秘書工作手冊：領(lǐng)導(dǎo)日程安排

1、秘書工作手冊：領(lǐng)導(dǎo)日程安排控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會(huì)議安排、媒體采訪、大型活動(dòng)和突發(fā)來訪六部分加以詳細(xì)說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃 、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項(xiàng)基本工作。這項(xiàng)工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進(jìn)行

2、有序的工作。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒有達(dá)成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對(duì)可能會(huì)遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對(duì)于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時(shí)也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。一、        總體日程安排領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，

3、即事先有計(jì)劃的相對(duì)固定的工作（如會(huì)議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。（一）總體原則：Ø了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況， -優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍； -了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn)；Ø對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；Ø明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；Ø定期與總經(jīng)理溝通

4、，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開展；Ø注意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排；（二）經(jīng)驗(yàn)與技巧Ø周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù)；Ø在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；Ø根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；Ø對(duì)于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對(duì)固定時(shí)間與總經(jīng)理核對(duì)日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；Ø不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)

5、約酌情處理；Ø控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；Ø掌握近期要回避的人物；月/周計(jì)劃安排模版Ø可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；Ø也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排 做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要更加細(xì)致的一項(xiàng)工作。通過秘書的計(jì)劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標(biāo)，也是工作價(jià)值的一個(gè)體現(xiàn)。（一）國內(nèi)出差J 出差前： Ø確定出差目的和日期；Ø確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人Ø與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午

6、晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。）Ø確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒 店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）；Ø完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見范例）。Ø根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。Ø擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。（見范例）J 出差中 Ø在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。Ø根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司

7、及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；Ø配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。Ø根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排；J 出差后 Ø及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；Ø出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；Ø向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。Ø各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；Ø跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二） 國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn)：Ø根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備PRESETATION （中/英文），與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備

8、，必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。Ø機(jī)票購買時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好的機(jī)型；Ø注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請(qǐng)函，并提醒總經(jīng)理攜帶；Ø根據(jù)客人的級(jí)別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；Ø準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料；Ø確認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù)；Ø回國后向邀請(qǐng)方致謝。（三）陪同出差 陪同總經(jīng)理出差無疑對(duì)秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項(xiàng)：Ø登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場建設(shè)費(fèi)購買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車人；Ø到達(dá)后，辦理賓館入住

9、手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話，并將秘書房號(hào)電話及時(shí)告知總經(jīng)理；Ø每日及時(shí)核對(duì)本日及第二天的日程安排；Ø提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；Ø根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛；Ø及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排；Ø攜帶總經(jīng)理名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫⒉稍L提綱）；Ø注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）Ø著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；Ø出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整理。.附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防

10、證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤2張往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書模版文件編號(hào)OUR REF.：LCS-DTB·60023-99發(fā)文日期DATE：2000.6.14文件類別CATEGORY:通知擬文人FROM:-審核VERIFIED:/批準(zhǔn)APPROVED:-收文人TO：全體人員收文部門TO(DEPT.):臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送 CC:總裁室、企劃部秘書處、財(cái)務(wù)-附件

11、ATTACHMENT:/ 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM其他 OTHERS/頁 數(shù)NO.OF PAGES1授 權(quán) 通 知 電腦公司副總裁-在2000年6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理-，臺(tái)式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理-，除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批委托副總裁-處理。 特此通知 - 2000.6.14 附件三：國內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日）時(shí)間日程地點(diǎn)備注 4月25日17：25北京深

12、圳CA1305機(jī)場接機(jī)人：- 1360 入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會(huì)面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺聯(lián)想：-、-議題：嘉利最新情況通報(bào)對(duì)方聯(lián)系人：鄧秉覺 1390299751413：20出發(fā)前往EMC office、-陪同前往 14：00EMC會(huì)面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、-、-、 -、-EMC參加人： 總經(jīng)理 余昭信 副總經(jīng)理 陸楊 業(yè)管處經(jīng)理 張界楊 技術(shù)處協(xié)理 郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理 張濱 會(huì)面安排：14:00 15:00雙方公司介紹交流15:0016:00參觀工廠16:0017:0

