內部控制手冊-145原材料采購

1、14.5原材料采購概述規(guī)定了XX股份有限公司集團總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關原材料采購的過程，旨在規(guī)范集團原材料采購過程中的各項具體工作，降低原材料采購成本，控制原材料質量，降低付款風險等。適用范圍適用于XX股份有限公司集團總部及其下屬公司。相關制度采購管理程序資源管理程序集團供應商資源管理程序物流作業(yè)計劃指導書集團供應商導入認證流程 （擬定稿）采購交貨跟蹤作業(yè)指導書采購應付管理規(guī)定不良采購件處理流程原材料資源專項預案供應商質量管理流程質量框架協(xié)議采購框架協(xié)議。職責分工使用部門：提出原材料使用申請，負責制度采購計劃。

2、 采購部：執(zhí)行采購計劃，與供應商簽訂采購合同等總經(jīng)理：負責對合同進行審批等質量部：原材料的質量檢測等 物流部：負責原材料驗收，入庫等。流程圖控制目標序號內控手冊唯一具體控制目標編號控制目標目標類別114.5-CT1確保采購價格合理經(jīng)營效率目標214.5-CT2確保采購的原材料符合生產(chǎn)需求經(jīng)營效率目標314.5-CT3確保原材料采購成本效率最佳經(jīng)營效率目標414.5-CT4確保庫存原材料符合生產(chǎn)需求經(jīng)營效率目標514.5-CT5確保選擇合適的供應商經(jīng)營效率目標614.5-CT6確保采購經(jīng)過適當授權審批經(jīng)營效率目標714.5-CT7確保合同條款嚴格履行經(jīng)營效率目標814.5-CT8確保采購合同妥善

3、保管經(jīng)營效率目標914.5-CT9確保預付款得到適當審批資產(chǎn)保全目標1014.5-CT10確保合同糾紛得到妥善處理經(jīng)營效率目標控制矩陣風險編號風險描述對應控制目標編號關鍵控制措施編號關鍵控制措施不相容職務控制活動類型對應制度控制痕跡會計報表認定會計報表項目1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權利與義務；4估價或分攤；5表達和披露1234514.5-R1原材料采購價格不合理，導致資金使用風險14.5-CT114.5-CA1原材料采購應進行詢價比價，確定合格的供應商，減少資金風險預防型采購管理程序詢價比價表14.5-R2原材料選擇不當，導致無法生產(chǎn)14.5-CT214.5-CA2原材料選擇必須按照使

4、用部門的實際要求和規(guī)定挑選合格的原材料預防型采購管理程序請購單14.5-R3無原材料采購計劃即執(zhí)行采購，導致資金使用風險14.5-CT314.5-CA3使用部門必須填寫原材料采購申請，經(jīng)過相關審批部門審核后才能進行采購計劃申請/審核預防型采購管理程序 采購計劃14.5-R4集中采購和分散采購選擇不合理，導致采購成本過高14.5-CT314.5-CA4按照集團實際需求和采購計劃，合理分配集采購份額，控制采購成本預防型資源管理程序采購成本14.5-R5對原材料的價格關注不夠，導致采購時機的選擇和把握不足，采購成本上升14.5-CT114.5-CA5采購原材時，必須做好充分市場調查，對原材料價格的走

5、勢有一定的了解，在價格合適時進行采購預防型采購管理程序市場調查報告14.5-R6原材料沒有安全庫存，采購申請不及時，影響持續(xù)穩(wěn)定生產(chǎn)14.5-CT414.5-CA6計劃下單前要核實原材料庫存，根據(jù)實際庫存和需求提出采購申請預防型物料計劃作業(yè)指導書采購申請14.5-R7對原材料采購時機的選擇和把握不足，導致采購成本上升14.5-CT114.5-CA7原則上根據(jù)生產(chǎn)預測和需求進行采購，對于價格波動趨勢或市場走向明顯的，經(jīng)批準后統(tǒng)籌進行采購預防型集團供應商資源管理程序價格調查表14.5-R8原材料采購數(shù)量不恰當，導致庫存過多或不滿足生產(chǎn)需求，影響經(jīng)營效率和增加成本14.5-CT414.5-CA8原材

