公司采購部管理制度(共14頁)

1、公司(n s)采購部管理制度采購制度嚴(yán)格按照(nzho)公司的質(zhì)量體系文件要求。采購過程簡化、程序可循，做到有據(jù)可查、防范風(fēng)險(xiǎn)、降低成本。 本制度主要(zhyo)包含以下六點(diǎn)：一、采購計(jì)劃負(fù)責(zé)公司全部采購計(jì)劃，接到采購計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，組織實(shí)施，確保各項(xiàng)采購任務(wù)完成。其中包括工程采購、物資采購和工具采購等。工程采購：1.1建立工程采購檔案：將采購相關(guān)資料由電子文檔和書面文檔分項(xiàng)管理。每一年的工程合同與工程清單統(tǒng)一管理；工程詢價(jià)單、直接采購清單、設(shè)備報(bào)價(jià)單統(tǒng)一管理；供應(yīng)商合同根據(jù)具體工程統(tǒng)一管理；直接采購部分根據(jù)具體采購人直接管理。1.2采購計(jì)劃下達(dá)：公司工程項(xiàng)目采購計(jì)劃由具體工程項(xiàng)目經(jīng)理下工

2、程請購單附表5，經(jīng)總經(jīng)理和董事長批準(zhǔn)后，統(tǒng)一下達(dá)到采購部。1.3采購計(jì)劃變更：非該項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)的采購計(jì)劃概不采購。請購單中應(yīng)標(biāo)明：工程名稱、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、型號、及相關(guān)技術(shù)參數(shù)、備（推）選廠家等。采購部接到采購計(jì)劃后，將采購計(jì)劃與工程合同進(jìn)行核對，如有更改之處，需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字才予采購（其中包括數(shù)量增減、型號更改、增減項(xiàng)目等）。如項(xiàng)目經(jīng)理出差，可請示總經(jīng)理代簽或發(fā)電子文檔打印備案。1.4采購時(shí)效管理：所有的采購計(jì)劃根據(jù)具體工程情況，確定哪些材料先到位，那些材料訂貨周期長，力爭做到材料不耽誤工程的前提下，材料及時(shí)到位，不擠占、積壓公司采購貨款。所有下達(dá)的采購計(jì)劃在供應(yīng)商供貨期沒有變更的情況下按采

3、購計(jì)劃規(guī)定時(shí)間完成任務(wù)，做到及時(shí)采購及時(shí)跟蹤及時(shí)發(fā)貨及時(shí)反饋現(xiàn)場收貨情況及材料使用情況。2、機(jī)械物資采購獲得(hud)采購計(jì)劃后，經(jīng)初步調(diào)查(dio ch)確認(rèn)。可行的采購由采購部報(bào)經(jīng)理(jngl)批準(zhǔn)后，進(jìn)行采購，統(tǒng)一管理備案。2.1對于物資采購產(chǎn)品根據(jù)市場行情進(jìn)行合理報(bào)價(jià)。2.2對所報(bào)價(jià)產(chǎn)品進(jìn)行及時(shí)的溝通，說明價(jià)格漲落的原因以及供貨周期，對于用戶指定的、而市場面臨淘汰的產(chǎn)品，應(yīng)推薦新產(chǎn)品，若對方堅(jiān)持應(yīng)說明存在的質(zhì)量問題以及保修問題，并盡可能有文字依據(jù)。2.3按具體的發(fā)貨通知單進(jìn)行物資采購。如有更改之處經(jīng)用戶核準(zhǔn)后方可采購，到貨必需有收貨、驗(yàn)貨記錄。3、工具、內(nèi)耗物資的采購： 工具采購，由使

