印章管理使用規(guī)范1

1、印章管理使用規(guī)范第一條、為了保證印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，依據(jù)公司規(guī)范運(yùn)營(yíng)、防范風(fēng)險(xiǎn)的管理規(guī)定，有效地維護(hù)公司利益，特制定本管理辦法。第二條、本管理辦法所指印章包括公司各分子公司公章、黨章、法人章、董事會(huì)章、監(jiān)事會(huì)章等具有法律效力的印章。第三條、適用范圍(一) 公章的使用范圍121、 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，以公司名義發(fā)出的公文、信函、報(bào)表、證明等。2、 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的各種證件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、各種資質(zhì)證件、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、聘書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等）。2、 公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的對(duì)外合同、協(xié)議書(shū)等。4、 公司領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)辦公室主任明確批示，要加蓋公章的文件、證件、材料等。(二) 公

2、司領(lǐng)導(dǎo)簽章的使用范圍1、 各類資質(zhì)證書(shū)。2、 公司領(lǐng)導(dǎo)明確指示使用公司領(lǐng)導(dǎo)簽章的其他文件、報(bào)表、信函、合同、協(xié)議書(shū)、證明等。(三) 辦公室印章使用范圍1、 以辦公室名義發(fā)出的公文、函件。2、以辦公室名義開(kāi)出的介紹信、證明等。(四) 專用印章的使用范圍各級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)為履行某一項(xiàng)專門(mén)業(yè)務(wù)可以刻制使用專用印章，刻制時(shí)必須載明專門(mén)用途。此類印章只能在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用。第四條、公章的刻制、啟用（一）公章的刻制1、公司印章的刻制均須報(bào)公司分管總裁批準(zhǔn)，由辦公室開(kāi)具介紹信，到公安機(jī)關(guān)相關(guān)部門(mén)辦理刻制手續(xù)。2、公章的形體和規(guī)格，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）公章的啟用1、新印章啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便

3、備查。2、公章啟用應(yīng)報(bào)公司分管總裁批準(zhǔn)，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。第五條、公章的保管、交接和停用（一）公章的保管公司各類印章必須有專人保管1. 公司的所有印章，均由辦公室負(fù)責(zé)登記、留樣并確定印章保管及使用責(zé)任人（以下簡(jiǎn)稱為印章專管員）。 2. 各分子公司、證券部等部門(mén)向印章專管員移交印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)公司印章留樣備案表（詳見(jiàn)本管理辦法附件）。3. 由于印章磨損而更換印章，仍需在公司辦公室登記、留樣。 4. 嚴(yán)禁印章專管員將印章轉(zhuǎn)借他人。5. 印章保管有異常現(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，印章專管員應(yīng)當(dāng)及時(shí)向辦公室主任、辦公室分管總裁書(shū)面報(bào)告，配合查處。 6. 各部門(mén)不得擅自刻制印章

4、，違反本項(xiàng)規(guī)定給公司造成的全部經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人向公司承擔(dān)全額賠償責(zé)任。7. 公章保管須有記錄，注明公章名稱、頒發(fā)部門(mén)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。8. 公章保管人因事離崗時(shí)，須由部門(mén)主管指定人員暫時(shí)代管，以免貽誤工作9. 公章保管必須安全可靠，須加鎖保存，公章不可私自委托他人代管。10.公章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)匯報(bào)，配合查處。（二）公章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。（三）有下列情況，公章須停用 1、公司名稱變動(dòng)；2、公章使用損壞；3、公章遺失或被竊，聲明作廢。4、公章停用時(shí)須經(jīng)公司分管行政總裁

5、批準(zhǔn)，及時(shí)將停用公章送辦公室封存或銷毀，建立公章上交、存檔、銷毀的登記檔案第六條、印章專管員的職責(zé)1、印章專管員每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全，并將印章鎖進(jìn)保險(xiǎn)柜內(nèi)，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內(nèi)；次日上班后，應(yīng)首先檢查所保管印章保險(xiǎn)柜有無(wú)異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報(bào)告。2、印章專管員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，印章授權(quán)人應(yīng)指定他人代管印章，印章專管員要向代管人員交接工作，交代用印時(shí)的注意事項(xiàng)。1）專管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印的起止日期，實(shí)行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實(shí)到人。2）交接工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)本辦法附件的印章交接單，登記交交接日

