聯(lián)想集團會議組織和管理制度 (2)

1、會議的組織和管理2000年8月1 會議的組織和管理 目錄一、會前準備二、會務實施三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務管理目錄2 會議的組織和管理 會前準備 - 目錄會前準備 策劃案的內(nèi)容 Team小組 會場勘察 起草協(xié)議 會務分工 制定會議費預算3 會議的組織和管理 會前準備 - 策劃案的內(nèi)容會務工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進行的目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點、會議日程、議程、人員分工、各項工作負責人、各項活動的推進時間等策劃案的內(nèi)容4 會議的組織和管理 會前準備 - 策劃案的內(nèi)容案例：99年代理會及聯(lián)歡會策劃實施案5 會議的組織和管理 會前準備 - 策劃案的內(nèi)容會務工作要保證

2、策劃案的順利實現(xiàn)6 會議的組織和管理 會前準備 - 成立TEAM組組織落實，成立TEAM組7 會議的組織和管理 會前準備 - 會場勘察會場勘察會場院勘察俗稱“踩點”是會前必須要做的基礎性工作8 會議的組織和管理 會前準備 - 會場勘察原則勘察原則：會務工作為會議內(nèi)容服務以策劃案為依據(jù)，方便操 作、節(jié)約資金，保證會議 順利進行9 注意 事項 會議的組織和管理 會前準備 - 會場勘察 會場方面賓館的軟硬件10 注意 事項 會議的組織和管理 會前準備 - 會場勘察 餐飲方面租車問題價格問題11起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項 會議的組織和管理 會前準備 - 起草協(xié)議 協(xié)議是會務組與賓館合作的基礎和標準，要細

3、致、全面、對等、漏洞。12 會議的組織和管理 會前準備 - 起草協(xié)議 1、 會議日期2、 住房標準及費用3、 場地安排及費用內(nèi)容涉及13 會議的組織和管理 會前準備 - 起草協(xié)議 4、 餐飲及費用5、 甲方對乙方的規(guī)定6、 乙方對甲方的規(guī)定7、 結(jié)算等內(nèi)容涉及14 會前準備 - 起草協(xié)議 會議的組織和管理 案例：2000與成都銀河 王朝酒店的協(xié)議15 會議的組織和管理 會前準備 - 會務組的分工會務組的分工16 會議的組織和管理 會前準備 - 會務組的分工案例：99代理會人員分 工職責17 會議的組織和管理 會前準備 - 會務組的分工案例：2000年代理會邀請信內(nèi)容：1、前言2、會議日程3、注

4、意事項4、入住賓館地點及電話5、回執(zhí)18 會議的組織和管理 會前準備 - 會務組的分工 工作認真負責、細心、耐心 溝通協(xié)調(diào)能力強 任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn) 服從分配協(xié)作意識好 原則性強 應變能力強對會務人員的要求19 會議的組織和管理 會前準備 - 制定會議預算會議費預算的制定必須注意的問題年初有預算；全面、精細、節(jié)約；距開會日期前兩周，做出預算送審批； 20 會議的組織和管理 會前準備 - 制定會議預算會議費預算的制定必須注意的問題 距開會日期前一周，務必匯出 所需款項；提前行文，寫明規(guī)則。21 會議的組織和管理 會前準備 - 制定會議預算案例：99年代理會預算表 99年代理會費用申 請文件22

5、會議的組織和管理 案例案例：西安活動費用使用 審批、報銷規(guī)定 關于參加西安活 動的人員通知23 會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 會務組：出發(fā)時 間及工作內(nèi)容 簽到注意事項 會議期間的工作 會議結(jié)束的工作24 會議的組織和管理 會務的實施 - 出發(fā)時間 會務組的工作 提前兩天出發(fā) 熟悉環(huán)境檢查工作 熟悉各自接口人 購物及準備工作 開預備會 25 注意 事項 會議的組織和管理 會務的實施 - 簽到 關鍵點：住房鑰匙簽到臺住房分配其它26 會議的組織和管理 會務的實施 - 簽到 案例： 簽到程序界面演示27 會議的組織和管理 會務的實施 - 開會期間開會期間的工作 與餐廳的聯(lián)系 與會場的聯(lián)系 與服務臺的聯(lián)系 與客房部的聯(lián)系 處理突發(fā)事件28 會議的組織和管理 會務的實施 - 會議結(jié)束會議結(jié)束的工作 1 退房； 整理物品； 結(jié)帳； 回收問卷。29 會議的組織和管理 會務的實施 - 會議結(jié)束案例：意見反饋樣式30 會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算總結(jié)經(jīng)驗教訓，表彰先進會后的總結(jié)和決算案例：匯款、99年總結(jié)、公 務人員考核標準31 會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算統(tǒng)計分析參會情況會后的總結(jié)和決算案例：2000年代理會分析32 會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算會議費的報銷、決算和分攤會后的