4、用部門下申購單附表6，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購，入庫領(lǐng)料后由具體使用人保管；內(nèi)耗物資采購，誰申請，誰下申購單，采購部見批復(fù)后的申購單組織采購并入庫、出庫。4、采購手續(xù)流程4.1采購單下達(dá)收到具體經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃即確認(rèn)為采購任務(wù)的下達(dá)。采購部具體負(fù)責(zé)人根據(jù)采購任務(wù)單填寫采購單經(jīng)簽字批準(zhǔn)即為采購單下達(dá)。采購單須包含以下信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、單價(jià)、金額、稅金情況、及供應(yīng)商廠家、具體聯(lián)系人、聯(lián)系電話（緊急情況聯(lián)系電話）等信息。4.2審批程序確定采購的產(chǎn)品由采購負(fù)責(zé)人正確填寫采購單后，由公司項(xiàng)目經(jīng)理簽字，確定同意采購的廠家以及價(jià)格和合同方式，同意付款采購。二、采購（比價(jià)）平時(shí)多熟悉和掌握公司所需的各類物資的

5、名稱、型號、規(guī)格、單價(jià)、用途、產(chǎn)地等，瀏覽相關(guān)網(wǎng)站。按時(shí)按量按質(zhì)完成采購供應(yīng)計(jì)劃指標(biāo)，積極開拓貨源市場，做到貨比三家，控制、降低采購成本。如出現(xiàn)所采產(chǎn)品與采購計(jì)劃不符，則其損失由具體采購負(fù)責(zé)人承擔(dān)。對特殊產(chǎn)品采購、按合同約定要求廠方提供相關(guān)證件或檢測報(bào)告。采購活動(dòng)具體實(shí)施分以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、供應(yīng)商管理等四個(gè)方面：1、詢價(jià)：詢價(jià)可以通過多種方式，包括網(wǎng)絡(luò)(wnglu)查詢，面對直接供應(yīng)商，供應(yīng)商自我推銷，展會(huì)等多種渠道。確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時(shí)，也要不斷開拓新供應(yīng)商，尋找新產(chǎn)品，可采用少量進(jìn)貨的原則不斷改進(jìn)。2、比價(jià)(bji)：對供應(yīng)商所報(bào)的產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行有效的核對（對具有可比性的廠

6、家產(chǎn)品進(jìn)行比價(jià)）。對單項(xiàng)產(chǎn)品做到至少比價(jià)三家，以正規(guī)(zhnggu)比價(jià)格式存于計(jì)算機(jī)或手工紀(jì)錄文字資料。在比價(jià)同時(shí)做出價(jià)格分析。3、議價(jià)：在確定廠家后進(jìn)行產(chǎn)品價(jià)格商務(wù)談判，盡量降低采購成本，可通過多種方式進(jìn)行壓價(jià)（通?？梢砸怨局袠?biāo)價(jià)格低，要求降低采購成本為由;以多家公司比較后相對競爭為由;以拖延時(shí)間，給供應(yīng)商產(chǎn)生我們要更改采購意向?yàn)橛?也可以與銷售推心置腹，為對方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分析。4、供應(yīng)商管理：通過尋找新貨源拓展供應(yīng)商范圍，加強(qiáng)老供應(yīng)商管理。每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次評定（其中以質(zhì)量、售前/后服務(wù)、交貨期、付款及價(jià)格等方面考核），對不合格供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。合格、長期

7、供應(yīng)商要進(jìn)行年度復(fù)核（查看生產(chǎn)能力、供應(yīng)能力、資質(zhì)證書（執(zhí)照年審）、產(chǎn)品證書等）比價(jià)表、合格供方評定表三、合同管理負(fù)責(zé)與客戶簽訂采購合同，督促合同的正常履行.1、合同簽訂：統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)合同樣本，主要體現(xiàn)產(chǎn)品明細(xì)及價(jià)格、質(zhì)保、主要技術(shù)參數(shù)、運(yùn)輸方式、到貨時(shí)間、質(zhì)保期等幾個(gè)大的方面。如大型設(shè)備盡可能的爭取扣留質(zhì)保金。2、合同管理則按具體工程項(xiàng)目細(xì)分，直接采購部分按人頭細(xì)分，跟蹤供貨周期長的產(chǎn)品執(zhí)行情況（型號、數(shù)量、貨期、運(yùn)輸?shù)龋?、工程合同管理：采購依據(jù)工程合同，工程合同必須由財(cái)務(wù)室統(tǒng)一管理。四、驗(yàn)貨負(fù)責(zé)物資到貨驗(yàn)收，所有采購的物資到貨后必須詳細(xì)查看、清點(diǎn)，做到發(fā)票與實(shí)物的數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)一致。

