辦公室常用公文寫作

1、辦公室常用公文寫作辦公室常用公文寫作胡忠濤培訓(xùn)目的 使受訓(xùn)人員了解公文的基本特點(diǎn)和一般格式，掌握常用快速的寫作方法及其變化提高日常公文的寫作能力。公文的概念 公文，它是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，它是國(guó)家機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。 公文的組成公文標(biāo)題（關(guān)于xxxxx的xx）發(fā)文號(hào)(有文號(hào)才寫）收文對(duì)象： 正 文公文所要闡述的主題發(fā)文部門（或人）日期如何寫公文書寫公文一般分為如下四個(gè)步驟一、明確公文主旨二、圍繞主旨收集材料三、安排材料框架

2、四、書寫公文明確公文主旨1、根據(jù)主旨，決定采用什么文種2、根據(jù)主旨，明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象3、根據(jù)主旨，明確發(fā)文的具體要求，是要求對(duì)方了解，還是要求對(duì)方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照?qǐng)?zhí)行、征求意見等圍繞主旨收集材料 材料是充實(shí)你公文的主要內(nèi)容，圍繞強(qiáng)化主旨的目的來收集所需材料。 例如，分公司每月的考核通報(bào)，主旨是把本月每個(gè)分公司的考核做一個(gè)公示，材料是什么？材料就是系統(tǒng)里收集出來的各分公司的考核扣分項(xiàng)。安排材料框架 常用公文都有一個(gè)固定的框架組成。 比如我們每月的考核通報(bào)，分公司內(nèi)部的檢查通報(bào)等，都是按照固定的架構(gòu)把收集的材料進(jìn)行填充。 實(shí)際上，安排材料框架的過程也是一個(gè)書寫公文的過

3、程?？蚣芫褪菍懽鞯囊粋€(gè)提綱。寫公文應(yīng)注意的幾個(gè)點(diǎn)1、公文文種要選對(duì)。公文是正式、莊嚴(yán)的文件，代表的是發(fā)文人（發(fā)文部門），文種笑話不能鬧。2、分清是上行文、平行文還是下行文。上行文就是向上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)，平行文即發(fā)文人與收文人沒有上下架關(guān)系，下行文即向下級(jí)部門或人員傳達(dá)，一定要注意用詞的語氣。3、語言精煉，主旨交代清楚。公文是實(shí)用文學(xué)，講究簡(jiǎn)練大意，不要去追求文采而顯得內(nèi)容臃腫。常用的幾種文體這里為大家介紹幾種常用、而又因?yàn)槿菀讌^(qū)分錯(cuò)誤而用錯(cuò)的文體及其書寫方法。分別是：請(qǐng)示與報(bào)告通知與通報(bào)函請(qǐng)示與報(bào)告 請(qǐng)示是向主管上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。 報(bào)告是

4、陳述性文件，旨在陳述事實(shí)。共同點(diǎn)：都是上行文，收文對(duì)象為上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)。區(qū) 別：請(qǐng)示是要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予答復(fù)的文件，而報(bào)告則是不要求答復(fù)的文件。請(qǐng)示的事宜，必須要有上級(jí)的批準(zhǔn)。所以請(qǐng)示往往對(duì)應(yīng)著上級(jí)的答復(fù)。報(bào)告的事宜，比如工作報(bào)告，財(cái)務(wù)報(bào)告，則是對(duì)某段時(shí)間了，某項(xiàng)工作的情況、進(jìn)度等，對(duì)上級(jí)進(jìn)行一個(gè)說明請(qǐng)示的寫法一、標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)名稱事由請(qǐng)示。二、正文：請(qǐng)示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請(qǐng)示如下”。請(qǐng)示的事項(xiàng)：寫明請(qǐng)示要求，如請(qǐng)求物資要寫明品名、規(guī)格、數(shù)量，請(qǐng)求資金要寫明金額。三、結(jié)尾語：多用“上述意見，是否妥當(dāng)，請(qǐng)指示”?！疤卮苏?qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)”，“以上請(qǐng)求，請(qǐng)予審

5、批”，“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)”，“以上請(qǐng)示，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行”等語。 注意事項(xiàng)：一文一事；一個(gè)主送機(jī)關(guān)；逐級(jí)請(qǐng)示報(bào)告的寫法一、標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)事由報(bào)告；報(bào)告前可加“緊急”。二、正文：事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。事項(xiàng)：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應(yīng)注意的問題。三、結(jié)尾：可寫“特此報(bào)告”、“專此報(bào)告”，后面不用任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，或“以上報(bào)告如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地、各部門執(zhí)行”，或“以上報(bào)告，請(qǐng)指示”等語。注意事項(xiàng)：概述事實(shí)，重點(diǎn)突出，中心明確，實(shí)事求是，有針對(duì)性。通知與通報(bào) 通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不

6、能因?yàn)橥ㄖ阌谑褂枚鵀E用通知。 通報(bào)是把工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、好壞典型事例等，通知所屬下級(jí)單位的文件。如何區(qū)分？ 通知是需要相關(guān)部門或人員知道某件事，并按通知執(zhí)行。比如會(huì)議通知、人事任免通知，五一放假安排通知。 通報(bào)，往往是批評(píng)性質(zhì)的。通知的寫法一、標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)事由通知。二、正文：通知前言：即制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)。例如“為了解決的問題，經(jīng)批準(zhǔn)，現(xiàn)將，具體規(guī)定通知如下。通知主體：寫出通知事項(xiàng)，分條列項(xiàng)，條目分明。三、結(jié)尾：三種寫法：意盡言止，不單寫結(jié)束語。在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結(jié)尾可用“特此通知”結(jié)尾。再次明確主題的段落描寫。通報(bào)的寫法一、標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)事由通

7、報(bào)。二、正文：通報(bào)前言：即通報(bào)的事由及與之相關(guān)的總體情況的一個(gè)概述。例如“各分公司4月份XX工作不夠理想，XX地方錯(cuò)誤較多，現(xiàn)將具體情況通報(bào)如下。通報(bào)主體：寫出通報(bào)的具體內(nèi)容，即出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方。三、結(jié)尾：做歸納，并希望整改，最后加上“特此通報(bào)”函 函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級(jí)和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時(shí)所使用的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號(hào)，有時(shí)還可不擬標(biāo)題，因此用起來極為簡(jiǎn)便。函的寫法1、標(biāo)題。關(guān)于XXXX的函2、主送機(jī)關(guān)。3、正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。4、結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問題，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。5、結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語。如“特此函詢（）”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。6、結(jié)尾落款。一