計(jì)算機(jī)軟件及應(yīng)用Excel常用函數(shù)基礎(chǔ)知識(shí).pptx

1、貴在積累，潛移默化Excel2003基礎(chǔ)知識(shí)（網(wǎng)絡(luò)采集）小麥，761935952011.07.12前言本文僅是excel的認(rèn)知基礎(chǔ)，滿足日常辦公需要，如需更深理解應(yīng)用，請(qǐng)查閱相關(guān)專業(yè)書籍.本文內(nèi)容均來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，作者僅對(duì)原內(nèi)容進(jìn)行了摘取、整理，由于有些地方無(wú)法注明具體出處，故一律均未注明出處，并在此向原作者致敬.本文僅作學(xué)習(xí)交流之用，勿作商業(yè)用途.本文結(jié)構(gòu)excel基礎(chǔ)知識(shí)第壹部分：excel函數(shù)及公式一、函數(shù)和公式簡(jiǎn)述 二、函數(shù)和公式基礎(chǔ) 三、數(shù)組基礎(chǔ)知識(shí) 四、宏表函數(shù)基礎(chǔ) 第貳部分：excel高級(jí)篩選第叁部分：excel條件格式第肆部分：excel數(shù)據(jù)透視第伍部分：excel VBA了解1 .

2、什么是函數(shù)2 .什么是公式 3. 函數(shù)的參數(shù)1.公式基礎(chǔ)認(rèn)知 2.常用函數(shù)了解第壹部分：excel函數(shù)及公式一、函數(shù)和公式簡(jiǎn)述 1 .什么是函數(shù) Excel 函數(shù)即是預(yù)先定義，執(zhí)行計(jì)算、分析等處理數(shù)據(jù)任務(wù)的特殊公式。以常用的求和函數(shù)SUM 為例，它的語(yǔ)法是：“SUM(number1,number2,.)”。其中“SUM”稱為函數(shù)名稱，一個(gè)函數(shù)只有唯一的一個(gè)名稱，它決定了函數(shù)的功能和用途。函數(shù)名稱后緊跟左括號(hào)，接著是用逗號(hào)分隔的稱為參數(shù)的內(nèi)容，最后用一個(gè)右括號(hào)表示函數(shù)結(jié)束。 參數(shù)是函數(shù)中最復(fù)雜的組成部分，它規(guī)定了函數(shù)的運(yùn)算對(duì)象、順序或結(jié)構(gòu)等。使得用戶可以對(duì)某個(gè)單元格或區(qū)域進(jìn)行處理，如分析存款利息

3、、確定成績(jī)名次、計(jì)算三角函數(shù)值等。 按照函數(shù)的來(lái)源，Excel 函數(shù)可以分為內(nèi)置函數(shù)和擴(kuò)展函數(shù)兩大類。前者只要啟動(dòng)了Excel， 用戶就可以使用它們；而后者必須通過(guò)單擊“工具加載宏”菜單命令加載，然后才能像內(nèi)置函數(shù)那樣使用。 2 .什么是公式 函數(shù)與公式既有區(qū)別又互相聯(lián)系。如果說(shuō)前者是Excel 預(yù)先定義好的特殊公式，后者就是由用戶自行設(shè)計(jì)對(duì)工作表進(jìn)行計(jì)算和處理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”為例，它要以等號(hào)“=”開始，其內(nèi)部可以包括函數(shù)、引用、運(yùn)算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函數(shù)，“A1”則是對(duì)單元格A1 的引用(使用其中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù))，“26”則是常量，“

