提高公文流程管理效率案例1

1、|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦0 提高公文流程管理效率提高公文流程管理效率項(xiàng)項(xiàng) 目目單單 位：黨群工作部位：黨群工作部日日 期：期：20132013年年1212月月1111日日錢曉晶錢曉晶馬馬 嬌嬌張晟銘張晟銘錢藝錢藝金亞芳金亞芳|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦內(nèi)容內(nèi)容1 項(xiàng)目背景項(xiàng)目背景診斷分析診斷分析改進(jìn)措施改進(jìn)措施項(xiàng)目收益項(xiàng)目收益持續(xù)改善持續(xù)改善|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦項(xiàng)目背景（項(xiàng)目背景（1/2)2 我們?yōu)槭裁匆@樣做？提高公文流程管理效率是一個企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，公文流程效率低制約著大紅山銅礦的運(yùn)作效率。|玉溪

2、礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦3 項(xiàng)目背景項(xiàng)目背景(2/2)n公文流程管理效率低直接反應(yīng)出大紅山銅礦的管理水平和形象，給決策、辦公效率、生產(chǎn)率、上情下達(dá)、下情上報帶來了一定程度上的困難，特別是對生產(chǎn)率的影響較為突出。n轉(zhuǎn)辦周期長，導(dǎo)致公文誤期而影響工作。n紙質(zhì)傳送緩慢，存在流程繁瑣，占用空間大，導(dǎo)致辦公效率低，決策緩慢等問題。n紙質(zhì)傳送，造成紙張浪費(fèi)、油墨、碳粉浪費(fèi)和打印、復(fù)印設(shè)備的磨損高等。n公文流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)過多，不便于明確責(zé)任，加強(qiáng)公文運(yùn)轉(zhuǎn)跟蹤，容易造成公文辦理中的扯皮、推諉、影響工作質(zhì)量和效率；n紙質(zhì)傳送，導(dǎo)致人力的移動浪費(fèi)、等待浪費(fèi)、重復(fù)浪費(fèi)，影響工作效率。n傳送程序繁瑣

3、、重復(fù)，影響工作人員情緒，導(dǎo)致辦公效率低。n內(nèi)部單位來文質(zhì)量不高，出現(xiàn)返工浪費(fèi)。n傳統(tǒng)的辦公模式的文件安全性、可靠性較低，對信息的安全帶來了很大的威脅。工作效率低工作效率低|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦內(nèi)容內(nèi)容4 項(xiàng)目背景項(xiàng)目背景診斷分析診斷分析改進(jìn)措施改進(jìn)措施項(xiàng)目收益項(xiàng)目收益持續(xù)改善持續(xù)改善|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦5 公文轉(zhuǎn)辦流程（診斷路徑）公文轉(zhuǎn)辦流程（診斷路徑）診斷分析（診斷分析（1/8）辦公室簽收、辦公室簽收、登記擬辦登記擬辦領(lǐng)導(dǎo)一批閱領(lǐng)導(dǎo)一批閱各單位來文各單位來文辦公室主任辦公室主任提出擬辦意見提出擬辦意見領(lǐng)導(dǎo)二批閱領(lǐng)導(dǎo)二批閱領(lǐng)導(dǎo)

4、三批閱領(lǐng)導(dǎo)三批閱領(lǐng)導(dǎo)四批閱領(lǐng)導(dǎo)四批閱領(lǐng)導(dǎo)五批閱領(lǐng)導(dǎo)五批閱領(lǐng)導(dǎo)六批閱領(lǐng)導(dǎo)六批閱領(lǐng)導(dǎo)七批閱領(lǐng)導(dǎo)七批閱送領(lǐng)導(dǎo)二批閱送領(lǐng)導(dǎo)二批閱送領(lǐng)導(dǎo)三批閱送領(lǐng)導(dǎo)三批閱送領(lǐng)導(dǎo)一批閱送領(lǐng)導(dǎo)一批閱承辦部門承辦部門送領(lǐng)導(dǎo)四批閱送領(lǐng)導(dǎo)四批閱送領(lǐng)導(dǎo)五批閱送領(lǐng)導(dǎo)五批閱送領(lǐng)導(dǎo)六批閱送領(lǐng)導(dǎo)六批閱送領(lǐng)導(dǎo)七批閱送領(lǐng)導(dǎo)七批閱辦公室轉(zhuǎn)交辦公室轉(zhuǎn)交承辦單位承辦單位返回各單位來返回各單位來文文|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦6 終點(diǎn)在終點(diǎn)在終點(diǎn)終點(diǎn)診斷分析（診斷分析（2/8）|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦7 礦屬單位呈報文件、礦屬單位呈報文件、請示請示轉(zhuǎn)辦過程中轉(zhuǎn)辦過程中。我等的花兒也謝我等的花兒也

