品銷(xiāo)量。、建立擴(kuò)大產(chǎn)品銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大產(chǎn)品銷(xiāo)量。6、回報(bào)社會(huì)和客戶(hù)、回報(bào)社

3、會(huì)和客戶(hù) 會(huì)議的方式會(huì)議的方式 三、會(huì)議的方式三、會(huì)議的方式1、公司組織的各類(lèi)銷(xiāo)售會(huì)議。、公司組織的各類(lèi)銷(xiāo)售會(huì)議。2、參加社會(huì)、學(xué)術(shù)團(tuán)體組織的各類(lèi)會(huì)議。、參加社會(huì)、學(xué)術(shù)團(tuán)體組織的各類(lèi)會(huì)議。3、商業(yè)單位組織的各類(lèi)會(huì)議。、商業(yè)單位組織的各類(lèi)會(huì)議。4、政府組織的各類(lèi)會(huì)議。、政府組織的各類(lèi)會(huì)議。 四、組織會(huì)議的要求和原則四、組織會(huì)議的要求和原則1、明確會(huì)議要達(dá)到的目的。、明確會(huì)議要達(dá)到的目的。2、與公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展方向或產(chǎn)品相關(guān)。、與公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展方向或產(chǎn)品相關(guān)。3、節(jié)約公司資源，量入為出。、節(jié)約公司資源，量入為出。4、切合實(shí)際，符合當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)厍闆r。、切合實(shí)際，符合當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)厍闆r。5、美觀(guān)、大方，高雅，熱烈

4、。、美觀(guān)、大方，高雅，熱烈。6、以我為主。、以我為主。 五、組織會(huì)議的要點(diǎn)五、組織會(huì)議的要點(diǎn)1、制定會(huì)議計(jì)劃、制定會(huì)議計(jì)劃 確定會(huì)議的目的、要求、規(guī)模、方式、確定會(huì)議的目的、要求、規(guī)模、方式、時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)營(yíng)、參會(huì)人員情況，主辦、時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)營(yíng)、參會(huì)人員情況，主辦、承辦單位情況。承辦單位情況。 五、組織會(huì)議的要點(diǎn)五、組織會(huì)議的要點(diǎn)2、與主辦單位、承辦單位接洽、與主辦單位、承辦單位接洽 (1) 了解情況，尤其為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況，會(huì)議水平。了解情況，尤其為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況，會(huì)議水平。 (2) 分析情況。分析情況。 (3) 修訂計(jì)劃。修訂計(jì)劃。 (4) 提出要求提出要求 參加方式參加方式 a. 衛(wèi)星會(huì)衛(wèi)星

5、會(huì) b. 專(zhuān)題講座專(zhuān)題講座 c. 專(zhuān)題活動(dòng)，餐會(huì)，旅游專(zhuān)題活動(dòng)，餐會(huì)，旅游 d. 組織邀請(qǐng)醫(yī)生組織邀請(qǐng)醫(yī)生(客戶(hù)客戶(hù))參會(huì)參會(huì)2、與主辦單位、承辦單位接洽、與主辦單位、承辦單位接洽 2、與主辦單位、承辦單位接洽、與主辦單位、承辦單位接洽 時(shí)間時(shí)間 a. 最好為開(kāi)幕式最好為開(kāi)幕式 b. 第一天第一天 c. 閉幕式閉幕式會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置 橫幅、展位、展臺(tái)、展架、背橫幅、展位、展臺(tái)、展架、背 板、路牌、臺(tái)卡、板、路牌、臺(tái)卡、 招貼畫(huà)招貼畫(huà) (4) 提出要求提出要求 2、與主辦單位、承辦單位接洽、與主辦單位、承辦單位接洽 經(jīng)經(jīng) 費(fèi)：費(fèi)：要有談判技巧要有談判技巧 提供服務(wù)：提供服務(wù)： 簽到臺(tái)、主席臺(tái)、講

6、臺(tái)、會(huì)議簽到臺(tái)、主席臺(tái)、講臺(tái)、會(huì)議桌，報(bào)到冊(cè)會(huì)議議程、話(huà)筒、桌，報(bào)到冊(cè)會(huì)議議程、話(huà)筒、 投影投影儀、儀、 幻燈機(jī)、電源、音響、音樂(lè)、幻燈機(jī)、電源、音響、音樂(lè)、燈光、燈光、 茶水、椅、鮮花、臺(tái)布、菜茶水、椅、鮮花、臺(tái)布、菜單、單、 主桌設(shè)置、主桌卡主桌設(shè)置、主桌卡 (5) 雙方達(dá)成確認(rèn)協(xié)議雙方達(dá)成確認(rèn)協(xié)議2、與主辦單位、承辦單位接洽、與主辦單位、承辦單位接洽 五、會(huì)議組織的要點(diǎn)五、會(huì)議組織的要點(diǎn) 3、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議準(zhǔn)備 (1) 會(huì)議安排會(huì)議安排 a. 大會(huì)主席、主持人、嘉賓的邀請(qǐng)確認(rèn)。大會(huì)主席、主持人、嘉賓的邀請(qǐng)確認(rèn)。 b. 講者講者(專(zhuān)家專(zhuān)家)的邀請(qǐng)確認(rèn)。的邀請(qǐng)確認(rèn)。 c. 參會(huì)人員的邀請(qǐng)確認(rèn)