4、*” 和“+”則是算術(shù)運(yùn)算符(另外還有比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符)。 如果函數(shù)要以公式的形式出現(xiàn)，它必須有兩個(gè)組成部分，一個(gè)是函數(shù)名稱前面的等號(hào)，另一個(gè)則是函數(shù)本身。 3. 函數(shù)的參數(shù)函數(shù)右邊括號(hào)中的部分稱為參數(shù)，假如一個(gè)函數(shù)可以使用多個(gè)參數(shù)，那么參數(shù)與參數(shù)之間使用半角逗號(hào)進(jìn)行分隔。參數(shù)可以是常量(數(shù)字和文本)、邏輯值(例如TRUE 或FALSE)、數(shù)組、錯(cuò)誤值(例如#N/A)或單元格引用(例如E1:H1)， 甚至可以是另一個(gè)或幾個(gè)函數(shù)等。參數(shù)的類型和位置必須滿足函數(shù)語(yǔ)法的要求，否則將返回錯(cuò)誤信息。 （1）. 常量 常量是直接輸入到單元格或公式中的數(shù)字或文本，或由名稱所代表的數(shù)字或文本

5、值，例如數(shù)字“2890.56”、日期“2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。但是公式或由公式計(jì)算出的結(jié)果都不是常量，因?yàn)橹灰降膮?shù)發(fā)生了變化，它自身或計(jì)算出來(lái)的結(jié)果就會(huì)發(fā)生變化。 （2）. 邏輯值 邏輯值是比較特殊的一類參數(shù)，它只有TRUE(真)或FALSE(假)兩種類型。例如在公式“=IF(A3=0,A2/A3)”中，“A3=0”就是一個(gè)可以返回TRUE(真)或FALSE(假)兩種結(jié)果的參數(shù)。當(dāng)“A3=0”為TRUE(真)時(shí)在公式所在單元格中填入“0”，否則在單元格中填入“A2/A3”的計(jì)算結(jié)果。 （3）. 數(shù)組 數(shù)組用于可產(chǎn)生多個(gè)結(jié)果，或可以對(duì)存放在行和列中的一組參數(shù)進(jìn)行計(jì)算的公

6、式。Excel 中有常量和區(qū)域兩類數(shù)組。前者放在“”(按下Ctrl+Shift+Enter 組合鍵自動(dòng)生成)內(nèi)部，而且內(nèi)部各列的數(shù)值要用逗號(hào)“,”隔開，各行的數(shù)值要用分號(hào)“;”隔開。假如你要表示第1 行中的56、78、89 和第2 行中的90、76、80，就應(yīng)該建立一個(gè)2 行3 列的常量數(shù)組“56,78,89;90,76,80。 區(qū)域數(shù)組是一個(gè)矩形的單元格區(qū)域，該區(qū)域中的單元格共用一個(gè)公式。例如公式“=TREND(B1:B3,A1:A3)”作為數(shù)組公式使用時(shí)，它所引用的矩形單元格區(qū)域“B1:B3,A1:A3”就是一個(gè)區(qū)域數(shù)組。 （4） .錯(cuò)誤值使用錯(cuò)誤值作為參數(shù)的主要是信息函數(shù)，例如“ERRO

7、R.TYPE”函數(shù)就是以錯(cuò)誤值作為參數(shù)。它的語(yǔ)法為“ERROR.TYPE(error_val)”， 如果其中的參數(shù)是#NUM!，則返回?cái)?shù)值“6”。 （5）. 單元格引用 單元格引用是函數(shù)中最常見(jiàn)的參數(shù)，引用的目的在于標(biāo)識(shí)工作表單元格或單元格區(qū)域，并指明公式或函數(shù)所使用的數(shù)據(jù)的位置，便于它們使用工作表各處的數(shù)據(jù)，或者在多個(gè)函數(shù)中使用同一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)。還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格，甚至引用其他工作簿中的數(shù)據(jù)。 根據(jù)公式所在單元格的位置發(fā)生變化時(shí)，單元格引用的變化情況，我們可以引用分為相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用三種類型。以存放在F2 單元格中的公式“=SUM(A2:E2)”為例，當(dāng)公式

