集團(tuán)公司行政工作手冊范本

1、.*集團(tuán)行政系統(tǒng)工作手冊*集團(tuán)辦公室2013.10目 錄第一部分企業(yè)文化- 3 -一、集團(tuán)簡介- 4 -二、集團(tuán)“333”發(fā)展戰(zhàn)略- 4 -三、企業(yè)理念- 5 -第二部分行政部門組織和職責(zé)- 7 -一、集團(tuán)行政系統(tǒng)組織架構(gòu)圖- 8 -二、行政部門主要職責(zé)- 9 -第三部分公文辦理- 10 -一、公文處理流程- 11 -二、詳細(xì)說明- 13 -三、注意事項- 14 -第四部分檔案管理- 15 -一、檔案管理流程- 16 -二、注意事項- 17 -第五部分印章管理- 18 -一、印章管理流程及要求- 19 -二、注意事項- 19 -第六部分車輛管理- 21 -一、車輛預(yù)約范圍：- 22 -二、車輛

2、預(yù)約使用流程- 22 -三、注意事項- 23 -第七部分接待管理- 24 -一、總則- 25 -二、接待流程- 25 -三、注意事項- 25 -第八部分會議組織管理- 26 -一、會議組織- 27 -二、會議紀(jì)要擬定的注意事項- 27 -第九部分案例分析- 29 -一、公文辦理案例- 30 -二、檔案管理案例- 37 -三、印章使用案例- 39 -四、接待管理案例- 40 -第一部分 企業(yè)文化一、集團(tuán)簡介*,二、集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略*,三、企業(yè)理念（一） 企業(yè)精神誠信 勤敏 謙學(xué) 艱毅（二） 企業(yè)核心價值觀 創(chuàng)新 開放 回報（三） 企業(yè)核心競爭力 人才 質(zhì)量 品牌 市場（四） 工作作風(fēng)務(wù)實求真、快速行

3、動（五） 工作座右銘天天改進(jìn)、日日創(chuàng)新（六） 選拔人才的方法七個選擇法（業(yè)績、品德、經(jīng)歷、教育、記錄、民意、競聘）（七） 基本準(zhǔn)則一個事業(yè)心、二個務(wù)必、三個保持、四個不許一顆強烈的事業(yè)心，有抱負(fù)，有理想；二個務(wù)必：務(wù)必對企業(yè)忠誠，務(wù)必懷著感恩的心態(tài)；三個保持：保持吃苦耐勞、任勞任怨、雷厲風(fēng)行的工作風(fēng)格；保持謙虛學(xué)習(xí)、戒驕戒躁，創(chuàng)新、創(chuàng)意、創(chuàng)造的工作精神；保持良好工作心態(tài)，具備承受力、有耐力、有毅力； 四個不許：不許貪污腐敗、不許拉幫結(jié)派、不許在企業(yè)內(nèi)有不正當(dāng)男女關(guān)系、不許介紹“三緣”關(guān)系的親戚、朋友、同學(xué)來企業(yè)工作或發(fā)生關(guān)聯(lián)交易。（八） 干部素質(zhì)要求七四三三“七”是指忠誠、主動、勤奮、負(fù)責(zé)、專

4、業(yè)、大局觀、團(tuán)隊精神；“四”是指執(zhí)行力、決策力、協(xié)調(diào)力、凝聚力；“三”是指把握分寸、把握尺度、把握節(jié)點；“三”是指創(chuàng)意、創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)。（九） 關(guān)于加強管理干部作風(fēng)建設(shè)十一項措施 為加強農(nóng)產(chǎn)品物流集團(tuán)管理干部作風(fēng)建設(shè)，塑造忠誠雨潤、履職盡責(zé)、成事為先、遵章守紀(jì)的團(tuán)隊形象，為實現(xiàn)雨潤集團(tuán)進(jìn)入世界500強的目標(biāo)做貢獻(xiàn)，特制定以下十一項具體措施：一、 要忠誠企業(yè)，與企業(yè)發(fā)展保持步調(diào)一致；要接受企業(yè)文化，主動履責(zé)、甘于奉獻(xiàn)。二、 要恪盡職守，不失職、不瀆職、不濫用職權(quán)；要執(zhí)行首問負(fù)責(zé)制，要敢于擔(dān)當(dāng)；切忌互相推諉。三、 要成事為先，加強工作的計劃性，工作目標(biāo)要與實際掛鉤；要做到指標(biāo)逐級分解、逐月分解。四、