7、。參會(huì)人員的邀請(qǐng)確認(rèn)。 (2) 時(shí)間安排：符合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，合理、緊湊。時(shí)間安排：符合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，合理、緊湊。 (3) 注意會(huì)場(chǎng)秩序、氣氛、室溫注意會(huì)場(chǎng)秩序、氣氛、室溫(空調(diào)空調(diào))。 (4) 禮品在會(huì)議結(jié)束后發(fā)放。禮品在會(huì)議結(jié)束后發(fā)放。 五、會(huì)議組織的要點(diǎn)五、會(huì)議組織的要點(diǎn)4、邀請(qǐng)函制作、邀請(qǐng)函制作 (1) 問(wèn)侯語(yǔ)問(wèn)侯語(yǔ) (2) 介紹公司介紹公司 (3) 介紹公司產(chǎn)品介紹公司產(chǎn)品 (4) 會(huì)議的目的會(huì)議的目的 (5) 介紹講者介紹講者 (6) 大會(huì)主席、主持人嘉賓介紹大會(huì)主席、主持人嘉賓介紹(7) 時(shí)間、地點(diǎn)及會(huì)議議時(shí)間、地點(diǎn)及會(huì)議議 程程 (8) 結(jié)束語(yǔ)結(jié)束語(yǔ)(9) 蓋公司紅章蓋公司紅章(

8、10) 紙質(zhì)要好紙質(zhì)要好4、邀請(qǐng)函制作、邀請(qǐng)函制作 五、會(huì)議組織的要點(diǎn)五、會(huì)議組織的要點(diǎn)5、會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)程序、會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)程序(學(xué)術(shù)會(huì)議學(xué)術(shù)會(huì)議) (1) 主持人主持人(或大會(huì)主席或大會(huì)主席)致辭致辭 (2) 公司致辭公司致辭 (3) 介紹公司情況介紹公司情況 (4) 大會(huì)主席介紹專(zhuān)家情況大會(huì)主席介紹專(zhuān)家情況 (5) 專(zhuān)家講演專(zhuān)家講演 (6) 產(chǎn)品經(jīng)理介紹公司產(chǎn)品經(jīng)理介紹公司 產(chǎn)品產(chǎn)品 (7) 有獎(jiǎng)問(wèn)答，抽獎(jiǎng)有獎(jiǎng)問(wèn)答，抽獎(jiǎng) (8) 會(huì)議結(jié)束大會(huì)主席致辭會(huì)議結(jié)束大會(huì)主席致辭 五、會(huì)議組織的要點(diǎn)五、會(huì)議組織的要點(diǎn) 6、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)場(chǎng)布置 (1) 主席臺(tái)座位擺放主席臺(tái)座位擺放(茶水、紙筆茶水、紙筆) (2)

9、 背板、展板、展臺(tái)背板、展板、展臺(tái)(樣品樣品)、招貼畫(huà)、橫幅的、招貼畫(huà)、橫幅的 布置布置 (3) 接引牌、指路牌、臺(tái)卡接引牌、指路牌、臺(tái)卡 (4) 資料資料 a. 公司介紹公司介紹(畫(huà)冊(cè)畫(huà)冊(cè))、產(chǎn)品資料、資料袋、產(chǎn)品資料、資料袋 b. 資料發(fā)放資料發(fā)放(放置放置) (4) 會(huì)場(chǎng)用具會(huì)場(chǎng)用具 屏幕、電腦、投影儀、幻燈機(jī)、電源、音屏幕、電腦、投影儀、幻燈機(jī)、電源、音響、話(huà)筒、音樂(lè)、燈光響、話(huà)筒、音樂(lè)、燈光 五、會(huì)議組織的要點(diǎn)五、會(huì)議組織的要點(diǎn) 7、禮品、禮品 a. 公司禮品，禮品袋公司禮品，禮品袋 b. 禮品卡禮品卡(帶有公司標(biāo)識(shí)帶有公司標(biāo)識(shí)) c. 問(wèn)侯卡問(wèn)侯卡 d. 外購(gòu)禮品外購(gòu)禮品 五、會(huì)議

