秘書學(xué)期末復(fù)習(xí)

1、秘書學(xué)期末復(fù)習(xí)題1復(fù)習(xí)題 一、填空題1、我國古代秘書工作制度草創(chuàng)于（ ），確立于（ ） ，發(fā)展于（ ）， 成熟于（ ） ，完備于明清。2、秘書人員輔助決策的原則是（ ） 和諫諍原則。3、協(xié)調(diào)工作的程序包括 （ ） 和處理。4、接待工作的要求是（ ） 和內(nèi)外有別。5、私人秘書工作的特點(diǎn)是 （ ） 。6、西周的秘書工作，內(nèi)部分工更加細(xì)密，由（ ） 和御史， 共“五史”組成。7、一般秘書職能包括（ ）和保守秘密。8、信息溝通的基本原則包括（ ）和多樣。9、黨政秘書人員的素質(zhì)要求是：（ ）和業(yè)務(wù)熟練。10、涉外秘書的道德規(guī)范包括 （ ）。二、判斷題1 現(xiàn)代意義上的秘書學(xué)開始于20世紀(jì)80年代。 （ ）

2、2 我國古代最早的秘書機(jī)構(gòu)產(chǎn)生于夏朝。 （ ）3 戰(zhàn)國時(shí)期，各諸侯國大都有史官，但史官的職責(zé)、地位起了重要變化。 （ ）4 西漢時(shí)，尚書臺發(fā)展成為皇帝的機(jī)要秘書處。 （ ）5 晉朝設(shè)中書待郎，待郎之下又有中書舍人。 （ ）6 唐玄宗時(shí)，大召天下名士為“天子私人”。 （ ）7 元初，只設(shè)中書省，作為中央行政中樞。 （ ）8 雍正時(shí)，在內(nèi)廷設(shè)立了“南書房”。 （ ）9 唐代產(chǎn)生的翰林院為宋代承襲，成為最高統(tǒng)治者的機(jī)要秘書機(jī)構(gòu)。 （ ）10 一文一事制度確立于宋朝。 （ ）11 票擬制度產(chǎn)生于明朝。照刷制度產(chǎn)生于元朝。 （ ）12 檔案集中制度產(chǎn)生于宋朝。 （ ）13 西漢時(shí)已有官印，作為權(quán)力的標(biāo)志

3、。 （ ）14 漢代規(guī)定中央秘書機(jī)構(gòu)的秘書人員，年齡要在15歲以上。 （ ）15 唐代從科舉考試中選用秘書為主要途徑，以“身、言、書、判”為標(biāo)準(zhǔn)。 （ ）16 1912年3月，設(shè)立內(nèi)閣秘書廳，由魏宸組任秘書長。 （ ）17 1927年7月，中國共產(chǎn)黨的四屆三中全會(huì)決定設(shè)立中央秘書處。 （ ）18 1949年12月15日，中央辦公廳發(fā)出了關(guān)于文電處理工作的幾項(xiàng)規(guī)定。 （ ）19 1952年2月1日，中央發(fā)出了關(guān)于糾正電報(bào)、報(bào)告、指示、決定等文字缺點(diǎn)的指示。 （ ）20 1927年八七會(huì)議上，鄧小平任中央秘書。 （ ）21 如果把清代的幕學(xué)視為我國秘書學(xué)的開端,距今已有350年的歷史。 （ ）22

4、 商朝是我國國家秘書工作產(chǎn)生的標(biāo)志。 （ ）23 西周的秘書工作，在殷商的水平上有所創(chuàng)新和提高。 （ ）24 秦漢時(shí)期，在中央和地方各級行政機(jī)關(guān)中都設(shè)有負(fù)責(zé)秘書工作的機(jī)構(gòu)或人員。 （ ）25 漢末，曹操設(shè)立秘書令。 （ ）26 唐太宗時(shí)，重用十八位學(xué)士出謀劃策。 （ ）27 元代的秘書工作由樞秘院與中書省分掌。 （ ）28 明初，朱元璋廢掉中書省，由六部尚書分任國事。 （ ）29 秦朝起，國家中央秘書工作由御史大夫承擔(dān)。 （ ）30 明代由內(nèi)閣演進(jìn)成為了軍機(jī)處。 （ ）31 貼黃制度是唐朝首創(chuàng)。 （ ）32 公文稽查制度完善于清朝。 （ ）33 宋代中央信訪機(jī)構(gòu)有兩個(gè)，鼓院為高級機(jī)構(gòu)，檢院為初

