第四屆中國有機肥料研究學(xué)術(shù)交流與產(chǎn)業(yè)咨詢大會會務(wù)組工作手冊

1、第四屆中國有機肥料研究學(xué)術(shù)交流與產(chǎn)業(yè)咨詢大會會務(wù)組工作手冊  一、工作機構(gòu)及要求（一）領(lǐng)導(dǎo)組組 長：汪建飛張從軍副組長：駱貴排肖 新（二）教師組成員于國憲、劉慶安、周毅、趙建榮、鄒海明、吳偉東、肖晴、李飛躍、段立珍、周寶娟（三）學(xué)生組成員關(guān)勝學(xué)、王磊、劉鑫、劉玥雯、楊帆、陸玲、余婷、蘇子武、段晶晶、張先明、王宜鵬、劉雨露（四）企業(yè)組成員王德生、崔巧云、李毅、宋在靖、王偉龍、余江騰、范冬坡、邢冬冬、張瓊、李士林、倪清平（五）司機組成員宋早原、宋全勝、謝家永、王忠民、王振、王道海、于德利二、工作組及其職責(zé)（一）接站組劉慶安、趙建榮、蘇子武、劉鑫、兩位司機（由劉慶安和駱貴排聯(lián)系確定人選）負

2、責(zé)人：劉慶安主要職責(zé)：（1）負責(zé)在蚌埠火車站等待參會人員。（2）在火車站出口顯眼處舉牌。（3）事先弄清楚代表姓名、車次等信息，每趟車上大致有多少會議代表，要做到心中有數(shù)，便于合理安排調(diào)度車輛。例如，某趟車來的代表人數(shù)較少，而下趟車到站時間尚早，就可即時發(fā)車。（4）如果某趟列車代表較多，可詢問參會人員要選擇的交通工具。如坐我們的車讓他們耐心等待，等到一定人數(shù)才發(fā)車，需諒解。如坐出租車，詳細說明行車路線和所用時間，必要時幫忙打車。（二）登記組段立珍劉玥雯負責(zé)人：段立珍主要職責(zé)：（1）負責(zé)制作好登記表格。（2）主動與代表打招呼，告訴他們會議報到的大致流程。（3）分發(fā)登記表格給參會人員。（2）登記參會

3、人員的詳細信息（姓名，單位，職務(wù)，身份證號，電話號碼等）。（三）開票組周寶娟、吳偉東、段晶晶、宋在靖負責(zé)人：周寶娟主要職責(zé)：（1）向需要交費參會人員收取相應(yīng)費用。（2）給參會人員開取發(fā)票（發(fā)票請段立珍于30日找財務(wù)處樊處長領(lǐng)?。?。（3）向客人發(fā)放禮品券、發(fā)放餐券，并叮囑其收好。（4）要事先制作好禮品券、餐券。（四）禮品組李飛躍、余婷、李毅、張瓊負責(zé)人：李飛躍主要職責(zé)（1）向參會客人收取禮品券。（2）向參會客人發(fā)放禮品。（3）注意禮品的數(shù)目，按券發(fā)放，不要丟失禮品。（五）住宿引導(dǎo)組周毅、肖晴、關(guān)勝學(xué)、張先明、陸玲、王磊、楊帆負責(zé)人：周毅主要職責(zé)：（1）在酒店大廳等候領(lǐng)好房間鑰匙的參會人員。（2）

4、將住宿的參會人員領(lǐng)向各自的房間。（3）路上向參會人員簡介下酒店情況和會議情況，必要時幫忙拿行李。（六）協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)組肖新、關(guān)勝學(xué)、王磊、劉鑫、劉玥雯、楊帆、陸玲、余婷、蘇子武、段晶晶、張先明、王宜鵬、劉雨露負責(zé)人：肖新主要職責(zé)：（1）負責(zé)與大會會務(wù)組的聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作。（2）負責(zé)組織各小組的聯(lián)絡(luò)工作，隨時掌握籌備工作情況并及時向其他工作組反饋信息。（3）負責(zé)編制參加洽談會的總體策劃方案和會議期間重要活動方案，報請會務(wù)領(lǐng)導(dǎo)組同意后組織實施。（4）負責(zé)向大會領(lǐng)導(dǎo)組領(lǐng)取邀請函、紀念品、參會證等物品。（5）及時處理一些緊急情況。（七）交通保障組駱貴排、劉慶安、蘇子武、劉鑫負責(zé)人：駱貴排、劉慶安主要職責(zé)：（1）

