文秘的時(shí)間管理ppt課件

1、 行政文秘的時(shí)間管理 課程程序 1分析時(shí)間2診斷任務(wù)環(huán)境，提高任務(wù)效率3立刻改動4. 跨越時(shí)間管理圈套一. 分析時(shí)間每天留出時(shí)間進(jìn)展回想，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的任務(wù)分解困難的義務(wù)，逐個(gè)擊破在上班的路上大致方案一下當(dāng)天的任務(wù)將任務(wù)日以30分鐘進(jìn)展分割及時(shí)更新任務(wù)日志記憶往往是不可靠的。診斷任務(wù)環(huán)境，提高任務(wù)效率辦公室里彌漫的4大效率毒素：聲音干擾職能干擾空間干擾設(shè)備干擾討論：如何排除辦公室4大效率毒素？辦公室“排毒4味丸第一味：根據(jù)任務(wù)需求和程序重新安排辦 公桌第二味：保證公共空間和私人空間的獨(dú)立第三味：有效利用辦公設(shè)備第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾小辦公室排毒案例辦公室面積：14平方米

2、辦公室人員：主管1人秘書1人下屬3人辦公設(shè)備：文件柜、公用電腦、5張辦公桌等小辦公室排毒案例續(xù)個(gè)人辦公需求：主管：多項(xiàng)個(gè)人義務(wù)、給秘書安排義務(wù)、接待訪客秘書：兩項(xiàng)個(gè)人義務(wù)、接受主管安排的下屬：單項(xiàng)個(gè)人義務(wù)小辦公室排毒案例續(xù)主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會給下屬呵斥干擾秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事下屬：不受干擾的個(gè)人辦公空間 效率專家挑錯(cuò)辦公室圖180分錯(cuò)誤1：辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。假設(shè)運(yùn)用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明 ，最好給每人配備照明用臺燈。錯(cuò)誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人效率專家挑錯(cuò)辦公室圖260分錯(cuò)誤1

3、 公共通道和私人空間交叉錯(cuò)誤2 接待空間在辦公室盡頭錯(cuò)誤3 秘書與主管座位分開太遠(yuǎn)錯(cuò)誤4 電腦顯示器朝向不對，呵斥反光錯(cuò)誤5 辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴(yán)重錯(cuò)誤6 適宜安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù)效率專家挑錯(cuò)辦公室圖370分 錯(cuò)誤1 公共通道過長錯(cuò)誤2 主管個(gè)人空間失去接待功能效率專家挑錯(cuò)辦公室圖4總分值優(yōu)點(diǎn)1 充分利用有陽光的窗口位置優(yōu)點(diǎn)2 私人空間和公共空間交叉減少優(yōu)點(diǎn)3 利用隔板阻斷過多噪音優(yōu)點(diǎn)4 主管與秘書溝通方便 優(yōu)點(diǎn)5 減少訪客對其他人的干擾辦公室排毒DIY自我檢測問題：我的辦公桌為什么要放在這個(gè)位置？我的任務(wù)空間和公共通道能否過近？我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？我蒙受

4、的最主要的辦公干擾來自哪里？提出辦公室改善建議。二. 時(shí)間管理的圈套 豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思回絕他人 “反正時(shí)間還早拖延 文件滿桌病喋喋不休的“粥源源不斷的信息1.豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 沒時(shí)間做方案任務(wù)是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做方案方案經(jīng)常被打斷 不喜歡被方案束縛“船到橋頭自然直 2. 不好意思回絕他人 接受請托比回絕更容易回絕請托會觸怒請托者從而 導(dǎo)致請托者報(bào)仇我想做一個(gè)廣受敬愛的人我不懂得如何回絕 3“反正時(shí)間還早拖延 帕金森定律 任務(wù)會自動地膨脹占滿一切可用的時(shí)間。時(shí)間管理圈套隱含著他可以為一項(xiàng)任務(wù)安排過多的時(shí)間，假設(shè)他給本人安排了富余的時(shí)間從事一項(xiàng)活動，他會放

5、慢他的節(jié)拍以運(yùn)用掉一切分配的時(shí)間。 4文件滿桌病 平安感猶疑的個(gè)性半途而廢的任務(wù)習(xí)慣個(gè)人的喜好 5喋喋不休的“粥不分優(yōu)先順序打沒有充分預(yù)備就打重要的說話離題與喜歡的人打，容易失去對時(shí)間的控制6源源不斷的信息 紙張的方式：郵件、備忘錄、報(bào)紙、雜志、期刊、報(bào)告電子的方式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)聲音的方式：面談、電視、廣播、三. 如何跨越時(shí)間圈套 要事第一 以最終的結(jié)果來開場行動以終為始 學(xué)會說“NO！ 辦公桌上的“5 S運(yùn)動 恰當(dāng)、有效地運(yùn)用挑選信息1. 要事第一“大石頭實(shí)際與“二八定律 ABC法那么 辦事的優(yōu)先次序 并行任務(wù)法 2. 以終為始 是必需求做的嗎？不完成會怎樣？是本人想要的嗎？和目的直接相

6、關(guān)嗎？報(bào)答及收益高嗎？ 3. 學(xué)會說“NO！1.耐心傾聽2.如無法當(dāng)場決議那么要通知他他還要思索長點(diǎn)時(shí)間3.顯示慎重4.表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅(jiān)決3. 學(xué)會說“NO！6.指出回絕的理由7.回絕的是請托而不是他8.如有能夠?yàn)樗峁┢渌尚型緩?.切忌透過第三者來回絕4辦公桌上的“5 S運(yùn)動 整理 整頓 清掃 清潔 涵養(yǎng) 整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)“各就各位的擺置集中精神做一件事不要總是反復(fù)處置同一文件不要為了外表的整潔而塞入一處下班前的清理5有效、恰當(dāng)?shù)乩眠x擇打的時(shí)間按照優(yōu)先順序打清楚每個(gè)要討論的要點(diǎn)對于本人花在每個(gè)的時(shí)間，做到心中有數(shù)6 挑選信息迅速處置妥善存放沒有保管價(jià)值的資料就銷毀運(yùn)籌他人的時(shí)間時(shí)間管理矩陣圖 危機(jī)緊急的問題有限期的任務(wù)、會議準(zhǔn)備事項(xiàng) 準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作價(jià)值觀的澄清計(jì)劃關(guān)系的建立真正的休閑充電授能自主管理 干擾，一些電話一些信件、報(bào)告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動 細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性”活動無關(guān)緊要的信件看太多的電視 緊急不緊急重要不重要五、時(shí)間管理的工具 1