某建筑公司文件和資料控制程序

1、文件和資料控制程序 1. 目的 為了使公司能夠有效的控制文件和資料，并使用有效的版本，公司制定文件和資料控制程序。 2. 適用范圍 本程序適用于公司管理體系有關(guān)的文件和資料的控制工作； 本程序適用于公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康管理體系。 3. 相關(guān)文件 公司管理手冊記錄控制程序法律法規(guī)控制程序目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案控制程序施工技術(shù)控制程序 4. 術(shù)語和定義 文件和資料：公司實(shí)施質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康管理體系要求所形成的全部文件和資料，包括適當(dāng)范圍的外來文件和資料。 5. 職責(zé)5.1經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制定和貫徹實(shí)施本程序。負(fù)責(zé)公司行政文件的發(fā)放、評審、歸檔；負(fù)責(zé)匯總公司的規(guī)章制度總清單。5.2標(biāo)準(zhǔn)化

2、管理部負(fù)責(zé)管理手冊和程序文件的發(fā)放、修訂和換版。5.3技術(shù)發(fā)展部負(fù)責(zé)工程資料的審核和移交。5.4企業(yè)管理部負(fù)責(zé)匯總公司的法律法規(guī)總清單。 5.5公司各職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件資料的編制、更改、控制和管理；負(fù)責(zé)確認(rèn)適用于本公司使用的外來文件。5.6項(xiàng)目經(jīng)理部（分公司）負(fù)責(zé)本單位文件資料的登記、借閱和管理。 工作程序工作流程圖：內(nèi)部文件工作流程圖文件擬稿 文件批準(zhǔn) 文件發(fā)放文件登記、借閱 文件更改文件作廢文件評審繼續(xù)使用存 檔 外來文件工作流程圖文件收集 N評 審（適用性有效性）能）通知作廢重新獲取 Y批準(zhǔn)發(fā)放文件使用6.1 文件和資料的類別文件和資料的內(nèi)容包括內(nèi)部文件和外來文件。內(nèi)部文件包括：

3、a）管理手冊；b）程序文件； c）行政文件；d）規(guī)章制度；e）目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案；f）施工組織設(shè)計(jì)、施工方案； g）合同；h）記錄。外來文件包括：a）法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)（國家、地方、行業(yè)）；b）上級文件；c）業(yè)主、監(jiān)理、分包方往來函件；d）適用于本公司使用的外來文件。 6.2文件擬稿6.2.l標(biāo)準(zhǔn)化管理部負(fù)責(zé)編制公司管理手冊及程序文件，并組織編制公司的目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案。公司各職能部門按職責(zé)編制行政文件及規(guī)章制度。 項(xiàng)目經(jīng)理部(分公司)負(fù)責(zé)編制本單位的目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案。 文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，字跡清楚。文件底稿附在一份印制的文件后面由經(jīng)理辦公室綜合檔案室存檔備查。6.3

4、文件和資料的批準(zhǔn) 6.3.1管理手冊由公司管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。程序文件由公司各職能部門領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。公司各職能部門編制的行政文件和規(guī)章制度,由部門領(lǐng)導(dǎo)審閱，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批和簽發(fā)。6.3.4項(xiàng)目經(jīng)理部（分公司）編制的目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案由標(biāo)準(zhǔn)化管理部組織各部門審核，由管理者代表審批，具體執(zhí)行公司目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案控制程序。6.3.5施工組織設(shè)計(jì)、施工方案的編制及審批，具體執(zhí)行公司施工技術(shù)控制程序。6.4文件和資料的編號和標(biāo)識具體執(zhí)行公司文件和資料編號方法。 6.5 文件和資料的登記及借閱公司各單位行政文件按文件編號、文件名稱等在收文登記簿上登記和借閱。管理手冊、

5、程序文件、施工組織設(shè)計(jì)、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案、與業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位之間的來往函件、施工圖紙等資料由各單位資料員按本單位實(shí)際情況分門別類在發(fā)放回收（借閱）登記表中登記和借閱。公司各職能部門負(fù)責(zé)收集、登記、確認(rèn)公司適用的法律法規(guī)，并建立部門法律法規(guī)清單。由企業(yè)管理部匯總，建立公司的法律法規(guī)總清單，具體執(zhí)行法律法規(guī)控制程序。項(xiàng)目經(jīng)理部（分公司）適用的法律法規(guī)由資料員在法律法規(guī)清單中登記，填寫發(fā)放回收（借閱）登記表，具體執(zhí)行法律法規(guī)控制程序。公司各職能部門負(fù)責(zé)編制規(guī)章制度，并建立規(guī)章制度清單。由經(jīng)理辦公室綜合檔案室匯總，建立公司的規(guī)章制度總清單。項(xiàng)目經(jīng)理部（分公司）適用的規(guī)章制度由資料員在規(guī)章制度清

6、單上進(jìn)行登記，填寫發(fā)放回收（借閱）登記表。6.5.7上級文件由經(jīng)理辦公室綜合檔案室在收文登記簿上進(jìn)行登記，按文件內(nèi)容和要求發(fā)放到各相關(guān)職能部門。各部門接收的外來文件，由各部門領(lǐng)導(dǎo)在文件上簽字確認(rèn)是否在公司范圍內(nèi)使用，如確定為適用于本公司使用的外來文件，由該部門資料員負(fù)責(zé)到經(jīng)理辦公室綜合檔案室在文件清單上進(jìn)行登記。6.6文件和資料的評審和更改管理手冊和程序文件需要更改時(shí)，由原審批部門批準(zhǔn)后填寫文件修改記錄。由原審批人員確認(rèn)后,再對其修改。行政文件和規(guī)章制度評審時(shí)間為每半年進(jìn)行一次，評審結(jié)果由公司各職能部門填寫文件評審表反饋給經(jīng)理辦公室綜合檔案室，并負(fù)責(zé)匯總。根據(jù)評審結(jié)果，需要修改的文件和資料由原審批部門或人員負(fù)責(zé)審批，禁止未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的任意更改。 文件更改時(shí)，與更改文件有關(guān)的其它所有文件的相關(guān)內(nèi)容必須同時(shí)修改，以保證相關(guān)文件的有效性。6.6.4公司各職能部門和項(xiàng)目經(jīng)理部（分公司）的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性，檢查結(jié)果填寫體系自檢記錄表，并報(bào)送公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室。6.7文件和資料的存檔 各類文件和資料的存檔具體執(zhí)行公司綜合檔案管理辦法。 體系運(yùn)行記錄的存檔具體執(zhí)行公司記錄控制程序。 7. 附件和標(biāo)準(zhǔn)表格 附件：（1）公司文件和資料編號方法（2）公司綜合檔案管理辦法（3