Access-2010課件項(xiàng)目三--創(chuàng)建和維護(hù)表

1、創(chuàng)建、維護(hù)和使用表 ACECSS表的基本概念1.表：DB中最基本的對(duì)象，存儲(chǔ)各類全部數(shù)據(jù)，由表結(jié)構(gòu)和表數(shù)據(jù)組成。2.字段：即表中的列，一個(gè)表中最多可以定義255個(gè)字段。3.記錄：表中的行，一個(gè)表中有多少行就有多少條記錄。4.當(dāng)前記錄：同一時(shí)刻正在操作的記錄即為當(dāng)前記錄，打開表時(shí)，默認(rèn)當(dāng)前記錄為當(dāng)前記錄。5.字段名：字段名是給每個(gè)字段定義的名字，引用一個(gè)字段時(shí)應(yīng)該引用其字段名表的基本概念6.字段、數(shù)據(jù)庫(kù)中的對(duì)象、控件的命名原則(一般要“見名知義” )：字符個(gè)數(shù)不超過(guò)64個(gè)字符?？砂崭瘢荒芤钥崭耖_頭。不能包含：句點(diǎn)、感嘆號(hào)！、左右方括號(hào)、左引號(hào)、重音符號(hào) 等特殊字符和ASCII為031的控

2、制字符。同一個(gè)表中不允許存在兩個(gè)完全相同的字段名。同一數(shù)據(jù)庫(kù)中不能有兩個(gè)字段同名，表和查詢不能同名。7字段大小 字段大小用來(lái)定義字段所占的字節(jié)數(shù)。只有文本型、數(shù)字型和自動(dòng)編號(hào)型字段才可以指定字段大小，其他類型的字段由系統(tǒng)分配字段大小，Access中一個(gè)字符和一個(gè)漢字字段大小都是1。數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型決定用戶能保存在字段中值的種類。Access字段的數(shù)據(jù)類型主要的有12種，分別是：文本、備注、數(shù)字、日期/時(shí)間、貨幣、自動(dòng)編號(hào)、是/否、OLE對(duì)象、超鏈接、附件、計(jì)算和查閱向?qū)?數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型決定用戶能保存在字段中值的種類。Access字段的數(shù)據(jù)類型主要的有12種，分別是：文本、備注、數(shù)字、日期/時(shí)

3、間、貨幣、自動(dòng)編號(hào)、是/否、OLE對(duì)象、超鏈接、附件、計(jì)算和查閱向?qū)?常用的“常規(guī)”屬性區(qū)主要屬性 字段大小、格式、小數(shù)位數(shù)、輸入掩碼、標(biāo)題、默認(rèn)值、有效性規(guī)則和有效性文本、必需、允許空字符、索引 特點(diǎn)：使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)，主要定義表中字段的字段名、字段類型和字段大小及其他屬性，還可以在表設(shè)計(jì)視圖中來(lái)對(duì)表結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改。例如：使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建“學(xué)生檔案”表的結(jié)構(gòu)，按要求定義各字段并進(jìn)行相關(guān)屬性設(shè)置。使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表并設(shè)置字段屬性 特點(diǎn)：由于學(xué)生有了Excel的操作基礎(chǔ)，所以用與Excel中輸入數(shù)據(jù)類似的方法，產(chǎn)生一個(gè)空表，直接輸入數(shù)據(jù)。例如：在數(shù)據(jù)表視圖中創(chuàng)建“學(xué)生成績(jī)”表。在數(shù)據(jù)表視圖中

4、創(chuàng)建表 特點(diǎn)：如果我們要?jiǎng)?chuàng)建的表與已有的其他軟件(如Excel、Dbase、Foxbasea或Visual Foxpro等)創(chuàng)建的表一樣或相似，則可以通過(guò)根據(jù)已有表來(lái)導(dǎo)入或鏈接的方式創(chuàng)建新表，再進(jìn)行Access表的一些操作和使用就非常方便。例如：通過(guò)導(dǎo)入或鏈接“行為登記.xlsx”中的表格創(chuàng)建新表“日常行為登記”。通過(guò)導(dǎo)入或鏈接的方法創(chuàng)建表 特點(diǎn)：有時(shí)我們要?jiǎng)?chuàng)建的新表與已有的一個(gè)Access表的結(jié)構(gòu)相似或部分?jǐn)?shù)據(jù)相同，則可以通過(guò)復(fù)制的方法創(chuàng)建新表，再將不同的地方進(jìn)行修改，這樣也可以提高創(chuàng)建表的速度。復(fù)制表還可以用于對(duì)表進(jìn)行備份，如要對(duì)表進(jìn)行結(jié)構(gòu)或數(shù)據(jù)的編輯時(shí)，最好先進(jìn)行備份，以免編輯時(shí)誤刪除的

5、數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)導(dǎo)致找不到還要繼續(xù)用的數(shù)據(jù)。本任務(wù)主要用復(fù)制的方法創(chuàng)建基于已有的一個(gè)表的結(jié)構(gòu)。例如：復(fù)制“學(xué)生成績(jī)”表結(jié)構(gòu)創(chuàng)建“體測(cè)成績(jī)”表結(jié)構(gòu)。通過(guò)復(fù)制表結(jié)構(gòu)并進(jìn)行修改 特點(diǎn)：在具體使用表時(shí)，可能發(fā)現(xiàn)表的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)有不合適的地方，有些內(nèi)容不滿足實(shí)際需要，或者由于實(shí)際數(shù)據(jù)發(fā)生了變化，需要維護(hù)表，即對(duì)表的結(jié)構(gòu)或數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行修改，使得我們的表與時(shí)俱進(jìn)，隨時(shí)保持最真實(shí)有效的信息。例如：修改“學(xué)生檔案”表結(jié)構(gòu)(添加“身份證號(hào)”、“家庭地址”字段，刪除“年齡”和“獎(jiǎng)懲”字段)，將“聯(lián)系方式”字段移到“出生日期”之前，再輸入“學(xué)生檔案”表的數(shù)據(jù)。 維護(hù)表結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù) 特點(diǎn)：為了便于查看表數(shù)據(jù)，還要對(duì)表數(shù)據(jù)進(jìn)行格式

6、設(shè)置，包括設(shè)置表數(shù)據(jù)的字體格式、行高和列寬、隱藏和凍結(jié)列等操作，改變表數(shù)據(jù)的外觀格式。例如：將“學(xué)生檔案”表數(shù)據(jù)的字體設(shè)置為仿宋體、14磅、藍(lán)色，行高設(shè)置為14全部列寬設(shè)置為最佳寬度，單元格效果設(shè)置為“凸起”，“背景色”設(shè)置為“橄欖綠”，“網(wǎng)格線顏色”設(shè)置為黑色，凍結(jié)“統(tǒng)編學(xué)號(hào)”和“姓名”列，隱藏“入學(xué)日期”和“照片”字段。設(shè)置表數(shù)據(jù)的格式 特點(diǎn)：在實(shí)際應(yīng)用中，為了方便使用數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)的操作和使用效率，需要重新整理和操作數(shù)據(jù)，經(jīng)常要對(duì)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選、查找和替換等操作。例如：篩選按照“班級(jí)”升序和“出生日期”降序，再篩選1994年出生的學(xué)生，查找肖姓的學(xué)生，將“家庭住址”中所有的“南溪縣”替換為“南溪區(qū)”。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選、查找和替換操作 特點(diǎn)：為了便于正確的查看和使用多表數(shù)據(jù)，通常要建立多個(gè)表之間的關(guān)系，在這之前還要設(shè)置索引和