5、負責(zé)參會人員入住酒店交通。（2）負責(zé)會議期間蚌埠鳳陽景點之間及參會人員離會時的交通。（八）會務(wù)資料組鄒海明、王宜鵬、劉雨露、余江騰、邢冬冬負責(zé)人：鄒海明主要職責(zé)：（1）負責(zé)及時更新參會代表信息，并匯總代表參會情況。（2）負責(zé)收交大會報告人員的資料。（3）會場各種臨時資料的打印、編排，發(fā)放；要事先安排好電腦、打印機、復(fù)印機，復(fù)印機與萊姆佳聯(lián)系，問他們有沒有，若有，就在前一天搬到會務(wù)組辦公室，若沒有，再想辦法。打印機可以從辦公室?guī)?；準備好各色打印紙，尤其是紅色的。準備好其他文具用品。（4）通訊錄的采集、編審、印刷、發(fā)放。（5）確保會場各種用電設(shè)備的正常運行（電腦、投影機等，要主動與賓館聯(lián)系，弄清情

6、況，2日早晨要提前到場調(diào)試好所有設(shè)備）。（6）負責(zé)利用短信平臺給各位代表發(fā)送問候、消息、通知等，并事先編排好一些問候語和消息，對已有手機號碼的代表，要發(fā)送問候語和蚌埠天氣預(yù)報。（7）督促大會參會人員準時到場。（九）產(chǎn)品展示組王德生、肖晴、劉慶安、關(guān)勝學(xué)、張先明、陸玲、王磊、楊帆、王偉龍負責(zé)人：王德生主要職責(zé)：（1）負責(zé)編制展板制作方案，報請領(lǐng)導(dǎo)組同意后組織實施。應(yīng)體現(xiàn)創(chuàng)新原則。（2）負責(zé)組織企業(yè)的布展、參展工作，將各企業(yè)的產(chǎn)品展示。（3）負責(zé)將展示的展板、產(chǎn)品根據(jù)會場及必經(jīng)路段的環(huán)境合理布置。（4）負責(zé)萊姆佳公司產(chǎn)品的展示。（十）攝影宣傳組于國憲、劉慶安、駱貴排、余婷、劉鑫負責(zé)人：劉慶安主要職

7、責(zé)：（1）負責(zé)大會宣傳的照片及視頻片段。（2）負責(zé)大會人員的照相工作。（3）以及大會記錄資料的攝影。（4）負責(zé)撰寫新聞稿，投城建學(xué)院網(wǎng)站、科技學(xué)院網(wǎng)站，萊姆佳網(wǎng)站。（十一）條幅背景組肖晴、關(guān)勝學(xué)、王磊主要職責(zé)：（1）負責(zé)大會背景的策劃和設(shè)計。（2）設(shè)計條幅的懸掛位置、內(nèi)容以及尺寸大小。（3）會場前臺場景的布置。（4）與駱貴排保持聯(lián)系，確定各種條幅背景制作和懸掛的時間。（5）負責(zé)各種條幅、標牌的內(nèi)容設(shè)計。（十二）茶歇組周寶娟、張先明、劉玥雯、陸玲、余婷、楊帆、關(guān)勝學(xué)負責(zé)人：周寶娟主要職責(zé)：（1）負責(zé)會議休息時參會人員的茶水、飲料、點心等食品。（2）負責(zé)企業(yè)人員跟專家的咨詢安排。（3）如交由賓館辦