6、期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權(quán)人簽字認(rèn)可后備存。3、印章專管員要堅(jiān)持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印。未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印審批手續(xù)不全的，印章專管員不予用??；經(jīng)辦人拒絕印章專管員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章專管員可拒絕用印并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。4、印章專管員用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權(quán)委托書(shū)要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。5、印章專管員不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理；若因擅自用印導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，由其承擔(dān)全部賠償責(zé)任并按公司人力資源管理的規(guī)定進(jìn)行處罰。6、印章專管員離職時(shí)，其管理的印章記錄和

7、檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專管員離職時(shí)，須辦理分管印章的移交手續(xù)并填寫(xiě)印章專管人離職交接單（詳見(jiàn)本辦法附件）后方可辦理離職手續(xù)。第六條、印章的使用規(guī)定1、 凡需加蓋公司印章的文件，均須通過(guò)公司網(wǎng)上審批流程，填寫(xiě)公章使用申請(qǐng)單或投標(biāo)申請(qǐng)單并經(jīng)相應(yīng)管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、公司分管總裁審批同意后，方可使用公司印章。2、 如特殊情況無(wú)法通過(guò)網(wǎng)上流程，必須填寫(xiě)紙質(zhì)公章使用審批單，經(jīng)相應(yīng)管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、公司分管總裁審批同意后，方可到辦公室進(jìn)行蓋章：3、 項(xiàng)目投標(biāo)申請(qǐng)必須經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)中心、分管總裁審批4、 合同、協(xié)議類文件必須通過(guò)公司合同評(píng)審，經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)中心、分管總裁審批5、 資信證明、公積

8、金相關(guān)手續(xù)、離職證明等與人力資源相關(guān)的文件，需部門(mén)經(jīng)理及人力資源部經(jīng)理、分管總裁簽字審批6、 與財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)文件，需部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、部門(mén)分管總裁、財(cái)務(wù)分管總裁審批7、 行政公文、函類文件，需部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管總裁、辦公室主任、行政分管總裁審批8、 董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)公章需董事會(huì)秘書(shū)親自審批后方能蓋章9、 黨章需公司黨委書(shū)記審批后方可蓋章。10、 外單位使用公司執(zhí)照或蓋山東浪潮齊魯軟件產(chǎn)業(yè)股份有限公司公章，需經(jīng)所在公司分管總裁簽字審批，再經(jīng)軟件公司辦公室分管總裁審批，方可蓋章，如投標(biāo)類文件及合同需提前至運(yùn)營(yíng)中心審批備案審批，公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可到辦公室蓋章。11、 公章原則上不能帶出公司使用。如確

9、需帶出使用時(shí)，須經(jīng)辦公室主任、辦公室分管總裁批準(zhǔn)并填寫(xiě)公章外出使用審批單（詳見(jiàn)本辦法附件）方可帶出；非公章專管人員攜帶外出時(shí)，用印人還應(yīng)填寫(xiě)本辦法附件的印章交接單辦理交接手續(xù)后方可帶出。12、 外地進(jìn)行投標(biāo)如申請(qǐng)公章出差，需提前申請(qǐng)，批準(zhǔn)流程參照工作外出審批規(guī)定，外公司借用公章出差需先本公司領(lǐng)導(dǎo)及軟件公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦公室主任安排公章出差，出差人員相關(guān)差旅、交通等費(fèi)用由申請(qǐng)單位或部門(mén)承擔(dān)，各單位提前預(yù)支費(fèi)用，根據(jù)實(shí)際結(jié)算多退少補(bǔ)，公章出差人員必須嚴(yán)格遵守公司出差差旅規(guī)定及蓋章規(guī)定，節(jié)約差旅費(fèi)用，做好蓋章審核、嚴(yán)格監(jiān)督用章，保障用章安全。13、 非工作時(shí)間用章，必須提前申請(qǐng)，經(jīng)辦公室主任審批