13、0 產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商 17：20返回新世紀(jì)，梁青陪同18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：-、-4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會(huì)面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理 董合枝 生產(chǎn)經(jīng)理 董博霖嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球 工程總監(jiān) 鄧秉覺 聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、-、-議程安排：14：00-14：05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35

14、-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機(jī)動(dòng)16：25前往機(jī)場，車程約30分鐘17：40 CA1303 深圳北京-安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話：- - - - 附件四：國外出差日程安排表-執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注 7月14日 17：5020：40 21：0021：30北京漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐悖琇G商事提供一部手機(jī)在漢城期間使用，號(hào)碼為：0192335098KIMPO AirportHoliday inn SeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機(jī)場左邊出口舉牌接 (Tel: 0

15、193367896)下榻處: Holiday in Seoul(佳樂) Tel: 82027179441 Fax:82027159441 7月15日 8：009：00 9：0012：30 12：3013：20 13：2014：40 14：4016：40 16：4018：00與LG LCD部B.Kwon/V.President 及LG商事K.M.Ahn / Sr.MGR 、J.S.Park 共進(jìn)早餐及會(huì)談前往LG 位于龜尾的LCD廠 與LG LCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會(huì)談（陪同及參加者:LG LCD 廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG 商事K.M.Ann/Sr.MGR 、

16、J.S.Park）前往LG電子位于平澤的CD ROM 廠參觀及會(huì)談（陪同及參加者：LG電子Mr.M.H.Park/Sr.Director Mr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、J.S.Park）Holiday inn SeoulorLG Twin Towers龜尾 路程：3小時(shí)中餐 主持人: Mr.K.S.Park 路程：3小時(shí) 主持人: Mr.M.H.Park訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注 7月15日18：0019：3019：3021：00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日 8：009：20 9：3010：00 10：3010：50 10：5011：

17、20 11：2011：50 11：5013：00 13：0014：00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見面（LCD Marketing W.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）-作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行會(huì)談參觀與會(huì)者共進(jìn)午餐乘車前往LG總部七星（Kiheung）聯(lián)絡(luò)人： Mr.J.Y.ParkTel:82027507313 14：3017：00 17：0017：30 19：0021：00會(huì)談（參加者：LG商事D.H.Kang/V.President LG電子 M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐（D.H.Kang/V.

18、President 、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部Holiday inn Seoul聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr. D.H.Kang訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月17日10：0018：0018：0019：0021：4022：40參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場漢城北京漢城市區(qū)及近郊陪同人：導(dǎo)游、 LG商事Mr.J.S.Park （17日為韓國國慶日）自酒店到機(jī)場約40分鐘路程三、會(huì)議安排 召開和參加會(huì)議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會(huì)議和處理與會(huì)議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會(huì)

19、務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會(huì)議順利的舉行，需要多方面的準(zhǔn)備工作。這就需要秘書是八面玲瓏的天才，同時(shí)善用平時(shí)培養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對(duì)，以不變應(yīng)萬變！以下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別介紹。（一） 內(nèi)部會(huì)議安排l         總經(jīng)理主持的會(huì)議結(jié)束修改下發(fā)整理會(huì)議記錄/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)間、議程開始 審批 審批 N NY Y注意事項(xiàng)：Ø會(huì)前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人

20、明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；Ø綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；Ø下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對(duì)特別重要的參會(huì)人，可通過電話確認(rèn)；Ø會(huì)中協(xié)助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；Ø對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給GM；l         總經(jīng)理參加的會(huì)議開始接收通知回復(fù)或改請(qǐng)結(jié)束會(huì)后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提醒會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備回復(fù)邀請(qǐng)部門并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間 判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān) N Y與對(duì)方確認(rèn)后 另行安排 時(shí)間沖突

21、請(qǐng)示總經(jīng)理 是否參加 N Y 注意：把握前往會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間的安排。（二）外部會(huì)面安排l         總經(jīng)理主持的外部會(huì)面接受會(huì)面請(qǐng)求 NO 婉拒或該請(qǐng)他人 注意：講明原因，以 免對(duì)方誤解 注意：在收到會(huì)面請(qǐng)求時(shí)，經(jīng)與部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定， 同時(shí)提供背景材料以供GM做出判斷Y與對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、 地點(diǎn)、人員、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)擬定meeting agenda, ppt修改（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧） 發(fā)會(huì)議通知，并落實(shí)參會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備工作 會(huì)中服務(wù) 會(huì)中達(dá)成共識(shí)的跟蹤反饋 結(jié)束 注意事項(xiàng)：l