8、理，負責(zé)與賓館具體負責(zé)此項工作的人保持聯(lián)系。（十三）票務(wù)組肖新、關(guān)勝學(xué)、楊帆負責(zé)人：肖新主要職責(zé)：（1）聯(lián)系登記參會人員的回程交通工具，詢問是否幫忙訂票。記錄訂票人相關(guān)信息，特別是需要定機票一定要詳細的身份信息。（2）準確核實各航班和車次的信息，及時提醒客人返回時間。（3）根據(jù)與會人員需要購買交通票。（十四）安全保衛(wèi)、現(xiàn)場管理組駱貴排、趙建榮、蘇子武、王磊、張先明、關(guān)勝學(xué)、王宜鵬、劉雨露責(zé)任人：駱貴排主要職責(zé)：（1）制定考察區(qū)的安全保衛(wèi)工作方案，維持考察秩序，確保代表人身、財產(chǎn)安全。（2）制定廠區(qū)現(xiàn)場管理工作方案，確保會議期間廠區(qū)內(nèi)環(huán)境清潔，肥料生產(chǎn)車間場面熱火朝天。（3）照應(yīng)考察代表，在考察

9、過程中，確保沒有代表掉隊。（4）聯(lián)系警車開道事宜。（十五）醫(yī)療保障組崔巧云、宋在靖負責(zé)人：崔巧云主要職責(zé)：（1）負責(zé)為與會代表提供醫(yī)療用藥保障。（2）為與會代表提供常規(guī)藥品、測量血壓等。（十六）晚會策劃組張開寶、張聰、張從軍、汪建飛、肖晴成員見文藝晚會活動方案主要職責(zé)：（1）負責(zé)制定禾泉山莊專場文藝晚會工作方案，交通組織實施。（2）負責(zé)設(shè)計節(jié)目單，交會務(wù)組印刷，帶晚會現(xiàn)場發(fā)放。（3）負責(zé)主持慶祝晚會。三、參觀考察本次會議共安排了6個參觀考察點，按時間順序分別是：（1）萊姆佳公司（11月2日16:30-18:00）（2）鳳陽小崗村（11月3日08:00-09:20）（3）大明牧業(yè)公司（11月3日

10、09:20-10:30）（4）安徽科技學(xué)院（11月3日10:30-11:30）（5）鼓樓（11月3日13:00-13:30）（6）狼巷迷谷（11月3日13:30-17:30）參觀考察過程中是體現(xiàn)會務(wù)組服務(wù)水平的最重要時段。服務(wù)水平高不高，關(guān)鍵看這一階段的表現(xiàn)。根據(jù)參會人員規(guī)模，初步確定6輛客車，人員安排如下：一號車由汪建飛帶隊，楊帆負責(zé)解說二號車由鄒海明帶隊，陸玲負責(zé)解說三號車由劉慶安帶隊，劉鑫負責(zé)解說四號車由李飛躍帶隊，段晶晶負責(zé)解說五號車由周寶娟帶隊，關(guān)勝學(xué)負責(zé)解說六號車由肖新帶隊，劉玥雯負責(zé)解說車窗前的標號、會標設(shè)計、制作由（七）會務(wù)資料組負責(zé)，做好后，交給各車解說員粘貼到車上。楊帆、陸

11、玲要根據(jù)考察路線，設(shè)計好解說詞（包括車上的解說），然后對所有的解說員進行培訓(xùn)，帶隊也要到場接受培訓(xùn)會務(wù)組人員角色與職責(zé)接待與后勤：（安排人數(shù)視實際會議情況而定，以經(jīng)銷商定位的人挑選擔(dān)任）1、會場新來人員的接待（引導(dǎo)入座、行李妥善安置等）；2、整個會場的茶水安排；3、隨時注意會場的需要，包括會場衛(wèi)生，新朋友的動態(tài)作靈活性地應(yīng)對處理（如有特殊情況，感覺自己難以應(yīng)對時就要即時跟會場總監(jiān)咨詢應(yīng)對方法）；4、按照會場課程的需要，如有需要用到的工具及配合工作的話，就做好事情準備及配合；5、課間或午休時，應(yīng)注意現(xiàn)場的衛(wèi)生情況，把東西按原來放好；6、對新來朋友作簡短的溝通與引薦，避免冷場情況出現(xiàn)，時常保持應(yīng)有