10、同意后安排用章。如臨時(shí)取消蓋章，務(wù)必第一時(shí)間告知辦公室蓋章人員。期間因蓋章發(fā)生的交通費(fèi)用由申請(qǐng)單位或部門(mén)承擔(dān)。14、 公司印章用印的公章申請(qǐng)審批單、投標(biāo)申請(qǐng)單、合同評(píng)審表等申請(qǐng)類文件作為用印憑據(jù)檔案由印章專管員留存。涉及法律、財(cái)務(wù)等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)公司證券部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等會(huì)簽最終經(jīng)公司總裁審批后方可使用。15、 因公司重要業(yè)務(wù)急需用印而審批人不在公司，必須經(jīng)審批人手機(jī)短信確認(rèn)回復(fù)，并由印章管理員在用印審批記錄單中加以注明，方可用印，但審批人返回時(shí)應(yīng)立即補(bǔ)審；16、 用印人填寫(xiě)的用印審批記錄單中的相關(guān)信息應(yīng)與實(shí)際提交的文件內(nèi)容一致，如登記信息與實(shí)際用印文件內(nèi)容不一致，印章管理

11、員有權(quán)拒絕用??；17、 禁止在手寫(xiě)文件上加蓋公司印章。18、 禁止在內(nèi)容填寫(xiě)不全的文件或空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權(quán)委托書(shū)、發(fā)文批準(zhǔn)書(shū)、邀請(qǐng)函上加蓋公司印章。 19、 公司各類印章實(shí)行用印登記制度，印章專管員應(yīng)每月5日前應(yīng)將該期間公章使用申請(qǐng)表、投標(biāo)申請(qǐng)表、合同評(píng)審表等審批表及用印資料按用印時(shí)間先后移交公司檔案管理員，每年1月15日前將用印登記簿移交公司檔案管理員，檔案管理員按年度進(jìn)行存檔。第七條、 違反公司公章管理規(guī)定應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任1、 公章專管員應(yīng)以身作則，不得利用職務(wù)便利未經(jīng)批準(zhǔn)私自使用公章，違者扣罰專管員每次200元，累計(jì)超過(guò)兩次以上的直接予以辭退或開(kāi)除，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的應(yīng)予

12、以賠償，造成重大損失或嚴(yán)重后果的承擔(dān)法律責(zé)任。2、 公章專管員因故意或疏忽造成公章遺失的，應(yīng)立即報(bào)告部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)并采取措施，如有必要贏得當(dāng)?shù)匦侣劽襟w通稿注銷、掛失。同時(shí)，對(duì)公章保管當(dāng)事人第一次經(jīng)過(guò)處分，第二次調(diào)離工作崗位，并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。 第八條、附則（一）用章審批流程圖及公司印章管理的相關(guān)文件范本。（二）本辦法自發(fā)布之日實(shí)施。 （三）本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。 附件一：公章使用流程工作目標(biāo)知識(shí)準(zhǔn)備關(guān)鍵點(diǎn)控制細(xì)化執(zhí)行流程圖1遵守公司公章管理制度，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利開(kāi)展2規(guī)范用章，確保公章安全1具備公章管理責(zé)任意識(shí)，熟悉經(jīng)濟(jì)法、合同法等相關(guān)法律法規(guī)2端正服務(wù)態(tài)度，熟悉公司業(yè)務(wù)一、審核蓋章環(huán)節(jié)

13、 1審核公章使用申請(qǐng)、投標(biāo)申請(qǐng)、合同、協(xié)議評(píng)審嚴(yán)格執(zhí)行公章管理制度、對(duì)不符合公司制度、中間環(huán)節(jié)審批人提出異議的文件及其他特殊文件，如部門(mén)分管總裁堅(jiān)持用章，必須經(jīng)過(guò)公司行政分管總裁、公司總裁簽字審批，否則一律不允許用章1審核用章申請(qǐng)2用章登記3檢查用章申請(qǐng)、用章登記、蓋章材料內(nèi)容是否一致及符合要求4用印5相關(guān)資料存檔11 項(xiàng)目投標(biāo)申請(qǐng)必須經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)中心、分管總裁審批打印項(xiàng)目投標(biāo)申請(qǐng)單12 合同、協(xié)議類文件必須通過(guò)公司合同評(píng)審，經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)中心、分管總裁審批評(píng)審記錄復(fù)印存檔13資信證明、公積金相關(guān)手續(xù)、離職證明等與人力資源相關(guān)的文件，需部門(mén)經(jīng)理及人力資源部經(jīng)理、分管總裁簽字審批14與