8、如因清點(diǎn)不詳造成公司一切損失由采購員個(gè)人承擔(dān)。如有必要，將填寫進(jìn)貨驗(yàn)證紀(jì)錄。直接由廠方發(fā)貨到用戶的需保存有廠家發(fā)貨記錄清單。五、聯(lián)動(dòng)(lin dn)責(zé)任1、負(fù)責(zé)(fz)與財(cái)務(wù)協(xié)調(diào)做好合同管理、出入庫工作、發(fā)票清理和結(jié)款工作。2、及時(shí)(jsh)與技術(shù)部、工程部，了解項(xiàng)目進(jìn)行情況和緊急情況變動(dòng)。3、售后服務(wù)，由專人負(fù)責(zé)返修產(chǎn)品明細(xì)，其中包括產(chǎn)品、廠家、使用用戶、返修時(shí)間、及聯(lián)系方式等。由具體采購負(fù)責(zé)人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn)品在最短的時(shí)間內(nèi)返還到工程現(xiàn)場。4、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈(zèng)物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情況，根據(jù)情節(jié)輕重，扣除1-3個(gè)月工資。5、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào)。6、

9、樹立公司形象，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，體現(xiàn)自我價(jià)值，為公司創(chuàng)造更多效益。7、以上采購標(biāo)準(zhǔn)超出2000元以上的報(bào)公司，由公司采購部統(tǒng)一安排采購，2000元以下由項(xiàng)目部現(xiàn)場自行采購辦法。附：崗位責(zé)任制采購崗位責(zé)任制在部門經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，采購負(fù)責(zé)公司所有采購范圍內(nèi)的工作，其 中包括設(shè)備、設(shè)備備件、材料等。采購應(yīng)嚴(yán)格遵守采購程序，有效地進(jìn)行采購，包括：采購申請單的審查、詢價(jià)、比價(jià)、正式訂單的審查、合同審查、合同簽定和跟蹤貨物等不斷開辟建立新的物資供應(yīng)渠道，尋找物美價(jià)廉的物資，提高供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量，減少采購費(fèi)用，節(jié)省開支，降低成本，獲得充分的物資供應(yīng)。采購合同的起草及審核、其中包括物資、設(shè)備、采購合同、零部件加

10、工改制合同、維修服務(wù)以及其它相關(guān)合同的談判、起草、和審定。提高工作效率、縮短采購周期、提高經(jīng)濟(jì)效益。對物資采購工作要及時(shí)提出對企業(yè)經(jīng)營管理意見，以及相關(guān)采購的戰(zhàn)略措施，按實(shí)際需要，與供應(yīng)廠商進(jìn)行商務(wù)談判，遵照技術(shù)先進(jìn)可靠、質(zhì)量好、價(jià)格低，服務(wù)優(yōu)良、交貨期有利的原則，對大型設(shè)備的采購提出建設(shè)性意見。在任職期間，嚴(yán)格履行本崗位的職責(zé)，廉潔自律定期向經(jīng)理匯報(bào)本部門的月、季、年的統(tǒng)計(jì)工作，并提出好的意見和建議.附件一：請購單工程(gngchng)名稱： 編號(bin ho)：CGB-7.4-04序號物品名稱型號規(guī)格數(shù)量單位單價(jià)實(shí)購數(shù)量到貨日期備注合同編號:請購人： 日期： 采購員： 日期： 主管： 日