5、要遵照集團(tuán)流程制度辦事；切忌越級上報，切忌“先執(zhí)行、后報批”，減少特辦、補辦事宜。五、 要講求工作效率，做好日清日畢；接到工作后要4小時內(nèi)有對接、8小時內(nèi)有反饋、48小時內(nèi)有結(jié)果。六、 要加強工作任務(wù)的考核和督辦，以結(jié)果為導(dǎo)向，完成好的要獎、做得差的要罰；切忌走過場、搞形式主義。七、 要固化會議制度，嚴(yán)抓會議落實；要做到總裁班子會議每周1次、職能部門會議每周1次、項目公司匯報會每月1次、整建制項目公司內(nèi)部例會每月不少于2次；要縮短會議時間，提高會議實效，切實改進(jìn)會風(fēng)。八、 要規(guī)范接待標(biāo)準(zhǔn)，杜絕鋪張浪費；要禁止內(nèi)部相互宴請，嚴(yán)控外部接待費用。九、 要遵守工作紀(jì)律，加強紀(jì)律督查；要嚴(yán)格執(zhí)行請銷假及

6、公出手續(xù)、按照流程逐級匯報。十、 要嚴(yán)控日常費用開支，加強費用預(yù)算審批；要做到有計劃、有目的的支出，要盡量少花錢或不花錢辦成事。十一、 要加強廉政建設(shè)，加強反腐防腐的力度和措施，堅決反對任何形式的腐?。灰獓?yán)肅處理被查實的人員，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任。第二部分 行政部門組織和職責(zé)一、集團(tuán)行政系統(tǒng)組織架構(gòu)圖二、行政部門主要職責(zé)職責(zé)1負(fù)責(zé)公司各類公文起草、收發(fā)、流轉(zhuǎn)、存檔工作；職責(zé)3負(fù)責(zé)公司各類印章使用、保管工作職責(zé)4負(fù)責(zé)公司車輛使用、管理工作職責(zé)5負(fù)責(zé)公司各類檔案、資料的整理、存檔、借閱和保管工作；職責(zé)6負(fù)責(zé)公司各項行政管理規(guī)章制度的編制、修改、完善工作；職責(zé)7負(fù)責(zé)跨集團(tuán)內(nèi)外部相關(guān)工作協(xié)調(diào)、對接；職

7、責(zé)8參與公司各類活動、接待的組織、協(xié)調(diào)工作職責(zé)9參與公司企業(yè)文化建設(shè)、宣傳、推廣工作職責(zé)10負(fù)責(zé)公司辦公用品等后勤管理工作職責(zé)2負(fù)責(zé)公司各類會議的組織、服務(wù)、記錄、記錄歸檔工作；職責(zé)11參與公司法律文書編審、法律事務(wù)、糾紛的處理工作第三部分 公文辦理一、公文處理流程1、 集團(tuán)內(nèi)部上行公文OA審批流程草稿交行政人員（職能部門行政人員、項目公司辦公室）審核（審核格式、內(nèi)容等）職能部門、項目公司人員（申請人）起草報告、請示等草稿（電子版）分公司辦公室負(fù)責(zé)人審核后由第一負(fù)責(zé)人簽發(fā) / 職能部門第一負(fù)責(zé)人簽發(fā)。審核無誤后，由行政人員（職能部門行政人員、項目公司辦公室）在集團(tuán)OA上發(fā)起農(nóng)產(chǎn)品集團(tuán)上行文流程