22、0;        綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；l         注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；l         會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；l         根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物；l  

23、0;      在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；l         考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；l         如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請(qǐng)，安排參觀陪同人；l         會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材

24、料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；l         在會(huì)前擬制meeting agenda（見模版）l         在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；-初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；-再次會(huì)面應(yīng)注意：有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧（可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。l      &

25、#160;  幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會(huì)面時(shí)攜帶；l         提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對(duì)待客人謙和有禮的態(tài)度；l         提醒總經(jīng)理參會(huì)，在GM同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況； l         會(huì)面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦

26、等儀器設(shè)備；l         總經(jīng)理參加的外部會(huì)面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會(huì)面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：征詢GM是否參會(huì)開始接到參會(huì)邀請(qǐng)婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng) N Y回復(fù)對(duì)方參會(huì)，并寫入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織情況，并適時(shí)提出建議在會(huì)面前給GM提供背景材料提醒GM參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)結(jié)束注意事項(xiàng)：l         會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；l   

27、;      會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間；l         對(duì)會(huì)中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會(huì)面會(huì)議備忘模版 Guest Meeting TableGuests Company: AMDGuests Name and PositionLegends Participant and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond LeeV.P of Asia Sale

28、s & MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business DivisionMr. Vice President of Legend Computer syst

29、em General Manager of Notebook business DivisionMr. General Manager of Material Management Division of DTBMiss. Manager of Material Management Division of DTBMr. InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm-16:00 pm, June 2, 2000Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems Limite

30、dMeeting Agenda: Ø15:00-15:05 Introduction Ø15:05-15:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) Ø15:10-15:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) Ø15:30-15:45 Legend update (Mr. ) Ø15:45-16:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒體采訪 時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部Y開始接到采訪申請(qǐng)品推安排?整理品推提供的采

31、訪提綱N轉(zhuǎn)交品推處理Y征求總經(jīng)理意見接受采訪結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改N根據(jù)日程進(jìn)行安排通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實(shí)播出或見報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)檢查采訪場地Y接待記者預(yù)定會(huì)議室NY采訪在公司？N媒體采訪流程說明：1、接受采訪l           聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理； 對(duì)直接聯(lián)系的記

32、者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解；應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；l           從品推得到采訪提綱；l           將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；l           對(duì)總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合

33、安排在一起的采訪盡量安排在一起；對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）l           落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；l           配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對(duì)于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并及時(shí)更新；l  &#

34、160;        了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對(duì)于需要攝像或拍照的采訪對(duì)光線和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪場地時(shí)應(yīng)該注意；有些記者會(huì)要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對(duì)公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）l           幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；l       &

35、#160;   對(duì)于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；l           如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車； 如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；4、采訪當(dāng)天l           采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；l    

36、;       如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備；到采訪時(shí)間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；l           如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)；l           如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地； 如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對(duì)方是否需要其它背景資料； 安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面

37、接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間；5、采訪結(jié)束l           與記者溝通，及時(shí)了解播出或見報(bào)的確切時(shí)間；l           通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看。注意事項(xiàng)：·           對(duì)記者的界面要非常友好。五、大型

38、活動(dòng)（一）陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)： 部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)開始陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流程說明：1、   接受活動(dòng)邀請(qǐng)l           得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見；l           對(duì)于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先安排日程；2、   活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備

39、工作l           做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；l           提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)；3、   活動(dòng)當(dāng)天l           著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；l      

40、;     帶好活動(dòng)議程、名片等資料；l           活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理擋駕；4、   活動(dòng)后l           整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持的大型活動(dòng)： 部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄

41、音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開始參與支持的大型活動(dòng)流程說明：1、   接受活動(dòng)邀請(qǐng)l           得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；l           如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程；2、   活動(dòng)前三星期l     

42、      參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)； 如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；l           幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；l           參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練

43、；3、   活動(dòng)當(dāng)天l           參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；l           帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等；l           活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；l           活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求；l           在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的工作；4、活動(dòng)后l      &