公文管理辦法09012

1、制度編號頁碼 1 / 7生效日期2010-9-1前版本號新 文 件部 門營運管理部制度名稱公文管理方法更改目的：新 文 件編 寫： 日期：2010-9-1審 批：日期：目的：為提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，結(jié)合公司（以下簡稱公司）實際工作狀況，特制定本規(guī)定。范圍：本方法中的公文泛指公司紅頭文件、制度、內(nèi)部通啟、會議紀要責任：公司營運管理部是公文的歸口管理部門，負責建立健全公文工作制度，加強公文的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，按期進行匯總分析，保證公文處理工作高效運轉(zhuǎn)。公司營運管理部配備文秘人員負責公文處理工作。文秘人員應忠于職守、廉潔正派、保密觀念強且具備有關專業(yè)學問。公司總經(jīng)理

2、室成員在各自權(quán)限范圍內(nèi)負責簽發(fā)紅頭文件、制度；各部門負責人可在各自權(quán)限范圍內(nèi)負責簽發(fā)部門級別的內(nèi)部通啟、會議紀要；營運管理部系統(tǒng)稽核室負責各類公文執(zhí)行有效性的跟蹤、反饋、督導。內(nèi)容：定義：公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、連接有序的工作。公文處理的原則：公文處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到剛好、精確、平安、規(guī)范。公文由營運管理部統(tǒng)一編號、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導和布置公司工作的文件。有效文件分兩類，一是有效的業(yè)務或職能指導性文件、規(guī)章制度：二是有效的工作支配

3、性文件。公司任何正式出臺的文件均受營運管理部系統(tǒng)稽核室的稽核檢查，通過受控的方式管理公文，是防止各部門、各分公司、各級機構(gòu)出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。公文種類及運用范圍公司的公文種類主要有：叮囑（令）、確定、決議、通告、報告、請示、通知、通報、批復、函、會議紀要等。各類公文運用范圍叮囑（令）。適用于實行重大或強制性措施嘉獎或懲戒管理權(quán)限內(nèi)的有關人員；撤銷分公司不適當?shù)拇_定等。確定、決議。對重要事項或重大行動做出的支配，用“確定”。經(jīng)過會議探討通過，并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。通告。適用于在確定范圍內(nèi)向員工或者往來單位公布應當遵守或者須要知曉的事項。通知。適用于發(fā)布規(guī)章制度（包括規(guī)定、方法

4、、章程、規(guī)程、細則等）和措施；傳達上級有關單位的指示；要求下級單位辦理或者須要知曉的事項；轉(zhuǎn)發(fā)上級有關單位、同級單位和不相隸屬單位的公文；批轉(zhuǎn)下級單位的公文；印發(fā)公司領導的講話；人事任免事項等。通報。適用于表彰先進，指責錯誤，傳達重要精神或者狀況。報告。適用于向上級單位匯報工作，反映狀況，提出看法或建議，回復上級單位詢問或交辦事項的處理結(jié)果。請示。適用于向上級單位請求指示、批準的事項。批復。適用于答復下級單位或相關單位的請示事項。函。適用于平級單位之間或不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題。會議紀要。適用于記載和傳達會議狀況和議定事項。公司的公文類別主要包括：紅頭文件（格式見附件一）。

5、公司的發(fā)字文件文種代號為“川安發(fā)字xxxxxxx號”。公司人事勞資配備單獨發(fā)文字號，發(fā)文字號為“川安人字xxxxxxx號”。規(guī)章制度（格式見附件二）規(guī)章制度的編號按制度編寫、審核及發(fā)放的相關規(guī)定執(zhí)行。內(nèi)部通啟（格式見附件三）內(nèi)部通啟一般不用編號，各部門發(fā)布的通啟可依據(jù)部門內(nèi)須要自行編號管理。會議紀要（格式見附件四）需在全公司范圍內(nèi)傳達會議精神的會議紀要應按發(fā)文程序辦理并交行政管理室發(fā)文，會議紀要通報報文種代號為“川安會字xxxxxxx號”。公文格式公文一般由隱私等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文字號（文件編號）、標題、正文、發(fā)文單位、印章、主題詞、主送、抄送、擬稿、簽發(fā)人、校核等部分組成。（各類格