5、謝了了診斷分析（診斷分析（3/8）|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦8 太多的外界的需求，隨時得放下手邊的工作去做別的事情受到周圍很多因素的干擾工作沒有效率做事沒有方法，常運(yùn)用自己所熟悉或直覺想到的方法做事診斷分析（診斷分析（4/8）|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦9 使用問題樹查找問題的原因使用問題樹查找問題的原因公文流公文流程管理程管理效率低效率低送交送交文件文件效率效率低低送交文件渠送交文件渠道單一道單一診斷分析（診斷分析（5/8）來文質(zhì)量不來文質(zhì)量不高高轉(zhuǎn)辦轉(zhuǎn)辦效率效率低低轉(zhuǎn)辦周期長轉(zhuǎn)辦周期長公文工作人員公文工作人員兼辦其他工作兼辦其他工作傳遞

6、程序繁瑣傳遞程序繁瑣日來文過多，日來文過多，辦理緩慢辦理緩慢領(lǐng)導(dǎo)公出多批領(lǐng)導(dǎo)公出多批閱不及時閱不及時領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙批閱不及時批閱不及時呈送不規(guī)范呈送不規(guī)范外來文件傳送外來文件傳送渠道單一渠道單一內(nèi)部文件、請內(nèi)部文件、請示傳送渠道單示傳送渠道單一一公文工作人員公文工作人員責(zé)任心不夠責(zé)任心不夠1 1外來文件傳送渠道單一外來文件傳送渠道單一2 2內(nèi)部文件、請示傳送渠道單一內(nèi)部文件、請示傳送渠道單一3 3呈報不規(guī)范呈報不規(guī)范4 4來文質(zhì)量不高來文質(zhì)量不高5 5傳遞程序繁瑣傳遞程序繁瑣6 6日來文過多，辦理緩慢日來文過多，辦理緩慢7 7公文工作人員兼辦其他工作公文工作人員兼辦其他工作8 8公文

7、工作人員責(zé)任意識不強(qiáng)公文工作人員責(zé)任意識不強(qiáng)9 9領(lǐng)導(dǎo)公出多批閱不及時領(lǐng)導(dǎo)公出多批閱不及時1010領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙批閱不及時領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙批閱不及時|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦10 實(shí)實(shí) 施施 難難 度度公文流程管理效率低的影響公文流程管理效率低的影響大大中中小小高高中中低低診斷分析（診斷分析（6/8）利用九宮圖對問題進(jìn)行排序利用九宮圖對問題進(jìn)行排序1 14 43 35 56 62 28 87 79 9101 1外來文件傳送渠道單一外來文件傳送渠道單一2 2內(nèi)部文件、請示傳送渠道單一內(nèi)部文件、請示傳送渠道單一3 3呈報不規(guī)范呈報不規(guī)范4 4來文質(zhì)量不高來文質(zhì)量不高5 5傳遞

8、程序繁瑣傳遞程序繁瑣6 6日來文過多，辦理緩慢日來文過多，辦理緩慢7 7公文工作人員兼辦其他工作公文工作人員兼辦其他工作8 8公文工作人員責(zé)任意識不強(qiáng)公文工作人員責(zé)任意識不強(qiáng)9 9領(lǐng)導(dǎo)公出多批閱不及時領(lǐng)導(dǎo)公出多批閱不及時1010領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙批閱不及時領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙批閱不及時|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦11 工作設(shè)工作設(shè)想想最終目的最終目的現(xiàn)狀現(xiàn)狀過程中過程中意識淡薄意識淡薄被動應(yīng)付被動應(yīng)付職責(zé)不清職責(zé)不清領(lǐng)導(dǎo)重視領(lǐng)導(dǎo)重視統(tǒng)一思想統(tǒng)一思想理清思路理清思路杜絕杜絕“兩張皮兩張皮”認(rèn)識到位認(rèn)識到位主動工作主動工作責(zé)任明確責(zé)任明確腳踏實(shí)地腳踏實(shí)地診斷分析（診斷分析（7/8）|玉