8、由F2 單元格復(fù)制到F3 單元格以后，公式中的引用也會(huì)變化為“=SUM(A3:E3)”。若公式自F 列向下繼續(xù)復(fù)制，“行標(biāo)”每增加1 行，公式中的行標(biāo)也自動(dòng)加1。 如果上述公式改為“=SUM($A $3:$E 3)”， 則無(wú)論公式復(fù)制到何處，其引用的位置始終是“A3:E3”區(qū)域。 混合引用有“絕對(duì)列和相對(duì)行”，或是“絕對(duì)行和相對(duì)列”兩種形式。前者如“=SUM($A3:$E3)”，后者如“=SUM(A$3:E$3)”。 上面的幾個(gè)實(shí)例引用的都是同一工作表中的數(shù)據(jù)，如果要分析同一工作簿中多張工作表上的數(shù)據(jù)，就要使用三維引用。假如公式放在工作表Sheet1 的C6 單元格，要引用工作表Sheet2

9、的“A1:A6”和Sheet3 的“B2:B9”區(qū)域進(jìn)行求和運(yùn)算，則公式中的引用形式為“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”。也就是說(shuō)三維引用中不僅包含單元格或區(qū)域引用，還要在前面加上帶“!”的工作表名稱。 假如你要引用的數(shù)據(jù)來(lái)自另一個(gè)工作簿，如工作簿Book1 中的SUM 函數(shù)要絕對(duì)引用工作簿Book2 中的數(shù)據(jù)，其公式為“=SUM(Book2Sheet1! SA S1: SA S8,Book2Sheet2! SB S1: SB S9)”，也就是在原來(lái)單元格引用的前面加上“Book2Sheet1!”。放在中括號(hào)里面的是工作簿名稱，帶“!”的則是其中的工作表名稱。即

10、是跨工作簿引用單元格或區(qū)域時(shí)，引用對(duì)象的前面必須用“!”作為工作表分隔符，再用中括號(hào)作為工作簿分隔符。不過(guò)三維引用的要受到較多的限制，例如不能使用數(shù)組公式等。 提示：上面介紹的是Excel 默認(rèn)的引用方式，稱為“A1引用樣式”。如果你要計(jì)算處在“宏”內(nèi)的行和列，必須使用“R1C1 引用樣式”。在這種引用樣式中，Excel使用“R”加“行標(biāo)”和“C”加“列標(biāo)”的方法指示單元格位置。啟用或關(guān)閉R1C1 引用樣式必須單擊“工具選項(xiàng)”菜單命令，打開對(duì)話框的“常規(guī)”選項(xiàng)卡，選中或清除“設(shè)置”下的“R1C1引用樣式”選項(xiàng)。由于這種引用樣式很少使用，限于篇幅本文不做進(jìn)一步介紹。 （6）. 嵌套函數(shù) 除了上面

11、介紹的情況外，函數(shù)也可以是嵌套的，即一個(gè)函數(shù)是另一個(gè)函數(shù)的參數(shù)，例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)=1，RIGHTB(E2,1)=3，RIGHTB(E2,1)=5，RIGHTB(E2,1)=7， RIGHTB(E2,1)=9),男,女)”。其中公式中的IF 函數(shù)使用了嵌套的RIGHTB 函數(shù)，并將后者返回的結(jié)果作為IF 的邏輯判斷依據(jù)。 （7）. 名稱和標(biāo)志 為了更加直觀地標(biāo)識(shí)單元格或單元格區(qū)域，我們可以給它們賦予一個(gè)名稱，從而在公式或函數(shù)中直接引用。例如“B2:B46”區(qū)域存放著學(xué)生的物理成績(jī)，求解平均分的公式一般是“=AVERAGE(B2:B46)”。在給B2:B46 區(qū)域命名為

12、“物理分?jǐn)?shù)”以后，該公式就可以變?yōu)椤?AVERAGE(物理分?jǐn)?shù))”，從而使公式變得更加直觀。 給一個(gè)單元格或區(qū)域命名的方法是：選中要命名的單元格或單元格區(qū)域，鼠標(biāo)單擊編輯欄頂端的“名稱框”，在其中輸入名稱后回車。也可以選中要命名的單元格或單元格區(qū)域，單擊“插入名稱定義”菜單命令，在打開的“定義名稱”對(duì)話框中輸入名稱后確定即可。如果你要?jiǎng)h除已經(jīng)命名的區(qū)域，可以按相同方法打開“定義名稱”對(duì)話框，選中你要?jiǎng)h除的名稱刪除即可。 由于Excel 工作表多數(shù)帶有“列標(biāo)志”。例如一張成績(jī)統(tǒng)計(jì)表的首行通常帶有“序號(hào)”、“姓名”、“數(shù)學(xué)”、“物理”等“列標(biāo)志”(也可以稱為字段)，如果單擊“工具選項(xiàng)”菜單命令，在

