科研檔案管理培訓通用通用課件

1、科研檔案管理培訓課件目錄一、科學技術(shù)研究工作簡介二、科研文件系統(tǒng)整理三、科研文件歸檔四、科研檔案管理科研檔案內(nèi)容構(gòu)成：主要包括以下幾個階段產(chǎn)生形成的檔案研究準備階段 研究實驗階段 總結(jié)鑒定驗收階段 成果和知識產(chǎn)權(quán)申報階段 推廣應用階段 是指在自然科學研究活動中形成的具有保存價值的科技文件材料。 成套性特征按課題成套。圍繞一項課題的研究活動所形成的全部材料構(gòu)成一套科研檔案。一、科學技術(shù)研究工作簡介科學技術(shù)研究是在自然科學領(lǐng)域研究客觀事物的本質(zhì)及其運動發(fā)展規(guī)律的一項工作。按類型或?qū)哟慰煞譃椋夯A(chǔ)科學研究、技術(shù)科學研究和應用科學研究?？茖W技術(shù)研究（科研）工作是以科研課題（項目）為單位組織開展的，大體

2、上要經(jīng)過以下幾個階段。（一）研究準備階段1、編制科研規(guī)劃2、確定科研課題3、方案設(shè)計與技術(shù)準備（二）研究試驗階段試驗與觀察擴大試驗（三）總結(jié)鑒定驗收階段1、科研報告和學術(shù)論文的撰寫2、科研成果的鑒定（四）成果和知識產(chǎn)權(quán)申報檔案部門簽章。（五）推廣應用階段科研活動中形成的科技文件以“課題”成套二、科研文件系統(tǒng)整理 包括科研文件的鑒別分類組卷卷內(nèi)科技文件排列案卷編目案卷裝訂、裝盒填寫案卷目錄七個步驟的工作。（一）科研文件鑒別工作1、文件屬性的鑒別就是判斷文件的性質(zhì)與歸屬，把科科研文件、科技資料、政務(wù)文件區(qū)別開來。（1）科技文件與政務(wù)文件的區(qū)分堅持：內(nèi)容原則-基本原則整體原則-成套性職能原則-內(nèi)容交

3、叉有所側(cè)重（2）科技文件與科技資料的區(qū)分 二者的主要區(qū)別有兩個方面：第一、它們同本單位科技、生產(chǎn)活動的關(guān)系不同（記錄和反映的對象不同）；第二、作用不同。 科技檔案：憑證、查考科技資料：參考 、借鑒 2、文件質(zhì)量鑒別（1）完整性鑒別 課題齊全、完整成套、簽署完備。（2）準確性鑒別-兩個一致” 一是課題文件應當同它所記載和反映的對象或研究過程相一致；二是同一個課題的文件（不同載體）內(nèi)容上應當一致。（3）外觀形式質(zhì)量鑒別-載體、外觀、書寫、印制材料等應符合耐久性要求。3、科技文件價值鑒定與密級劃分（1）科技文件的價值鑒定一是確定歸檔范圍；二是劃分保管期限。（2）科技文件的密級劃分 參見：企業(yè)檔案工作

4、規(guī)范附錄A(DA/T422009)（ 二）分類首先將科研文件按課題分開；再依據(jù)本單位分類方案對課題文件進行歸類確定分類號科研檔案分類方法（1）課題分類法（2）專業(yè)課題分類法（三）組卷1、組卷原則 遵循科技文件的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)科技文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。組卷要在一個科研課題范圍內(nèi)進行。2、組卷要求卷內(nèi)科技文件要齊全、完整、簽章手續(xù)完備。卷內(nèi)科技文件的載體和書寫材料應符合耐久性要求3、組卷方法（1）與科研課題關(guān)系密切的管理性文件，應列入科研課題類中組卷，（2）按課題組卷：把同一個課題的文件組成一個卷。（3）按階段組卷：即按科研課題的立項階段（準備階段）、研究實驗

5、階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報和推廣應用五個工作階段整理、組卷。4、卷內(nèi)文件的排列（1）科研類文件宜按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應用等階段排列。（2）卷內(nèi)文件一般應文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。（3）卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列；一般應印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復文在前，來文在后。5、案卷編目（1）編頁號案卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。方法：可用號碼機逐頁打印頁號，也可用鉛筆或簽字筆編寫頁號單面書寫的科技文件在其右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料，正面在其右下角，

6、背面在其左下角編寫頁號；已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。（2）卷內(nèi)目錄的編制序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件的順序。文件編號：填寫科技文件的文號或型號或圖號、設(shè)備代號、項目代號等。責任者：填寫科技文件的形成者或第一責任者。文件材料題名：填寫科技文件的全稱。文件沒有題名的應由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名（用 括起）日期：填寫科技文件的形成時間年、月、日。頁數(shù)：填寫每件科技文件總頁數(shù)。備注：可根據(jù)實際填寫需注明的情況。（3）卷內(nèi)備考表的編制說明：卷內(nèi)科技文件的數(shù)量（總件數(shù)、總頁數(shù)）、質(zhì)量以及在組卷和使用過程中需要說明的問題。立卷人：由立卷責任人簽名。立卷日期：填寫完成立卷的日期。檢查人：由