6、料采購計劃必須根據(jù)庫存和將來生產(chǎn)計劃，并經(jīng)相關使用部門審核通過后執(zhí)行經(jīng)辦/審批預防型物料計劃作業(yè)指導書序庫存統(tǒng)計采購計劃14.5-R9沒有進行供應商資格信用調查即進行采購，導致采購欺詐風險14.5-CT514.5-CA9采購部必須對候選供應商進行信用資格調查，并對供應商進行評級分類，篩選出合格供應商，還要對供應商進行定期復查。預防型集團供應商導入認證流程供應商資信調查14.5-R10采購人員的授權不明確，授權不合理，無法及時做出采購決策、導致采購效率低14.5-CT614.5-CA10制定合理的采購授權體制，層層授權預防型采購管理程序采購授權制度14.5-R11采購人員的授權范圍和授權手續(xù)不完

7、整規(guī)范，對被授權人的監(jiān)控不夠，導致對于采購人員的行為無法約束，增加集團的法律風險14.5-CT614.5-CA11明確采購人員的采購范圍，對超過授權范圍的須進行申報審批，審核通過后進行采購申請/審批預防型采購管理程序ERP授權審批權限；采購部組織架構和崗位職責14.5-R12合同文件未經(jīng)充分審核即進行采購，導致采購不當，造成資金使用風險14.5-CT614.5-CA12采購合同須經(jīng)過相關部門審批，通過后才能進行采購編制/審批預防型采購管理程序采購合同原材料14.5-R13合同簽訂并完成后沒有部門對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)生糾紛時，管理層無法及時獲得信息進行處理，導致不必要的財產(chǎn)損失14.5

8、-CT714.5-CA13采購人員在簽訂合同后必須督促供應商按照合同要求履行采購合同，如出現(xiàn)問題，應及時匯報相關負責人進行處理經(jīng)辦/監(jiān)督發(fā)現(xiàn)型采購交貨跟蹤作業(yè)指導書應商采購合同履行14.5-R14沒有部門對原材料采購合同進行歸口管理，合同遺失出現(xiàn)爭議時，無有效依據(jù)，造成財產(chǎn)損失14.5-CT814.5-CA14原材料采購合同簽訂后應統(tǒng)一歸口到SQE統(tǒng)一管理預防型供應商協(xié)議簽署作業(yè)指導書原材料采購合同14.5-R15原材料采購合同及相關文件未保密，導致采購價格對外公開，造成采購成本上升14.5-CT814.5-CA15做好原材料采購PO合同保密措施，嚴禁采購合同信息泄露，并提高相關采購人員的保密

9、意識，對造成信息泄露的要追究法律責任預防型采購管理程序保密條款或保密協(xié)議；ERP權限設置14.5-R16預付款未經(jīng)過相關授權部門審批，導致未經(jīng)授權的付款，影響公司資金安全14.5-CT914.5-CA16預付款必須經(jīng)過相關授權部門審批，經(jīng)審批后才能操作申請/審批預防型采購應付管理規(guī)定OA付款申請預付賬款14.5-R17原材料入庫時未進行充分驗收，導致材料不符合合同條款規(guī)定，影響生產(chǎn)14.5-CT214.5-CA17原材料到貨后IQC檢驗并測試后在送檢單簽字，才能做入庫處理采購/驗收預防型采購管理程序送檢單14.5-R18采購到的原材料質量不高，影響生產(chǎn)的正常運營14.5-CT214.5-CA1

10、8采購到的原材料如發(fā)現(xiàn)有質量問題，必須填寫相關質量問題報告并與供應商及時溝通，更換材料，或者做退貨處理。預防型不良采購件處理流程退貨申請單14.5-R19出現(xiàn)質量糾紛時，未得到有效處理，影響結算14.5-CT1014.5-CA19出現(xiàn)質量糾紛，首先與供應商做協(xié)商處理，如果溝通失敗，應該組織相關部門進行處理預防型不良采購件處理流程不良采購件處理通知單14.5-R20原材料稀缺且沒有備用或可替代原材料，產(chǎn)生原材料短缺，生產(chǎn)中斷風險14.5-CT414.5-CA20在原材料供應商選擇的時候，應該考慮原材料是否是稀缺性原材料，原則上避免使用稀缺性的原材料；對于無法避免的，應建立應急預案預防型原材料資源專項預案原材料稀缺性評價14.5-R21未在與原料供應商的采購合同中明確質量與安全要求14.5-CT214.5-CA21與供應商簽訂的采購合同中需明確質量與安全要求預防型供應商質量管理流程質量協(xié)議14.5-R22單獨的生產(chǎn)階段未建立持續(xù)