8、集團(tuán)辦公室主任對文件內(nèi)容、公文事項簡要描述及擬辦意見進(jìn)行復(fù)審辦文專員收文登記、并根據(jù)相關(guān)制度進(jìn)行文件審核、對公文事項進(jìn)行簡要描述，并給出擬辦意見。分管總裁審批相關(guān)部門根據(jù)文件內(nèi)容出具意見根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及審批權(quán)限確定文件下發(fā)存檔或上報待存檔集團(tuán)總裁審批第1條 上報控股集團(tuán)公文OA審批流程集團(tuán)辦公室主任對文件內(nèi)容、公文事項簡要描述及擬辦意見進(jìn)行復(fù)審集團(tuán)辦公室辦文專員擬稿（根據(jù)分公司、職能部門報送文件或領(lǐng)導(dǎo)要求擬定相關(guān)請示或報告）控股集團(tuán)審批、下發(fā)交由集團(tuán)總裁審閱、簽發(fā)對下發(fā)文件進(jìn)行分發(fā)、存檔第2條 集團(tuán)內(nèi)部下行公文流程集團(tuán)辦公室主任對文件內(nèi)容、公文格式進(jìn)行審核集團(tuán)辦公室辦文專員擬稿（根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示、要

9、求按照集團(tuán)規(guī)定擬定相關(guān)公文）交由相關(guān)部門或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)會簽集團(tuán)辦公室辦文專員擬制發(fā)文稿紙分發(fā)至指定部門或人員交由簽發(fā)人簽發(fā)二、詳細(xì)說明（一）公文的擬定1、公文擬定應(yīng)內(nèi)容簡潔、主題明確、用語準(zhǔn)確、書寫規(guī)范、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字精煉。2、嚴(yán)格遵守集團(tuán)公文處理規(guī)定及控股集團(tuán)相關(guān)規(guī)定（一、二、三）。 （二）公文的處理1、收文辦理（1）收文登記對收到的公文逐件清點，核對無誤后對文件的主要信息進(jìn)行登記。登記信息包括：收文日期、來文單位、來文文號、文件標(biāo)題、文件內(nèi)容概述等。（2） 文件審核對收到的公文進(jìn)行審核，重點包括審核文件是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求、文件是否完整（四）、文件所述事項是否應(yīng)由本部門或本

10、單位辦理、若文件不符合相關(guān)規(guī)定，可退回來文單位并說明理由。（3） 出具擬辦意見在文件審核無誤之后，根據(jù)公文內(nèi)容出具擬辦意見。擬辦意見應(yīng)明確是否需相關(guān)部門、相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)出具意見。（4） 過程復(fù)審 在文件會簽過程中，若相關(guān)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)給出否定意見，應(yīng)根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見將文件退回來文單位。 在文件會簽過程中，若相關(guān)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)簽署需擬辦意見未提到的相關(guān)部門或相關(guān)人員出具意見，應(yīng)及時根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見將文件轉(zhuǎn)呈至指定部門或人員。 在文件會簽過程中，若相關(guān)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)提出需來文單位補充資料、或說明等，應(yīng)根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見將文件退回來文單位并要求其補充資料重新上報。（5） 總裁審批 相關(guān)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)出具

11、意見后，文件交由集團(tuán)總裁審批。（6）審批完成文件處理根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示及集團(tuán)權(quán)限劃分（五），對批示文件進(jìn)行下一步處理： 集團(tuán)總裁審批權(quán)限內(nèi)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，對文件進(jìn)行分發(fā)，分發(fā)范圍包括：來文單位行政人員或辦公室、出具意見的相關(guān)部門、需對審批意見執(zhí)行的相關(guān)部門或人員。 集團(tuán)總裁審批權(quán)限外的文件根據(jù)集團(tuán)審批意見，及時擬定公文上報控股集團(tuán)審批，并做好上報文件的跟催、審批后分發(fā)工作。（7） 文件存檔對完成批復(fù)的文件及時存檔，文件存檔前應(yīng)對存檔文件進(jìn)行登記并編號，登記主要內(nèi)容包括：存檔編號、收文日期、來文單位、來文文號、文件標(biāo)題、文件內(nèi)容概述、審批人、審批意見、分發(fā)范圍、審批結(jié)束日期、分發(fā)日期、存檔