13、打開的對(duì)話框中單擊“重新計(jì)算”選項(xiàng)卡，選中“工作簿選項(xiàng)”選項(xiàng)組中的“接受公式標(biāo)志”選項(xiàng)，公式就可以直接引用“列標(biāo)志”了。例如“B2:B46”區(qū)域存放著學(xué)生的物理成績(jī)，而B1 單元格已經(jīng)輸入了“物理”字樣，則求物理平均分的公式可以寫成“=AVERAGE(物理)”。 需要特別說(shuō)明的是，創(chuàng)建好的名稱可以被所有工作表引用，而且引用時(shí)不需要在名稱前面添加工作表名(這就是使用名稱的主要優(yōu)點(diǎn))，因此名稱引用實(shí)際上是一種絕對(duì)引用。但是公式引用“列標(biāo)志”時(shí)的限制較多，它只能在當(dāng)前數(shù)據(jù)列的下方引用，不能跨越工作表引用，但是引用“列標(biāo)志”的公式在一定條件下可以復(fù)制。從本質(zhì)上講，名稱和標(biāo)志都是單元格引用的一種方式。因

14、為它們不是文本，使用時(shí)名稱和標(biāo)志都不能添加引號(hào)。 1. 1公式 在一個(gè)單元格輸入等號(hào)時(shí)，EXCEL就認(rèn)為你輸入了一個(gè)公式。EXCEL單元格接受5種元素的輸入:運(yùn)算符例如”+”,”*”單元格引用例如”A7”值或字符串例如7.5或”金額”函數(shù)和參數(shù)例如SUM或IF括號(hào)可以控制公式的運(yùn)算順序一個(gè)公式最多可容納1024個(gè)字符，如果要?jiǎng)?chuàng)建超出范圍限制的公式，必須把公式分為多個(gè)公式，或創(chuàng)建一個(gè)自定義公式創(chuàng)建公式時(shí)，盡量不要使用硬編碼值，例如計(jì)算7.5%的銷售稅，可以把銷售稅放到一個(gè)單元格中，使用單元格引用代替文字引用，一旦稅率發(fā)生改變，只要維護(hù)稅率單元格，而不需修改每個(gè)單元格 二、函數(shù)和公式基礎(chǔ) 1. 2

15、關(guān)于運(yùn)算符 運(yùn)算符對(duì)公式中的元素進(jìn)行特定類型的運(yùn)算。Microsoft Excel 包含四種類型的運(yùn)算符：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。 算術(shù)運(yùn)算符+加號(hào)3+3-減號(hào)3-1*乘號(hào)2*5/除號(hào)4/3%百分比20%求冪32 比較運(yùn)算符=等號(hào)A2=A1大與B3B2小于A1=大于等于A1=B1=小于等于A1=B1不等于A1B1 文本運(yùn)算符&NORTH&EAST 引用運(yùn)算符：區(qū)域引用(A1:B15)，聯(lián)合引用(A1:B15,C1:D15)空格交叉引用(A1:D15 C1:C15)1. 3引用 大多數(shù)公式都會(huì)使用單元格或范圍引用一個(gè)或多個(gè)單元格，單元格的引用有4種類型，分別使用美元符號(hào)加