9、溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦12 工作設(shè)想工作設(shè)想n先以二工區(qū)為試點(diǎn)運(yùn)行，先以二工區(qū)為試點(diǎn)運(yùn)行，成熟后全礦覆蓋成熟后全礦覆蓋二工區(qū)二工區(qū)|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦內(nèi)容內(nèi)容13 項(xiàng)目背景項(xiàng)目背景診斷分析診斷分析改進(jìn)措施改進(jìn)措施項(xiàng)目收益項(xiàng)目收益持續(xù)改善持續(xù)改善|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦14 從從到到n轉(zhuǎn)辦周期長n領(lǐng)導(dǎo)批閱不及時n耗材浪費(fèi)大n人工浪費(fèi)n縮短了轉(zhuǎn)辦周期n領(lǐng)導(dǎo)批閱及時n減少耗材浪費(fèi)n減少了人力資源、移動浪費(fèi)改進(jìn)措施（改進(jìn)措施（1/5）原來的紙質(zhì)呈報、送交批閱改成網(wǎng)絡(luò)化批閱改造前的呈文渠道改造前的呈文渠道紙質(zhì)紙質(zhì)

10、改造后的承辦渠道改造后的承辦渠道網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦15 n各單位呈報文件排版格式錯誤，返工重報送，導(dǎo)致開展工作延遲；n重新打印呈報，導(dǎo)致耗材浪費(fèi)；n人力資源的浪費(fèi)；n重新報告，導(dǎo)致移動浪費(fèi)、返工浪費(fèi)、時間浪費(fèi)n規(guī)范公文排版要求，減少返工浪費(fèi)；n減少耗材浪費(fèi)；n減少人力資源浪費(fèi)n減少移動浪費(fèi)、返工浪費(fèi)、時間浪費(fèi)規(guī)范公文排版格式規(guī)范公文排版格式文件格式、排文件格式、排版不正確，請版不正確，請重新整理呈報，重新整理呈報，謝謝！謝謝！格式排版不格式排版不對，不要啦對，不要啦重新打。重新打。改進(jìn)措施（改進(jìn)措施（2/5）|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公

11、司大紅山銅礦16 改進(jìn)措施（改進(jìn)措施（3/5)加強(qiáng)溝通，拓寬外來文件接收、報送渠道加強(qiáng)溝通，拓寬外來文件接收、報送渠道礦只有一臺手動傳真機(jī)，只能在上班時間內(nèi)接收；手動傳真機(jī)與電話串聯(lián)，過程中如工作人員接聽辦公電話，將無法及時接受文件；因只有一臺傳真機(jī)，如有故障，無法及時接收文件，只能采用交通工具代送，導(dǎo)致及時辦理時間延后。or縮短了文件接收時間，能及時按照文件要求執(zhí)行或上報材料。|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦17 兼兼職職專專職職1.分工太多，不能及時轉(zhuǎn)辦文件；2.責(zé)任意識不強(qiáng)，不及時轉(zhuǎn)辦文件；3、人員跟換頻繁，程序不熟1.專心轉(zhuǎn)辦文件，提高公文辦理率；2.責(zé)任意識強(qiáng)，