7、案卷質(zhì)量審核者簽名。檢查日期：填寫案卷質(zhì)量審核的日期?；ヒ娞枺禾顚懛从惩粌?nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明載體類型。（4）案卷封面的編制案卷題名（案卷標題） 一般由三個部分組成： 對象名稱針對內(nèi)容文件名稱。對象名稱：科研課題的名稱、代號。針對內(nèi)容：科研課題的子課題、階段、專業(yè)等。文件名稱：立卷單位：填寫負責科技文件組卷的部門或單位。起止日期：填寫卷內(nèi)文件形成的最早和最晚的時間年、月、日（用8位阿拉伯數(shù)字）。保管期限：填寫組卷時劃定的保管期限。密級：填寫卷內(nèi)文件的最高密級。檔號：填寫全宗號分類號（課題代號）案卷號。（5）案卷脊背的編制案卷脊背的項目有：保管期限、檔號、案卷題名，填寫內(nèi)容與封面一致。

8、6、案卷裝訂、裝盒工作（1）案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。（2）裝訂要求及方法：符合檔案保護要求。裝訂用品必須對文件材料無害，不影響檔案的保存壽命；裝訂方式能較好地維護文件的原始面貌；選用裝訂用品應盡量降低成本，裝訂方式應簡便易行。 裝訂位置：左側(cè)裝訂。裝訂時應將文件左側(cè)、下側(cè)對齊。 裝訂方法： 以件為單位裝訂的一般用線裝訂（縫紉機裝訂或用棉線“三孔一線”裝訂）； 整卷裝訂的一般采用棉線“三孔一線” 裝訂。 （3）以件為單位裝訂的應在每件文件首頁空白處加蓋檔號章，式樣見GB/T118222008圖A7. （ 檔號序號）（4）案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應疊裝。圖紙的折疊方法見GB/T1

9、0609.3-2009破損的文件應修復。7、填寫案卷目錄主要項目有：序號、檔號、案卷題名、總頁數(shù)、保管期限、備注。案卷目錄的內(nèi)容與案卷封面上對應相一致。案卷目錄填寫完畢后，應按大類分別加上案卷目錄封面、封底裝訂成冊，并填寫案卷目錄封面的各個欄目。三、科研文件的歸檔管理（一）歸檔制度的內(nèi)容 歸檔制度，是各企事業(yè)單位和國家機構(gòu)為了做好科研文件歸檔工作，根據(jù)國家或行業(yè)的有關(guān)規(guī)定和本單位科研活動的特點及科研文件的形成規(guī)律而制訂的指導科研文件歸檔工作的依據(jù)性文件。內(nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)。1、歸檔范圍：就是確定本單位（項目）哪些科研文件必須歸檔，哪些不必歸檔。主要根據(jù)本

10、單位科研活動的具體情況而定。（參見：DA/T 422009 附錄A）2、歸檔時間按課題結(jié)束時間歸檔。按課題的階段歸檔。按年度歸檔。隨時歸檔。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等應隨時歸檔。3、歸檔份數(shù)歸檔份數(shù)：歸檔文件一般是一式一份。重要的、利用頻繁的、有專門需要的可適當增加份數(shù)。4、歸檔要求歸檔工作應由文件的形成單位或部門承擔。歸檔的項目文件必須經(jīng)過鑒別；應完整、準確、系統(tǒng)；其制成材料應有利于長久保存。歸檔的文件必須按規(guī)定整理。歸檔的文件應為原件。獲得負成果或因故中斷的科研課題的文件亦應歸檔。（6） 兩個或兩個以上單位協(xié)作的科研課題，由課題主持單位保存整套檔案；協(xié)作單位除保存與自己所承擔任務(wù)有關(guān)的

11、原件外，應將復制件送交主持單位保存。如確系涉及協(xié)作單位的合法權(quán)益，不能提供有關(guān)復制件，應在協(xié)議、合同或委托書中明確，但協(xié)作單位應將承擔任務(wù)的有關(guān)檔案目錄和檔號提供主持單位。主持單位對協(xié)作單位提交的檔案等負有保密責任。（7）與國(境)外合作研究的科研課題，應在協(xié)議、合同中明確課題文件的歸檔范圍，并規(guī)定原件的歸屬。5、歸檔手續(xù) 1、課題負責人填寫科研課題文件歸檔說明書，經(jīng)主管領(lǐng)導審查后，向檔案室辦理歸檔手續(xù)。2、檔案室驗收合格后，課題負責人和檔案管理人員在科研課題文件歸檔移交單上簽字，并各執(zhí)一份。四、科研檔案管理（一）科研檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理。（二）科研檔案技術(shù)轉(zhuǎn)讓，應嚴格按照技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同規(guī)定的內(nèi)容提供復制件。（三）為了保護科研成果，嚴禁任何人或部門將科研檔案復制或非法轉(zhuǎn)讓，違者按規(guī)定處理。（四）技術(shù)