12、的熱情；7、在會場途中，如有朋友離場，要送客出門；8、在會場開展過程中，如有顧客需要體驗服務(wù)時，一定要做好相應(yīng)的配合；9、在主講嘉賓分享過程中，要做好會議動作，起到配合與帶動作用。DJ與后臺主持：（通常是一人，以經(jīng)銷商定位的人挑選擔(dān)任，如有特殊情況再定）1、控制好會場音樂；2、講會前注意事項及邀請主持人詞。（詳細請看DJ（后場主持）所負責(zé)要做的流程及話術(shù)）主持人：（通常是1或2個，主任級以上擔(dān)任，最好一男一女搭配）1、帶動會場氣氛；2、根據(jù)會議（課程）的內(nèi)容主題講解與主講嘉賓推崇工作；3、要時刻觀察會場全場的實際環(huán)境情況（如在場目標對象的實際情況、主講嘉賓臨時離場或不到位等情況）而配合會場總監(jiān)

13、做好相應(yīng)靈活課程變動工作；4、配合會場總監(jiān)做好會前準備、會中配合、會后總結(jié)等工作。（詳細請看：主持人注意事項及流程）會前、會中、會后注意事項：1、會前（會前準備，按現(xiàn)場實際情況配合會場總監(jiān)作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整）、了解本次會議的主題和流程；、跟主講師做好事情溝通（了解每位主講師是否到位，每位主講師的情況）、了解本次會議的人數(shù)情況（新舊朋友人數(shù)情況，新朋友的需求，可以針對性，提高績效）2、會中（留意會場情況，隨時做好帶動作用）、時刻留意現(xiàn)場新朋友的實際情況；、休息期間跟講師和助教商量下一步如何更好的配合；、配合主講師帶動全場氣氛（帶動學(xué)習(xí)、回應(yīng)、點頭微笑、自然舒服）3、會后（做好分享總結(jié)，會議起最關(guān)重要

14、的環(huán)節(jié)）、帶動分享（分享人數(shù)按實際情況而定）；、在每位朋友分享完后應(yīng)該適當(dāng)做個簡短的總結(jié)；、圍繞本次內(nèi)容主題做好分享總結(jié)。最后銷售下次活動（時間、地點、主題），方便更好的跟進工作。會場總監(jiān)：（通常是1人，經(jīng)理級以上擔(dān)任）1、會議（聚會）全程組織安排運作；（詳細請看：如何舉辦會議（聚會）模塊）2、做好人員安排，一定要做好帶頭作用；3、全程監(jiān)控會場變化。（大原則：注意細節(jié)，以不變應(yīng)萬變。）會前、會中、會后注意事項：會前（準備）：1、課程表在一星期前確定；2、會場人員（會務(wù)組人員）的安排；3、衛(wèi)生的安排；4、主講老師的課件需在3天前做好；5、會議預(yù)計到場人員的人數(shù)確定。會中（應(yīng)對）：1、隨時確保會場

15、的工作人員（主持、DJ、主講嘉賓等）是否到位（如沒有在場的話，需即時跟其他工作人員做交待，靈活做成人員調(diào)動，做成有效性的應(yīng)對！）；2、根據(jù)會場的情況變化，做出相應(yīng)合理的課程調(diào)整與人員變動；3、與工作人員做緊密的溝通，隨時注意會場的動態(tài)。會后（總結(jié)）：(嚴格按照會后總結(jié)流程進行)1、會后對會場的衛(wèi)生做出安排；2、組織所有工作人員（學(xué)員、導(dǎo)師及自己）做會議總結(jié)；3、對會前、會中、會后做實際的報告，收集工作人員的總結(jié)建議；4、總結(jié)出好的方面（日后可以復(fù)制的），不好的方面（日后需要注意，加以改善的）；5、對往后的會議（課程）做一下簡單的介紹與安排；6、確定好在總結(jié)當(dāng)中安排的工作安排，以層層監(jiān)督教導(dǎo)方式