14、財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)文件，需部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、部門(mén)分管總裁、財(cái)務(wù)分管總裁審批15 行政公文、函類文件，需部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管總裁、辦公室主任、行政分管總裁審批公司收發(fā)文件管理制度2、用章登記用章登記簿2、1 用章人在用章登記簿上登記并簽字用章時(shí)間、用章事項(xiàng)填寫(xiě)完整、簽字清晰可辨認(rèn)2、2 公章管理員（代管人員）審核用章登記內(nèi)容是否與蓋章申請(qǐng)內(nèi)容、蓋章材料三者一致，并簽字確認(rèn)必須逐頁(yè)檢查，不得在空白憑證、留有空白事項(xiàng)的頁(yè)面上蓋章3、 蓋章31 必須在制定位置準(zhǔn)確用章32 蓋章過(guò)程中，公章管理員必須全程監(jiān)督用章4、存檔41 將蓋章申請(qǐng)單、蓋章文件、合同評(píng)審表、借用公司資質(zhì)等相關(guān)材料按照蓋章順序每日整理，按月

15、存檔42次月5日前將存檔文件轉(zhuǎn)交至檔案管理員，并填寫(xiě)存檔文件交接表存檔文件交接表責(zé)任人流程圖提出用印申請(qǐng)使用印章人填寫(xiě)用印審批記錄單（審查審核審批）審查人：所涉部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核人：分管總裁審批人：總裁/分管總裁 提交所需蓋章的文件用印審批是否通過(guò)否是管理印章人根據(jù)申請(qǐng)單核對(duì)文件內(nèi)容否是蓋章備 注： 用印人須將蓋章申請(qǐng)表上的內(nèi)容填寫(xiě)完整，否則印章管理員有權(quán)拒絕用??； 若急需用印而審批人不在公司，必須經(jīng)審批人在電話中確認(rèn)，并由印章管理員在用印審批記錄單中加以注明，方可用印，但審批人返回時(shí)應(yīng)立即補(bǔ)審； 用印人填寫(xiě)的用印審批記錄單中的相關(guān)信息應(yīng)與實(shí)際提交的文件內(nèi)容一致，如登記信息與實(shí)際用印文件內(nèi)容不一致，

16、印章管理員有權(quán)拒絕用??； 如協(xié)議、合同上已有法人簽字或已加蓋公司合同專用章，印章管理員可直接用印，但應(yīng)在用印登記簿中說(shuō)明。附件二：印章留樣備案表NO:_印章名稱：_ 審批人：_ 啟用時(shí)間：_配置及保管部門(mén)：_印章用途：_印章專管員：_印章留樣本留樣印章自_年_月_日啟用。印章領(lǐng)用憑據(jù)及承諾：本人作為本留樣印章的保管及使用責(zé)任人，于_年_月_日自 領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應(yīng)的審批文件資料；若因本人故意或過(guò)失使用本印章導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，本人自愿全額賠償對(duì)公司因此導(dǎo)致的全部經(jīng)濟(jì)損失并接受公司的相應(yīng)處罰。印章專管員：_年

17、_月_日附件三：印 章 交 接 單NO:_部門(mén)名稱：_交接印章名稱：_交接日期：_月_日用印注意事項(xiàng)說(shuō)明：1、交接人雙方的行為均應(yīng)遵守公司印章管理辦法之規(guī)定。2、其他說(shuō)明事項(xiàng)：_3、印章留樣：留樣4、本印章自_年_月_日_時(shí)起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人_負(fù)責(zé)。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_ _年_月_日附件四：印章專管人離職交接單NO:_部門(mén)名稱：_離職交接印章名稱：_交接日期：_月_日1、離職人員應(yīng)當(dāng)將本印章交付繼任印章專管員，交接人雙方的行為均應(yīng)遵守_公司公司印章管理辦法之規(guī)定。2、離職人員應(yīng)當(dāng)將其管理本印章期間的全部用印備案資料一并移交給繼任印章專管員，并書(shū)面確認(rèn)除前述印章資料外，再無(wú)其他用印情況；若有遺漏用印情況且導(dǎo)致公司遭受的經(jīng)濟(jì)損失，無(wú)論公司何時(shí)發(fā)現(xiàn)，印章專管人均對(duì)前述損失承擔(dān)全額賠償責(zé)任。3、其他說(shuō)明：_4、印章留樣：留樣4、本印章自_年_月_日_時(shí)起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人_負(fù)責(zé)。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_ _年_月_日附件五：印章外出使用審批單NO:_1、部門(mén)名稱：_2、外