12、日期等。（三）注意事項1.公文處理應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、無誤。2.公文處理過程中應(yīng)注意催辦，提醒相關(guān)人員盡快進(jìn)行文件批示。3.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，注重針對性和可操作性。 4.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，不得越級請示和報告。 5.所有上行文（報告、請示等）應(yīng)由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 6.請示應(yīng)一事一請，不得在報告等非請示類文件中夾帶請示事項。7.辦文專員應(yīng)加強公文處理內(nèi)容的了解，對文件所涉及事項做到簡單了解，加強與來文單位溝通。8.辦文專員對存檔文件應(yīng)妥善保管，確保文件完整，并嚴(yán)格遵守集團(tuán)文件借閱制度，保證存檔文件不會遺失，機密文件不會外泄。第四部分 檔案管理一、檔案管理流程需存檔的資料及

13、時交檔案管理員 檔案員檢查，清點資料是否完整.送達(dá)退回原部門修改N Y 檔案員填寫檔案登記表， 歸檔部門人員簽字確認(rèn)。檔案員進(jìn)行檔案編碼檔案資料是否同意借閱. 借閱檔案 不同意退還檔案資料同意交已審核檔案資料借閱申請表至檔案員 辦理借閱手續(xù) 檔案員填寫檔案借閱登記表辦公室負(fù)責(zé)人、借閱人簽字借閱 3天內(nèi)歸還、檔案員清點查收檔案員歸檔借閱人在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)歸還二、注意事項防止和克服“七重七輕”1、防止“重集中突擊，輕日常推進(jìn)”。上邊推一推，下邊動一動，突擊收集材料、突擊整理案卷、突擊改造保管條件，日常重視力度應(yīng)加強；2、防止“重坐門等客，輕主動服務(wù)”。被動接待查閱和收集材料多，你來我收，

14、來多少收多少，把關(guān)不嚴(yán)，主動上門服務(wù)、收集材料力度應(yīng)跟上； 3、防止“重檔案使用，輕規(guī)范流程”。注意檔案使用工作便捷同時，往往不能一視同仁，越過流程、忽視制度規(guī)定的要堅決杜絕；4、防止“重檔案分類，輕密級劃分”。部門按照類別系統(tǒng)性歸檔的同時，要注重檔案秘密區(qū)別對待和知悉權(quán)限范圍界定； 5、防止“重紙質(zhì)檔案，輕電子臺賬”。不局限于當(dāng)“保管員”，紙質(zhì)檔案之外的電子文檔、臺賬的建立、保管要深入； 6、防止“重制度建立，輕制度落實”。注重建立健全規(guī)章制度，但執(zhí)行起來不夠嚴(yán)格，對領(lǐng)導(dǎo)和熟人較寬，對基層和陌生人較嚴(yán)；7、防止“重檔案整理，輕手段保障”。注重檔案管理軟環(huán)境提高的同時，檔案保管安全措施的硬手段

15、應(yīng)引起重視。第五部分 印章管理一、印章管理流程及要求（一）印章領(lǐng)取流程集團(tuán)總裁簽字確認(rèn)分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)用章領(lǐng)取申請分公司相關(guān)責(zé)任人存檔結(jié)束控股集團(tuán)檔案室領(lǐng)取控股集團(tuán)董事局辦公室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)（二）印章使用流程部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)經(jīng)辦人簽字確認(rèn)填寫用章審批表存檔、結(jié)束第一負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)蓋章二、印章管理注意事項1、各子（分）公司應(yīng)設(shè)置專門的電子保險柜用于公司公章和合同專用章的存放，由總經(jīng)理保管保險柜密碼，總經(jīng)理指定的企管辦主任保管鑰匙；保險柜鑰匙不得亂丟亂放，密碼不得私自泄露。財務(wù)專用章和法人章應(yīng)分開保管，財務(wù)專用章由財務(wù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管，法人章有子（分）公司辦公室負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管。保管人應(yīng)在印