12、辦文及時，跟蹤督辦及時；人人員員更更換換頻頻繁繁改進(jìn)措施（改進(jìn)措施（4/5）設(shè)置專職工作人員|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦采用網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)辦后流程采用網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)辦后流程18 辦公室辦公室簽收、簽收、擬辦擬辦單位呈報單位呈報辦公室主任辦公室主任審核審核領(lǐng)導(dǎo)一批閱領(lǐng)導(dǎo)一批閱領(lǐng)導(dǎo)二批閱領(lǐng)導(dǎo)二批閱領(lǐng)導(dǎo)三批閱領(lǐng)導(dǎo)三批閱領(lǐng)導(dǎo)四批閱領(lǐng)導(dǎo)四批閱領(lǐng)導(dǎo)五批閱領(lǐng)導(dǎo)五批閱領(lǐng)導(dǎo)六批閱領(lǐng)導(dǎo)六批閱領(lǐng)導(dǎo)六批閱領(lǐng)導(dǎo)六批閱承辦部門承辦部門改進(jìn)措施（改進(jìn)措施（5/5）|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦內(nèi)容內(nèi)容19 項(xiàng)目背景項(xiàng)目背景診斷分析診斷分析改進(jìn)措施改進(jìn)措施項(xiàng)目收益項(xiàng)目收益持續(xù)改善持續(xù)改善|玉

13、溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦20 項(xiàng)目收益（項(xiàng)目收益（1/2）0102030405060紙張油墨碳粉維修硒鼓訂書針蠟紙201220132012年，耗費(fèi)紙張15.5包，油墨55盒，碳粉9盒，維修5次，硒鼓8個，訂書針5盒，蠟紙8盒；2013年，消耗紙張8.5包，油墨40盒，碳粉6盒；維修3次，硒鼓5個，訂書針3盒，蠟紙6盒。|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦21 項(xiàng)目收益（項(xiàng)目收益（1/2）2012年45.46萬元，2013年31.209萬元，節(jié)約14.251萬元0102030405020122013|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦

14、22 項(xiàng)目收益（項(xiàng)目收益（2/2）05101520日處理量延期失誤時間201220132012年，每天辦理各類文件、請示11份，延期辦理文件、請示7份，失誤辦理5份，原來傳送1份文件需要5分鐘。2013年，每天辦理各類文件、請示18分，延期辦理文件、請示7份，失誤辦理1份，現(xiàn)在傳送1份文件只需1分鐘。|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦內(nèi)容內(nèi)容23 項(xiàng)目背景項(xiàng)目背景診斷分析診斷分析改進(jìn)措施改進(jìn)措施項(xiàng)目收益項(xiàng)目收益持續(xù)改善持續(xù)改善|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦24 持續(xù)改善（持續(xù)改善（1/3）7090100轉(zhuǎn)辦周期轉(zhuǎn)辦周期工作人員責(zé)任意識工作人員責(zé)任意識

15、網(wǎng)絡(luò)承辦網(wǎng)絡(luò)承辦領(lǐng)導(dǎo)批閱領(lǐng)導(dǎo)批閱狀態(tài)良好狀態(tài)良好可控制計(jì)劃偏差可控制計(jì)劃偏差需需立刻關(guān)注立刻關(guān)注7080809080|玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦玉溪礦業(yè)有限公司大紅山銅礦25 急急重重緩緩輕輕戛灑鎮(zhèn)計(jì)劃生育辦公室需要代辦的工作礦內(nèi)職工各需請的各類計(jì)劃生育假假條及辦證需該的章配合各省、市、縣、鎮(zhèn)計(jì)劃生育辦公室人員對礦上職工做違反云南省計(jì)劃生育條例的思想工作回答礦屬各單位職工關(guān)于計(jì)劃生育條例的各類問題對外來參觀下井人員勞保服的發(fā)放及回收礦屬各單位職工打印文件資料我們需要的我們需要的藥方藥方時間管理時間管理公司下發(fā)的文件各省、市、縣、鎮(zhèn)送交文件礦屬各基層單位及外協(xié)經(jīng)濟(jì)實(shí)體單位送交文件礦屬各單位簽發(fā)文件及上報公司請示、報告召開會議時的會場服務(wù)為戶口在大紅山銅礦但不屬于礦上職工的人辦理計(jì)劃生育各類證件接待上訪職工違反云南省計(jì)劃生育條例的人員，并作好各類違反條例的案例筆記有效地運(yùn)用時間 ，降低變動性；決定該做些什么，決定什么事情不應(yīng)該