11、期：附件(fjin)二：設(shè)施(shsh)配置申購單 編號(bin ho)：GCB-6.2-01 設(shè)施名稱購置數(shù)量型號（規(guī)格）單價(jià)預(yù)算使用部門到廠時(shí)間主要技術(shù)參數(shù)：用途說明：預(yù)定的訂購廠家及對廠家質(zhì)量控制能力的評價(jià)（必要時(shí)附各種證明資料）申請人：審核：（總工）批準(zhǔn)：（總經(jīng)理）日期：日期：日期：附件(fjin)三：設(shè)備比價(jià)(bji)記錄單 編號(bin ho)：CGB-02序號采購項(xiàng)目供應(yīng)商設(shè)備主要參數(shù)、性能價(jià)格交貨期售前、售后反應(yīng)速度付款方式備注附件(fjin)四： 供方評定(pngdng)記錄表 編號(bin ho)：CGB-7.4-02 序號：供方名稱地 址電話/傳真聯(lián)系人采購的產(chǎn)品:質(zhì)量保

12、證能力（包括營業(yè)執(zhí)照、體系、設(shè)備、人員、檢測能力）：進(jìn)貨檢驗(yàn)結(jié)果（附檢測報(bào)告編號）： 信譽(yù)及售后服務(wù)：評定結(jié)論（是否列入合格供方名錄）主 管： 日 期：年度業(yè)績復(fù)評記錄： 年度是否繼續(xù)列入合格供方名錄批準(zhǔn)時(shí)間 年度是否繼續(xù)列入合格供方名錄批準(zhǔn)時(shí)間 年度是否繼續(xù)列入合格供方名錄批準(zhǔn)時(shí)間供方業(yè)績(yj)評定表 編號(bin ho)：CGB-7.4-03 供方名稱： 地址：電話傳真： 聯(lián)系人：供應(yīng)產(chǎn)品及類別進(jìn)貨物資質(zhì)量控制方式（在 內(nèi)標(biāo)注）進(jìn)貨檢驗(yàn) ；進(jìn)貨外觀驗(yàn)證 ； 本廠到供方現(xiàn)場驗(yàn)證 ；顧客到供方現(xiàn)場驗(yàn)證 ； 顧客到本廠現(xiàn)場驗(yàn)證 ；質(zhì)量得分（占60%）；（合格批次/到貨總批次）60質(zhì)量評分：記錄

13、人/日期：按期交貨得分（占20%）；（按時(shí)到貨批次/到貨總批次）20交貨期評分：記錄人/日期：其他情況（占20%）；如包裝質(zhì)量、售后服務(wù)、配合度等。其他評分：記錄人/日期：總評分及處理建議：供應(yīng)部經(jīng)理簽名： 日 期：總經(jīng)理意見（總分100，低于60分，或質(zhì)量得分低于48分時(shí)填此欄）。 總 經(jīng) 理：日 期：合格(hg)供方名錄編號(bin ho)：CGB-7.4-01序號供方名稱供應(yīng)的產(chǎn)品名稱及類別首次列入日期評定表序號年度復(fù)評結(jié)果編制： 日期(rq)： 審核/批準(zhǔn)： 日期：附件(fjin)五：進(jìn)貨(jn hu)驗(yàn)證記錄 編號(bin ho)：JSB-7.5-01產(chǎn)品名稱型號規(guī)格供應(yīng)單位進(jìn)貨日期進(jìn)貨數(shù)量驗(yàn)證數(shù)量合同編號驗(yàn)證方式驗(yàn)證項(xiàng)目標(biāo) 準(zhǔn) 要 求驗(yàn)證結(jié)果驗(yàn) 證 結(jié) 論 驗(yàn)證結(jié)論： 合格（ ） 不合格（ ） 檢驗(yàn)員： 日期：不合格品處置：退貨（ ） 讓步接收（ ） 揀用（ ） 報(bào)廢（ ） 批準(zhǔn)人： 日期：附件(fjin)六：發(fā)貨(f hu)清單領(lǐng)（收）料部門(bmn)：