16、章保管登記表上記錄簽名。保險柜密碼必須3個月更換一次；2、印章原則上不允許帶出公司；3、子分公司、項目部不得私刻任何印章(未經(jīng)董事會同意)；4、每份蓋章的合同、文件必須留存原件（不論文件多少頁等情況）；5、嚴(yán)禁在空白紙上蓋章；6、所有用章文件必須由印章管理員親自蓋章；7、子分公司、項目部關(guān)于施工簽證、變更類的文件需要用章的，必須由分管總裁簽署意見，否則不得蓋章；8、子分公司、項目部關(guān)于抵押、擔(dān)保、過戶、融資、工商變更與注銷等類特別重要的合同、文件用章必須請示集團(tuán)董事會辦公室。董事長簽字的可除外；9、用章文件頁數(shù)超過2頁（含2頁）的，必須加蓋騎縫章；10、員工要求公司出具收入證明、實習(xí)證明、工作

17、證明等情況的，印章管理員應(yīng)審核文件內(nèi)容，要求人資部、財務(wù)部等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，證明與事實相符，否則不予蓋章，更不能在文件中出現(xiàn)任何擔(dān)保類的表述；11、僅有簽字和蓋章而本頁無正文內(nèi)容的頁面（簽字頁），如需蓋章，必須和前面正文內(nèi)容加蓋騎縫章或在本頁正（反）面說明用途或相關(guān)情況，否則不予蓋章；12、申請蓋章的合同或其他文件必須內(nèi)容填寫完整（含抬頭、備注、空格、領(lǐng)導(dǎo)簽名等），一律不能留有空白，無須填寫處應(yīng)劃掉。嚴(yán)禁給內(nèi)容填寫不完整的文件用章；13、嚴(yán)禁私自辦理印章交接手續(xù)；14、合同正文原則上不能有手寫修改之處，如必須修改相應(yīng)內(nèi)容的應(yīng)當(dāng)由合同雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章，否則不予蓋章；15、一式多份的合同、文件

18、須審核每份是否內(nèi)容一致；16、作廢或損壞的印章不得私自銷毀，必須由總經(jīng)理帶回集團(tuán)總部檔案室予以統(tǒng)一封存；17、合同落款處須有子分公司（或項目部）總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字，如無簽字的予以退回補簽。并且必須根據(jù)合同金額大小由對應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)簽署，不得越權(quán)越級代為簽署；18、印章使用審批表上的用章次數(shù)應(yīng)大寫；19、原則上，合同必須由對方先蓋章。第六部分 車輛管理一、車輛預(yù)約范圍：為了促進(jìn)集團(tuán)公務(wù)用車管理規(guī)范化，提高小車使用效益，特制定本制度。集團(tuán)下屬各子（分）公司參照本制度執(zhí)行。用車范圍：以下情況可安排用車1、集團(tuán)、子（分）公司大型接待（政府、媒體、企事業(yè)單位等）；2、集團(tuán)總裁級及以上領(lǐng)導(dǎo)因公出差至子（分

19、）公司；3、集團(tuán)總部總經(jīng)理及以下人員去項目公司項目公司不得安排車輛接送。4、其他特殊情況。二、車輛預(yù)約使用流程1、集團(tuán)總部用車流程：部門負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)經(jīng)辦人填寫OA流程(控股集團(tuán)用車申請流程) 市外市內(nèi) 用車用車車輛使用完畢費用結(jié)算控股集團(tuán)董事局辦公室負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)控股集團(tuán)車隊審批確認(rèn)2、分公司用車流程：分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)經(jīng)辦人填寫用車申請單辦公室負(fù)責(zé)人派車費用結(jié)算車輛使用完畢三、車輛注意事項（一） 用車預(yù)約申請1、非緊急、特殊事務(wù)，各部門用車必須提前一天進(jìn)行預(yù)約；2、預(yù)約用車者必須按預(yù)約用車時間準(zhǔn)時用車，如有變動，至少應(yīng)在所約時間前半天通知車輛管理部門；3、集團(tuán)總部長途用