10、組織的要點(diǎn)五、會(huì)議組織的要點(diǎn) 8、宴會(huì)、宴會(huì) (1) 宴會(huì)廳布置宴會(huì)廳布置 (2) 餐卷餐卷(蓋紅章蓋紅章) (3) 主桌設(shè)置主桌設(shè)置 要有明顯標(biāo)志，最好放置姓名卡。要有明顯標(biāo)志，最好放置姓名卡。 五、會(huì)議組織的要點(diǎn)五、會(huì)議組織的要點(diǎn)9、抽獎(jiǎng)原則、抽獎(jiǎng)原則： 公開(kāi)、公正、公平公開(kāi)、公正、公平 (1) 抽獎(jiǎng)卡抽獎(jiǎng)卡(蓋公司紅章蓋公司紅章) (2) 邀請(qǐng)抽獎(jiǎng)嘉賓抽獎(jiǎng)、驗(yàn)號(hào)邀請(qǐng)抽獎(jiǎng)嘉賓抽獎(jiǎng)、驗(yàn)號(hào) (3) 禮品購(gòu)買(mǎi)禮品購(gòu)買(mǎi) (4) 獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置 五、會(huì)議組織的要點(diǎn)五、會(huì)議組織的要點(diǎn)10、工作人員要求、工作人員要求 (1) 服裝整齊、統(tǒng)一，佩帶公司統(tǒng)一標(biāo)識(shí)的胸卡服裝整齊、統(tǒng)一，佩帶公司統(tǒng)一標(biāo)識(shí)的胸卡

11、 (2) 分工明確，各負(fù)其責(zé)分工明確，各負(fù)其責(zé) (3) 態(tài)度熱情，有禮貌，注重儀態(tài)、儀表態(tài)度熱情，有禮貌，注重儀態(tài)、儀表 (4) 參會(huì)時(shí)要做到參會(huì)時(shí)要做到“早去晚歸早去晚歸” (5) 會(huì)議期間必須拜訪(fǎng)到所有客戶(hù)會(huì)議期間必須拜訪(fǎng)到所有客戶(hù) (6) 對(duì)重點(diǎn)客戶(hù)重點(diǎn)拜訪(fǎng)對(duì)重點(diǎn)客戶(hù)重點(diǎn)拜訪(fǎng) (7) 組織各種小型活動(dòng)組織各種小型活動(dòng) 五、會(huì)議組織的要點(diǎn)五、會(huì)議組織的要點(diǎn)11、預(yù)防和處理意外事件、預(yù)防和處理意外事件 (1) 提前分析可能出現(xiàn)的問(wèn)題及事件提前分析可能出現(xiàn)的問(wèn)題及事件 (2) 做好充分準(zhǔn)備和有效的應(yīng)對(duì)措施做好充分準(zhǔn)備和有效的應(yīng)對(duì)措施 (3) 及時(shí)處理及時(shí)處理(最好現(xiàn)場(chǎng)處理，不留后患最好現(xiàn)場(chǎng)處理，不留后患) 六、會(huì)議主持技巧六、會(huì)議主持技巧 1、要有充分的準(zhǔn)備、要有充分的準(zhǔn)備2、注重儀態(tài)、儀容、語(yǔ)氣、表情、注重儀態(tài)、儀容、語(yǔ)氣、表情3、講話(huà)有節(jié)奏，鎮(zhèn)定自若、講話(huà)有節(jié)奏，鎮(zhèn)定自若4、密切注意觀(guān)察會(huì)場(chǎng)情況，隨時(shí)調(diào)整、密切注意觀(guān)察會(huì)場(chǎng)情況，隨時(shí)調(diào)整5、注意調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛、注意調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛6、靈活處理問(wèn)題、靈活處理問(wèn)題 七、會(huì)后追蹤七、會(huì)后追蹤1、會(huì)議結(jié)束后三天之內(nèi)必須重新、會(huì)議結(jié)束后三天之內(nèi)必須重新 拜訪(fǎng)所有客戶(hù)拜訪(fǎng)所有客戶(hù)2、對(duì)有特殊情況未參加客戶(hù)進(jìn)行、對(duì)有特殊情況未參加客戶(hù)進(jìn)行拜訪(fǎng)拜訪(fǎng)3、征求客戶(hù)意見(jiàn)、征求客戶(hù)意見(jiàn) 八、小型會(huì)議八、小型會(huì)議 院內(nèi)會(huì)、科會(huì)院內(nèi)會(huì)、科會(huì) (1)