6、式詳見附件）涉密公文應當依據(jù)密級分別標明“絕密”、“機密”、“隱私”?！敖^密”、“機密”還應當標明份數(shù)序號。公文是否定為密級文件由擬稿部門和營運管理部依據(jù)公文內(nèi)容共同駕馭。緊急公文應當依據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。發(fā)文單位標識應當運用發(fā)文單位全稱。發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號，由營運管理部統(tǒng)一編號。公文標題應當精確簡要地概括公文主要內(nèi)容并標明公文種類。主送單位指公文的主要受理單位，應當運用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱主送單位置于標題之下、正文之上，頂格排列。有些不便于在首頁列出主送單位的公文，如確定、決議、會議紀要、法規(guī)性文件等，主送單位可以寫在公文末頁抄送單位之前。主送、抄送一

7、律用全稱或規(guī)范的簡稱。公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件依次和名稱。公文除會議紀要和內(nèi)部通啟外，應當加蓋印章。紅頭文件運用公司公章，規(guī)章制度、規(guī)范類文件運用公司營運管理部印章。公文成文日期原則上以負責人簽發(fā)日期為準，特殊狀況應在正文中明確說明。抄送單位指除主送單位外須要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當運用全稱或規(guī)范化簡稱。公文用紙一般接受國際標準A4型（210mm297mm）。公文行文要依據(jù)隸屬關系和職權(quán)范圍行文。一般不越級行文，因特殊狀況，必需越級行文時，應同時抄送越過的機關。公司發(fā)文行文規(guī)則：凡是對全公司范圍內(nèi)發(fā)文，如公司發(fā)布指令、確定、決議等運用紅頭文件；頒布規(guī)章制度、管理

8、方法和操作規(guī)程等用制度格式。報告、請示等運用內(nèi)部通啟，應依據(jù)內(nèi)容寫明主送單位，如需同時發(fā)送其他單位，還應寫明抄送單位?！罢埵尽睉獔猿忠晃囊皇?，一般只寫一個主送單位；“請示”不得抄送下級單位?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。精簡公文。對可發(fā)可不發(fā)的和能用電話、面談等方式解決問題的事項，不要行文。 發(fā)文辦理發(fā)文辦理是指以本文所列種類的各類公文的辦理過程，包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、校對、用印、傳遞、登記、立卷存檔等程序。擬稿。擬稿一般依據(jù)職能部門分工負責的原則和日常工作程序，誰主管誰主辦。涉及兩個部門以上的事項，應以一個部門為主，與有關部門協(xié)商一樣后再辦理行文。草擬公文應當做到：符合公司公文管理方法的

9、有關規(guī)定。狀況屬實，觀點明確，表述精確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清晰，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號，然后再引公文中的內(nèi)容。除規(guī)章制度依據(jù)制度編寫、修改及發(fā)放管理規(guī)范的相關編號規(guī)則以外，其他公文結(jié)構(gòu)層次數(shù)，第一層為“一”，其次層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文內(nèi)運用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。公文呈批要依據(jù)文件擬發(fā)看法單（附件五）要求，詳細、精確填寫有關內(nèi)容。公文擬稿應接受A4紙型，同時必需供應電子版文件；會簽、核稿、簽發(fā)必需用鋼筆、簽字筆書寫，簽名應寫清姓名、日期。對公司重大事項或涉及多個部門，又需有關部門協(xié)作解決的事項，主辦部門應先