5、級機(jī)構(gòu)。 （ ）34 春秋戰(zhàn)國時(shí)，用官印作為傳遞公文時(shí)的封泥標(biāo)記。 （ ）35 魏晉南北朝時(shí)，出現(xiàn)了“文”“筆”之分。 （ ）36 元代在文字秘書的選拔上要求應(yīng)試者具有進(jìn)士資格。 （ ）37 1913年10月，袁世凱在總統(tǒng)府內(nèi)設(shè)立政事堂。 （ ）38 1931年11月通過的蘇維埃地方政府暫行組織條例是我黨領(lǐng)導(dǎo)政權(quán)機(jī)構(gòu)中秘書工作的開端。 （ ）39 1951年，中國人民大學(xué)創(chuàng)辦了檔案學(xué)專業(yè)。 （ ）40 抗日戰(zhàn)爭開始后，黨中央于1938年重設(shè)秘書處。 （ ）三、簡答題1、什么是狹義秘書和廣義秘書？2、秘書工作的范圍包括哪些？3、秘書應(yīng)學(xué)會(huì)哪些調(diào)查方法？4、受理人民來信來訪要遵循的原則是什么？5、

6、什么是秘書活動(dòng)？它由哪些基本要素組成？6、秘書的類型有哪些？各自的依據(jù)是什么？7、會(huì)議工作的基本要求是什么？8、值班工作的主要任務(wù)是什么？四、論述題1、舉例說明如何做好保密工作。2、某省糧食局定于12月30日召開全省系統(tǒng)的總結(jié)表彰大會(huì)，請寫一封邀請信，邀請各市糧食局領(lǐng)導(dǎo)參加此次大會(huì)。3、請結(jié)合自身實(shí)際，論述秘書應(yīng)具備哪些基本能力。復(fù)習(xí)題答案一一、填空題1、先秦，秦漢，魏晉南北朝，唐宋。2、定位原則，超前原則，系統(tǒng)原則，信息原則。3、受托，審理，核查，協(xié)商。4、熱情大方，細(xì)致周到，確保安全，儉省節(jié)約。5、選擇的雙向性，工作的技能性，職能的綜合性，關(guān)系的雇傭性。6、太史（或大史），小史，內(nèi)史，外史

7、。 7、輔助決策，協(xié)助管理，溝通信息，協(xié)調(diào)關(guān)系。8、求實(shí)，迅速，簡明，公開。 9、政治可靠，作風(fēng)優(yōu)良，紀(jì)律嚴(yán)明，知識廣博。10、忠誠，守信，勤奮，認(rèn)真。二、判斷題1. 2.× 3. 4.× 5.， 6. 7. 8.× 9. 10.×， 11.12. 13.× 14.× 15. 16. 17.× 18. 19.× 20. 21.× 22.× 23. 24. 25.， 26. 27.× 28. 29. 30. ×， 31. 32. 33.× 34. 35.， 36.&#

8、215; 37. 38. 39.× 40.×三、簡答題（要點(diǎn)）1、狹義秘書是指掌管文書并直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者全面處理事務(wù)的專門人員。廣義的秘書，是指在領(lǐng)導(dǎo)者身邊或中樞機(jī)構(gòu)工作，并以辦文、辦會(huì)和承辦領(lǐng)導(dǎo)者交辦之事為主要輔助任務(wù)的專門人員。2、文字工作，文書工作，信息工作，協(xié)調(diào)工作，督查工作，信訪工作，議案和提案工作， 機(jī)要工作，會(huì)議工作，接待工作，隨從工作，值班工作，印信工作，通訊工作，其他工作。3、典型調(diào)查法，普遍調(diào)查法，抽樣調(diào)查法，個(gè)案調(diào)查法，直接調(diào)查法，間接調(diào)查法。4、調(diào)查研究、實(shí)事求是的原則；按政策、法規(guī)辦事的原則；思想疏導(dǎo)的原則；分級負(fù)責(zé)、歸口辦理的原則；及時(shí)、就地依法解

9、決的原則。5、秘書活動(dòng)就是秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為。其基本要素包括：秘書人員，秘書工作，秘書方法，領(lǐng)導(dǎo)意圖，秘書環(huán)境。6、按職業(yè)性質(zhì)可分為公務(wù)秘書和私人秘書；按業(yè)務(wù)范圍可分為通用秘書和行業(yè)秘書；按工作崗位可分為綜合秘書和專項(xiàng)秘書；按輔助對象可分為集體秘書和個(gè)人秘書。7、準(zhǔn)備要充分，組織要嚴(yán)密，服務(wù)要周到，安全要保證，會(huì)風(fēng)要改進(jìn)。8、承接上級指示，負(fù)責(zé)電話事務(wù)，接待來訪人員，掌握領(lǐng)導(dǎo)行蹤，承辦臨時(shí)事項(xiàng)，編寫值班材料。四、論述題答案要點(diǎn)：1、 保密工作關(guān)系到國家命運(yùn)，社會(huì)安定，經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及領(lǐng)導(dǎo)工作的成敗。 保密工作的方針是：積極防范，突出重點(diǎn)，同時(shí)要正確處理保密和工作的關(guān)