16、（總監(jiān)監(jiān)督導(dǎo)師們在自定完成的時間內(nèi)完成負責(zé)的工作，導(dǎo)師們負責(zé)教導(dǎo)學(xué)員做好學(xué)習(xí)總結(jié)，收集學(xué)員的建議及問題，以書面報告的形式向產(chǎn)品說明會流程發(fā)表時間：2010-04-07 22:07     分類：默認分類     第一部分 產(chǎn)品說明會流程一、籌備階段流程 1、成立工作小組 成立工作小組，落實各項工作責(zé)任。（產(chǎn)品說明會責(zé)任分工表附后） 2、確定目標與主題不同的參會人員數(shù)量和不同的對象層面，都會有不同的主題目標。并針對目標與主題準備相應(yīng)的資料與工具。 3、落實費用預(yù)算在召開產(chǎn)品說明會之前要根據(jù)不同的情況制訂費用計劃。費用

17、一般包括資料、禮品等（大型或?qū)龅氖聵I(yè)說明會還會有場地費）。 4、確定時間與場地產(chǎn)品說明會的召開時間一般選擇在周六、周日。場地的選擇要根據(jù)參會對象的特點、會場環(huán)境、設(shè)備情況、會場容量、交通的便利性等細節(jié)決定。大型或?qū)龅漠a(chǎn)品說明會可租賃外部場館，而中小型的可在公司培訓(xùn)中心或職場召開。 5、準備所需工具產(chǎn)品說明會工具多且雜，對于工具的準備要有專人負責(zé)追蹤落實。（產(chǎn)品說明會物品清單附后） 6、邀請領(lǐng)導(dǎo)、演講嘉賓、主持人在產(chǎn)品說明會所需工具準備完畢之后，工作小組要提前向被邀請的領(lǐng)導(dǎo)、演講嘉賓、主持人發(fā)送邀請函，并對具體事項進行溝通（目標、時間、內(nèi)容、著裝等）。事業(yè)說明會的演講嘉賓一般為23人（主講人

18、1人）。在選擇主講人時要注意人選參加保險業(yè)前的工作背景、成功經(jīng)歷、演講水平、并考慮參加產(chǎn)品說明會人員的性別、背景等情況。 7、下發(fā)通知及會前宣導(dǎo) 在每次產(chǎn)品說明會召開前要下發(fā)通知，通知要附上會議時間、地點、主題等，各營業(yè)區(qū)要每天通過各種方式向隊伍宣導(dǎo)，并將邀請人數(shù)目標層層落實到人。 8、持續(xù)追蹤與落實在產(chǎn)品說明會通知下發(fā)之后，要追蹤演講嘉賓報送個人資料，以便制作投影片。落實各營區(qū)參加會議人數(shù)。根據(jù)參會人數(shù)確定禮品數(shù)量（參會人員表表附后）。9、進行會前彩排產(chǎn)品說明會正式舉辦前要進行彩排，彩排最好在產(chǎn)品說明會舉辦的場地進行，主持人與演講嘉賓均要到場，嚴格按照產(chǎn)品說明會舉辦流程將整套程序演練一遍。在

19、彩排時要配以會場音樂及燈光。禮儀人員統(tǒng)一歡迎用語（您好！歡迎光臨！您好！謝謝光臨！），確定各人站位。10、布置會場產(chǎn)品說明會開始前，會務(wù)組相關(guān)人員要提前進入會場進行布置。主要內(nèi)容包括：1、張貼歡迎海報。 2、安排來賓登記處、引導(dǎo)牌、飲水處。3、會場內(nèi)布置橫幅、展板及標語。4、布置講臺、抽獎箱。5、檢查音響、麥克及其它輔助設(shè)備。重要提示：會務(wù)人員在產(chǎn)品說明會開始之前要再次電話聯(lián)系參會領(lǐng)導(dǎo)、演講嘉賓會議時間、地點，提醒其準時參加。  二、    現(xiàn)場操作流程 1、會前準備產(chǎn)品說明會的當(dāng)天，會務(wù)人員要提前1個半小時到場再次查看各項準備工作的落實情況。