20、車必須有總裁級領(lǐng)導(dǎo)及董事局辦公室負(fù)責(zé)人簽字，子（分）公司長途用車必須有分公司第一負(fù)責(zé)人簽字；4、各子（分）公司車輛每次外出，駕駛員必須接到派車單后方可出車，每次出車回到公司后駕駛員必須填寫出車記錄；（二）特殊情況：1、因不可抗力因素，難以履行預(yù)約手續(xù)，且急需用車的（如工傷、急診、危機公關(guān)等與相關(guān)的緊急事件等），小車班或各項目公司可根據(jù)車輛的狀況給與派車，但用車部門需于一天內(nèi)補齊相關(guān)手續(xù)。2、公司組織的集體活動，如確需用車的，集團(tuán)總部必須經(jīng)過總裁級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，子（分）公司必須經(jīng)過第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，否則不予派車。第七部分 接待管理一、總則接待是集團(tuán)公司行政事務(wù)和公關(guān)活動的重要部分，為了加強對外公共關(guān)系

21、、提高宣傳效果、樹立公司良好的外部形象，規(guī)范接待工作，特制定本制度。接待包括集團(tuán)所屬各部門和各子（分）公司經(jīng)營管理活動所必須的會談、接送、食宿、購票和陪同參觀等方面的安排和工作。適用于集團(tuán)公司各事業(yè)部、各部門和各子（分）公司。二、接待流程分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)填寫接待申請單用餐準(zhǔn)備禮品準(zhǔn)備參觀、洽談辦公室負(fù)責(zé)前期準(zhǔn)備（席卡、會議室等）接待檔案存檔三、接待注意事項（一）不得以任何理由拒絕善意來訪者。若因人數(shù)過多而不便一次接待的，在條件允許的情況下，可分批接待；（二）因工作需要安排客人用餐、住宿、用車、旅游、訂票的必須提前一天以上通知相關(guān)接待部門；（三）總部在酒店用餐時，在經(jīng)接待部

22、門負(fù)責(zé)人和總裁領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行接待；各分公司需經(jīng)分公司第一負(fù)責(zé)人同意后方可接待；（四）一般來訪人員，公司只負(fù)責(zé)幫其預(yù)訂住宿，住宿期間產(chǎn)生的任何費用原則上公司不予支付，負(fù)責(zé)接待人員須事先與客人交代清楚；政府來訪人員根據(jù)實際情況進(jìn)行操作；（五）接待費用納入部門成本考核：對口接待費用劃入接待部門。第八部分 會議組織管理一、會議組織會議組織是行政管理的一項重要工作，是行政核心職能之一。會議組織的好壞直接影響著會議的效果。行政部門，尤其是各子（分）公司的行政部，作為公司性會議的直接組織者，應(yīng)該要做好會前、會中和會后的各項工作，才能確保會議的效果最好、最優(yōu)。 會議組織管理一般分為會前準(zhǔn)備、會中控制

23、和會后落實三個步驟。1、 會前準(zhǔn)備包括：會場布置、席卡擺放、設(shè)備調(diào)試、會議紀(jì)律、會議材料的準(zhǔn)備等。會議組織部門要提前考慮到會議期間可能出現(xiàn)的各種狀況，準(zhǔn)備好應(yīng)急方案，以備不時之需，尤其是各類重大的、大型的會議，會前準(zhǔn)備工作就顯得至關(guān)重要。需要特別說明的要組織召開電話會議的公司，務(wù)必要提前與集團(tuán)辦公室聯(lián)系，預(yù)定電話會議系統(tǒng)并獲得上線方式。2、 會中控制包括：會議紀(jì)律的強調(diào)、會議議程的執(zhí)行、會議時間的控制及突發(fā)、臨時狀況的處理。會議組織部門在會議推進(jìn)過程中，要根據(jù)會議議程及會場實際進(jìn)程合理提醒和控制會議的時間，對于會議推進(jìn)中出現(xiàn)的突發(fā)狀況（如臨時通知其他人員參會、座位安排、設(shè)備出現(xiàn)故障等）要提前做