16、以區(qū)別:相對(duì)完全相對(duì)，公式被復(fù)制時(shí)，單元格引用 掉整到新的位置，如A1,A2絕對(duì)完全絕對(duì)，公式被復(fù)制時(shí)，單元格引用不會(huì)改變，如$A$1行絕對(duì)部分絕對(duì)引用，公式被復(fù)制時(shí)，列部分調(diào)整，行部分不會(huì)改變，如A$1列絕對(duì)部分絕對(duì)引用，公式被復(fù)制時(shí)，行部分調(diào)整，列部分不會(huì)改變，如$A1可以使用F4鍵在引用模式中進(jìn)行循環(huán)工作表之間的引用，=SHEET2!A1+1工作薄之間的引用，=供應(yīng)商表.XLSSHEET2!A1+1工作薄之間的引用，=銷售表 6月.XLSSHEE2!A1+11. 4公式中的錯(cuò)誤信息錯(cuò)誤值說(shuō)明#DIV/O!公式試圖用零作為除數(shù)#NAME?公式使用了EXCEL不認(rèn)識(shí)的名稱#N/A公式中引用了

17、不能使用的數(shù)據(jù)，通常出現(xiàn)在查找函數(shù)中#NULL!公式使用了不允許使用交叉區(qū)域的數(shù)據(jù)#NUM!這個(gè)與值有關(guān)，比如該用正值卻用了負(fù)值#REF!公式引用了一個(gè)無(wú)效單元格，如果單元格刪除，會(huì)出現(xiàn)#VALUE!公式包含錯(cuò)誤形式的變量或運(yùn)算對(duì)象#該列寬度不夠，無(wú)法顯示數(shù)據(jù)EXCEL2003在錯(cuò)誤公式邊可以顯示一個(gè)智能圖標(biāo)，可以單擊這個(gè)圖標(biāo)了解這個(gè)錯(cuò)誤的進(jìn)一步信息1. 5定義名稱 工作表中引用單元格范圍計(jì)算并不直觀，EXCEL可以把單元格，范圍，圖表，圖形命名為有意義的名稱，提供給公式引用。如下圖即是對(duì)單元格范圍G2:G13命名為單價(jià)名稱不能包含任何空格，可以使用下劃線或點(diǎn)號(hào)代替空格可以使用字符和數(shù)字組合，

18、但首字符必須是字母或下劃線，不能以數(shù)字開頭名稱長(zhǎng)度限制在255個(gè)字符內(nèi)不能使用符號(hào)名稱不區(qū)分大小寫2.1工作表函數(shù) 工作表函數(shù)就是在公式中使用的一種內(nèi)部工具可以簡(jiǎn)化公式保證公式運(yùn)行，否作無(wú)法計(jì)算提高編輯任務(wù)的速度允許”有條件地”運(yùn)行公式，使之具備基本判斷能力函數(shù)種類說(shuō)明財(cái)務(wù)函數(shù)有關(guān)資金方面的商務(wù)計(jì)算日期及時(shí)間函數(shù)分析或操作公式中與日期有關(guān)的值數(shù)學(xué)及三角函數(shù)進(jìn)行數(shù)學(xué)與三角方面的計(jì)算統(tǒng)計(jì)函數(shù)對(duì)一定范圍的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)分析查看和飲用函數(shù)查找列表或表格的值數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)總結(jié)符合某一具體標(biāo)準(zhǔn)的列表文本函數(shù)處理公式中的文本字符串信息函數(shù)幫助確定單元格中數(shù)據(jù)的類型邏輯函數(shù)可以測(cè)試某個(gè)條件函數(shù)：是預(yù)先錄制好的公式

19、，函數(shù)集是EXCEL中的精華函數(shù)都需要使用括號(hào)，括號(hào)中的內(nèi)容就是函數(shù)的參數(shù)。函數(shù)的結(jié)果決定于參數(shù)的使用方法，一個(gè)函數(shù)可以:不帶參數(shù)只有一個(gè)參數(shù)固定數(shù)量的參數(shù)不確定數(shù)量的參數(shù)可選參數(shù)文本函數(shù):&:連接連個(gè)文本字符串TRIM:刪除數(shù)據(jù)前后所有多余的空格，用一個(gè)空格代替多個(gè)空格。如:TRIM(“ My Home “)=My homeLEN:返回單元格中字符的數(shù)量。如:LEN(GREENHEAK VIP)=13LEFT:從左起返回確定數(shù)量的字符。如:LEFT(“Beijing”,3)=BeiRIGTH:從右起返回確定數(shù)量的字符。如:RIGHT(“Beijing”,4)=jingMID:在字符串中任意位