10、系。 嚴(yán)格遵守黨和國家公務(wù)員保密守則的各項(xiàng)規(guī)定：不應(yīng)說的機(jī)密，絕對不說；不應(yīng)問的機(jī)密，絕對不問；不應(yīng)看的機(jī)密，絕對不看；不應(yīng)記錄的機(jī)密，絕對不記錄等等。2、 邀請信格式包括：<>稱謂。<>開頭：向被邀請人簡單問候。<>交待時(shí)間、地點(diǎn)和活動(dòng)內(nèi)容、邀請?jiān)虻取?lt;>參加活動(dòng)的細(xì)節(jié)安排。<>聯(lián)系人、電話、地址、落款、日期。 3、表達(dá)能力；調(diào)研能力；管理能力；辦事能力；操作能力；3、略秘書學(xué)期末復(fù)習(xí)2一、案例分析 （一）意外的電話 這天上午公司孫總正在主持召開公司的董事會(huì)。公司有規(guī)定，在開董事會(huì)時(shí)會(huì)，參加人員一般不接電話，等散了再說。十點(diǎn)左右，

11、公司的大客戶李總來電話，他對孫總的秘書于雪說他有急事要與孫總商量。面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a、李總，對不起！我們老總正在開會(huì)，不能接聽電話。 b、李總，實(shí)在不湊巧，我們孫總正在參加董事會(huì)，估計(jì)會(huì)議要到12點(diǎn)鐘才結(jié)束?；仡^我們再給您來個(gè)電話，您看這樣可以嗎？ c、李總，請您稍等一下，孫總剛剛散會(huì)，我馬上幫您去找找。 d、李總請您等一下，我馬上叫我們孫總來接電話！ e、李總，實(shí)在對不起，我們孫總不在公司。 問題 對于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進(jìn)行評析。 本題的最佳選擇是C。選A之所以不合適，主要是沒有考慮到對方的感受。對

12、方會(huì)想：既然你們孫總在公司，只不過是在開會(huì)，那為什么就不能抽幾分鐘來接個(gè)電話呢？你們不是經(jīng)常高喊“用戶就是上帝”的口號嗎，為什么在這個(gè)時(shí)候你開會(huì)的事就一定比我的事重要呢？對方可能越想越生氣。所以，盡管于雪回答的語氣委婉，態(tài)度謙恭，但她這樣的回答仍然是不合適的。 選B也不合適。對方可能覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點(diǎn)鐘，那心里肯定不是滋味。 選D明顯不合適，因?yàn)楣居幸?guī)定，領(lǐng)導(dǎo)人開會(huì)時(shí)一般不接電話，于雪未經(jīng)孫總同意就答應(yīng)對方，那不僅違反了公司規(guī)定，而且是非常草率的，如果孫總不來接電話，那她又如何答復(fù)客戶呢？ 選E也是不合適的，于雪這樣回答多少會(huì)讓對方覺得孫總是不愿意接他的電話或者是在有意回

13、避他。如果對方出現(xiàn)猜疑，那就不利于雙方今后的合作。 選C是比較合適的，因?yàn)楫?dāng)于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向?qū)O總悄悄匯報(bào)，聽取他的指示，如果孫總認(rèn)為事情不急，不愿意去接電話，那么，于雪就可以這樣回答對方：“實(shí)在對不起，這會(huì)兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個(gè)電話，您看這樣可以嗎？”如果孫總愿意來接，于雪就可以說剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進(jìn)退自如。 （二）8月10日，公司的總經(jīng)理出差了，期限是從8月10日至8月20日，預(yù)定20日上午回來。秘書小蘇負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有

14、一封寄自天津分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小蘇說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。 小蘇把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于8月20日下午的研討會(huì)，小蘇想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，20日他正好回來，一定會(huì)參加的。于是小蘇打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小蘇看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小蘇不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。 小蘇處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法