24、好預(yù)案。3、 會后落實包括：會場收拾、會議紀(jì)要的擬定、會簽和下發(fā)、會議任務(wù)的跟催和反饋等。原則上會議紀(jì)要要在會后2天內(nèi)完成擬定、會簽和下發(fā)。對于會議上布置和安排的任務(wù)，行政部門要進(jìn)行整理和匯總，定期跟進(jìn)任務(wù)進(jìn)度情況。二、會議紀(jì)要擬定的注意事項會議紀(jì)要主要是對會議召開的目的、會議上布置和安排工作、領(lǐng)導(dǎo)提出的具體要求等進(jìn)行的整理 。會議紀(jì)要除了是對會議召開的一種記錄見證，同時也是部署、安排工作的一種途徑和方式。紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確與否，就要求記錄人員要能認(rèn)真聽、詳細(xì)記錄，并能領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的講話精神。擬定會議紀(jì)要要注意以下幾點：1、 會議紀(jì)要要做到言簡意賅，突出核心內(nèi)容即可，切勿用含糊不清的語句和字眼。2、

25、會議紀(jì)要中涉及的會議任務(wù)，要做到“四明確”，即明確時間節(jié)點、明確責(zé)任人、明確任務(wù)內(nèi)容、明確考核標(biāo)準(zhǔn)。 3、 會議紀(jì)要擬定后，要及時進(jìn)行會簽，原則上參會人員應(yīng)該全部會簽；紀(jì)要應(yīng)于會后2日內(nèi)完成會簽并下發(fā)。4、 會議紀(jì)要須按照統(tǒng)一的模板格式，套用文號，并做好登記和存檔工作。5、 會議紀(jì)要的發(fā)放范圍要根據(jù)會議的類型及紀(jì)要中涉及的范圍進(jìn)行確定；對于專項會議或涉密的會議，紀(jì)要原則上只發(fā)放參會人員。第九部分 案例分析公文辦理案例案例1：*交字2013*號 簽發(fā)人：關(guān)于購買辦公車輛的請示尊敬的*：您好！*公司現(xiàn)有人員30人，部門主要職責(zé)包括：*，因公司招商部門外聯(lián)工作較多，且公司附近無公交線路，為滿足正常辦

26、公需求，提高工作效率，擬申請采購辦公車輛一部，建議型號為*，合計所需費用900000元。妥否，請批示！*交易中心有限公司文件 2013年*月*日 （聯(lián)系人：* 聯(lián)系電話：*）*交易中心有限公司文件 2013年*月*日印發(fā) 案例分析：1、 文件中存在的問題： 1、公文格式問題：公文中貨幣格式應(yīng)為玖拾萬元整（￥900,000.00） 2、公文所需：購車文件需提供：公司規(guī)模、項目目前進(jìn)展情況、公司現(xiàn)有車輛情況、周邊子公司車輛情況、購買原因，該文件所需支撐性說明不全。二、處理意見：因公文內(nèi)容錯誤（貨幣書寫方式）及所需不全，現(xiàn)退回，請項目公司根據(jù)集團(tuán)規(guī)定重新擬定后報送。案例2：辦字2013*號 簽發(fā)人：

27、關(guān)于*的報告尊敬的*：您好！*項目現(xiàn)已取得土地*，各項工作正有序推進(jìn)，現(xiàn)由于*，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門討論后，建議*。妥否，請批示?。?.*集團(tuán)辦公室2013年*月*日 （聯(lián)系人：* 聯(lián)系電話：*）*集團(tuán)辦公室 2013年*月*日印發(fā) 案例分析：報告、請示兩種公文性質(zhì)完全不同，報告為向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進(jìn)展、匯報某些事項時所用文體，請示則為需上級領(lǐng)導(dǎo)審批、指示是所用問題，對報告審批時，上級領(lǐng)導(dǎo)可不簽署具體意見，圈閱即可，請示文件則應(yīng)出具相關(guān)意見，明確表示是否同意或研究。案例3：*字2013*號 簽發(fā)人：關(guān)于*的請示尊敬的*：您好！一、鑒于由*、*有限公司和*公司三方達(dá)成的合作協(xié)議書及補充協(xié)議書解除