20、置返回確定數(shù)量的字符。如:MID7,8)=19760811UPPER:將文本全部轉(zhuǎn)化為大寫。如:UPPER(“join”)=JOINLOWER:將文本全部轉(zhuǎn)化為小寫。如:LOWER(“JOIN”)=joinPROPER:將文本首字母大寫。如:PROPER(“join me”)=Join Me查找函數(shù):VLOOKUP:查找表格中的第一列值，返回相應(yīng)的值到指定的表格列種，查找表是垂直放置的，語(yǔ)法如下:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)Lookup_value:查找值在查找表

21、的第一列Table_array:包含查找表的范圍Col_index_num:匹配值在表中的列編號(hào)Range_lookup:可選，為1或空，可以找到一個(gè)近似值。為0，找匹配值HLOOKUP:查找表格中的第一行值，返回相應(yīng)的值到指定的表格行中，語(yǔ)法如下:HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)Lookup_value:查找值在查找表的第一行Table_array:包含查找表的范圍Col_index_num:匹配值在表中的行編號(hào)Range_lookup:可選，為1或空，可以找到一個(gè)近似值。為0，找匹配值查找函數(shù):MATC

22、H:MATCH函數(shù)可以返回范圍中的一個(gè)單元格相對(duì)位置，指出它可以匹配某個(gè)指定值，語(yǔ)法如下:MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)INDEX:返回范圍內(nèi)的單元格，語(yǔ)法如下:INDEX(array,row_num,column_num)信息函數(shù):ISERROR:值為任何錯(cuò)誤值（#N/A、#VALUE!、#REF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME? 或 #NULL!)，語(yǔ)法為:ISERROR(VALUE)統(tǒng)計(jì)函數(shù):MAX:返回參數(shù)列表中的最大值，忽略邏輯值和文本MAX(NUMBER1,NUMBER2)MIN:返回參數(shù)列表中的最小值，忽略邏輯值和

23、文本MIN(NUMBER1,NUMBER2)邏輯函數(shù):IF:IF函數(shù)根據(jù)給定的條件，根據(jù)條件的不同返回不同的結(jié)果。語(yǔ)法為:IF(Logical_test,value_if_true,value_if_false)IF(A190,”優(yōu)秀”,if(A180,”良好”,IF(A160,”及格”),”不及格”)AND:所有參數(shù)的邏輯值為真時(shí)返回真OR:當(dāng)有一個(gè)參數(shù)為真時(shí)即返回真COUNTIF:計(jì)算區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個(gè)數(shù)，語(yǔ)法如下:COUNTIF(range,criteria)COUNTIF(B1:B10,”apples”)SUMIF:根據(jù)指定的條件對(duì)若干單元格求和，語(yǔ)法如下SUMIF(ran

24、ge,criteria,sum_range)SUMIF(A2:A20,”10000”,B2:B20)SUMIF(A2:A20,”500：表示篩選出大于500的記錄 =2002/4/7：表示大于等于2002年4月7日的記錄b：帶通配符的條件設(shè)置：“*”代表多個(gè)字符；“？”代表單個(gè)字符；“*”代表篩選“*”；“？”代表篩選“？”。c：文本型條件的設(shè)置：“王”表示以王開始的任何字符串；“=王”表示篩選只有一個(gè)字符王的記錄；“M”表示所有打頭字母在M到Z提示：此類表達(dá)式的特點(diǎn)不能以等號(hào)開頭，允許以=或=開始的表達(dá)式。 (2)、包含單元格引用的篩選條件，如：“=C2D2”表示篩選出同行次的C列與D列值不相等的記錄“=D2800”表示篩選出D列數(shù)值中大于800的