20、（包括：檢查各項物品、材料、音響、麥克及輔助設(shè)備等）并提前30分鐘播放“歡迎滾動投影片”及暖場音樂。 2、迎賓及入場產(chǎn)品說明會的迎賓接待工作主要內(nèi)容包括：1、禮儀人員為參會領(lǐng)導(dǎo)、演講嘉賓佩帶胸牌、引領(lǐng)入座。2、禮儀人員引導(dǎo)參會人員到簽到處簽到、進場就座。3、會場其它工作人員負責(zé)簽到、收取入場券、將抽獎券的副聯(lián)投入抽獎箱。4、維持入場秩序。（簽到表附后） 3、播放FALSH 會前5分鐘4、產(chǎn)品說明會開始為了體現(xiàn)公司的專業(yè)形象，產(chǎn)品說明會應(yīng)準時開始，產(chǎn)品說明會正式開始主持人上臺時要播放上場音樂。5、主持人主持開場（5分鐘）主持要點：歡迎來賓參加產(chǎn)品說明會，介紹會場禮儀要求、介紹參會領(lǐng)導(dǎo)。注意事項：

21、（1）主持人及所有會務(wù)人員均應(yīng)穿深色西裝，佩帶工作牌。要注意言行，樹立專業(yè)形象。（2）提前播放“歡迎投影”，同時注意播放上下場音樂。6、公司領(lǐng)導(dǎo)致辭（5分鐘）主持要點：介紹領(lǐng)導(dǎo)出場。注意事項：注意播放上下場音樂及“會議流程投影”。7、有獎問答（3分鐘，3個問題）8、健康管理講座（20分鐘）主持要點：主持人要注意對出場嘉賓進行“包裝”介紹，并注意提示演講時間。不得超過20分鐘。注意事項：注意播放上下場音樂及“會議流程投影片”。9、有獎問答（3分鐘，3個問題）10、現(xiàn)場抽獎（三等獎，10位，控制時間不得超過10分鐘）現(xiàn)場抽獎可以按照入場券的編號隨機抽取，在抽獎的過程中，會務(wù)人員要注意會場秩序地維持

22、及音樂地播放。中獎的參會人員由主持人叫上臺來由禮儀人員發(fā)放獎品。獎品的選擇可以是帶有公司標志的小禮物，也可以是事先精心策劃的特別禮品。重要提示：主持人要清楚的認識到，抽獎的目的是活躍會場氣氛，使參會人員留下進行下面的環(huán)節(jié)。因此在現(xiàn)場抽獎時要注意時間與會場氛圍的調(diào)節(jié)。注意事項：注意播放上下場音樂11、主題：健康與理財（45分鐘） 主持要點：主持人要注意對出場嘉賓進行“包裝”介紹，并注意提示演講時間。不得超過45分鐘。注意事項：注意播放上下場音樂及“會議流程投影片 9、現(xiàn)場抽獎（二等獎，5位 ，控制時間5分鐘） 10、健康問卷（5分鐘） 主持人請參會人員拿出禮品袋中的健康調(diào)查問卷，并指導(dǎo)填寫。并提

23、示我們將根據(jù)所填寫內(nèi)對客戶的健康狀況進行評估，并提供為期一個月的健康管理。11、交流與現(xiàn)場定購時間（15分鐘） 主持人提示，接下來是15分鐘的交流時間，有請客戶服務(wù)人員入場，來賓可向客服人員提問。并提時對剛介紹的產(chǎn)品提供現(xiàn)場定購，并介紹現(xiàn)場定購提供的禮品。12、現(xiàn)場抽獎（一等獎，1名 ）13、產(chǎn)說明會收尾主持要點：再次歡迎來賓參加此次會議并致謝。宣布會議結(jié)束，并提示我們將為與會來賓提供后續(xù)健康管理服務(wù)。注意事項：會務(wù)人員要注意會場秩序的維持。注意播放“歡迎滾動投影片”及暖場音樂。 事業(yè)說明會物品清單物品名稱責(zé)任人準備情況說明事業(yè)說明會來賓簽到表   橫幅   領(lǐng)導(dǎo)、演講人員邀請函   來賓邀請函   胸牌