15、應(yīng)該是怎樣的？ 答：小蘇處理郵件的做法不正確 答：小蘇處理郵件的做法不正確，理由如下： （1）寄自天津分公司的郵件，小蘇應(yīng)該交給銷售科長本人簽收，或者在交給小李后讓其簽收，以作憑證。 （2）小蘇應(yīng)該在總經(jīng)理辦公桌的顯眼處放一張字條，上面寫上這封郵件的相關(guān)內(nèi)容，好讓總經(jīng)理知道自己有一封郵件未看。 （3）小蘇不能自作主張，替總經(jīng)理出席研討會(huì)，她應(yīng)該打電話請示總經(jīng)理。 小蘇不應(yīng)該簡單地把裝有兩張照片的郵件放回信封了事，她應(yīng)該找部門領(lǐng)導(dǎo)處理此事。（三） 當(dāng)來訪客人走進(jìn)某藥業(yè)集團(tuán)有限公司經(jīng)理辦公室時(shí)，鮑秘書正在辦公桌前打印一份文件，他向客人點(diǎn)點(diǎn)頭，并伸手示意請客人先坐下。10分鐘后，他起身端茶水給客人，

16、用電話聯(lián)系好客人要找的部門，在辦公桌前起身向客人道別，并目送其走出辦公室。為此事，鮑秘書受到了辦公室主任的批評。 問題討論： 為什么鮑秘書受到了辦公室主任的批評？ 分析：辦公室主任之所以批評鮑秘書，是因?yàn)轷U秘書在此次接待工作中沒能做到親切迎客、熱忱待客、禮貌送客，特別是連“出迎三步，身送七步”這一迎送賓客的最基本的禮儀也沒有注意。作為鮑秘書在接待來客中應(yīng)做到： （1）起身迎客，問明來意。 （2）伸手示意客人請坐，并說明請稍候。 （3）盡快聯(lián)系好客人要去的部門并具體說明如何去該部門 （4）將客人送出門口，握手道別（五） 一天上午,某公司董事長突然收到一封非常無禮的來信,信是由一位與公司交往很深的

17、代理商寫來的。董事長怒氣沖沖地把秘書叫來,讓她記錄自己口述的回信：我沒有想到會(huì)收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長時(shí)間的業(yè)務(wù)往來,但事到如今,我也不得不終止我們之間的一切交易,并且按照慣例,我要將這件事公之于眾！ 董事長口述完上述復(fù)信內(nèi)容,要秘書將信打好寄走。 對于董事長的吩咐,秘書應(yīng)該采取什么樣的態(tài)度呢？下面是四種不同的處理辦法： .“是,我立刻照辦！”秘書回到辦公室按董事長的口述將信打印好并寄走了。 .秘書認(rèn)為董事長在盛怒中做出的決定有欠妥當(dāng),如果將信寄出,對公司和董事長本人都非常不利,所以,沒有執(zhí)行董事長的指示,而是將信“壓下來”。 .秘書不執(zhí)行董事長的指示,并提出忠告：“董事長,

18、請您冷靜一點(diǎn)！想一想這樣的信寄出去會(huì)有什么樣的后果吧。對方寫來這樣的信,是不是跟我們公司某些地方做得不妥有一定關(guān)系呢？我們還是先反省一下自己,再慎重處理這件事吧?！?.秘書退下去將信打印出來,但沒有馬上寄走,而是等到當(dāng)天快下班的時(shí)候,見董事長怒氣已消,將打印好的信遞給董事長,“董事長,您交代的信已經(jīng)打印好,請您過目,您覺得這樣可以寄出去嗎？” (材料來源：夏目通利秘書常識趣談) 請問,在以上A、B、C、D四位秘書的處理方法中，哪一種最妥當(dāng)？哪一種最不妥當(dāng)？為什么？ D的處理方法最妥當(dāng)。C的處理方法最不妥當(dāng)。 領(lǐng)導(dǎo)在生氣時(shí)做出的決定很可能是不正確的,如果像A那樣立即照辦, 信一旦寄出,將無法挽回可能造成的損失,假如領(lǐng)導(dǎo)冷靜下來后想改變決定也沒有機(jī)會(huì)了。 如果像B那樣悄悄壓下信件,不執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,則有越權(quán)性質(zhì),如領(lǐng)導(dǎo)將來查問此事,秘書將無法交代。董事長也可能早就想同這家代理商終止往來,這封信只是一根導(dǎo)火索而已。 C在領(lǐng)導(dǎo)情緒惡劣時(shí)以教訓(xùn)的語氣當(dāng)面“忠告”,無異于火上澆油, 既不符合秘書的身分,也不利于領(lǐng)導(dǎo)冷靜思考問題,不管董事長的決定是對是錯(cuò),C的作法都沒有任何