10、征求相關部門看法，并交相關部門負責人填寫文件擬發(fā)看法單后再簽報主辦部門的分管領導批閱，分管領導依據(jù)狀況簽署是否發(fā)文或提出處理看法。如公司主管領導批示發(fā)文，則由主辦部門按本方法的相關格式要求擬定電子文稿、文件擬發(fā)看法單以及經(jīng)公司領導簽字獲批的紙質(zhì)文件一并交至營運管理部行政管理室文檔管理員。公文審核。公文審核實行層層負責制。擬文部門負責人要嚴格把關，對所擬公文進行初審，對發(fā)文的必要性、文稿內(nèi)容、文內(nèi)數(shù)字的真實性、精確性負責，并簽名后送營運管理部行政管理室。各類發(fā)文在送營運管理部行政管理室后，由行政管理室文檔管理員負責核稿把關。核稿工作要求。審核文稿與紙質(zhì)簽批文件的口徑是否一樣；審核文稿內(nèi)容是否須要

11、行文；審核文稿內(nèi)容是否符合公司有關政策；審核文稿內(nèi)容部門間的一樣性；審核文稿中所提解決問題的看法、方法、措施是否切實可行；審核文稿格式是否符合有關規(guī)定，文字表達是否精確精練，專用術(shù)語和引文是否正確，標點運用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；審核公文主送、抄送單位等發(fā)送范圍是否恰當?shù)鹊?。營運管理部預對文稿做大的改動，應征求主辦部門的看法；對不合格的文稿，營運管理部有權(quán)退回擬稿部門進行修改。發(fā)文編號、打印、校對、蓋章、分發(fā)。公文打印、編號由營運管理部負責。密級公文要指定專人打印，并依據(jù)先急后平、先上報后下發(fā)、先公文后資料的原則進行支配。急件隨到隨辦。公文校對由擬稿人或擬稿部門負責。屬于密級的公文和上報的

12、各類報表均由經(jīng)辦人親自校對，要求做到精確無誤；校對人如發(fā)覺原稿有問題時，應剛好與有關人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動。公文蓋章按公司印章管理暫行方法辦理。公文分發(fā)：擬稿人通過OA發(fā)送發(fā)文協(xié)同時應明確分發(fā)范圍。行政管理室應通過OA發(fā)文系統(tǒng)發(fā)放公文，公文一律接受電子版和紙質(zhì)版兩種保存方式，對于已發(fā)放的公文須由行政管理室打印并蓋章后存檔。發(fā)放公文時要在文件發(fā)放登記表（見附件六）上登記分發(fā)部門，名。公文的更改。公文的更改應由文件原起草部門擬定文件修改稿或補充稿，經(jīng)部門負責人審核，報公司主管領導簽發(fā)。文件修改稿或補充稿應在原文件受控范圍內(nèi)發(fā)放，即保證修改后的文件發(fā)放到全部擁有原文件及原文件復印件的各

13、分公司、各機構(gòu)和各部門。公文管理公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。工作人員調(diào)離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文依據(jù)有關規(guī)定移交、清退，個人不得保存文件。其他：本規(guī)定試行期自發(fā)布之日起至2010年12月31日，試行期結(jié)束后依據(jù)實際狀況進行修訂并發(fā)布正式版；由公司營運管理部負責說明。相關文件：制度編寫、審核及發(fā)放程序附件：附件一：紅頭文件格式附件二：內(nèi)部通啟格式附件三：會議紀要格式附件四：文件擬發(fā)看法單附件五：文件發(fā)放登記表附件一：紅頭文件格式 川安發(fā)字XXXXXXX號標題（仿宋體，小二號字體，加粗）主送單位：（仿宋體，四號字體）正文（仿宋體，四號字體）

14、發(fā)文機關（仿宋體，四號字體）日期（仿宋體，四號字體）主題詞： 主 送： 抄 送： 擬 稿： 簽發(fā)人： 校 核： （未經(jīng)許可 不得翻印）附件三：會議紀要 會議標題紀要Macrobutton DoFieldClick 會議日期Macrobutton DoFieldClick 會議時間Macrobutton DoFieldClick 會議地點會議召集者會議類型主持人記錄者與會者議程主題MACROBUTTON DoFieldClick 指定的時間MACROBUTTON DoFieldClick 議程主題MACROBUTTON DoFieldClick 提出者探討結(jié)論交辦事項負責人截止時間MACROBUTTON DoFieldClick 指定的時間MACROBUTTON DoFieldClick 議程主題MACROBUTTON Do