28、生效，*、*通過*有限公司將補償款2萬元現(xiàn)已支付于江蘇雨潤*。二、目前該公司拖欠民工工資較多，余下的工程款遠(yuǎn)不足以支付民工工資，所以該公司遲遲不到我司辦理結(jié)算，反而告知民工為我公司未匯工程款，還讓民工到我公司討要說法。針對這種情況我司已經(jīng)多次與該公司協(xié)調(diào)，并兩次發(fā)函要求該公司處理，該公司以我項目計算建筑面積有誤（該公司要求按滴水為界計算建筑面積）為由，故意不辦。故我司建議給該公司發(fā)律師函，但成都項目沒有律師，懇請集團(tuán)法務(wù)部提供法律支持。3、*公司報送文件，要求對某項工程所需材料自行采購，原因為同工程承包單位無法談攏材料價格，文件中未注明商談細(xì)節(jié)，只寫明自行采購價格，文件處理時，電話咨詢對接人員

29、（下班時間），被告知是*部門行文上報的，具體細(xì)節(jié)不清楚，直接咨詢*部門，該部門人員告知，此事前期為另一部門負(fù)責(zé)商談，具體細(xì)節(jié)不清楚。妥否，請批示?。?.*部門現(xiàn)有人員及電腦配置情況*集團(tuán)*2013年*月*日 （聯(lián)系人：* 聯(lián)系電話：*）集團(tuán)* 2013年*月*日印發(fā) 案例分析：在進(jìn)行公文擬制時，首先需要保證的便是內(nèi)容清晰、主題明確，應(yīng)確保一個完全不了解所述內(nèi)容的人在閱讀完畢公文之后，能夠清楚的了解公文所述內(nèi)容、主題，若公文擬制后無法保證此點，則該公文未完全不合格公文。案例4：辦字2013*號 簽發(fā)人：關(guān)于前往美國明尼蘇達(dá)州考察的請示尊敬的董事長：您好！根據(jù)您在5月2日項目匯報會上的要求，農(nóng)產(chǎn)品

30、集團(tuán)*總裁、*副總裁協(xié)同*副總裁擬定于6月20日左右前往美國明尼蘇達(dá)州布盧明頓市，針對西安項目4*地塊商業(yè)Mall規(guī)劃建設(shè)事宜考察美國最具規(guī)模的封閉式購物中心Mall of America，計劃考察周期為7天，根據(jù)初步計算，往返機票及火車票費用約為85000元、食宿費用約為25000元，共計約為壹拾壹萬元整（￥110,000.00），所有費用以發(fā)生為準(zhǔn)，據(jù)實報銷，總額控制在11萬元以內(nèi)，不納入農(nóng)產(chǎn)品集團(tuán)預(yù)算考核。妥否，請批示。*集團(tuán)辦公室2013年5月11日 （聯(lián)系人：* 聯(lián)系電話：8888）*集團(tuán)辦公室 2013年5月11日印發(fā) 案例分析：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)董事長指示，前往美國考察商業(yè)MALL，因領(lǐng)導(dǎo)未指示前往美國何地，考察哪一個商業(yè)MALL，因此需針對美國商業(yè)MALL情況進(jìn)行整體調(diào)查，最終確定具有代表性的美國明尼蘇達(dá)州商業(yè)MALL，并應(yīng)針對往返機票價格、住宿價格進(jìn)行查詢，估算用餐價格，最終形成專題報告。注意：類似出國考察費用應(yīng)注明列為專項，不納入考核。二、檔案管理案例案例5：檔案保管圖1 圖2案例分析： 檔案存檔工作要注重檔案類別、時間先后、邏輯